2.1 Xuất khẩu tại Anh
Shipping Instructions
Để dễ dàng nhập dữ liệu từ cỏc chỉ dẫn của Shipper vào hệ thống và để đảm bảo rằng mọi thụng tin liờn quan được cung cấp, CTO muốn cỏc Shipping Instructions phải được chuyển đến theo một định dạng nào đú bằng cỏch gửi qua web, fax hoặc email. Tại Anh, định dạng chuẩn là Export Cargo Shipping Instruction (ECSI), một trong những chứng từ xuất khẩu của SIPTRO được biết dưới tờn Top Form. Tại nhiều quốc gia nơi mà khụng cú tài liệu như vậy, chi tiết trong Bill of Lading và cỏc hướng dẫn được chuyển theo dạng truyền thống. Hướng dẫn vận chuyển được viết bởi Shipper cú chữ ký trờn đú hoặc đại diện của họ ngay khi cú thể sau khi đó lập booking, nhưng trước khi tàu chạy. Đõy là tiờu chuẩn khi xuất khẩu đến Hoa Kỳ nơi (theo Container Security Initiative) CTO cú nghĩa vụ phải cung cấp cho Hải quan Hoa Kỳ một manifest trước khi khởi hành 24h từ cảng xuất phỏt, và như vậy, CTO sẽ yờu cầu Shipper cung cấp dữ liệu bằng văn bản trước một khoảng thời gian dài hơn trước khi tàu xếp hàng.
U.K. Standard Shipping Notes (SSNs)
Tại Anh, chứng từ trờn, được chuẩn bị bởi Shipper, thường được xuất trỡnh cựng với việc giao hàng cho terminal và một bản copy phải được sự chấp nhận của H.M. Customs như một thụng bỏo trước khi xếp hàng theo Simplified (Export) Clearance Procedure của họ. Từ khi ỏp dụng hệ thống thụng quan điện tử, SSN khụng cũn thực hiện chức năng sau nữa nhưng vẫn được yờu cầu phải điền đầy đủ để đối chiếu với dữ liệu được xếp và được book khi container đến cảng.
Dangerous/ Hazardous Goods
Nếu hàng húa vận chuyển được xếp loại là hàng nguy hiểm hoặc cú tớnh nguy hiểm, chỳng sẽ khụng được chuyển tới cho CTO cho đến khi hướng dẫn bằng văn bản được CTO tiếp nhận từ Shipper ghi chi tiết theo cỏch phõn loại của IMO và số U.N., cựng với mụ tả đầy đủ về hàng húa (bao gồm correct technical name cũng như bất cứ tờn thương mại nào) và CTO đồng ý chuyờn chở và đưa ra những hướng dẫn về tiếp nhận hàng.
Chứng từ đặc biệt được yờu cầu nếu hàng nguy hiểm hoặc cú tớnh nguy hiểm được chuyờn chở. Một Dangerous Goods Note (DGN) và Container/Vehicle Packing Certificate được yờu cầu cựng với SSN
nếu hàng húa cú đặc điểm tự nhiờn nguy hiểm. Chứng từ này phải luụn đi cựng với hàng húa, đi kốm với Container/Vehicle Packing Certificate khi container FCL do Shipper đúng hàng và phải được ký bởi Shipper. Đối với container FCL, Shipper phải chịu trỏch nhiệm và nghĩa vụ phỏp lý khi phải dỏn 4 nhón của nhúm hàng thớch hợp lờn container.
Đối với chứng từ vận tải nội địa và trờn Transport Emergency (TREM) card, đi kốm với hàng húa, số ‘Accord European relation du transport international des merchandise Dangereux par Route - ADR’ và số U.N. phải được thể hiện, cũng như mụ tả về hàng húa. Cỏc cards này được đưa ra bởi European Chemical Industry Council (CEFIC) tại Brussels phự hợp với cỏc quy định của ADR.
