7. Bố cục của đề tài
1.3. Sự cần thiết trong việc xây dựng chính sách tạo động lực làm việc
cho nhân viên văn phòng
Tạo động lực là một phần quan trọng trong việc quản lý hiệu suất làm việc. Thực tế này đóng vai trị chính trong quản lý hiệu quả làm việc mà các nhà quản lý luôn quan tâm. Nhân viên phải hiểu được mục tiêu và tầm quan trọng của hiệu suất cơng việc, đồng thời cũng phải có động lực để theo đuổi mục tiêu đó.
Tạo động lực cho nhân viên văn phịng là một hoạt động có ý nghĩa quan trọng trong cơng tác quản lý. Nó khơng những giúp cho các nhân viên văn phịng tăng thu nhập, cải thiện điều kiện làm việc, điều kiện sống mà nó cịn giúp nhân viên văn phịng có thái độ tích cực, hồn thiện bản thân trong cơng việc và tạo cơ hội thuận lợi cho họ tham gia vào các hoạt động xã hội.
Đối với nhân viên văn phịng thì việc xây dựng chính sách tạo động lực làm việc giúp họ có tâm lý tốt, thúc đẩy tinh thần làm việc. Ngồi ra, khi có động lực làm việc nhân viên văn phòng sẽ nỗ lực học hỏi, trau dồi kinh nghiệm để nâng cao kiến thức hồn thiện bản thân mình.
Đối với doanh nghiệp, xây dựng chính sách tạo động lực làm việc cho nhân viên văn phịng sẽ ảnh hưởng tói hành vi của họ, nó có thể định hướng, điều chỉnh hành vi của cá nhân theo hướng tích cực cụ thể:
- Tạo sự gắn kết giữa nhân viên văn phòng và doanh nghiệp, giữ được nhân viên giỏi, giảm được tỉ lệ lao động nghỉ việc. Khi nhân viên có động lực làm việc thì họ sẽ có xu hướng muốn làm việc ổn định, duy trì tại doanh nghiệp.
- Tăng mức độ thoả mãn, niềm tin, sự gắn bó và tận tuỵ của nhân viên với doanh nghiệp. Nhân viên văn phòng khi được thoả mãn những nhu cầu về vật chất và tinh thần thì họ sẽ tin tưởng vào doanh nghiệp, nỗ lực làm việc để có thể thoả mãn những nhu cầu cao hơn.
- Giảm thời gian, chi phí tuyển và đào tạo nhân viên mới. Chi phí tuyển dụng và đào tạo nhân viên sẽ làm gia tăng chi phí cho nguồn nhân lực, các doanh nghiệp đều tìm cách giảm đến mức tối đa chi phí này.
29
- Tăng năng suất lao động, chất lượng công việc, là nền tảng để tăng doanh thu, cải thiện lợi nhuận. Doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp phụ thuộc phần lớn vào năng suất lao động, chất lượng công việc của các nhân viên. Ngồi ra, nó chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố, trong đó tạo động lực làm việc là một yếu tố cơ bản, nhất là trong thời điểm kinh tế gặp nhiều khó khăn như hiện nay.
- Là cơ sở để doanh nghiệp phát triển bền vững. Yếu tố con người là yếu tố mang tính quyết định đối với sự thành bài của một doanh nghiệp. Vì thế, các chính sách tạo động lực làm việc cho nhân viên văn phịng cũng mang tính quyết định trong sự phát triển của doanh nghiệp, thông qua sự gia tăng ổn định của doanh thu và lợi nhuận. Đây cũng chính là thước đo hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực của doanh nghiệp.
Như vậy, việc xây dựng chính sách tạo động lực làm việc cho nhân viên nói chung và nhân viên văn phịng nói riêng khơng những có tính quyết định trong việc đạt hiệu quả sản xuất kinh doanh cao, mà còn là cơ sở cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
1.4. Các chính sách tạo động lực cho nhân viên văn phịng
Chính sách tạo động lực làm việc cho nhân viên văn phòng là tổng thể các quan điểm, mục tiêu, giải pháp và công cụ mà nhà quản lý sử dụng đối với nhân viên văn phòng nhằm tạo ra động lực làm việc, kích thích họ làm việc một cách tự giác, nhiệt tình, có kết quả và hiệu quả cao, qua đó góp phần vào việc thực hiện nhiệm vụ chung của doanh nghiệp. Chính sách tạo động lực được áp dụng tốt nhất là tạo ra một hệ thống khen thưởng dựa trên các khuyến khích và các tiêu chuẩn hố với sự thực hiện cơng việc và người lao động.
