XÂY DỰNG NHÓM LÀM VIỆC
2.4.1. Phân công công việc cho các thành viên nhóm
Làm việc nhóm là phương thức làm việc trong đó các thành viên mang tính hợp tác cao, đều chia sẻ và cam kết thực hiện các mục tiêu chung của nhóm, kết quả cơng việc của từng người phụ thuộc và có sự ảnh hưởng lẫn nhau. Bởi vậy, mỗi người vẫn phải được phân công
nhiệm vụ rõ ràng và chịu trách nhiệm trước nhà quản trị nhóm, cũng như cả nhóm về tiến độ, chất lượng công việc được giao.
Nhà quản trị nhóm là người phân công công việc, nghĩa là giao cho thành viên nhóm trách nhiệm và quyền hạn để thực hiện công việc. Song song với phân công cơng việc, nhà quản trị nhóm cần cung cấp những phương tiện, nguồn lực cần thiết và quyền tự quyết nhất định phần việc của nhóm viên. Các thành viên sẽ thể hiện sự nhiệt tình, hăng hái với cơng việc hơn khi cảm thấy được tự chủ nhiều hơn trong điều kiện thuận lợi, được hỗ trợ và phù hợp với bản thân.
Nguyên tắc trong phân công công việc:
Đúng người, đúng việc, đúng năng lực, đúng thời điểm. Rõ ràng, công khai, minh bạch.
Công bằng, hợp lý.
Có kiểm tra, giám sát và phản hồi kết quả.
Mỗi nhiệm vụ cần giao cho thành viên cụ thể hoàn toàn chịu trách nhiệm về cơng việc đó. Nhà quản trị nhóm cần phải hiểu rõ những ưu, nhược điểm, đánh giá được kiến thức, kỹ năng, phẩm chất của mỗi thành viên; từ đó có thể đảm bảo nhiệm vụ được giao cho thành viên là phù hợp và có tính khả thi cao nhất. Nhà quản trị nhóm cũng cần rà sốt lại xem có thành viên nào trong tình trạng q tải cơng việc hay có thành viên nào khơng được giao đủ việc không. Cần đảm bảo rằng những đóng góp và quyền lợi là công bằng giữa các thành viên. Sự công bằng sẽ mang lại cảm giác an tâm, tin tưởng và thúc đẩy hiệu quả công việc của mỗi thành viên nói riêng và cả nhóm nói chung.
Khi lựa chọn và phân công công việc cho các thành viên trong nhóm, bên cạnh những căn cứ về kiến thức, kỹ năng, phẩm chất cần thiết, người lãnh đạo cần xem xét cả xu hướng hành vi của mỗi cá nhân. Bởi dù là nhóm thành lập sẵn hay được lựa chọn thành viên, trong nhóm thường hình thành một cách tự nhiên sự phân chia vai trò giữa các thành viên dựa trên đặc điểm hành vi của mỗi người.
Mơ hình về lý thuyết hành vi chỉ ra rằng: một nhóm hiệu quả không hẳn bao gồm những người giống nhau. Trái lại, nhóm hiệu quả được tạo nên từ sự đóng góp đa dạng của các cá nhân theo những cách khác nhau nhưng lại bổ sung cho nhau. Theo Meredith Belbin (1981), có 9 vai trò mà các thành viên trong nhóm thành cơng cần phải đảm nhận. Thơng thường trong nhóm, mỗi thành viên có thể đảm nhận hai hoặc ba vai trò mà họ cảm thấy phù hợp và thoải mái nhất; một số ít có thể điều chỉnh để đảm nhận những vai trò khác nếu cần thiết; và cuối cùng là số cịn lại hồn tồn khơng chấp nhận điều chỉnh. 9 loại vai trị của thành viên nhóm bao gồm:
1. Vai trị thi hành cơng việc
Vai trị trong nhóm: Đưa kế hoạch và ý tưởng thành từng công
việc dễ thực hiện. Người đảm nhận vai trò này là những nhà tổ chức thực tế.