Cỏc yờu cầu về Hải quan
Thủ tục thụng quan trong European Community được điều chỉnh theo Community Customs Code (Regulation 2913/92) và Regulation 2454/93 (sửa đổi). Trờn toàn EC tài liệu Single Administrative Document (SAD) được trỡnh cho Hải quan để làm thủ tục xuất khẩu đến nước thứ ba (non EC) (bổ sung thờm cỏc chứng từ như export licence...). Tại một số nước EC (như UK) cơ quan Hải quan yờu cầu tờ khai xuất khẩu phải được trỡnh theo phương thức điện tử, theo định dạng được khuyến nghị Unique Consignment Reference (UCR) của World Customs Organisation (WCO). Để CTO tại Anh cú thể xỏc bỏo việc đến và khởi hành của hàng húa cho hệ thống mỏy tớnh của Hải quan, Shipper phải khai bỏo UCR về hàng húa tại thời điểm booking. Tại một số cảng EC, CTO cú thể cung cấp dịch vụ Hải quan cho Người xuất khẩu. Shipper sẽ chuyển cho CTO hoặc Freight Forwarder khỏc cỏc chứng từ cần thiết và/hoặc thụng tin để tờ khai Hải quan cú thể được trỡnh sớm nhất cú thể và để giao hàng cho cảng đỳng giờ cho kiểm tra Hải quan hoặc kiểm tra phỏp lý khỏc được hoàn thành trước khi tàu khởi hành, bằng khụng luụn cú rủi ro rằng lụ hàng sẽ trễ chuyến đi dự kiến.
Xuất khẩu đến cỏc quốc gia EC khỏc
Hàng húa của EC được vận chuyển bởi dịch vụ của CTO trong nội cộng đồng (nghĩa là giữa cỏc cảng EC) khụng là đối tượng của thụng quan Hải quan do lý do sự nhất thể Hải quan của EC.
2.2 Xuất khẩu tại Mỹ
Export Cargo Shipping Instructions
Vào lỳc booking, Shipper hoặc đại lý của mỡnh, theo tập quỏn là Freight Forwarder, phải cung cấp cho CTO tất cả cỏc thụng tin cần thiết để cú thể chấp nhận booking và cấp số “Booking Number”. Điều này chủ yếu gồm cỏc chi tiết về Places of Receipt và Delivery và/hoặc the Ports of Loading và Discharge (khi thớch hợp), mụ tả về hàng húa, loại container yờu cầu cũng như cỏc đặc điểm của Shipper. Tiếp theo booking, Shipper phải cung cấp cỏc thụng tin bổ sung cần thiết theo yờu cầu của CTO dễ dàng cho việc chuẩn bị Bill of Lading, bao gồm người trả tiền cước. Điều này thường được tiến hành bằng việc trỡnh một ‘standard shipping instructions’ bởi người xuất khẩu hoặc Freight Forwarder của họ. Phương phỏp khỏc là nhận ‘shipping instructions’ thụng qua hệ thống E-commerce và EDI Transmission. Trong mọi trường hợp ‘shipping instructions’ phải được cung cấp cho Carrier khụng muộn hơn 24h trước khi tàu khởi hành. Nếu Carrier khụng nhận được hướng dẫn trong thời gian cho phộp, Carrier khụng được phộp xếp hàng cho đến khi được nhận chỳng. Trước kia người xuất khẩu cũng cung cấp cho Carrier một bản Export Declaration (U.S. Customs form 75-25-V). Carrier sau đú sẽ trỡnh Export Declaration cho Hải quan Hoa Kỳ khi họ trỡnh Export Manifests của mỡnh. Dữ liệu trờn Export Declarations được sử dụng để phõn tớch tất cả hàng húa rời khỏi Hoa Kỳ. Điều này đó được thay thế
bằng hệ thống mới cú tờn ‘AES ‘ (Automated Export System). Đõy là hệ thống bỏo cỏo mà người xuất khẩu chuyển dữ liệu xuất khẩu điện tử tới trực tiếp cho U.S. Department of Commerce và Hải quan Hoa Kỳ thụng qua hệ thống AES. Trờn 95% xuất khẩu của Hoa Kỳ được bỏo cỏo cho Hải quan và Department of Commerce thụng qua AES.
Receipt for Carriage
Nếu CTO thu xếp việc gom hàng, nhận hàng để vận chuyển thỡ thụng thường chỉ là sự chấp nhận bằng dock receipt. Mẫu gồm bốn phần, cung cấp theo form cú sẵn của CTO hoặc Freight Forwarder, sẽ phải chuyển cho Trucker lấy hàng rồi đưa đến Port of Loading, cả trước khi hoặc tại lỳc gom hàng. Trucker sẽ ký một bản copy của dock receipt và chuyển lại cho Shipper để ghi nhận việc nhận hàng. Tại một số nơi, chứng từ của Trucker, theo mẫu của Trucker như Bill of Lading/Waybill/SCAR Bill hoặc ‘Truckers Pro’, cú thể được sử dụng thay thế cho dock receipt.
