GIAO TIẾP TRONG NHÓM LÀM VIỆC
3.1.1. Khái niệm, bản chất và chức năng của giao tiếp nhóm làm việc
Hiệu quả hoạt động của nhóm làm việc chịu tác động của rất nhiều nhân tố và quá trình thực hiện các nội dung quản trị nhóm, trong đó có nội dung “Giao tiếp trong nhóm làm việc”. Vậy hiểu thế nào là giao tiếp trong nhóm làm việc, vai trị và các hình thức giao tiếp trong nhóm làm việc cụ thể ra sao, những yếu tố nào ảnh hưởng đến quá trình giao tiếp trong nhóm làm việc, những kỹ năng cơ bản nhà quản trị nhóm và các thành viên nhóm cần chú ý sử dụng để đảm bảo sự thành cơng và tính hiệu quả của giao tiếp trong nhóm làm việc; đó chính là những kiến thức cơ bản mà người học có thể tìm hiểu trong chương 3.
3.1. Khái niệm và tầm quan trọng của giao tiếp trong nhóm làm việc làm việc
3.1.1. Khái niệm, bản chất và chức năng của giao tiếp nhóm làm việc làm việc
* Khái niệm giao tiếp nhóm làm việc
Có thể thấy rằng hiện tượng giao tiếp khơng chỉ có ở xã hội lồi người, mà cịn tồn tại khách quan, xuất hiện ở mn lồi trên thế gian. Trong cuộc sống con người, giao tiếp diễn ra hàng ngày. Giao tiếp là cơ sở để tạo lập mối quan hệ giữa con người với con người và liên kết hoạt động trong một tổ chức. Qua giao tiếp, con người hiểu nhau hơn thông qua việc chia sẻ những hiểu biết, ý tưởng, tình cảm, kinh nghiệm,… (được gọi chung là thơng tin).
Có nhiều cách hiểu khác nhau về “giao tiếp”, chẳng hạn như: - Giao tiếp là việc truyền tải các ý tưởng giữa người này với người khác;
- Giao tiếp là sự chia sẻ thông tin và tạo dựng quan hệ;
- Giao tiếp là việc truyền đạt hướng dẫn, chỉ dẫn giữa người này và người khác có dẫn đến hành động;
- …
Ở góc độ một tổ chức, giao tiếp được hiểu là hành động xác lập mối quan hệ và sự tiếp xúc giữa con người với con người, nhằm thoả mãn nhu cầu nhất định về thông tin. Trên cơ sở thu - nhận thông tin, hai bên giao tiếp sẽ xây dựng, điều chỉnh mục tiêu, hành vi qua sự tương tác lẫn nhau để cùng hiểu biết về một tình huống, hướng đến tạo lập tiếng nói chung, từ đó thu được lợi ích nhiều nhất có thể cho bên trong quan hệ giao tiếp.
Ngồi mục đích chia sẻ thơng tin và tạo dựng quan hệ, giao tiếp còn là quá trình giao lưu tình cảm, tư tưởng để phát triển và hoàn chỉnh nhân cách con người. Do vậy, có thể hiểu giao tiếp là hoạt động xác lập và vận hành các mối quan hệ và liên hệ giữa người với người trong xã hội, nhờ đó con người mới có thể thực hiện các hoạt động nhằm cải biến hiện thực khách quan xung quanh hoặc chính bản thân, qua đó thỏa mãn các nhu cầu cá nhân.
Hay nói cách khác, giao tiếp là hình thức đặc trưng cho mối quan hệ giữa con người với con người mà qua đó nảy sinh sự tiếp xúc tâm lý và được biểu hiện ở q trình thơng tin, hiểu biết, ảnh hưởng và tác động qua lại lẫn nhau.
Mặc dù có rất nhiều quan niệm khác nhau về giao tiếp trong xã hội nói chung và giao tiếp giữa các thành viên trong tổ chức nói riêng nhưng những quan niệm này đều có chung một cách hiểu rằng giao tiếp là quá trình chuyển giao, tiếp nhận và xử lý thông tin giữa người này với người khác.
Từ khái niệm chung về giao tiếp như trên, xem xét trong phạm vi hẹp là nhóm làm việc, có thể hiểu giao tiếp trong nhóm làm việc là q
trình chuyển giao, tiếp nhận và xử lý thông tin giữa các thành viên trong nhóm làm việc để đạt được mục tiêu chung của nhóm.
* Bản chất của giao tiếp nhóm làm việc
Giao tiếp là một q trình truyền đi một thơng điệp. Nó bao gồm một người gửi và một hay nhiều người nhận. Thông điệp là ý tưởng đã được mã hố để người phát và người nhận có thể giao tiếp với nhau.
Giao tiếp là một quá trình dựa trên sự trao đổi giữa hai hay nhiều người sử dụng một mã cử chỉ, từ ngữ để có thể hiểu được một thơng tin chính thức hay phi chính thức được chuyển từ người phát tin đến người nhận tin. Giao tiếp là một tập hợp các hoạt động trước hết nhằm thực hiện sự kết nối quan hệ giữa các cá nhân với nhau. Vì vậy, mọi sự giao tiếp đều chứa thơng tin và nó thường làm cho thông tin được chuyển theo hai chiều:
- Một thông điệp được chuyển tải hoặc chia sẻ giữa hai hay nhiều người.
- Số lượng người tham gia và chia sẻ thông tin tùy thuộc vào nội dung, nhu cầu của người nhận tin. Có những loại thơng tin trong giao tiếp chứa đựng thông tin của 1 cá nhân, có những loại thơng tin nội dung của nó chứa đựng liên quan đến sự quan tâm của nhiều người.
- Giao tiếp là một cuộc đối thoại hai chiều, quá trình đối thoại làm thay đổi cả người gửi lẫn người nhận (tức là có sự chia sẻ thơng tin, hai bên điều chỉnh mục tiêu, điều chỉnh hành vi qua sự tác động lẫn nhau để cùng hiểu biết về tình huống, có cùng tiếng nói, đem lại lợi ích nhiều nhất có thể).
Như vậy, bản chất của giao tiếp nói chung là một quá trình truyền tải một thơng điệp từ một người gửi đến một hay nhiều người nhận trong một mơi trường nhất định. Tuy nhiên trong nhóm làm việc, các thành viên trong nhóm có sự tương tác và hỗ trợ lẫn nhau. Do vậy, bản
chất của giao tiếp nhóm làm việc là q trình truyền tải thơng tin và phản hồi giữa các thành viên trong mơi trường làm việc nhóm.
* Chức năng của giao tiếp nhóm làm việc
- Chức năng thơng tin liên lạc:
Chức năng này bao qt tất cả các q trình truyền và nhận thơng tin giữa các thành viên trong nhóm. Q trình truyền tin được phát huy đến tối đa tác dụng của nó và kết quả là mỗi thành viên/nhà quản trị nhóm có khả năng truyền đi bất cứ thơng tin, tín hiệu gì mình muốn. Chức năng này thể hiện ở cả chủ thể giao tiếp và đối tượng giao tiếp, nhằm thoả mãn nhu cầu nào đó như nhu cầu truyền tin, nhu cầu tình cảm, nhu cầu tiếp xúc, giải trí…
- Chức năng điều khiển hành vi:
Thông qua giao tiếp, cá nhân khơng chỉ có khả năng điều chỉnh hành vi của mình mà cịn có thể điều chỉnh hành vi của người khác trong nhóm làm việc. Chức năng này chỉ có ở người với sự tham gia của q trình nhận thức, của ý chí và tình cảm. Khi tiếp xúc, trao đổi thông tin với nhau, các chủ thể giao tiếp đã hoặc đang ý thức được mục đích, nội dung giao tiếp, thậm chí cịn có thể dự đốn được kết quả đạt được sau quá trình giao tiếp. Nhằm đạt được mục đích mong muốn, các chủ thể thường linh hoạt tuỳ theo tình huống thời cơ mà lựa chọn, thay đổi cách thức hoặc phương hướng, phương tiện giao tiếp sao cho phù hợp. Chức năng này thể hiện khả năng thích nghi lẫn nhau của các chủ thể giao tiếp, ngồi ra nó cịn thể hiện tính mềm dẻo, linh hoạt của các phẩm chất tâm lý cá nhân trong giao tiếp.
- Chức năng điều khiển cảm xúc:
Chức năng này có liên quan đến lĩnh vực cảm xúc của con người. Trong q trình giao tiếp nói chung, giao tiếp nhóm làm việc nói riêng, khơng chỉ xảy ra các q trình truyền tin hay các tác động điều chỉnh, mà còn xuất hiện các trạng thái cảm xúc của những người tham gia. Qua quan sát thực tế cuộc sống, ta thấy giao tiếp thường nảy sinh trong chính những thời điểm mà người ta muốn thay đổi trạng thái cảm xúc của mình.