Nội dung
công việc Trách nhiệm của TECS Trách nhiệm của đại lý CPN Thơng tin
hàng hóa
- Dựa vào Email thông báo trước của đại lý CPN, TECS và Cơng ty PVHH để có kế hoạch về nhân sự, phương tiện và thời gian phục vụ hàng.
- Gửi mail cung cấp trước thông tin hàng xuất cho TECS ít nhất 6h trước giờ ETD.
- Địa chỉ gửi mail:
export@tecs.com.vn
- Với các loại hàng hóa đặc biệt, hàng hóa tiềm ẩn (Chất lỏng, hóa chất, máy móc, Pin, hàng dễ hư hỏng…). Đại lý CPN gửi Email thông báo trước cùng với các tài liệu liên quan của kiện hàng cho TECS. Tập kết hàng tại kho (3h trước giờ kết sổ chuyến bay) để nhân viên phục vụ hàng đặc biệt TECS kiểm tra, đối chiếu trước khi tiếp nhận.
Bàn giao hàng hóa và tài liệu
- Chuẩn bị các phương tiện, trang thiết bị và vị trí tập kết hàng.
- Chuẩn bị bộ tài liệu cho từng lô hàng hóa gồm (SID đã điền đầy đủ thơng tin theo yêu cầu, Booking xác nhận giữ chỗ của hãng bay, các tài liệu khai báo đi kèm khác) và bàn giao cùng với hàng cho TECS. - Bàn giao hàng hóa cho TECS theo
đúng thời gian quy định vềgiờ kết sổ chuyến bay (Cut Off Time) và quy định thời gian phục vụ hàng
hóa tại TECS.
- Thời gian kết sổ chuyến bay (Cut – off time) do hãng bay quy định
Chuyến bay Thương mại (hành khách + hàng hóa): 2h30 trước ETD.
Chuyến bay hàng hóa (Freighter hoặc charter): 4h trước ETD - Thời gian kết thúc tiếp nhận hàng tại TECS để phục vụ
Lô hàng dưới 500kg: Thời gian TECS nhận bàn giao kiện hàng cuối cùng sau máy soi là 25’ trước giờ kết sổ chuyến bay.
Lô hàng từ 500-1000kg: Thời gian TECS nhận bàn giao kiện hàng cuối cùng sau máy soi là 40’ trước giờ kết sổ chuyến bay.
Lô hàng trên 1000kg: Thời gian TECS nhận bàn giao kiện hàng cuối cùng sau máy soi là 75’ trước giờ kết sổ chuyến bay.
Trường hợp hàng lên muộn so với qui định, đại lý CPN trực tiếp liên hệ với đại diện hãng bay để xin ý kiến, nếu đại diện hãng bay đồng ý TECS sẽ phục vụ theo yêu cầu của Hãng bay.
Tiếp nhận, chất xếp hàng hóa
Thời điểm bắt đầu tiếp nhận khi kiện hàng đầu tiên qua máy soi, kết thúc tiếp nhận khi lô hàng đã được NV TECS xác định trọng lượng, kích thước và đại lý CPN đã hoàn thành xong các thủ tục Hải quan.
Tiếp nhận:
- Kiểm tra “phiếu đặt chỗ” của hàng hóa (booking).
- Kiểm tra các thông tin trong “Tờ khai gửi hàng” (SID). - Kiểm tra thực trạng hàng hóa
- Tập kết hàng tại các vị trí quy định.
- Tham gia giám sát với TECS trong quá trình phục vụ hàng hóa.
- Ký xác nhận trên các biểu mẫu hoặc biên bản công việc theo quy trình tiếp nhận hàng của TECS.
- Thực hiện các thủ tục khai báo
hàng hóa theo qui định của Hải quan và các qui định khác (nếu có).
so với các thơng tin thể hiện trong SID: SốAWB, số kiện, điểm đến…
- Kiểm tra tình trạng bao bì và các nhãn yêu cầu phục vụ khác…
Chất xếp
- Vị trí thực hiện chất xếp: Khu vực băng truyền phía sau máy soi chiếu hàng xuất tại trung tâm thông quan tập trung. - Chuẩn bị sẵn thùng, mâm
(ULD) chất xếp hàng hóa. - Chất xếp hàng vào ULD và
chịu trách nhiệm về quy cách chất xếp theo kế hoạch chất xếp của Hãng bay.
- Ghi nhận kết quả chất xếp trong Phiếu chất xếp chi tiết (CXCT).
- Cân, đo hàng và hoàn thành SID, CXCT.
- Trong quá trình tiếp nhận, chất xếp hàng hóa nếu phát hiện bất thường đối với hàng hóa, TECS thơng báo cho đại lý biết thông tin, lập Biên bản bất thường và yêu cầu Đại lý cùng
Các trường hợp đặc biệt:
- Trường hợp hàng hóa tăng đột biến hoặc phát sinh ngoài kế hoạch. Đại lý CPN thông báo trước cho nhân viên TECS và phối hợp xử lý.
- Trường hợp đại lý CPN có nhu cầu nhận lại hàng đã hồn thành tiếp nhận, Đại lý CPN phải hoàn thành các thủ tục với Hải quan và hãng bay.
ký xác nhận vào Biên bản. Các trường hợp đặc biệt:
- Hàng nguy hiểm/ Hàng đặc biệt: Kiểm tra tài liệu do Đại lý CPN cung cấp, đối chiếu với hàng thực tế và thông báo kết quả cho Đại lý CPN.
- Đối với các kiện hàng nặng, hàng quá khổ yêu cầu sử dụng các trang thiết bị chuyên dụng để phục vụ, các trường hợp xả hàng chất xếp lại hoặc dán nhãn... TECS sẽ lập biên bản xác nhận dịch vụ phát sinh và thu phí theo bảng giá qui định
Kết thúc - Bàn giao hàng hóa và tài liệu cho Công ty PVHH
- Bàn giao AWB (nếu có) cho TECS.
Thực hiện cung cấp dịch vụ hàng nhập:
Trách nhiệm Sơ đồ quy trình Tài liệu/ Biểu mẫu
liên quan
Nhân viên TECS/ Đại lý
CPN
Email, Sita, điện thoại
Nhân viên TECS/
Công ty PVHH
Biểu mẫu của TECS/ Công ty PVHH
Nhân viên TECS/ Đại lý
CPN
Biểu mẫu của TECS
Nhân viên TECS
Biểu mẫu của TECS
Hình 2-4: Lưu đồ phục vụ hàng nhập
Có BT
Tiếp nhận hàng hóa/ Tài liệu từ cơng ty PVHH Kết thúc Bàn giao hànghóa, tàiliệu Tiếp nhận, xử lý thông tin