Nếu khỏch hàng tự mỡnh giao container cú hàng cho bến (đường sắt hay biển), Terminal Operator sẽ phỏt hành Trailer Interchange Receipt (TIR). Bản ghi này ghi chi tiết về container, bao gồm tỡnh trạng và số chỡ, và một bản copy được ký và chuyển cho khỏch hàng như là biờn lai cho container hàng được nhận.
Cỏc dịch vụ giỏ trị gia tăng
CTO chào bỏn cỏc dịch vụ giỏ trị gia tăng bổ sung cho khỏch hàng, bao gồm chuẩn bị chứng từ cần thiết cho xuất khẩu như Bills of Lading, Export Declarations, Dock Receipts, Certificates of Origin và Consular Invoices cũng như hợp đồng đúng gúi và dịch vụ kho hàng trước khi vận chuyển.
Dangerous/Hazardous Goods
Tất cả cỏc lụ hàng nguy hiểm/cú tớnh nguy hiểm đều phải tuõn thủ cỏc quy tắc (IMO) IMDG hiện hành. Một bộ hoàn chỉnh quy tắc này ‘regulations (27/94)’ cú hiệu lực từ ngày 1/01/2000. Đối với cỏc lụ hàng quốc tế IMDG regulations thay thế U.S. Department of Transportation regulations, chỉ ỏp dụng trong vận tải nội địa. Số IMDG code và số U.N. code phải được chỉ ra trờn cỏc chứng từ vận tải của hàng nguy hiểm.
Hơn nữa, Code of Federal Regulations Title 49, part 171-102 (Hazardous Materials Regulations) yờu cầu rằng số điện thoại thường trực 24h phải chỉ ra trờn cỏc chứng từ. Đõy là trỏch nhiệm của Shipper khi cung cấp số điện thoại này. Cỏc cụng ty cú đăng ký với CHEMTREC, một tổ chức được thành lập bởi Chemical Manufacturers Association, cú thể sử dụng số điện thoại sẵn cú cho dịch vụ này. IMO cũng yờu cầu dỏn nhón trờn cỏc bao gúi riờng lẻ phự hợp với cỏc quy tắc chi tiết. Cỏc yờu cầu về ghi nhón bao gồm cả cho container và Shippers phải đảm bảo nhón hàng thớch hợp được cung cấp cho Trucker cựng với dock receipt.
Intermodal Safe Container Act
Ngày 09 thỏng Tư năm 1997 Luật Intermodal Safe Container Act được ỏp dụng tại Hoa Kỳ. Theo Luật này yờu cầu bất kỳ tải trọng hàng nào cú trọng lượng cả bỡ vượt quỏ 29.000 pounds phải được thụng bỏo cho trucker bằng “Intermodal Certification” theo mẫu được chấp nhận trước khi lụ hàng này di chuyển trờn đường. Do đú khỏch hàng cần phải thụng bỏo cẩn thận về lụ hàng nặng cho Carrier và trucker.
Cỏc yờu cầu về Hải quan
Khụng cú ỏp lực nào liờn quan đến chứng từ xuất khẩu, trừ nhấn mạnh rằng người xuất khẩu phải chịu sự kiểm soỏt của US Customs Service theo cỏc mẫu biểu. Hàng húa nào đú phải được trỡnh cho Hải quan trước khi đúng gúi để kiểm thuế, bao gồm cả cấp hoàn thuế nào đú, như rỳt lại tiền, mà đó nộp khi nhập khẩu, và kiểm soỏt cỏc hàng húa hạn chế.
Trước khi ụ tụ xuất khẩu, Chủ hàng hoặc Shipper phải trỡnh Certificate Title of Ownership cho Hải quan Hoa Kỳ. Quyền sở hữu này phải được chấp nhận bởi Hải quan trước khi ụ tụ cú thể được xếp xuống tàu. Cơ quan U.S. Department of Agriculture cú thể yờu cầu mẫu biểu về sản phẩm hoặc thực phẩm nào đú. Tuõn thủ cỏc yờu cầu này là ưu tiờn trước khi xếp hàng tại Hoa Kỳ.
