6. Kết cấu của luận văn
3.2. Các giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ logistics tại công ty TNHH
3.2.3. Các giải pháp nâng cao chất lượng thông tin
Thứ nhất, quy định những thông tin cập nhật trong nội bộ
Việc quy định rõ ràng những thông tin cập nhật trong nội bộ sẽ hỗ trợ các bộ phận có thơng tin kịp thời để cung cấp cho khách hàng. Để giải quyết được tình trạng thiếu thơng tin giữa các bộ phận trong nội bộ, TLV cần thực hiện những điểm cơ bản sau:
- Xây dựng những biểu mẫu báo cáo các bộ phận theo khuôn mẫu nhất định với những nội dung cụ thể như sau:
o Bộ phận sản xuất: cung cấp tình hình sản xuất từng đơn hàng cho bộ phận hỗ trợ sản xuất (số người đang tham gia thực hiện, phần trăm khối lượng cơng việc đã hồn thành, thời gian bắt đầu thực hiện, thời gian hoàn thành theo kế hoạch). Thời gian cập nhật: hàng ngày.
o Bộ phận hỗ trợ sản xuất: cung cấp tổng hợp tình hình sản xuất, giao hàng và lắp đặt cho bộ phận quản lý dự án trên mạng nội bộ ( những đơn hàng nào đã hoàn thành, những đơn hàng nào đang tiến hành sản xuất, những đơn hàng sẽ tiến hành lắp đặt). Thời gian cập nhật: hàng ngày.
o Bộ phận kho: cung cấp thông tin về nguyên vật liệu trong kho, nhu cầu nguyên vật liệu trong thời gian sắp tới dựa theo định mức vật tư theo lệnh sản xuất trên mạng nội bộ. Cung cấp thông tin về các thành phẩm, bán thành phẩm đang lưu trữ tại kho. Thời gian cập nhật: hàng ngày.
o Bộ phận kiểm tra chất lượng: cung cấp chất lượng nguyên liệu đầu vào, các bán thành phầm, thành phẩm... các thông tin này chia sẻ trên mạng nội bộ. Tần suất báo cáo: hàng ngày. Thời gian cập nhật: hàng ngày.
o Bộ phận dự án: các báo cáo dự báo đơn hàng sẽ sản xuất trong tháng tới, các định mức nguyên vật liệu cho từng đơn hàng ( những vật liệu nào, số lượng cụ thể...). Lệnh sản xuất những sản phẩm cần tiến hành
thực hiện ( thời gian, số lượng, quy cách, thời gian giao/ lắp đặt ). Thời gian cập nhật: hàng ngày.
o Bộ phận mua hàng: cung cấp thời gian giao nguyên vật liệu, những nguyên vật liệu tạm thời hết hàng. Thời gian cập nhật: hàng ngày. o Bộ phận thiết kế: cung cấp bản vẽ kỹ thuật, phối cảnh lên mạng nội
bộ. Thời gian cập nhật: hàng ngày.
Để có báo cáo tuần, tháng hay quý, từng bộ phận có thể lấy những thơng tin làm dữ liệu thô để tiến hành báo cáo. Cần chú ý: mạng nội bộ cần được bảo trì và xem xét thường xuyên nhằm đảm bảo tất cả những thông tin này đều được chia sẻ trong mạng nội bộ. Từ đó tạo sự kết nối chặt chẽ giữ bộ phận sản xuất và bộ phận dự án.
Thứ hai, ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình báo cáo.
Với tốc độ phát triển về công nghệ thông tin, kỹ thuật thương mại điện tử trên thế giới nói chung và tại Việt Nam nói riêng, hiện nay hệ thống công nghệ thông tin không được cập nhật tại TLV khiến công ty không thể đáp ứng được nhu cầu sản xuất và kinh doanh trong giai đoạn sắp tới. Trong khi đó theo Fchuki (2006) trích trong Kwame Owusu Kwateng và cộng sự (2014) cũng đã nhân mạnh: công nghệ hiện đại cung cấp những giải pháp để vượt qua những vấn đề xấu nhất của logistics. Ứng dụng công nghệ thông tin vào tất cả các khâu tại công ty, nhằm kết nối và đồng bộ dữ liệu từ các bộ phận: thiết kế, dự án, sản xuất kết hợp với phần mềm kho từ đó có các giải pháp kịp thời nâng cao hiệu quả dịch vụ logistics. Biện pháp có thể áp dụng được ngay bây giờ đối với công ty là sửa chữa lại hệ thống mạng nội bộ trong công ty, huấn luyện nhân viên các thức cập nhật thông tin, báo cáo lên mạng nội bộ cơng ty, có đội ngũ IT giám sát lượng thơng tin và hỗ trợ kịp lúc, đảm bảo thông tin trên mạng nội bộ ln được thơng suốt, khơng xuất hiện tình trạng mất thơng tin.
