TỔ CHỨC LAOĐỘNG TRONG DOANH NGHIỆP Mục tiêu chương
2.2.2. Phụcvụ nơi làm việc trong doanh nghiệp
2.2.2.1. Khái niệm
Phục vụ nơi làm việc trong doanh nghiệp là cung cấp cho nơi làm việc tại doanh nghiệp các nhu cầu cần thiết để quá trình lao động diễn ra tại nơi làm việc được bình thường, liên tục và hiệu quả.
Phục vụ nơi làm việc là việc cung cấp và ni dưỡng q trình lao động sản xuất, trong đó các phương tiện vật chất đều chuyển từng phần hoặc tồn phần giá trị của nó vào giá trị sản phẩm, q trình đó được diễn ra liên tục và không ngừng. Phục vụ nơi làm việc đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra một cách liên tục và nhịp nhàng.
2.2.2.2. Các chức năng phục vụ chính của nơi làm việc trong doanh nghiệp
Trong quá trình sản xuất, quá trình lao động thì các phương tiện vật chất, các yếu tố đầu vào sẽ chuyển từng phần hoặc toàn phần giá trị của nó vào giá trị của sản phẩm, của yếu tố đầu ra. Quá trình này liên tục và không ngừng ở tất cả các nơi làm việc. Trong đó, tổ chức phụcvụ nơi làm việc chính là cung cấp và ni dưỡng q trình đó. Những nơi làm việc khác nhau thì sẽ có nhu cầu phục vụ khác nhau. Trước khi tiến hành sản xuất một sản phẩm nào đó thì doanh nghiệp phải có các chức năng phục vụ chính như sau:
Trước tiên phải chuẩn bị sản xuất, nghĩa là việc giao nhiệm vụ sản xuất cho từng nơi làm việc, chuẩn bị các tài liệu các bản vẽ kỹ thuật và chuẩn bị các loại nguyên, vật liệu để bắt đầu tiến hành sản xuất. Sau đó người phục vụ hay tổ phục vụ sẽ cung cấp cho nơi làm việc các dụng cụ cắt gọt, dụng cụ đo, dụng cụ công nghệ và đồ gá, đồng thời thực hiện cả việc bảo quản, kiểm tra chất lượng dụng cụ, sửa chữa dụng cụ khi cần thiết.
Trong doanh nghiệp cũng phải cung cấp các phương tiện vận chuyển bốc dỡ cho sản xuất như vận chuyển nguyên vật liệu, bán thành
phẩm, các loại tài liệu, dụng cụ, phụ tùng. Đảm bảo cung cấp cho nơi làm việc các nhu cầu về năng lượng như điện, xăng dầu, hơi nước và nước một cách liên tục, thường xuyên sửa chữa thiết bị như điều chỉnh và sửa chữa nhỏ, lớn nhằm khôi phục khả năng hoạt động của thiết bị.
Ngồi ra, phục vụ cịn có chức năng kiểm tra chất lượng nguyên, vật liệu, bán thành phẩm trước khi đưa xuống nơi làm việc và kiểm tra chất lượng sản phẩm của nơi làm việc sau khi đã chế tạo ra.
Chức năng phục vụ kho tàng bao gồm: Kiểm kê, phân loại bảo quản nguyên, vật liệu của sản phẩm, phụ tùng, dụng cụ, làm các thủ tục giao nhận.
Chức năng phục vụ xây dựng và sửa chữa nơi làm việc: Sửa chữa theo kỳ hạn các cơng trình xây dựng, các phòng sản xuất, các nơi làm việc, đường đi lại trong khu vực sản xuất ở nơi làm việc.
Chức năng phục vụ sinh hoạt, văn hóa tại nơi làm việc như giữ gìn vệ sinh nơi làm việc, dọn dẹp các phế liệu, phế phẩm, cung cấp nước uống, ăn bồi dưỡng...