2.3 Nhập khẩu tại Anh Notice of Arrival Notice of Arrival
Trước khi tàu đến, CTO sẽ gửi Notice of Arrival cho Notify Party và Consignee được ghi trờn Bill of Lading hoặc Waybill. Tài liệu này cung cấp chi tiết hàng nhập khẩu, tàu, ngày đến và văn phũng địa phương nơi sẽ giải quyết chứng từ lụ hàng này. Điều quan trọng là văn phũng địa phương phải được thụng bỏo khụng chậm trễ nếu cú bất kỳ sự sửa đổi nào về những yờu cầu giao hàng hoặc chuyển giao quyền lợi của lụ hàng.
Invoice
Nếu cước biển và/hoặc cỏc loại phớ khỏc được trả tại nơi đến, húa đơn chi tiết những phớ này sẽ được chuyển đến cho người trả tiền được chỉ định. Trong những trường hợp như vậy, điều quan trọng là thu xếp thanh toỏn những khoản phớ này sớm nhất cú thể, khi cước và phớ phỏt sinh từ lỳc phỏt hành Bill of Lading và việc giao hàng khụng thể thực hiện cho đến khi hoàn thành việc thanh toỏn.
Những khú khăn về thương mại và luật phỏp
Thụng thường cú ba khú khăn phải được giải quyết trước khi hàng được giao cho khỏch hàng:
- Thụng quan hoặc cỏc chế tài liờn quan như Veterinary and Forestry Authorities
- Thu hồi original Bill of Lading cú ký hậu phự hợp (trừ Waybill)
- Thanh toỏn cỏc khoản phớ cũn nợ.
Tại cỏc quốc gia và cảng khi hàng được giao hoặc nhận từ cỏc “Freeport” thỡ một số yờu cầu trờn cú thể khụng ỏp dụng.
Customs Clearance
Thủ tục thụng quan trong European Community được điều chỉnh bởi Community Customs Code (Regulation 2913/92) và Regulation 2454/93 (sửa đổi). Trong EC, tài liệu Single Administrative Document (SAD) và cỏc chứng từ đi kốm, như Commercial Invoice, Packing List, Import Licence, GSP Certificate v.v… được trỡnh cho Hải quan để thực hiện thụng quan cho hàng húa nhập khẩu từ nước thứ ba (non EC). Trong một số quốc gia EC (như UK) cơ quan Hải quan yờu cầu tờ khai nhập khẩu phải được đệ trỡnh điện tử mà khụng cần chứng từ đi kốm, mà cỏc chứng từ đú được lưu giữ bởi người nhập khẩu cú thể được Hải quan kiểm tra. Tại phần lớn cỏc cảng EC, CTO cú thể chào dịch vụ
thụng quan cho người nhập khẩu. Người nhập khẩu cú thể chuyển cho CTO hoặc Freight Forwarder khỏc (nếu anh ta đang sử dụng ai đú) cỏc chứng từ cần thiết để quỏ trỡnh thụng quan cú thể bắt đầu sớm nhất cú thể. Thụng thường Hải quan cú thể cập nhật trước khi tàu đến cảng và do đú, nếu CTO hoạt động như một agent, chứng từ phải được chuyển cho văn phũng địa phương thớch hợp khụng chậm hơn một khoảng thời gian nào đú trước khi tàu đến để cú thể thụng quan nhanh chúng và trỏnh tiền phạt làm hàng chậm.
Bill of Lading
Trừ khi hàng được vận chuyển theo Waybill, trước khi hàng được giao, một original Bill of Lading cú ký hậu thớch hợp, phải được giao cho CTO. Điều này nờn được làm càng sớm càng tốt, do bất cứ sự chậm trễ nào trong việc nhận chứng từ này cú thể gõy ra cỏc phớ phỏt sinh. Nếu bạn trỡnh Bill of Lading tại một văn phũng của CTO khụng phải văn phũng cú trỏch nhiệm, phải đảm bảo rằng văn phũng đú được nhắc nhở về điều đú.
Ngoài những điều trờn, việc thanh toỏn cước phớ phải được thực hiện trước khi nhận hàng. CTO cú thể cung cấp vận tải bộ LCL/FCL với mức cước theo biểu cước.
