Ứng xử là một trong những biểu hiện rõ nét văn hóa của một tổ chức, một doanh nghiệp, hình thành văn hóa ứng xử. Mỗi doanh nghiệp có văn hóa ứng xử riêng, được cấu thành bởi mối quan hệ giữa các thành viên trong doanh nghiệp. Các mối quan hệ trong nội bộ doanh nghiệp được xây dựng, duy trì và phát triển bền vững sẽ tạo ra mối liên kết chặt chẽ trong doanh nghiệp để hình thành văn hóa doanh nghiệp. Văn hóa ứng xử trong doanh nghiệp là một trong những nhân tố góp phần tạo nên hình ảnh doanh nghiệp, xây dựng văn hóa doanh nghiệp với bản sắc riêng, được thể hiện thông qua cách ứng xử giữa cấp trên với cấp dưới, giữa các đồng nghiệp với nhau, giữa con người với công việc, được xây dựng trên những giá trị chung của doanh nghiệp. Cách ứng xử có văn hóa trong doanh nghiệp trở thành nguyên tắc được mọi người trong doanh nghiệp hưởng ứng, sẽ thúc đẩy tinh thần làm việc, phát huy tính dân chủ, phát triển khả năng cá nhân của mọi thành viên. Cả doanh nghiệp sẽ gắn kết với nhau trên tinh thần hợp tác, phát triển, tạo nên nguồn nội lực to lớn, cùng nhau đóng góp hướng tới mục tiêu chung. Sự gắn kết đó tạo
nên sức mạnh giúp doanh nghiệp thực hiện thành công các mục tiêu đã được xác định.
Để xây dựng và phát triển văn hoá doanh nghiệp bền vững, mỗi doanh nghiệp phải xây dựng được những nguyên tắc ứng xử trong nội bộ phù hợp với văn hoá của từng doanh nghiệp.
Nguyên tắc ứng xử của nhà lãnh đạo với cấp dưới:
Là người đứng đầu doanh nghiệp, nhà lãnh đạo có vai trị rất quan trọng trong quá trình xây dựng văn hóa ứng xử trong doanh nghiệp. Nguyên tắc ứng xử của nhà lãnh đạo với cấp dưới thể hiện ở chỗ:
- Phân công lao động khoa học, bố trí và sử dụng đúng người đúng việc;
- Có chế độ đãi ngộ nhân viên hợp lý; thưởng, phạt công minh; khen, chê đúng lúc, đúng chỗ;
- Tạo điều kiện cho nhân viên được nâng cao trình độ kiến thức, kỹ năng nghề nghiệp và cơ hội thăng tiến trong công việc;
- Biết lắng nghe, tiếp nhận thông tin phản hồi từ nhân viên và xử lý thơng tin nhanh chóng, kịp thời;
- Giải quyết cơng việc trên tinh thần hợp tình, hợp lý, khách quan, cơng bằng, khơng thiên kiến, định kiến, từ đó thu phục được nhân viên để họ có thể “tâm phục, khẩu phục”;
- Dám đương đầu với những rủi ro xảy ra và chịu trách nhiệm trước hết, không đổ lỗi cho người dưới quyền; làm gương cho nhân viên;
- Giải quyết mâu thuẫn, xung đột nội tại có hiệu quả...
Nhiều khi chỉ là một ánh mắt nhìn thân thiện hay một lời khen thưởng, một lời hỏi thăm chân thành của người lãnh đạo cũng có tác dụng động viên, khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên. Bởi con người ngoài những nhu cầu thiết yếu của cuộc sống cịn có nhu cầu được tơn trọng, nhu cầu được khẳng định mình. Ơng Chiristophe Wood, Chủ tịch Cơng ty Estee Lauder Group tại Nhật Bản chia sẻ: “Chỉ cần một ánh
mắt thân thiện, một cái bắt tay nhiệt tình, những lời khuyến khích động viên của người quản lý, bạn sẽ thấy hiệu quả công việc của các nhân viên được nâng cao một cách đáng ngạc nhiên”. Khi thực hiện những nguyên tắc này, nhà lãnh đạo sẽ xây dựng được nét văn hóa ứng xử tốt đẹp trong doanh nghiệp.
