6. Kết cấu của luận văn
3.2. Các giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ logistics tại công ty TNHH
3.2.6. Các giải pháp nâng cao tính chính xác đơn hàng
Thứ nhất, đảm bảo tính chính xác từng khâu tại từng bộ phận
- Tại khâu ghi nhận thông tin khách hàng, nhân viên dự án cần có mail xác nhận
của khách hàng để thực hiện đơn hàng dựa trên BVKT hoặc mẫu đã sản xuất. Áp dụng những biểu mẫu để thu thập thông tin và những thay đổi của khách hàng.
- Những thông tin trong nội cần được cập nhật đến khách hàng thường xuyên để
khách hàng tham gia vào quá trình quản lý chất lượng của sản phẩm. (Thông tin thiết kế, hình ảnh sản phẩm sản xuất tại từng giai đoạn, bộ phận đang chịu trách nhiệm thực hiện)
- Có hệ thống ghi nhận những sai lệch của các bộ phận.Và những biện pháp được xây dựng sẵn để giải quyết những sai lệch. ( Phát hiện sai lệch do quá trình ghi nhận thông tin: chỉnh sửa thông tin và báo ngay cho bộ phận thiết kế, nếu sản phẩm đang trong quá trình sản xuất cần tìm cách thức để khắc phụ. Phát hiện sai lệch ở q trình thiết kế, tìm kiếm thơng tin khách hàng cung cấp và liên hệ trực tiếp với khách hàng để tìm sự khác biệt).
Thứ hai, nâng cao việc quản lý chất lượng tại công ty.
- Một trong những các hạn chế sai lệch đó là làm đúng ngay từ đầu. Để thực hiện được điều này nhân tố con người đóng vai trị quan trọng. TLV cần nâng cao
chất lượng không chỉ ở bộ phận KCS mà còn ở các bộ phận dự án và thiết kế. ( như mục 3.2.4)
- Các công cụ để nâng cao chất lượng: Trong ngắn hạn, TLV có thể thực hiện nâng cao chất lượng thơng qua các cơng cụ : Phiếu kiểm sốt (Check sheets), biểu đồ (Charts), biểu đồ nhân quả (Cause & Effect Diagram), biểu đồ Pareto (Pareto chart).
o Phiếu kiểm tra là một phương tiện để lưu trữ dữ liệu, có thể là hồ sơ của các hoạt động trong quá khứ, cũng có thể là phương tiện theo dõi cho phép bạn thấy được xu hướng hoặc hình mẫu một cách khách quan. Đây là một dạng lưu trữ đơn giản một số phương pháp thống kê dữ liệu cần thiết để xác định thứ tự ưu tiên của sự kiện. TLV tiến hành áp dụng phiếu kiểm tra tại các khâu: nhận thơng tin – phịng dự án, BVKT – phịng thiết kế, các cơng đoạn sản xuất – xưởng sản xuất.
o Biểu đồ là hình vẽ thể hiện mối tương quan giữa các số liệu hoặc các đại lượng. Biểu đồ dùng để trực quan hóa dữ liệu để có thể dễ dàng nắm bắt vấn đề bằng mắt thường. Biểu đồ nhân quả đơn giản chỉ là một danh sách liệt kê những ngun nhân có thể có dẫn đến kết quả. Cơng cụ này dùng để nghiên cứu, phòng ngừa những mối nguy tiềm ẩn gây nên việc hoạt động kém chất lượng có liên quan tới một hiện tượng nào đó, như phế phẩm, đặc trưng chất lượng, đồng thời giúp ta nắm được toàn cảnh mối quan hệ một cách có hệ thống.
