L = ( )x Số ngày nghỉ theo chế độ quy định
365 -Số ngày nghỉ hàng tuần và lễ tết
3.4.2. Một số phương pháp định mứclao động đối với laođộng nhân viên
trình độ nghiệp vụ khác hoặc chức vụ này hay chức vụ khác cần phải phù hợp với một nhân viên có trình độ nghiệp vụ khác hoặc chức vụ khác trong các điều kiện tổ chức kỹ thuật nhất định. Ví dụ:Mức tương quan
giữa các kỹ sư và kỹ thuật viên có thể được biểu hiện bằng số lượng kỹ thuật viên cần phải có so với một kỹ sư hoặc giữa nhân viên tốt nghiệp đại học và trung cấp... Các mức tương quan có thể áp dụng cho tất cả các loại nhân viên.
e.Mức biên chế:Là số lượng nhân viên quy định để thực hiện tất cả
các công việc được giao cho một phòng hoặc một bộ phận trong các điều kiện tổ chức - kỹ thuật nhất định. Ví dụ:Các mức biên chế nhân viên
được tính tốn theo chức năng kế tốn và hoạt động tài chính của doanh nghiệp, các mức biên chế kế toán viên thuộc các chi nhánh của ngân hàng quốc gia...
Các mức biên chế có thể đượcquy định theo các tiêu chuẩn biên chế, tiêu chuẩn thời gian hoặc trên cơ sở nghiên cứu trực tiếp tổ chức và tiêu hao lao động trong từng bộ phận cụ thể.
3.4.2. Một số phương pháp định mức lao động đối với lao động nhân viên nhân viên
3.4.2.1. Các phương pháp định mức lao động sử dụng tiêu chuẩn thời gian
Định mức lao động đối với lao động nhân viên có sử dụng các tiêu chuẩn thời gian có nhiều điểm chung với định mức lao động của công nhân. Khi định mức lao động dựa vào các tiêu chuẩn thời gian phải xây dựng tiêu chuẩn cho các cơng việc chủ yếu sau đó mới xác định lượng hao phí lao động của các việc trong một khoảng thời gian theo lịch nào đó (T). Trong đó, số lượng cơng việc thực hiện trong thời kỳ phân tích
được nhân với mức thời gian (tính theo tiêu chuẩn) cịn các tích số tìm được thì được cộng lại:
n
tchi i i 1
T T P
Trong đó:
T: Lượng hao phí lao động của tất cả các việc trong một khoảng thời gian;
Ttchi: Mức thời gian thực hiện công việc thứ i (i = 1, 2, 3, n) tính theo tiêu chuẩn;
Pi: Số lượng công việc i được thực hiện (hay cần được thực hiện) mỗi loại.
Để tính số biên chế có mặt cần thiết của nhân viên thực tế đang làm việc (Bcm), cán bộ định mức lấy lượng hao phí lao động của tất cả các việc (T) đem chia cho quỹ thời gian danh nghĩa (Qdn).
cm dn T B Q
Để tính biên chế danh sách cần thiết (Bds tức là biên chế có xét những người khơng làm việc vì lý do chính đáng trong lúc này ở doanh nghiệp) cần lấy lượng hao phí lao động của tất cả các việc cho quỹ thời gian có ích (thời gian được sử dụng hợp lý) của một nhân viên (Qci)
ds ci T B Q
Quỹ thời gian có ích được tính theo cơng thức: Qci = Qdn (1-k)
Trong đó:
k: Phần trăm tổn thất thời gian theo kế hoạch (nghỉ phép, thực hiện nghĩa vụ nhà nước, ốm đau...).
Nếu trả công lao động theo sản phẩm và kế hoạch đề ra phải thực hiện vượt định mức thì biên chế danh sách được tính theo cơng thức:
ds ds T B Q K t® Trong đó: Ktđ: Hệ số thực hiện mức kế hoạch.
Trong điều kiện khách quan, có thể có tình trạng mức độ bận việc khơng đều, biên chế danh sách được tính có sử dụng hệ số tối ưu bận việc đối với cơng việc chính. Cơng thức tổng quát để tính biên chế trong các điều kiện bận việc không đều sẽ có dạng:
ch ds ci T B Q K bv
Tch: Hao phí lao động của các việc chính được tính theo tiêu chuẩn thời gian;
Kbv: Hệ số bận việc tối ưu đối với cơng việc chính của nhân viên, trong mọi trường hợp K < 1.
Hệ số bận việc của nhân viên có thể được tính căn cứ vào các số liệu chụp ảnh bấm giờ hoặc lý thuyết phục vụ đám đơng. Việc tính tốn từng lần hao phí lao động của các việc và biên chế người làm việc cần thiết để thực hiện công việc chưa thể coi là áp dụng mức mà phải tổ chức thống kê đều đặn phần trăm thực hiện mức của từng nhân viên là yếu tố áp dụng mức.
