6. Kết cấu của luận văn
3.2. Các giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ logistics tại công ty TNHH
3.2.7. Các giải pháp nâng cao tính kịp thời
Thứ nhât, sản xuất đơn hàng đúng thời gian, chất lượng yêu cầu
Điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp giao hàng đúng thời hạn là sự có mặt của hàng hóa. Nếu hàng hóa khơng được sản xuất kịp thời, doanh nghiệp sẽ không thể thực hiện giao hàng. Nếu hàng hóa có chất lượng khơng đảm bảo, khi giao hàng sẽ xuất hiện những khiếu nại của khách hàng, doanh nghiệp sẽ tốn chi phí sửa chữa. Do vậy, để thực hiện tốt cơng tác giao hàng nói chung và tính kịp thời trong dịch vụ logistics nói riêng, công ty TLV cần sản xuất, chuẩn bị đơn hàng theo đúng thời gian quy định. Thời gian sản xuất đơn hàng buộc phải trước thời gian giao hàng ít nhất là 1 ngày, nhằm đảm bảo về việc kiểm tra cụ thể số lượng và chất lượng. TLV phải có sự kiểm tra, giám sát trong quá trình sản xuất nhằm hỗ trợ kịp thời những vấn đề xảy ra đột xuất.
Thứ hai, lên kế hoạch vận chuyển và lắp đặt
Hiện nay, chưa có bộ phận nào lên kế hoạch vận chuyển và lắp đặt. Hầu hết các đơn hàng được vận chuyển theo lệnh sản xuất. Chưa có sự kết nối với bộ phận sản xuất về tình hình thực hiện đơn hàng, các nhân viên tham gia vận chuyển mang tính tự phát (do xưởng trưởng quyết định, do đó thường xảy ra tình trạng: nhân viên đang làm việc buộc phải ngừng lại để tiến hành công việc vận chuyển/ lắp đặt, gây mất thời gian thực hiện sản xuất, tăng số lượng bán thành phẩm.) Vì vậy, trước khi
vận chuyển hàng hóa cần thực hiện việc lên kế hoạch vận chuyển và lắp đặt, cụ thể như sau :
Bước 1: Đánh giá khối lượng sản phẩm cần vận chuyển, xác định địa điểm vận
chuyển đến ( khảo sát đối với những đơn hàng yêu cầu lắp đặt). Từ đó, lên kế hoạch và phương án vận chuyển/ lắp đặt. Báo cáo với khách hàng về phương án/ thời gian vận chuyển.
Bước 2: Chuẩn bị hình thức vận chuyển và nhân sự cho quá trình vận chuyển/ lắp
đặt. Thông báo trước về thời gian thực hiện để có thời gian chuẩn bị.
Bước 3: Chuẩn bị giấy tờ xác minh việc giao hàng và kiểm tra đơn hàng. Tiến hành
phân loại hàng hóa.Tất cả hàng hóa sẽ được đóng gói bằng các vật liệu chuyên dụng để đảm bảo an tồn trong q trính vận chuyển.
- Đồ dễ vỡ, dễ gãy được gói bằng giấy gói tiêu chuẩn, lót chăn dạ và đóng vào thùng carton, được ghi chú đồ dễ vỡ.
- Đồ bằng gỗ được tháo dỡ, đóng gói, bọc bằng bìa carton và vải chun dụng chống trầy xước.
- Hàng hóa đóng gói được phân loại theo từng mã hàng, được tích màu và ghi chú riêng biệt.
Thứ ba, cung cấp thông tin giao hàng và lắp đặt
Hệ thống thơng tin có vai trị đặc biệt quan trong trong dịch vụ logistics. Thông tin chính xác, kịp thời là nền tảng đảm bảo hoạt động thơng suốt của q trình. Thơng tin sai lệch, chậm trễ là nguyên nhân gây ra tổn thất cho công ty. Trong khâu giao hàng cũng vậy, việc cung cấp thông tin từ khách hàng đến bộ phận dự án, từ bộ phận dự án đến bộ phận hỗ trợ sản xuất là vơ cùng quan trọng. Nó quyết định đến việc thực hiện đơn hàng chính xác, đúng thời gian và thời điểm như yêu cầu của khách hàng. (Mục 3.2.3)