2.2.2.3. Các nguyên tắc tổ chức phục vụ nơi làm việc trong doanh nghiệp
Để tổ chức và phục vụ nơi làm việc trong doanh nghiệp một cách có hiệu quả thì việc tổ chức và phục vụ nơi làm việc cần phải tuân theo các nguyên tắc sau đây:
a.Phục vụ phải theo chức năng: Nghĩa là việc xây dựng hệ thống
phục vụ nơi làm việc phải theo các chức năng phục vụ riêng biệt, phải căn cứ vào nhu cầu sản xuất về số lượng và chất lượng, phải căn cứ vào từng chức năng để tổ chức và phục vụ được đầy đủ và chu đáo.
b.Phục vụ phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất: Xây dựng kế hoạch
phục vụ sao cho việc phục vụ nơi làm việc phải hợp với tình hình sản xuất, sử dụng một cách có hiệu quả máy móc và thiết bị, giảm bớt thời gian lãng phí do chờ đợi phục vụ. Kế hoạch phục vụ phải được gắn chặt với kế hoạch sản xuất mà doanh nghiệp đã đặt ra.
c. Phục vụ phải mang tính dự phòng: Nghĩa là hệ thống phục vụ
phải chủ động đề phịng những hỏng hóc thiết bị để đảm bảo hệ thống sản xuất được liên tục trong mọi tình huống. Để đảm bảo được yếu tố này thì phải ln ln có được sự chuẩn bị sẵn sàng.
d. Phục vụ phải có sự phối hợp giữa các chức năng phục vụ khác nhau trên quy mơ tồn doanh nghiệp để đáp ứng mọi nhu cầu phục vụ,
không để thiếu một nhu cầu nào.
e. Phục vụ phải mang tính linh hoạt: Hệ thống phục vụ phải linh
hoạt, phải đảm bảo nhanh chóng loại trừ các hỏng hóc, thiếu sót, khơng để sản xuất chính bị đình trệ.
f. Đảm bảo chất lượng và độ tin cậy cao: Điều này địi hỏi cần có
đội ngũ lao động có trình độ tay nghề làm việc tận tụy, hết sức cố gắng vì cơng việc của doanh nghiệp.
g. Phục vụ phải mang tính kinh tế: Chi phí phục vụ phải ít nhất có
thể được, nhưng vẫn phải đảm bảo được hiệu quả phục vụ. Khơng thể sử dụng chi phí một cách lãng phí.
2.2.2.4. Các hình thức phục vụ nơi làm việc trong doanh nghiệp
Tùy theo đặc điểm của loại hình sản xuất, số lượng nhu cầu phục vụ và tính ổn định của doanh nghiệp mà doanh nghiệp có thể sử dụng một trong các hình tổ chức thức phục vụ sau đây:
a. Hình thức phục vụ tập trung: Là hình thức trong đó tất cả các
nhu cầu phục vụ theo chức năng đều do các trung tâm phục vụ đáp ứng. Hình thức này chủ yếu áp dụng với những loại hình sản xuất hàng loạt. Hình thức này cho phép sử dụng một cách có hiệu quả lao động và thiết bị phục vụ, có thể áp dụng được các hình thức tiên tiến, cho phép tiến hành cơ giới hóa, tự động hóa cơng tác phục vụ. Nhờ vào đó chất lượng phục vụ được nâng cao, nó được áp dụng phổ biến trong điều kiện số lượng nhu cầu phục vụ đủ lớn và có tính ổn định cần thiết.
b. Hình thức phục vụ phân tán: Đây là hình thức phục vụ trong đó
sản xuất tự đảm nhiệm lấy việc phục vụ của mình. Nghĩa là mỗi phân xưởng, mỗi bộ phận có thể tự có một đội ngũ phục vụ riêng. Hình thức phục vụ này có ưu điểm là dễ quản lý, dễ lãnh đạo, khi có trục trặc ở bộ phận nào thì bộ phận đó có thể tự huy động nguồn lực, khơng phải chờ đợi. Tuy nhiên, hình thức này có hiệu quả kinh tế thấp, tốn nhiều lao động và chỉ áp dụng cho loại hình sản xuất hàng loạt quy mô nhỏ, đơn chiếc, khi mà nhu cầu phục vụ khơng lớn và cũng khơng ổn định.
c.Hình thức phục vụ hỗn hợp: Là hình thức phục vụ kết hợp 2 hình
thức trên. Điều này có nghĩa là sẽ có những bộ phận thực hiện phục vụ tập trung (áp dụng đối với các bộ phận nhu cầu phục vụ lớn và ổn định) và có những bộ phận phục vụ phân tán (nhu cầu phục vụ ít và khơng ổn định). Nó phát huy ưu điểm của cả hai hình thức trên, là hình thức áp dụng phổ biến nhất trong các doanh nghiệp hiện nay.