Các tiêu chuẩn và mức xây dựng dùng chung có thể là khơng phù hợp với một ngành sản xuất - kinh doanh nếu ở các nơi làm việc không tạo được các điều kiện tổ chức - kỹ thuật phù hợp với quy định khi dự thảo các tiêu chuẩn và mức này. Do đó, chấn chỉnh tổ chức lao động và hồn thiện các điều kiện tổ chức - kỹ thuật là tiền đề áp dụng rộng rãi các tiêu chuẩn và mức ở các nơi làm việc cũng như biện pháp quan trọng nhất để tăng năng suất lao động của nhân viên trong doanh nghiệp.
Những giai đoạn chủ yếu áp dụng tiêu chuẩn và mức đối với nhân viên là:
- Xây dựng các điều kiện tổ chức - kỹ thuật phù hợp với các điều kiện quy định trong các tiêu chuẩn và mức.
- Thực hiện kiểm tra và phân tích việc thực hiện các tiêu chuẩn và mức, phát hiện và nghiên cứu ngun nhân khơng hồn thành tiêu chuẩn và mức.
- Xây dựng các biện pháp hoàn thiện mức căn cứ vào các kết quả kiểm tra và phân tích việc thực hiện các tiêu chuẩn và định mức.
Cần lưu ý đặc biệt đến các vấn đề áp dụng tiêu chuẩn để lập kế hoạch cơng tác cho nhân viên có đặc điểm chung là định mức lao động không chỉ cho một nhân viên mà còn cho tập thể nhân viên (phòng, tổ...). Các mức kế hoạch được dùng để lập kế hoạch phải được xây dựng không những dưới dạng các đại lượng trung bình mà cịn phải chỉ rõ giới hạn mà chúng có thể thay đổi trong đó. Mơ hình bảng các mức như vậy khi có một yếu tố ảnh hưởng được trình bày ở bảng 3.1 như sau:
Bảng 3.1: Mơ hình mức thời gian đối với lao động nhân viên
Tên yếu tố Các trị số của các yếu tố Mức thời gian
cho công việc Trung bình Tối thiểu Tối đa
3.4.2.2. Định mức lao động theo lập các bảng cân đối hợp lý tiêu hao thời gian làm việc của nhân viên
Để tính lượng hao phí lao động của các cơng việc và biên chế cần thiết của nhân viên trong điều kiện khơng có tiêu chuẩn định mức thời gian cho đa số cơng việc được thực hiện thì cán bộ định mức nên nghiên cứu tiêu hao thời gian làm việc và tổ chức lao động. Khi đó, nếu mức độ bận việc của nhân viên trong doanh nghiệp nghiên cứu có tính chất khơng rõ rệt thì xử lý tiếp các số liệu về tiêu hao thời gian, nên dùng
Định mức lao động dùng bảng cân đối tiêu hao thời gian làm việc có một số ưu điểm so với định mức theo các tiêu chuẩn thời gian là:
- Khi định mức khơng cần phải có các tiêu chuẩn thời gian.
- Cán bộ định mức quan sát trực tiếp ở nơi làm việc nhóm nhân viên được định mức cho phép xem xét tất cả các điều kiện tổ chức - kỹ thuật đặc thù thực hiện công việc.
Tuy nhiên, các phương pháp dựa trên nghiên cứu trực tiếp tiêu hao thời gian ở từng doanh nghiệp thường tốn công hơn và chỉ hướng vào nhịp độ làm việc trung bình ở doanh nghiệp được nghiên cứu. Nhưng cũng có thể khắc phục ở mức đáng kể tồn tại này nếu thực hiện định mức các công việc chính theo các tiêu chuẩn, cịn hao phí lao động của các cơng việc phụ thì xác định phù hợp từ kết quả quan sát.
3.4.2.3. Định mức lao động theo các tiêu chuẩn biên chế, phục vụ và quản lý
Phương pháp định mức lao động đối với lao độngnhân viên theo các tiêu chuẩn biên chế căn cứ vào đo gián tiếp khối lượng công việc quản lý doanh nghiệp, phụ thuộc vào các yếu tố ảnh hưởng. Trong đó, q trình quản lý doanh nghiệp được chia thành các chức năng quản lý riêng nhưng có quan hệ tương hỗ với nhau. Số lượng nhân viên theo từng chức năng được xác định thơng qua các cơng thức tốn học, biểu thị sự phụ thuộc giữa biên chế và các yếu tố căn bản nhất có ảnh hưởng tới khối lượng các cơng việc quản lý doanh nghiệp. Tiêu chuẩn biên chế chung của toàn doanh nghiệp được biểu thị bằng tổng số các tiêu chuẩn thích hợp theo các chức năng quản lý.
