Trước tiên cần phải hiểu Quản trị nhóm làm việc cũng là một hoạt động quản trị trong đó quản trị được hiểu là sự tác động của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong điều kiện biến động của môi trường với bốn chức năng quản trị cơ bản là hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm sốt. Theo đó, quản trị nhóm làm việc là quá trình thực hiện các chức năng như: (1) hoạch định nhóm làm việc, bao gồm việc xác định mục tiêu chung, lập kế hoạch cho nhóm làm việc; (2) tổ chức điều phối các nguồn lực của nhóm làm việc; (3) lãnh đạo các thành viên trong nhóm cùng hướng tới
mục tiêu chung; (4) kiểm sốt nhóm làm việc, bao gồm việc kiểm tra thường xuyên và giám sát các hoạt động của nhóm làm việc, từ đó kịp thời phát hiện và giải quyết các vấn đề phát sinh trong nội bộ nhóm làm việc và giữa nhóm làm việc với phần cịn lại của tổ chức nhằm đạt được những mục tiêu nhất định.
Như đã phân tích ở các nội dung trên, nhóm làm việc khơng chỉ đơn thuần là một tổ làm việc hay cũng không phải là một tổ chức với hệ thống thứ bậc và phân cấp quyền lực chặt chẽ. Nhóm làm việc được hoạt động theo một phương thức đặc biệt trong đó các thành viên trong nhóm làm việc có sự liên kết và hợp tác chặt chẽ với nhau, bổ sung kỹ năng cho nhau, chia sẻ kinh nghiệm và cùng nhau cam kết thực hiện mục tiêu chung. Điều này cho phép nhóm làm việc đạt được những kết quả cao hơn phép cộng làm việc riêng lẻ của từng thành viên trong nhóm. Hơn thế nữa, phương thức làm việc đặc biệt này cịn cho phép nhóm làm việc có thể thực hiện được những nhiệm vụ mà cá nhân các thành viên trong nhóm khơng thể thực hiện một cách riêng lẻ được. Chính vì vậy, các hoạt động quản trị nhóm làm việc cần hướng tới mục tiêu kết nối, thỏa mãn nhu cầu tâm lý xã hội của các thành viên trong nhóm làm cho họ ln được làm việc trong những điều kiện tốt nhất, được phát huy năng lực bản thân, được chia sẻ và hỗ trợ các kỹ năng và kinh nghiệm làm việc, từ đó đạt được năng suất và hiệu quả làm việc cao.
Căn cứ vào các đặc điểm của nhóm làm việc và tính đặc thù của phương thức làm việc theo nhóm, có thể thấy rằng quản trị nhóm làm việc tập trung vào các hoạt động chủ yếu như: xây dựng nhóm làm việc với các mục tiêu, quy định, nguyên tắc hoạt động được xác định một cách rõ ràng, thống nhất; tổ chức các mối quan hệ giao tiếp nhằm đảm bảo sự tương tác và phối hợp giữa các thành viên trong nhóm trong q trình thực hiện cơng việc; lãnh đạo các thành viên nhóm làm việc cùng hướng tới các mục tiêu chung thông qua các hoạt động huấn luyện, giải quyết xung đột và tạo động lực làm việc cho các thành viên
trong nhóm; đánh giá sự đóng góp của các thành viên trong nhóm làm việc và những kết quả đạt được của nhóm để xác định cơ chế thưởng phạt trong nhóm làm việc, từ đó có tác động thúc đẩy nhóm làm việc đạt năng suất và hiệu quả công việc một cách tốt nhất.
Như vậy, quản trị nhóm làm việc được hiểu là tổng hợp các hoạt động cơ bản bao gồm xây dựng nhóm, giao tiếp nhóm, lãnh đạo nhóm và đánh giá nhóm làm việc nhằm thực hiện mục tiêu chung đã xác định của nhóm làm việc đồng thời thỏa mãn mục tiêu của các thành viên trong nhóm làm việc.
Quản trị nhóm làm việc có vai trị quan trọng trong quá trình hình thành và vận hành của nhóm. Quản trị nhóm làm việc là một hoạt động quản trị mang tính đặc thù bởi vì ngồi mục tiêu chung cần đạt được của nhóm, nhà quản trị nhóm làm việc cần phải đảm bảo cho kết quả chung của nhóm cao hơn phép cộng kết quả của các cá nhân riêng lẻ. Quản trị nhóm làm việc có vai trị quan trọng trong một tổ chức mà nhóm được thành lập và đi vào hoạt động.