o Biểu đồ Pareto (Pareto Analysis) là một biểu đồ hình cột được sử dụng để phân loại các nguyên nhân/nhân tố ảnh hưởng có tính đến tầm quan trọng của chúng đối với sản phẩm. Sử dụng biểu đồ này giúp cho nhà quản lý biết được những nguyên nhân cần phải tập trung xử lý . Lưu ý là cần sử dụng biểu đồ Pareto để phân tích nguyên nhân và chi phí do các ngun nhân đó gây ra
- Trong dài hạn, TLV nên tiến hành thực hiện 5S. 5S là một phương pháp quản lý nhà nhằm mục đích cải tiến môi trường làm việc, một chương trình hoạt động
thường trực trong một doanh nghiệp hoặc ở một đơn vị hành chính. 5S ngăn chặn sự xuống cấp của nhà xưởng, tạo sự thơng thống cho nơi làm việc, đỡ mất thời gian cho việc tìm kiếm vật tư, hồ sơ cũng như tránh sự nhầm lẫn. Người làm việc cảm thấy thoải mái, làm việc có năng suất cao và tránh được sai sót. 5S bao gồm các bước: (1) Sàng lọc (Seiri - Sorting out): Sàng lọc những cái không cần thiết tại nơi làm việc và loại bỏ chúng. (2) Sắp xếp (Seiton - Storage): Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp và đúng chỗ của nó để tiện sử dụng khi cần. (3) Sạch sẽ (Seiso - Shining the workplace): Vệ sinh, quét dọn, lau chùi mọi thứ gây bẩn tại nơi làm việc. (4) Săn sóc (Seiletsu - Setting standards): Tạo thói quen tự giác, duy trì và tn thủ nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc để mọi thứ luôn sẵn sàng cho sản xuất.
Thứ ba, thực hiện các hoạt động hỗ trợ
Chuẩn hóa quy trình cơng việc và thời gian thực hiện. Chuẩn hố quy trình có
nghĩa là các quy trình và hướng dẫn sản xuất được qui định và truyền đạt rõ ràng đến mức hết sức chi tiết nhằm tránh sự thiếu nhất quán và giả định sai về cách thức thực hiện một cơng việc. Khi các thủ tục quy trình khơng được chuẩn hố ở mức độ cao, các cơng nhân có thể có những ý nghĩ khác nhau về cách làm đúng cho một thủ tục quy trình và dễ đưa đến các giả định sai. Mức độ chuẩn hoá cao về quy trình cũng giúp các cơng ty mở rộng sản xuất dễ dàng hơn nhờ tránh được những gián đoạn có thể gặp phải do thiếu các quy trình được chuẩn hố. Tần xuất một sản phẩm được làm ra (Takt time) được sử dụng để mô tả rõ ràng và theo dõi tốc độ một quy trình cần được duy trì ở các cơng đoạn khác nhau. Takt time của mỗi quy trình sản xuất được chủ động điều phối và giám sát để duy trì một luồng sản xuất liên tục. Để thực hiện thành công việc này, trách nhiệm nên được phân công rõ ràng trong việc chuẩn bị và phân phát các tài liệu cần thiết, các bảng hiển thị, cũng như đảm bảo rằng bất kỳ một thay đổi nào cũng đều được cấp trên truyền đạt rõ ràng cho nhân viên bên dưới. Một khi trách nhiệm được phân cơng rõ ràng, các quy trình cơng việc chuẩn có thể được bổ sung một cách thường xuyên.
Tổ chức đào tạo, hướng dẫn cho nhân viên ( nhân viên khối trực tiếp và gián tiếp). Việc đào tạo và hướng dẫn nhân viên sẽ giúp nhân viên nâng cao trình độ.
Đặc biệt những người làm việc gián tiếp và quản lý cần được đào tạo nhiều hơn, vì các cơng việc và quyết định của họ có tác động lớn hơn và lâu dài hơn đến hiệu quả hoạt động sản xuất. Các hướng dẫn công việc chuẩn không nên chỉ ở dạng văn bản, nói miệng mà bao gồm cả hình ảnh, các bảng hiển thị trực quan và thậm chí cả các ví dụ. Thường các nhân viên rất ít chịu đọc các tài liệu hướng dẫn sản xuất bằng văn bản nhàm chán vì vậy các bảng hiển thị trực quan và ví dụ thực tế có hình ảnh nên được sử dụng càng nhiều càng tốt. Các hướng dẫn nên rõ ràng và chi tiết, nhưng đồng thời được trình bày theo cách giúp nhân viên thật dễ hiểu và liên quan mật thiết đến đều họ cần biết.