2.2.2.5.Các chế độ phục vụ trong doanh nghiệp
Với mỗi hình thức phục vụ khác nhau có thể được áp dụng các chế độ phục vụ khác nhau. Có các chế độ phục vụ như sau:
a.Chế độ phục vụ trực nhật: Được tiến hành khi có nhu cầu phục
vụ xuất hiện. Nghĩa là phục vụ khi có những hỏng hóc, sai hỏng đột xuất, khơng có một kế hoạch cụ thể nào. Chế độ phục vụ này đơn giản nhưng có hiệu quả kinh tế thấp vì lãng phí thời gian lao động và cơng suất máy móc thiết bị. Lãng phí là do khi máy móc hỏng hóc, đi vào sửa chữa thì người lao động khơng được làm việc, công suất của máy khơng được thực hiện. Do đó, nó được áp dụng cho hình thức sản xuất hàng loạt nhỏ và đơn chiếc.
b.Chế độ phục vụ theo kế hoạch dự phịng: Các cơng việc phục vụ
được tiến hành theo một kế hoạch đã vạch ra từ trước phù hợp với kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp. Theo chế độ này, việc tổ chức phục vụ được lên kế hoạch từ trước, bao nhiêu lâu thì phục vụ một lần. Khoảng cách thời gian phục vụ dựa vào số lượng sản phẩm sản xuất của đơn vị. Chế độ phục vụ này đảm bảo cho sản xuất được nhịp nhàng liên tục,
giảm được tổn thất thời gian của lao động chính và cơng suất của máy móc thiết bị. Nó được áp dụng cho sản xuất hàng loạt lớn.
c.Chế độ phục vụ theo tiêu chuẩn: Là chế độ phục vụ được tính
tốn và quy định thành tiêu chuẩn và tiến hành phục vụ theo tiêu chuẩn đó. Đây là chế độ phục vụ hồn chỉnh nhất, đề phịng được mọi hỏng hóc của thiết bị, loại trừ được các lãng phí thời gian ở nơi làm việc và đạt hiệu quả kinh tế cao. Nó được áp dụng cho sản xuất hàng loạt với điều kiện là sản xuất liên tục và ổn định.
2.2.2.6. Đánh giá trình độ tổ chức phục vụ nơi làm việc
Để đánh giá được trình độ của tổ chức phục vụ nơi làm việc người ta có thể dựa vào nhiều yếu tố khác nhau. Dưới đây là hai cách đánh giá chủ yếu:
a.Cách thứ nhất là dựa vào kết quả phục vụ: Xuất phát từ nhu cầu
phục vụ của nơi làm việc và sự đáp ứng các nhu cầu đó để đánh giá tình hình tổ chức phục vụ nơi làm việc theo các chỉ tiêu sau:
- Tổn thất thời gian cho chờ đợi phục vụ nơi làm việc. Thời gian
này là thời gian lãng phí tổ chức. Do việc phục vụ nơi làm việc không tạo ra được sự nhịp nhàng, thống nhất nên mất thời gian, gián đoạn sản xuất. Tổn thất thời gian chờ đợi phục vụ nơi làm việc càng lớn thì trình độ tổ chức phục vụ nơi làm việc càng kém và ngược lại.
- Tổng cơng suất của máy móc thiết bị khơng được sử dụng do phục vụ không tốt. Khi sản xuất ra các máy móc thiết bị, nhà sản xuất luôn
nghiên cứu và đưa ra được công suất lớn nhất của chúng. Nếu như việc sử dụng máy móc khơng hiệu quả, cơng suất khơng được sử dụng mà do yếu tố phục vụ khơng tốt thì chứng tỏ cơng tác tổ chức phục vụ nơi làm việc khơng có hiệu quả.
b.Cách thứ hai là dựa vào nguyên nhân: Căn cứ vào tình hình thực
tế của công tác phục vụ như tổ chức lao động phục vụ, hình thức phục vụ, chế độ phục vụ... để xem xét đánh giá.