2.4 Nhập khẩu tại Mỹ
CTO cú thể thu xếp thụng quan hàng húa nếu được yờu cầu. Một Luật mới cú hiệu lực vào ngày 2 thỏng Mười Hai năm 2000. Luật mới quy định về cỏch thức manifests được truyền cho Hải quan Hoa Kỳ trước khi xếp hàng ớt nhất 24h cho bất cứ hàng gỡ tại cảng nước ngoài. Vớ dụ, đối với tàu xếp hàng tại cảng Rotterdam, Hamburg và Felixstowe, CTO phải chuyển manifest 24h trước khi xếp hàng tại Rotterdam. CTO phải gửi manifest thứ hai 24 hours trước khi xếp hàng tại Hamburg và manifest thứ ba 24 hours trước khi xếp hàng tại Felixstowe. Sau khi mỗi manifest được truyền, U.S. Customs cú 24h để ‘giữ’ bất kỳ thứ hàng nào họ muốn kiểm tra trước khi chỳng được xếp lờn tàu. Sự kiểm tra này được tiến hành cựng với Hải quan địa phương. Mặc dự hệ thống này tạo gỏnh nặng cho Carriers và người xuất khẩu tại cảng nước ngoài, nú sẽ giỳp đẩy nhanh quỏ trỡnh giao hàng tại cảng Hoa Kỳ vỡ phần lớn cỏc manifest đỏnh giỏ bởi Hải quan Hoa Kỳ đó được tiến hành ở nước ngoài. Kết quả là cú rất ớt sự chậm trễ tại cỏc cảng Hoa Kỳ.
Arrival Notice
Khoảng bảy (7) ngày trước khi tàu đến cảng Hoa Kỳ, CTO gửi thụng bỏo “Arrival Notice” (AN) cho Notify Party và Consignee ghi trờn Bill of Lading (hoặc Waybill). Chứng từ này cung cấp chi tiết về hàng húa nhập khẩu, ngày đến dự kiến của con tàu và vị trớ của văn phũng địa phương nơi sẽ giải quyết cỏc vấn đề liờn quan đến lụ hàng. Một điều quan trọng là văn phũng địa phuonwg phải được thụng bỏo khụng chậm trễ nếu cú bất kỳ sự sửa đổi nào về yờu cầu giao hàng hoặc chuyển nhượng liờn quan đến lụ hàng.
Customs Clearance
Consignee chuyển cho Customhouse Broker những chứng từ cần thiết để thụng quan hàng húa được bắt đầu sớm nhất. Thụng thường đăng ký Hải quan cú thể được thực hiện ba (3) ngày trước khi tàu đến cảng.
Certificate of Origin Supplier's Invoice Import Licence Packing List
Health Certificate, etc., nếu ỏp dụng Copy of the Bill of Lading
Nếu cước biển được trả tại cảng đớch, Húa đơn cước biển ghi chi tiết cước và phớ sẽ được gửi đến bờn cú trỏch nhiệm liờn quan. Trong trường hợp như vậy, điều quan trọng là việc thanh toỏn cỏc khoản phớ này nờn sớm nhất, do cước và phớ phỏt sinh từ lỳc phỏt hành Bill of Lading và việc giao hàng khụng bị ảnh hưởng. Thụng thường cú ba điều kiện tiờn quyết khi Carrier giao trả hàng húa cho Khỏch hàng là: Được phộp thụng quan của Hải quan hoặc bất cứ cơ quan chớnh phủ nào khỏc, vớ dụ như U.S.
Department of Agriculture or the Food and Drug Administration.
Từ bỏ original Bill of Lading cú ký hậu hợp lý của bờn yờu cầu giao hàng hoặc bằng chứng nhận diện nếu hợp đồng vận chuyển khụng phải là Bill of Lading (vớ dụ như Waybill).
Thanh toỏn cỏc khoản phớ và cước cũn nợ.
Bờn cạnh thụng quan hàng húa để sử dụng nội địa, cú nhiều thủ tục Hải quan khỏc cú thể được ỏp dụng, vớ dụ như liờn quan đến tỏi xuất. CTO cú thể cung cấp cỏc thụng tin bổ sung khỏc khi được yờu cầu.