Hộp 3.5. Ứng xử tốt đẹp của nhà lãnh đạo trong doanh nghiệp
Larry Fish - Chủ tịch kiêm giám đốc điều hành Tập đồn Tài chính Citizens, một cơng ty con của Tập đồn Ngân hàng Hồng gia Scotland. Mỗi sáng khi đến văn phịng, việc đầu tiên của ơng là gửi lời khen ngợi tới một số nhân viên của ngân hàng. Ông viết một bức thư ngắn cảm ơn họ hoặc chúc mừng họ đã thực hiện tốt phần việc được giao. Ơng khơng có ý định chuyển lời chúc tốt đẹp đó qua email vì so với thư tay, nó thiếu sự ấm áp, thân tình. Fish nói: “Tơi đã dành hơn nửa thời gian của mình cho nhân viên, liên kết họ với nhau bằng những sợi dây tình cảm. Nhân viên của chúng tơi làm việc vì nhiều thứ, chứ khơng chỉ để kiếm tiền. Họ làm việc bằng tấm lòng và cả trái tim”.
Việc công nhận nỗ lực của cá nhân đã góp phần biến nhân viên thành những đồng minh tốt nhất của bạn. Ngày càng nhiều công ty thưởng tiền cho nhân viên theo hiệu suất làm việc. Ví dụ, hãng hàng khơng Continental Airlines thưởng cho nhân viên những khoản tiền nhỏ nếu hàng tháng họ đáp ứng được mục tiêu đáp chuyến bay đúng giờ.
Một số công ty khác lại thưởng nhân viên bằng cách tổ chức những buổi tiệc tối và những phần thưởng ghi nhận thành tích đóng góp cho danh tiếng doanh nghiệp. Ví dụ, giải thưởng Good Citizens Recognition hàng năm nhằm tôn vinh những bộ phận và nhân viên của Johnson & Johnson đã tích cực tham gia hiến máu nhân đạo, và mua trái phiếu tiết kiệm.
Mỗi năm, FedEx trao giải thưởng nhân đạo cho các nhân viên đã “đẩy mạnh việc bảo vệ con người, đặc biệt là trong những tình huống nguy hiểm đe dọa tính mạng con người” và giải Chim ưng vàng cho những nhân viên “thể hiện thành tích phi thường hoặc hành động đột phá nâng cao dịch vụ khách hàng”.
Những ứng xử có văn hóa của nhà lãnh đạo sẽ truyền cảm hứng cho nhân viên, tạo cho nhân viên nguồn năng lượng lớn trong công việc, xây dựng và củng cố niềm tin đối với doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhà lãnh đạo vẫn cần có những quy định nghiêm khắc để nhân viên trước hết phải tn thủ, sau đó tự nguyện và nhiệt tình tham gia.
Nguyên tắc ứng xử của cấp dưới với nhà lãnh đạo:
Ứng xử của cấp dưới với nhà lãnh đạo phải được xây dựng trên những ngun tắc, đó là: hồn thành tốt nhất nhiệm vụ được giao và trở thành người hỗ trợ đắc lực cho lãnh đạo.
Trước hết, nhân viên phải thực hiện nghiêm túc các nhiệm vụ được phân cơng và hồn thành tốt công việc được giao với tinh thần trách nhiệm cao nhất. Họ cũng phải mạnh dạn thử sức với những công việc mới, thách thức để chứng tỏ khả năng của mình với nhà lãnh đạo. Sự cố gắng đó khơng phải chỉ cho doanh nghiệp, cho nhà lãnh đạo, mà trước hết là cho chính bản thân mình. Khi đó, mỗi nhân viên sẽ tự nâng giá trị cá nhân của mình lên, nhà lãnh đạo sẽ gắn kết các giá trị cá nhân đó thành giá trị chung của doanh nghiệp.