Mục tiêu của chính sách tạo động lực làm việc cho nhân viên văn phòng về cơ bản là nhằm thúc đẩy họ hành động một cách tích cực, có năng suất, chất lượng và hiệu quả, có khả năng sáng tạo cao nhất trong tiềm năng của họ để thực hiện cơng việc nhằm đóng góp vào kết quả và hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Khi xây dựng một chính sách tạo động lực làm việc địi hỏi phải có tính khách quan, khoa học, tính ổn định, tính hiệu quả. Tính khách quan khoa học là
30
tiêu chuẩn xun suốt q trình phân tích đánh giá lựa chọn vấn đề chính sách cũng như mục tiêu, giải pháp và phương án chính sách. Nhờ có cơ sở khách quan khoa học nên các chính sách có hiệu quả cao, đạt được sự công bằng, khắc phục được các thành kiến cá nhân và có tính khả thi cao. Tính ổn định của chính sách là những quy định được tồn tại một cách lâu dài khơng thể thay đổi nhanh chóng. Và tính hiệu quả của chính sách phụ thuộc vào thời gian tồn tại của chính sách vì cần phải có thời gian, thực tế áp dụng mới có thể thấy được chính sách hợp lý, với doanh nghiệp, tổ chức [18,42].
Có nhiều chính sách tạo động lực làm việc cho nhân viên văn phịng tuy nhiên có thể phân ra làm hai nhóm là: Chính sách vật chất và chính sách phi vật chất.
1.4.1. Chính sách vật chất
Chính sách vật chất nhằm là các chính sách dựa trên nhóm động cơ lợi tích vật chất của người lao động cụ thể là nhân viên văn phòng, được sử dụng phổ biến và có tác động mạnh mẽ tới động lực làm việc cho nhân viên văn phòng trong doanh nghiệp. Chính sách vật chất nhằm tạo động lực cho nhân viên văn phịng qua các cơng cụ tài chính như: Lương, phụ cấp, trợ cấp, cổ phần, phúc lợi
1.4.1.1. Tiền lương, phụ cấp
Tiền lương là theo Tổ chức Lao động Quốc tế (ILO): “Tiền lương là sự trả
công hoặc thu nhập bất luận tên gọi hay cách tính thế nào, mà có thể biểu hiện bằng tiền hoặc ấn định bằng thoả thuận giữa người sử dụng lao động và người lao động, hoặc bằng luật pháp, pháp quy quốc gia, do người sử dụng lao động phải trả cho người lao động theo một hợp đồng lao động được viết ra hay bằng miệng, cho một công việc đã thực hiện hay sẽ phải thực hiện, hoặc cho những dịch vụ đã làm hay sẽ phải làm” [3,34].
Ở Việt Nam, theo quan điểm cải cách tiền lương năm 1993, “Tiền lương là giá cả sức lao động được hình thành qua thoả thuận giữa những người sử dụng lao động và người lao động phù hợp với quan hệ cung cầu sức lao động trong nền kinh tế thị trường” [1,03]. Chính vì vậy, tiền lương có một vai trị hết sức quan trọng không chỉ đối với tất cả những người lao động mà còn đối với mọi doanh nghiệp.
31
Các hình thức trả lương: Trả lương theo thời gian, trả lương theo sản phẩm và trả lương hỗn hợp.
Tổ chức công tác tiền lương và chế độ trả lương hợp lý, cơng bằng sẽ tạo ra hồ khí cởi mở giữa những người lao động, hình thành khối đồn kết thống nhất, trên dưới một lịng, một ý chí vì sự nghiệp phát triển và vì lợi ích của bản thân họ. Chính vì vậy mà người lao động tích cực làm việc bằng cả nhiệt tình, hăng say và có quyền tự hào vì mức lương họ đạt được. Hoặc khi cơng tác tổ chức tiền lương trong doanh nghiệp thiếu tính cơng bằng và hợp lý thì khơng những hiệu quả cơng việc khơng được đảm bảo nó sẽ sinh ra mâu thuẫn nội bộ rất gây gắt giữa những người lao động với nhau.
