L = ( )x Số ngày nghỉ theo chế độ quy định
365 -Số ngày nghỉ hàng tuần và lễ tết
3.5.3. Các nguyên tắc để tính định biên laođộng
Định biên lao động thường khơng có cơng thức nhất qn để tính, tuy nhiên nó được xác định dựa trên 3 nguyên tắc cơ bản sau:
3.5.3.1. Nguyên tắc 1: Các nguyên tắc về tỷ lệ tương quan
Áp dụng đối với các doanh nghiệp quy mô rất lớn, thay đổi số lượng người lao động trong doanh nghiệp hàng năm có tính quy luật cao và có cơ sở dữ liệu so sánh giữa các nhóm lao động, so sánh các chỉ tiêu về kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Nguyên tắc tỷ lệ tương quan giữa doanh thu với số lao động, chi phí với số lao động, lợi nhuận với số lao động trong doanh nghiệp để tính định biên lao động.Ví dụ: Dựa vào tỉ lệ tăng/giảm số lao động so với
năm trước tương ứng với tương quan tăng/giảm của mức doanh thu so với năm trước, như doanh thu năm Ntăng 20% thì định biên lao động năm Ncũng tăng 20%.
Nguyên tắc tỷ lệ tương quan giữa các nhóm lao động trực tiếp (kinh doanh và sản xuất) với nhóm lao động gián tiếp, nhóm lao động quản lý với nhóm nhân viên để tính định biên lao động.Ví dụ: Dựa vào tỷ
lệ lao động trực tiếp với lao động gián tiếp là 65% và 35%, tỷ lệ lao động quản lý với lao động nhân viên là 15% và 85%, định biên lao động cũng theo tỷ lệ là 65% lao động trực tiếp và 35% lao động gián tiếp; 15% lao động quản lý và 85% lao động nhân viên trong doanh nghiệp.
Nguyên tắc tỷ lệ tương quan giữa ngân sách chi cho các nhóm quản lý và nhân viên, gián tiếp và trực tiếp.
Ví dụ: Chi phí/doanh thu là 78%; tương ứng quỹ lương quản lý là
22% và quỹ lương nhân viên là 78% thì định biên lao động cũng theo tỷ lệ là 22% lao động quản lý và 78% lao động nhân viên hoặc 22% lao động gián tiếp và 78% lao động trực tiếp trong tổng số lao động của doanh nghiệp.
3.5.3.2. Nguyên tắc 2: Các nguyên tắc về định mức lao động
Áp dụng đối với các công việc gắn với sản xuất hoặc dịch vụ, tăng lên theo mức độ thành thạo của người lao động thực hiện, thường được định mức cho từng nhóm lao động trong doanh nghiệp như nhóm lao động kinh doanh, nhóm lao động gián tiếp.
a.Nguyên tắc tính định mức lao động theo khối lượng cơng việc sản xuất hay dịch vụ.Có các ví dụ cụ thể sau:
-Biết 30 sản phẩm/ca/người và biết khối lượng sản phẩm trong một ca, cán bộ làm cơng tác định mức tính được số lao động cần thiết để làm việc tại ca đó.
- Biết 100 sản phẩm/ca/dây chuyền (nhóm) và biết khối lượng sản phẩm trong một ca, cán bộ định mức tính được tổng số dây chuyền (nhóm) người lao động cần thiết để làm việc tại ca đó, tránh được tình trạng thừa hoặc thiếu việc làm cho người lao động hay cho tổ, đội nhóm.
- Biết 15 khách hàng phục vụ/ngày và biết khối lượng khách hàng phục vụ trong một ngày, cán bộ làm cơng tác định mức tính được số lao động cần thiết để làm việc tại ngày đó.
- Biết một lao động làm sạch 800 m2 sàn/ca và biết tổng diện tích sàn làm sạch của doanh nghiệp, cán bộ làm cơng tác định mức tính được số lao động cần thiết để làm sạch diện tích mặt sàn của doanh nghiệp tại ca đó.
b. Nguyên tắc tính định mức lao động theo hệ chỉ tiêu hiệu suất Ví dụ: Tập hợp các chỉ tiêu doanh thu (100 tỷ/năm), mỗi lao động
có định mức (5 tỷ/năm) và số lượng khách hàng (2.000khách/năm), mỗi lao động có định mức là (100 khách/năm) thì định biên lao động cả năm trong hai trường hợp này là cần có 20 lao động kinh doanhtrong doanh nghiệp.
c.Nguyên tắc tính định mức lao động theo thơng lệ thao tác nghề nghiệp
Các ví dụ cụ thể:
-Số lượng chứng từ hoàn thành, số báo cáo nhân với tần suất báo cáo trong năm,ta có số lượng chứng từ hoàn thành và số báo cáo trong cả năm, biết được trung bình mỗi lao động gián tiếp làm được bao nhiêu chứng từ hoàn thành và số báo cáo trong năm, cán bộ định mức tính được số lao động cần thiết để làm chứng từ, báo cáo trong năm đó.
-Biết số lượng giao dịch thực hiện/ngày, cán bộ định mức tính được số lao động cần thiết để thực hiện giao dịch trong ngày đó.
d.Ngun tắc tính định mức lao động theo đối tượng phục vụ
doanh nghiệp, cán bộ định mức tính được số lượng nhân viên làm công tác nhân lực cần thiết để thực hiệnphục vụ các công việc liên quan đến nhân lực của doanh nghiệp.
3.5.3.3. Nguyên tắc 3: Các nguyên tắc dựa vào cơ cấu chức danh, tần suất và thời lượng thực hiện nhiệm vụ
Áp dụng đối với nhóm lao động gián tiếp và so sánh tham khảo giữa các doanh nghiệp có cùng ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh.
a.Nguyên tắc dựa vào cơ cấu chức danh
Ví dụ: Biết người lao động có cơng việc về kế toán chi phí, có
nhiệm vụ là kiểm tra chứng từ, hạch toán, thanh toán - hàng ngày, 100 chứng từ/ngày.Biết được tổng số chứng từ mỗi ngày, cán bộ làm cơng tác định mức tính được số lao động cần thiết để làm việc về kế tốn chi phí tại ngày đó.
b.Nguyên tắc dựa vào tần suất và thời lượng thực hiện nhiệm vụ Ví dụ:Biết người lao động có cơng việc về kế tốn chi phí bao gồm
nhiệm vụ làlập báo cáo vào cuối mỗi tháng, 1 ngày/báo cáo; làm việc với thanh tra thuế vào cuối mỗi quý, 3 ngày;hoàn thiện các chứng từ thanh tốn (hóa đơn, nghiệm thu, v.v…) vào cuối mỗi năm, 20 ngày. Biết được số báo cáo mỗi tháng, các chứng từ cần trình với thanh tra thuế và các chứng từ thanh toán cả năm, cán bộ làm cơng tác định mức tính được số lao động cần thiết để làm việc về kế tốn chi phí tại tháng, quý và năm đó tại doanh nghiệp.