Khơng chỉ hoàn thành tốt nhất nhiệm vụ được giao, mỗi nhân viên hãy trở thành những người hỗ trợ, những nhà cố vấn hiệu quả cho cấp trên của mình. Đừng nghĩ là cấp dưới mà có tư tưởng thụ động, ỷ lại, “mặc kệ” cấp trên; ngược lại, hãy cố gắng tìm tịi, phát huy sáng kiến, mạnh dạn, chủ động đóng góp ý kiến cho cấp trên trong quá trình ra quyết định quản trị. Biết đồng hành, chia sẻ những khó khăn với cấp trên; và quan trọng hơn cả là biết tôn trọng và tin tưởng cấp trên.
Nguyên tắc ứng xử giữa các đồng nghiệp:
Muốn xây dựng văn hóa ứng xử trong doanh nghiệp bền vững, mọi thành viên phải xây dựng được mối quan hệ đồng nghiệp, xây dựng được thái độ cởi mở, chân thành và hợp tác với nhau. Mỗi cá nhân dù có mạnh đến đâu, cũng khó làm nên thành cơng nếu khơng hợp tác, giúp đỡ nhau.
Mối quan hệ đồng nghiệp xây dựng vững chắc, sẽ tạo nên sức mạnh của doanh nghiệp.
Hàng ngày, khi đến nơi làm việc, mỗi chúng ta gặp gỡ đồng nghiệp cùng làm chung một tổ chức, gặp cấp trên, cấp dưới và hình ảnh đầu tiên là những lời chào, lời thăm hỏi, những ánh mắt, nụ cười và cả những cử chỉ hành động rất riêng để tạo nên được cảm giác thoải mái, thư thái trước khi bắt đầu vào làm việc. Tuy nhiên, những cử chỉ đó chưa đủ, các thành viên trong doanh nghiệp cần chia sẻ thông tin cho nhau, thẳng thắn góp ý và tiếp nhận ý kiến phản hồi của nhau, hợp tác, phối hợp với nhau cùng thực hiện mục tiêu chung, đây chính là cơ sở để gắn kết các thành viên lại với nhau trong một nhóm, một tổ chức trong mối quan hệ tin cậy lẫn nhau, tạo nên sức mạnh nội lực của doanh nghiệp.
Hiện nay, các doanh nghiệp coi trọng tinh thần đồng đội trong cơng việc, xây dựng các nhóm làm việc (working team) để phát huy sức mạnh tập thể. Thực tế cho thấy, nếu quá chú trọng đến vai trò cá nhân, một doanh nghiệp sẽ thất bại vì mọi người chỉ quan tâm đến thành tích của riêng mình, nên cần phải biết cách cân bằng lợi ích tập thể với cá nhân và hiểu rằng: trong lợi ích tập thể có lợi ích cá nhân, lợi ích cá nhân đạt được khi có lợi ích tập thể.
Để tạo nên văn hóa ứng xử tốt đẹp trong doanh nghiệp, đối với đồng nghiệp, cần tránh những biểu hiện sau đây:
- Kỳ thị, coi thường, thiếu tôn trọng - Đối đầu, ganh đua không lành mạnh - Co mình, khép kín, khơng chia sẻ - Bảo thủ, không tiếp thu ý kiến - Đổ lỗi, đùn đẩy trách nhiệm.
Nguyên tắc ứng xử đối với công việc:
Dù là nhà lãnh đạo hay là nhân viên thì đều là phải tơn trọng cơng việc của mình, bằng tinh thần trách nhiệm với cơng việc và tích cực làm
việc. Thái độ tơn trọng với cơng việc được thể hiện ở mọi khía cạnh: tơn trọng giờ giấc làm việc, khơng lãng phí thời gian làm việc tại doanh nghiệp vào những việc riêng cá nhân; thực hiện đúng các quy định làm việc của doanh nghiệp; thực hiện công việc được giao đúng kế hoạch, tiến độ, với sự sáng tạo và nỗ lực cao nhất để đạt được kết quả cao nhất; tìm thấy niềm vui trong cơng việc; ln tìm tịi, sáng tạo và thích ứng tốt với sự thay đổi cơng việc.