Một ví dụ cụ thể trong các doanh nghiệp nhà nước đó là mức lương q thấp, khơng đủ trang trải chi phí sinh hoạt thường nhật, vì vậy xuất hiện tình trạng rất phổ biến cho các nhân viên đó là “chân ngồi dài hơn chân trong”, họ phần lớn không quan tâm đến hiệu quả cơng việc của doanh nghiệp mình mà chỉ lao vào kiếm tiền ở bên ngoài. Đặc biệt, thời gian gần đây hiện tượng “chảy máu chất xám” đã được “kêu cứu” ở rất nhiều tỉnh, thành trên cả nước do việc cán bộ trong cơ quan nhà nước bỏ ra ngoài làm cho tư nhân, các cơng ty liên doanh có nguồn thu nhập cao hơn rất nhiều so với làm nhà nước… Vì vậy rõ ràng ta thấy rằng lương đóng vai trị rất quan trọng trong việc tạo động lực cho người lao động.
Phụ cấp: là khoản tiền mà doanh nghiệp hỗ trợ người lao động do việc họ
đã nhận thêm trách nhiệm hoặc do họ phải làm việc trong những điều kiện ít an tồn, khó khăn hay khơng ổn định. Phụ cấp là để bổ sung cho lương cơ bản, bù đắp thêm cho người lao động và tạo ra sự cân bằng giữa những người trong cơng ty, góp phần phục vụ hồn thành công việc một cách tốt nhất. Trên thực tế, có rất nhiều hình thức phụ cấp như: phụ cấp trách nhiệm công việc, phụ cấp độc hại nguy hiểm, phụ cấp khu vực phụ cấp lưu động... Trên cơ sở định nghĩa như vậy chúng ta thấy được phụ cấp có hai tác dụng chính:
Nâng cao thu nhập: các khoản trợ cấp thêm cho người lao động sẽ giúp cho người lao động có thêm thu nhập, bù đắp cho những trách nhiệm nặng nề hơn mà họ lại phải làm. Ngồi ra trợ cấp có tác dụng kích thích tinh thần đối với người lao
32
động, hiểu được sự khó khăn trong cơng việc mà họ đang làm, họ cảm nhận được sự thấu hiểu từ phía cấp trên đối với họ do đó họ sẽ tin tưởng vào doanh nghiệp.
1.4.1.2. Thưởng
Phần thưởng thực sự là một yếu tố mà các cá nhân rất của trân trọng. Nó đơi khi khơng mang ý nghĩa vật chất mà nó giúp người lao động khẳng định được vị trí của mình có những kết quả mà họ đạt được về nông nghiệp, với xã hội.
Theo hệ thống nhu cầu của Maslow, phần thưởng chính là sự thể hiện nhu cầu được tôn trọng: thưởng cho người có những thành tích xuất sắc trong hoạt động, trong cơng việc chun mơn hóa. Chứng tỏ họ được tập thể công nhận giá trị riêng, được các cá nhân khác học hỏi, được biểu dương thành tích trước đám đơng. Theo thuyết hai yếu tố của Hesberg thường đồng nghĩa với việc cơng nhận khi người lao động hồn thành
Tiền thưởng: Là khoản tiền mà người sử dụng lao động thưởng cho người
lao động căn cứ vào kết quả sản xuất kinh doanh hằng năm và mức độ hồn thành cơng việc của người lao động [2,Điều 103]. Tiền thưởng là công cụ khuyến khích vật chất có hiệu quả cao đối với người lao động, nhất là những người còn tiềm ẩn năng lực làm việc.
Để thưởng có tác dụng tạo động lực làm việc, công tác tiền thưởng phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
+ Phải lựa chọn các hình thức thưởng và quyết định thưởng hợp lý.
+ Thưởng phải kịp thời, đảm bảo công bằng và có tính cạnh tranh,
Tiền thưởng trong doanh nghiệp có nhiều loại như: thưởng theo kết quả hoạt động kinh doanh, thưởng theo năng suất, chất lượng tốt, thưởng do sáng kiến, cải tiến kĩ thuật, thưởng do tiết kiệm vật tư, thưởng do hoàn thành sớm tiến độ,..
1.4.1.3. Phúc lợi
Phúc lợi là khoản tiền gián tiếp bù đắp thêm cho người lao động ngồi các cơng cụ tài chính nêu trên. Hệ thống phúc lợi góp phần nâng cao đời sống vật chất,
33
tinh thần và làm cho người lao động thấy gắn bó hơn với doanh nghiệp, từ đó tạo cho họ động lực làm việc cống hiến cho doanh nghiệp [13, 07].