Đối với tổ chức, quản trị nhóm làm việc góp phần thực hiện mục
tiêu chung của tổ chức bởi vì mục tiêu và nhiệm vụ của nhóm khơng tách rời với mục tiêu của tổ chức. Nhóm làm việc là nhân tố cấu thành nên tổ chức. Do vậy, quản trị nhóm làm việc một cách hiệu quả sẽ làm cho nhóm làm việc trở nên linh hoạt hơn, từ đó giúp cho tổ chức có thể dễ dàng đối phó với những thay đổi do mơi trường kinh doanh gây ra.
Đối với bản thân nhóm, quản trị nhóm quyết định đến sự tồn tại
hay phát triển của nhóm. Nếu khơng có hoạt động quản trị, nhóm làm việc sẽ trở nên hỗn loạn, các thành viên trong nhóm không thể tự giao nhiệm vụ và giao tiếp với nhau một cách tốt nhất trên tinh thần hỗ trợ nhau cùng làm việc để đạt được kết quả chung. Quản trị nhóm làm việc cho phép sử dụng các nguồn lực trong nhóm một cách tối ưu nhằm tạo ra sự cộng hưởng trong quá trình phối hợp cơng việc giữa các thành viên để đạt kết quả cao.
Đối với các thành viên trong nhóm làm việc, quản trị nhóm làm
việc tạo ra sự gắn kết giữa các thành viên thơng qua q trình giao tiếp nhóm, tạo động lực làm việc cho các thành viên trên cơ sở thỏa mãn các nhu cầu tâm lý - xã hội của các thành viên trong nhóm. Trong q trình làm việc cùng nhau, các thành viên được phát triển các mối quan hệ xã hội giúp họ gắn kết chặt chẽ với nhau hơn để duy trì hoạt động của nhóm. Ngồi ra, quản trị nhóm giúp các thành viên trong nhóm làm việc có cơ hội được chia sẻ kỹ năng và kinh nghiệm làm việc, từ đó phát huy năng lực bản thân để làm việc năng suất và hiệu quả hơn.
Với những vai trò như trên, có thể thấy quản trị nhóm làm việc là hoạt động khơng thể thiếu được đối với nhóm làm việc nói riêng và tổ chức nói chung nếu như nhóm làm việc và tổ chức đó muốn đạt được thành tích cao. Tuy nhiên, quản trị nhóm làm việc khơng phải là một hoạt động đơn giản mà bất kỳ nhà quản trị tổ chức nào cũng có thể thực hiện tốt được. Hộp 1.1 trình bày một số khó khăn, sai lầm mà các nhà quản trị có thể gặp phải, từ đó làm cho nhóm có thể trở nên hoạt động kém hiệu quả.
Theo Dyer và các cộng sự (2007), nhóm khơng hiệu quả thường có những biểu hiện sau:
1. Giảm hiệu suất làm việc;
2. Các thành viên nhóm phàn nàn ngày càng tăng;
3. Xuất hiện những xung đột phi sản xuất giữa các thành viên; 4. Các mối quan hệ, vai trò và bổn phận của thành viên rối loạn; 5. Các quyết định bị hiểu sai hoặc không được đưa ra;
6. Thiếu sự liên kết giữa các thành viên;
7. Thiếu sáng kiến, sáng tạo hoặc giải quyết vấn đề kém hiệu quả; 8. Các cuộc họp khơng hiệu quả và ít thành viên tham gia;
Hộp 1.1: 20 vấn đề thường gặp trong quản trị nhóm
1. Xác định chưa rõ các nhiệm vụ và hoạt động của nhóm; 2. Quy trình làm việc quá phức tạp, quá nhiều thủ tục rườm rà; 3. Khơng có hoặc rất ít sử dụng các cơng cụ đánh giá;
4. Khơng có các chỉ tiêu hoặc dự tốn nguồn lực tin cậy; 5. Khơng có quy tắc, quy định làm việc một cách chính thức; 6. Quản lý thời gian kém;
7. Các cuộc họp khơng có mục đích, q nhiều, q lâu; 8. Các cá nhân xuyên tạc thực tế;
9. Nhà quản trị xa rời thực tế; 10. Khơng có tiếng nói chung;
11. Khơng nắm bắt rõ ràng mục tiêu và triển vọng của các thành viên; 12. Không quan tâm giải quyết xung đột hoặc giải quyết xung đột
không phù hợp;
13. Thái độ, quan điểm thiếu công bằng, gây bè phái;
14. Khơng quan tâm rà sốt những thành công/tồn tại, những trục trặc trong tổ chức;
15. Thiếu sự tham gia của các thành viên trong quá trình ra quyết định; 16. Giám sát khơng phù hợp, ít sát sao trong cơng việc;