Có thể nói văn hóa ứng xử trong doanh nghiệp tạo ra các quy tắc, chuẩn mực ứng xử, “lấy con người làm trung tâm”, xây dựng nét văn hóa riêng có của mỗi doanh nghiệp, làm cho các thành viên cảm nhận được tình cảm gắn bó lẫn nhau trong một gia đình lớn là doanh nghiệp, thúc đẩy tinh thần làm việc mang lại hiệu quả cơng việc cao. Văn hóa ứng xử sẽ giúp cho mỗi cá nhân hồn thiện mình hơn để hồn thành mọi nhiệm vụ được giao, tạo dựng lòng tin với lãnh đạo và đồng nghiệp, từ đó sẽ tạo nên sức mạnh chung đưa doanh nghiệp phát triển.
Hành vi ứng xử, mối quan hệ trong nội bộ, thái độ, phong cách làm việc, các sinh hoạt tập thể, nghi lễ... được thực hiện và duy trì lâu bền sẽ trở thành truyền thống, tập tục và quan niệm chung như là những chuẩn mực, bộ quy tắc ứng xử ngầm định chi phối tình cảm, hành vi, thái độ
của các thành viên trong doanh nghiệp. Các truyền thống và tập tục này cần được xây dựng cho phù hợp với các giá trị cốt lõi, nền tảng của văn hóa doanh nghiệp. Cơ chế hình thành những giá trị này có thể được minh họa qua hai ví dụ sau:
Ví dụ 1: Một doanh nghiệp muốn tất cả nhân viên của doanh nghiệp khi làm việc đều khoác áo đồng phục. Ban đầu có một số người phản đối vì cho rằng họ thấy bất tiện và khơng đẹp khi mặc đồng phục. Các biện pháp khuyến khích, ép buộc được thực hiện một cách thích hợp để tạo ra một nề nếp. Theo thời gian, việc khoác áo đồng phục dần trở thành thói quen. Cho đến khi nó trở thành phản xạ tự nhiên và mọi người cảm thấy hãnh diện khi khốc áo đồng phục. Lúc đó nét sinh hoạt này đã trở thành truyền thống, ngầm định. Các nhân viên mới vào doanh nghiệp
cũng thấy việc khoác áo đồng phục là hãnh diện thể hiện mình là một thành viên của doanh nghiệp.
Ví dụ 2: Một doanh nghiệp muốn nhân viên của mình có phong cách làm việc chuyên nghiệp, thể hiện trước hết ở chỗ phải luôn đúng giờ. Doanh nghiệp đã đưa ra một quy định về giờ giấc làm việc đó là bắt đầu làm việc buổi sáng là 7 giờ, kèm theo các chế tài nếu vi phạm. Ban đầu, một số nhân viên chấp hành đúng giờ quy định trên, một số người khác cho rằng làm việc từ 7 giờ sáng là quá sớm, là khắc nghiệt nên chưa chịu chấp nhận và họ đi muộn hơn. Các biện pháp giám sát, nhắc nhở và kỷ luật được thực hiện một cách nghiêm túc và duy trì lâu dài. Dần dần, mọi người cùng nhau thực hiện đúng giờ và trở thành thói quen hay luật bất thành văn được thừa nhận. Lúc đó, các thành viên mất đi suy nghĩ cho rằng bắt đầu làm việc từ 7 giờ là quá sớm, là khắc nghiệt, họ đến đúng giờ và tự hào rằng mình được làm việc trong một môi trường nghiêm túc. Các thành viên mới vào làm việc thấy các thành viên cũ luôn đến đúng giờ, họ hiểu một ngầm định rằng làm việc ở đây không thể đến
muộn, nếu khơng sẽ bị chính các đồng nghiệp “tẩy chay”, không chấp
nhận chứ không phải là kỷ luật của cấp trên.
Hộp 3.6. Sáu điểm nổi bật trong văn hóa ứng xử tại doanh nghiệp Nhật Bản
Khơng phải ngẫu nhiên mà văn hóa làm việc của người Nhật lại được ca tụng khắp thế giới. Chính nhờ cách làm việc chỉn chu, nghiêm túc, người Nhật đã đưa nền kinh tế của mình đứng top đầu thế giới. Điểm nổi bật trong các doanh nghiệp Nhật Bản chính là văn hóa ứng xử của họ, đó là: