6. Kết cấu của luận văn
3.2. Các giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ logistics tại công ty TNHH
3.2.5. Các giải pháp nâng cao tính sẵn sàng trong giao hàng
Thứ nhất, sắp xếp kho. Giảm thời gian tổng hợp đơn hàng, tăng khả năng cung
ứng nguyên vật liệu. Kho là nơi cất giữ nguyên vật liệu, thành phẩm, và có vai trị quan trọng trong quá trình sản xuất. Nhằm nâng cao hiệu quả về tính sẵn có trong giao hàng, cần phải thực hiện những việc sau:
- Tiến hành kiểm lại toàn bộ số lượng hàng tồn dư trong kho, cập nhật lên hệ thống mạng nội bộ.
- Phân chia cụ thể những khu vực chứa nguyên vật liệu, thành phẩm và bán thành phẩm.
- Nhân viên vào kho phải có giấy xác nhận đồng ý của bộ phận quản lý dự án. - Quản kho thường xuyên cập nhật số lượng hàng hóa trong kho, báo cáo tình
hình ngun vật liệu còn, thiếu, hết hạn.
Khi nhập kho thành phẩm phải có sự kiểm kê giữa phân xưởng sản xuất và nhân viên kho thành phẩm. Mỗi lô hàng thành phẩm phải có kí hiệu riêng và được đóng dấu sản phẩm đạt chất lượng của bộ phận quản lý chất lượng. Nhân viên kho và nhân viên bốc dỡ phải thực hiện đúng quy định kiểm kê sản phẩm khi xuất hàng hóa ra khỏi kho. Tất cả dữ liệu phải được lưu trữ trên ERP.
Thứ hai, dự báo nhu cầu sản xuất
Do các sản phẩm sản xuất tại TLV đều theo đơn đặt hàng, nên hình thức các sản phẩm không giống nhau. TLV không thể tiến hành sản xuất dư để có hàng tồn kho. Vì vậy việc dự báo nhu cầu sắp tới của khách hàng dựa trên những dữ liệu trong quá khứ là rất quan trọng. Các bước cơ bản để thực hiện dự báo nhu cầu sản xuất:
- Thống kê lại những khách hàng quen thuộc, thời gian khách hàng thường đặt hàng, sản phẩm khách hàng đã tiến hành đặt hàng.
- Xem xét và tính tốn tần suất đặt hàng của khách hàng dựa trên những dữ liệu từ trước
- Nhân viên tiến hành liên hệ với khách hàng để dự báo những đơn hàng sẽ tiến hành sản xuất trong thời gian sắp tới. Từ đó mở rộng được thời gian chuẩn bị.
Thứ ba, xây dựng định mức nguyên vật liệu dựa trên dự báo sản xuất.
Lượng vật tư cần được xác định một cách khoa học và hợp lý, phù hợp với điều kiện sản xuất cụ thể để làm ra một đơn vị sản phẩm, còn được gọi là mức sử dụng vật tư. Muốn xây dựng được mức sử dụng vật tư cần thực hiện tốt công tác định mức. Định mức sử dụng vật tư là quá trình hoạt động thống nhất được tổ chức có khoa học và có kế hoạch để xây dựng mức sử dụng vật tư và áp dụng mức đó vào sản xuất. Thành phần của mức sử dụng nguyên vật liệu bao gồm phần tạo nên thực tế sản phẩm và phần không tạo nên thực thể sản phẩm. Công thức để xác định mức sử dụng nguyên vật liệu (M):
M= P + H
Trong đó: P là trọng lượng tịnh của sản phẩm
H là hao phí liên quan đến điều kiện sản xuất ra sản phẩm ( bao gồm: tổng hao phí có liên quan đến điều kiện công nghệ của sản xuất và tổng các hao phí liên quan đến điều kiện và trình độ tổ chức quản lý sản xuất)
Ngoài ra, để cung cấp vật tư đúng thời gian, bộ phận mua hàng phải tìm kiếm và xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp. Thu mua nguyên vật liệu, dịch vụ với giá cạnh tranh trên cơ sở tồn kho tối thiểu thông qua việc hoạch định nhà cung ứng chiến lược, đàm phán hợp đồng và điều tiết kế hoạch giao hàng hợp lý. Phòng mua hàng cần đa dạng hóa nhà cung cấp nhằm giảm thiểu rủi ro tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp để chọn các nhà cung cấp có năng lực đáp ứng cho công ty đúng thời gian, với số lượng và chất lượng đạt u cầu. Cơng ty nên có kế hoạch mua hàng dài hạn và cung cấp thông tin cho nhà cung cấp để nhà cung cấp ổn định giá và chuẩn bị đáp ứng nhu cần của công ty kịp thời.
Thứ ba, giải quyết tình trạng “ thắt nút cổ chai”
Trước dấu hiệu các đơn hàng tại TLV liên tiếp bị khách hàng phàn nàn về giao hàng trễ tiến độ, TLV đã quyết định tiến hành xây thêm cơ sở sản xuất mới tại Củ
Chi với mục đích tăng hiệu quả sản xuất. Nhưng đây chưa phải hướng giải quyết vấn đề, trong khi nguyên nhân chủ yếu là do số lượng bộ phận thiết kế q ít, khơng kịp lên những BVKT để thực hiện đúng thời gian. Để giải quyết vấn đề này công ty cần thực hiện: Đánh giá lại trình độ của những nhân viên thiết kế thông qua chất lượng và số lượng BVKT. Xác định chính xác số lượng BVKT mỗi nhân viên hồn tất trong ngày. Trong trường hợp những những nhân viên này có kỹ năng kém, TLV tiến hành đào tạo nội bộ. Nếu do số lượng nhân viên không đủ khả năng thực hiện theo số lượng đơn hàng được đặt, công ty nên tuyển dụng thêm nhân viên.
Ngồi ra, cơng ty nên áp dụng đồng thời các biện pháp về việc gọi điện lại cho khách hàng để dự đoán được nguồn hàng cần cung cấp trong tương lai và quy định cụ thể thời gian tối thiểu mỗi nhân viên phải hoàn thiện một đơn hàng.