Trong dài hạn, để nâng cao chất lượng thơng tin, ngồi việc sử dụng mạng nội bộ, cơng ty có thể áp dụng hệ thống ERP. ERP cịn có thể giải quyết vấn đề thông tin liên lạc khơng thống nhất, chưa có hệ thống lọc những đơn hàng gấp. ERP
(Enterprise Resource Planning) - Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp là
một giải pháp phần mềm ra đời khá lâu với mục đích hỗ trợ việc quản trị một cơng ty. Thường thì ở trong các doanh nghiệp, mỗi phòng ban người ta sẽ dùng một loại phần mềm khác nhau. Khi dùng từng phần mềm riêng lẻ như cách truyền thống, việc kết nối các dữ liệu với nhau rất khó, nhất là khi khối lượng dữ liệu lớn hoặc phần mềm khơng tương thích với nhau, thế nên sự phối hợp giữa nhiều bộ phận của một cơng ty trở nên khó khăn, tốn kém, mất thời gian.. ERP tập hợp tất cả dữ liệu từ các quy trình khác nhau và lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu tập trung cho phép sử dụng thông tin theo nhiều cách khác nhau, giúp doanh nghiệp quản lý những quá trình quan trọng như: kế hoạch sản xuất, mua hàng, quản lý hàng tồn kho, giao dịch với nhà cung cấp, theo dõi đơn hàng. Các bước để triển khai ERP tại doanh nghiệp:
- Bước 1 - Phân tích và lập kế hoạch. Bao gồm việc thiết lập đội dự án, các thủ tục quản trị dự án, đặt ra và thống nhất các mục tiêu của dự án, cái đặt hệ thống ERP lên hệ thống máy chủ và các máy trạm.
- Bước 2 – Thiết kế các cơng đoạn gồm: đưa ra quy trình nghiệp vụ, thiết kế các đầu vào, đầu ra của dữ liệu và các giao diện, thiết lập và thử cấu hình hệ thống, huấn luyện người dùng.
- Bước 3 – Chuyển đổi dữ liệu: chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới, kiểm tra xác nhận dữ liệu trên hệ thống
- Bước 4 – Chạy thử và điều chỉnh - Bước 5 – Bàn giao
ERP là dự án dài hạn do đó cần có sự cam kết của lãnh đạo và nhân viên thực hiện. Nếu thực hiện thành cơng, lợi ích của ERP mang lại rất lớn: ERP hỗ trợ quá trình ra quyết định chính xác và kịp thời, cải tiến quản lý hàng tồn kho, tăng hiệu quả sản xuất, các quy trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn, quản lý nhân sự hiệu quả...
Trong nội bộ, áp dụng các bảng điện tử cập nhật tiến độ thường xuyên tại các xưởng, giúp nhân viên sản xuất biết được mình đang thực hiện đến bước nào, cịn những sản phẩm nào cần xử lý thơng qua việc trích dữ liệu từ phần mềm. Đối với
khách hàng, lãnh đạo cần quy định thời gian phản hồi, cung cấp lại thơng tin cho khách hàng ( tình trạng của đơn hàng, bộ phận đang xử lý đơn hàng, số sản phẩm đã được sản xuất, thời gian hoàn thành dự kiến) và tần suất báo cáo: 2 lần/1 tuần, dựa vào các dữ liệu được cập nhật hàng ngày từ các bộ phận trên phầm mềm chung của công ty.
Thứ ba, thiết lập sự phối hợp hỗ trợ
Kết quả của việc nâng cao chất lượng thơng tin cịn phụ thuộc nhiều vào yếu tố: - Công ty cần quy định cụ thể thời gian ghi nhận và xử lý những thông tin khách hàng cung cấp ( không được kéo dài quá 1 tuần đối với từng giai đoạn, nếu bị kéo dài cần có lý do hợp lý.
- Xây dựng bản mô tả công việc cho từng bộ phận, quy định rõ trách nhiệm và nhiệm vụ của từng cá nhân.
- Để có sự phối hợp đồng bộ giữa những người tham gia, công ty phải xây dựng tiêu chuẩn mới và làm cho quy trình mới trở thành cơng việc thường nhật.
- Tính chủ động tham gia của nhân viên các bộ phận vì vậy lãnh đạo các cấp phải tăng cường công tác truyền thông để mọi người nắm rõ và chủ động tham gia thực hiện. Tổ chức các hoạt động khen thưởng, động viên những cá nhân xuất sắc trong giai đoạn đầu thực hiện để tạo sự khao khát tiến bộ của tập thể.
- Mỗi số nhân viên ngần ngại khi thực hiện các cải tiến về công nghệ thông tin do đây còn là cách thức mới lạ, tâm lý sợ mất thời gian, không quyết tâm thực hiện... Bộ phận nhân sự kết hợp với đội ngũ IT cần thực hiện đạo tào cho nhân viên có đủ kỹ năng để điều hành và giúp nhân viên thấu hiểu mục tiêu thực hiện.