17. Sự phân quyền không hợp lý, không phù hợp hoặc thiếu kiểm sốt;
18. Khơng có mục tiêu rõ ràng và mang tính động viên;
19. Khơng đánh giá kết quả cá nhân và nhóm hoặc đánh giá không phù hợp;
20. Thiếu thông tin phản hồi về các nỗ lực và kết quả làm việc của các thành viên.
Theo Henry Ranchon (2005) trong cuốn sách Construire votre management d’équipe, NXB ESF
Bên cạnh đó, nhóm làm việc hiệu quả thường có một số đặc điểm nổi bật như sau:
1. Có định hướng mục tiêu rõ ràng: Nhóm cần có mục tiêu để tập trung nỗ lực và đánh giá hiệu suất công việc.
2. Lãnh đạo tốt: Nhà quản trị nhóm là rất cần thiết để giúp quản lý các mối quan hệ trong và ngồi nhóm, và định hướng nhóm hướng tới mục tiêu của họ.
3. Các nhiệm vụ phải phù hợp với làm việc nhóm: Các nhiệm vụ phức tạp, quan trọng và thử thách đòi hỏi sự nỗ lực của các thành viên trong nhóm, và các nhiệm vụ khơng nên được thực hiện bởi một người. 4. Được hỗ trợ của tổ chức: Quản lý, hệ thống tổ chức và văn hóa tổ chức phải hỗ trợ cho việc sử dụng của nhóm. Đủ nguồn lực cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ, gồm vật chất, việc đào tạo và nhân sự.
5. Môi trường hỗ trợ: Tổ chức phụ trách nhóm phải phân bổ đầy đủ quyền hạn và quyền lực để cho phép các thành viên nhóm đưa ra và thực hiện các quyết định.
6. Đánh giá và phần thưởng: Nhóm cần tiêu chuẩn cơng bằng và khách quan để đánh giá, đánh giá hiệu suất thực hiện của các thành viên nhóm nên có liên quan đến đóng góp của nhóm, và các thành viên nên được khen thưởng khi nhóm của họ thành công.
7. Các mối quan hệ xã hội: Nhóm cần huấn luyện các kỹ năng xã hội để họ có thể giải quyết xung đột và trách nhiệm trong nội bộ một cách thuận lợi.
Tóm lại một nhóm làm việc hiệu quả thì cần phải xác định rõ mục tiêu của nhóm, các thành viên phải ln hướng tới mục tiêu chung của nhóm, phải tham gia hoạt động của nhóm và đều được hưởng lợi từ kết quả của nhóm, có mơi trường khuyến khích hoạt động của nhóm và mục tiêu nhóm phù hợp với mục tiêu của tổ chức.
Các thành viên nhóm phải phục vụ mục tiêu của tổ chức, có ý thức trách nhiệm với nhiệm vụ của mình. Các thành viên phải tương tác cùng
nhau, trao đổi với nhau nhằm tạo ra lợi ích cao nhất. Các thành viên đều được lợi từ kết quả nhóm, điều này sẽ thúc đẩy tinh thần, động lực của các thành viên. Từ đó mà làm tăng tính hiệu quả của nhóm lên. Tính hiệu quả hoạt động của nhóm cũng khơng thể đạt được nếu như thiếu sự ủng hộ, hỗ trợ về nguồn lực cho nhóm. Và cuối cùng mục tiêu của nhóm phải phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Nếu khơng phù hợp thì khơng tồn tại nhóm và cũng khơng có hiệu quả làm việc nhóm.