Có hai loại phúc lợi cho người lao động:
Phúc lợi đòi hỏi bởi pháp luật (phúc lợi bắt buộc) là các phúc lợi tối thiểu mà doanh nghiệp bắt buộc phải có thể pháp luật. Ở nước ta có phúc lợi bắt buộc gồm năm chế độ bảo hiểm xã hội cho người lao động: chế độ trợ cấp ốm đau, chế độ trợ cấp thai sản, chế độ trợ cấp tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp, chế độ hưu trí, chế độ tử tuất.
Phúc lợi tự nguyện: là các phúc lợi mà doanh nghiệp tự đưa ra nhằm tăng thêm lợi ích cho người lao động, tùy thuộc vào khả năng kinh tế của họ. Có thể bao gồm: bảo hiểm thân thể, đào tạo, bồi dưỡng, tham quan du lịch, hỗ trợ nhà ở, phương tiện làm việc… Ngồi ra, cịn có các chương trình dịch vụ như: căng tin, phịng đọc sách báo [13,08].
1.4.2. Chính sách phi vật chất
1.4.2.1. Mơi trường làm việc
Tạo môi trường thuận lợi và cung cấp các điều kiện cần thiết cho nhân viên văn phòng. Các nhà tâm lý học đã nghiên cứu và có kết luận về sự ảnh hưởng của môi trường vật chất đến động lực, cũng như hiệu quả làm việc của người lao động nói chung và nhân viên văn phịng văn phịng nói riêng. Cách bài trí máy móc, thiết bị, màu sắc, ánh sáng, vệ sinh, nơi làm việc,… có ảnh hưởng rất lớn tới tâm trạng làm việc của người lao động. Môi trường vật chất phù hợp, tiện lợi chắc chắn sẽ tạo điều kiện để người lao động tăng cường động lực lao động, giảm thiểu tai nạn lao động.
Tạo môi trường làm việc thân thiện cởi mở giúp nhân viên văn phịng có tâm trạng vui vẻ thoải mái khi đến công ty và phấn chấn với công việc của họ. Tạo điều kiện cho người lao động tham gia các tổ chức chính trị xã hội, đồn thể và tổ chức Đoàn, Đảng, Hội phụ nữ,..tham gia các hoạt động thể thao, văn nghệ, giải trí... Bầu khơng khí lao động tập thể nơi làm việc có ảnh hưởng vô cùng lớn tới tâm lý của người lao động và hiệu quả làm việc của họ. Tạo được lực cho người lao động
34
thơng qua bầu khơng khí làm việc tốt là một biện pháp rất quan trọng trong hệ thống biện pháp tạo động lực cho người lao động thơng qua kích thích tinh thần. Trong doanh nghiệp ln duy trì được bầu khơng khí làm việc thân thiện chun nghiệp mọi người quan tâm và tôn trọng lẫn nhau hơn chắc chắn sẽ tạo tâm lý làm việc thoải mái nhân viên nỗ lực phấn đấu khơng ngừng, ln duy trì khơng khí vui vẻ thân thiện nâng cao hiệu quả lao động.
1.4.2.2. Đánh giá thực hiện công việc
Đánh giá thực hiện công việc là đánh giá thường xuyên và công bằng mức độ hoàn thành nghĩa vụ của người lao động từ đó giúp họ làm việc tốt hơn. Đánh giá thực hiện cơng việc được hiểu là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện cơng việc của người lao động trong quan hệ so sánh các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đối với người lao động [26,51].
Trong tổ chức, đánh giá thực hiện cơng việc có ý nghĩa quan trọng vì nó phục vụ được nhiều mục tiêu quản lý là tác động trực tiếp tới cả người lao động và tổ chức. Đánh giá công bằng, khách quan sẽ là biện pháp hữu hiệu để tạo động lực cho nhân viên văn phòng. Kết quả đánh giá thực hiện cơng việc càng chính xác càng kích thích họ làm việc, tăng lịng tin của nhân viên văn phịng với doanh nghiệp vì thế tạo động lực làm việc cho họ nâng cao năng suất lao động, hiệu quả làm việc, tăng sự gắn bó của nhân viên văn phịng với doanh nghiệp.
Việc sử dụng kết quả đánh giá một cách hiệu quả không chỉ giúp cho tổ chức có được các quyết định nhân sự đúng đắn mà cịn là biện pháp kích thích trực tiếp nhân viên văn phịng trong q trình thực hiện cơng việc. Có kết quả đánh giá sẽ liên quan trực tiếp đến các quyết định như thăng tiến, thù lao, đào tạo