Các tiêu chuẩn biên chếnhân viên tùy thuộc công dụng không những có thể được xây dựng theo các chức năng mà còn được xây dựng theo các bộ phận và các đơn vị cơ cấu. Trong định mức biên chế, sử dụng các phương trình tiêu chuẩn biên chế đã được xây dựng để tính tốn.
Cán bộ định mức áp dụng các phương pháp tính tốn theo tiêu chuẩn tốn ít cơng sức lao động cho việc xây dựng định mức nhưng các
phương pháp tính tốn theo tiêu chuẩn này cần đi kèm với hồn thiện từng q trình lao động riêng để thúc đẩy nhân viên quan tâm tới tăng năng suất lao động trong doanh nghiệp.
Thực tế ở nhiều nước chỉ ra rằng, định mức lao động bằng phương pháp tính tốn theo các tiêu chuẩn biên chế phản ánh khá đầy đủ hao phí lao động của các cơng việc theo chức năng nhiệm vụ và có thể được áp dụng đối với đại đa số nghề của nhân viên, khó khăn chủ yếu áp dụng phương pháp này chỉ là việc chọn các yếu tố cần thiết đưa vào định mức.
Doanh nghiệp khi áp dụng tiêu chuẩn cần phải chú ý nhiều tới hoàn thiện tổ chức lao động. Trong tiến hành phân tích tổ chức lao động và xây dựng các biện pháp hoàn thiện tổ chức lao động cần phải:
-So sánh, điều chỉnh cho phù hợp tổ chức lao động thực tế với quy định mẫu hoặc xây dựng mới tiêu chuẩn ở doanh nghiệp, phân tích các quy định chức trách của nhân viên và các điều lệ về các phòng, ban.
-Trang bị cho các nơi làm việc các phương tiện cơ khí hố, thiết bị tổ chức, tài liệu..., đúng như quy định trong các tiêu chuẩn.
-Áp dụng các phương pháp thực hiện công việc hợp lý và điều chỉnh trình độ nghiệp vụ của người thực hiện phù hợp với quy định trong các tiêu chuẩn để định mức.
Nếu các tiêu chuẩn được xây dựng trên cơ sở các doanh nghiệp tiên tiến thì khi áp dụng chúng và hồn thiện tổ chức lao động phải so sánh với các doanh nghiệp mà ở đó biên chế bằng hay cao hơn tiêu chuẩn. Đồng thời cùng với áp dụng các tiêu chuẩn ở doanh nghiệp phải áp dụng các biện pháp nâng cao trình độ tổ chức lao động.
Nếu các tiêu chuẩn biên chế cho phép xác định số lượng nhân viên theo các chức năng nói chung thì các tiêu chuẩn phục vụ và quản lý chỉ cho phép tính số lượng của những loại cán bộ nhất định.
Các tỷ lệ tiêu chuẩn phục vụ và tiêu chuẩn quản lý có thể được cho khơng những dưới dạng các cơng thức và bảng mà cịn dưới dạng các giá trị trung bình hay các bất đẳng thức. Ví dụ: Tiêu chuẩn quản lý đối với
đốc cơng trưởng có thể bằng 3 đốc cơng hay tiêu chuẩn số lượng cán bộ kỹ thuật trên 1 kỹ sư là 2.
Trường hợp trong bộ phận có nhiều điều kiện đặc biệt thì khơng dùng các định mức vừa nêu. Trong trường hợp này đồng thời với định mức phải điều chỉnh cả những quy định chức trách. Ví dụ: Định mức
phục vụ đối với 1 thủ quỹ là 250 người. Nếu số người lao động trong đơn vị này ít hơn thì đồng thời với điều chỉnh định mức cần phải thay đổi cả nhiệm vụ của thủ quỹ đó, nghĩa là thêm các chức năng mới mà bình thường các thủ quỹ khơng thực hiện. Như vậy, áp dụng đồng thời trong công tác định mức các tiêu chuẩn biên chế, quản lý, phục vụ và các tỷ lệ phần trăm, doanh nghiệp sẽ có thể chấn chỉnh cả số lượng lẫn thành phần chất lượng nhân viên.
Về nguyên tắc, các nguyên lý và phương pháp định mức lao động nêu trên được áp dụng cho tất cả các lao động trong doanh nghiệp, song những phương pháp định mức trên đây thường được áp dụng để định mức lao động đối với lao động nhân viên, lao động quản lý do có những đặc thù riêng nên áp dụng và sử dụng các phương pháp định mức sẽ được trình bày trong chương 4.