6. Kết cấu của luận văn
3.2. Các giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ logistics tại công ty TNHH
3.2.1. Các giải pháp nâng cao chất lượng thủ tục
Thứ nhất, hồn thiện hình thức của thủ tục đặt hàng hiện có: thể hiện qua các nội dung sau.
- Hiện nay, các hình thức đặt hàng tại TLV bao gồm: điện thoại, trực tiếp gặp mặt, và thư điện tử (email). Đối với hình thức điện thoại TLV cần thực hiện các hoạt động sau để nâng cao chất lượng thủ tục đặt hàng: (1) Kiểm tra, sửa chữa lại hệ
thống điện thoại bàn. (2) Phân công, hướng dẫn nhân viên tiếp tân thực hiện việc nghe, nhận hoặc chuyển cuộc gọi vào các phòng dự án và kiểm tra mail công ty thường xuyên. (3) Thiết kế biểu mẫu đặt hàng, thu thập thông tin của khách hàng (đơn đặt hàng bao gồm: tên khách hàng, số điện thoại, tên hàng, quy cách, số lượng, thời gian giao hàng) ( Phụ lục 7).
- Đối với hình thức gặp trực tiếp: chỉ thực hiện trong những trường hợp cần thiết, tránh lãnh phí, giảm hiệu suất làm việc của nhân viên. Tập huấn thêm kiến thức về chuyên môn cho nhân viên để tăng đội ngũ có khả năng gặp mặt trực tiếp khách hàng. Đối với hình thức đặt hàng qua thư điện tử cơng ty nên kiểm tra thường xuyên để không bỏ lỡ các yêu cầu của khách hàng.
- Kiểm soát đối với những trường hợp đặt hàng qua mail cá nhân thông qua các quy định và phổ biến về hình thức xử lý ( như giảm 5% lương) khi nhân viên không hoặc quên xử lý kịp thời các đơn đặt hàng, và đây sẽ là cơ sở để đánh giá kết quả thi đua trong tháng và xét thưởng và tăng lương cuối năm.
- Ngồi ra, cơng ty nên mở rộng các hình thức đặt hàng. Dựa vào đặc trưng các hệ thống thực hiện đơn hàng, ngày nay nối mạng điện tử trực tiếp được xem là biện pháp thực hiện nhanh chóng và có độ chính xác, hiệu quả cao (Phụ lục 9). Để giảm thiểu các công việc thủ cơng giúp TLV có thủ tục đặt hàng nhanh chóng, chính xác, TLV nên thống nhất với khách hàng cách thức trao đổi thông tin bằng cách nối mạng điện tử, tạo tiện ích cho phép khách hàng có thể đính kèm bảng thiết kế sản phẩm mẫu thông qua trang web và gửi trực tiếp đến công ty.Với cách này khách hàng sẽ đặt hàng trên mẫu có sẵn và miêu tả những yêu cầu về sản phẩm thơng qua hình thức đặt hàng trực tuyến. Để thực hiện được việc này, TLV xây dựng biểu mẫu đặt hàng trực tuyến, đào tạo đội ngũ nhân viên kiểm tra đơn hàng trực tuyến, tạo điều kiện cho nhân viên nhận đơn hàng phải được kết nối mạng trực tiếp với hệ thống đặt hàng và hệ thống cập nhật tình hình sản xuất của nhà xưởng để kiểm tra tình trạng sản xuất và thơng báo những thơng tin cần thiết cho khách hàng nhằm giảm thời gian chuẩn bị đơn hàng. Phương thức này sẽ giúp TLV cải thiện dịch vụ khách hàng bằng cách giảm thời gian từ lúc đặt hàng cho đến lúc nhận
hàng. Điều kiện kiên quyết để thực hiện vấn đề này là TLV cần dành thời gian và nguồn lực để hiểu rõ vai trị của cơng nghệ thơng tin đối với quy trình logistics, đặc biệt là các cấp lãnh đạo phải là những người tiên phong và hiểu rõ nhất tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động kinh doanh.
Thứ hai, quy định cách thức và thời gian xử lý đơn đặt hàng
- Giảm bớt một số giấy tờ yêu cầu đối với những khách hàng mới (giấy ủy quyền cho người ký kết hợp đồng, giấy chứng nhận khả năng tài chính), đồng thời quy định rõ 30% tiền đặt cọc trên tổng số đơn hàng thay vì nhiều mức đặt cọc như trước nhằm thực hiện thống nhất quá trình thực hiện thủ tục đặt hàng, hỗ trợ nhân viên dễ dàng tư vấn với khách hàng.
- Công ty đảm bảo việc thực hiện xử lý đơn đặt hàng hàng nhanh chóng thơng qua việc quy định cụ thể thời gian xử lý đơn hàng ở từng khâu, theo từng mức độ lớn của đơn hàng. Đối với những sản phẩm đã tiến hành việc thu thập, xử lý thông tin chỉ cần 1 ngày để thực hiện. Đối với những sản phẩm thực hiện lần đầu tiên tại TLV cần quy định thời gian cụ thể từng giai đoạn ( Phụ lục 10)