Phong cách làm việc: Nghiêm túc, kỷ luật, ngăn nắp, định hướng
công việc.
Nhận diện: Sử dụng cách tiếp cận khuôn mẫu, là những nhân viên
làm việc chăm chỉ có tư duy hệ thống, những người chuyên nghiệp với cái nhìn thực tế ln tập trung vào câu hỏi: có hiệu quả hay khơng?
Hạn chế có thể chấp nhận được: Họ khơng linh hoạt và không dễ
tiếp thu với sự đổi mới, cải tiến 2. Vai trị tìm kiếm giải pháp
Vai trị trong nhóm: Phát triển và nắm giữ vơ số thơng tin liên lạc
trong và ngồi nhóm. Người đảm nhận vai trò này đem đến những cơ hội và ý tưởng mới cho nhóm.
Phong cách làm việc: Yêu thích cải tiến, giao tiếp với mọi người,
họ ưa chuộng sự đa dạng, ln tị mị với những khả năng mới.
Nhận diện: Nhiệt tình, tinh thần mạo hiểm cao, hướng ngoại, vui
Hạn chế có thể chấp nhận được: Họ có thể trở nên bất cần khi
khơng cịn cảm thấy mới lạ nữa, đôi khi không thực tế và quá nhiệt tình khiến họ dễ dàng bị phân tâm và không thể kết thúc những việc mình bắt đầu.
3. Vai trị kiến tạo
Vai trị trong nhóm: Tìm cách giải quyết các vấn đề khó khăn,
mang tính thách thức cho nhóm. Người đảm nhận vai trị này thường có cách suy nghĩ sáng tạo nhất nhóm. Họ u thích những thách thức trí tuệ.
Phong cách làm việc: Sáng tạo, yên tĩnh, họ cần có khơng gian
riêng và được công nhận.
Nhận diện: Họ là tuýp người hướng nội, cần có khơng gian để
tưởng tượng về những cách giải quyết mới lạ và kinh ngạc cho các vấn đề phức tạp.
Hạn chế có thể chấp nhận được: Họ thích nghĩ hơn là thực sự bắt
tay vào công việc nên đôi khi trở nên quá mơ mộng. 4. Vai trị phân tích - đánh giá
Vai trị trong nhóm: Phân tích các vấn đề, tình huống trong nhóm
cho đến khi nào hoàn toàn hiểu được cặn kẽ. Người đảm nhận vai trị này thường có những nhận định chính xác cũng như có được cái nhìn chiến lược và quan trọng.
Phong cách làm việc: Họ thích phân tích, lập luận, tìm hiểu.
Nhận diện: Đặt nhiều câu hỏi để tìm hiểu, nhìn nhận tồn diện và
khám phá ra những nguyên nhân hợp lý.
Hạn chế có thể chấp nhận được: Họ rất lý trí và mất nhiều thời
gian để phân tích tìm hiểu, thường quan trọng hóa vấn đề, thiếu cảm thơng và xa cách.
5. Vai trị định hướng
Vai trị trong nhóm: đảm bảo các kỳ hạn đều đúng hẹn và các mục
thúc đẩy cả nhóm tiến về phía trước, vượt qua chướng ngại và xử lý mâu thuẫn một cách dễ dàng.
Phong cách làm việc: Muốn được nhìn thấy kết quả, họ ln có
một sự hối thúc mạnh mẽ để cả nhóm cùng làm việc, tìm kiếm thách thức và làm mọi thứ hoạt động
Nhận diện: Được dẫn dắt bởi đam mê và tinh thần tràn đầy nhiệt
huyết, họ yêu thích thi đua, áp lực và chiến thắng.
Hạn chế có thể chấp nhận được: Thường không kiên nhẫn và phản
ứng giận dữ hoặc thất vọng với những người ít tham vọng hoặc thiếu cố gắng hơn mình.
6. Vai trò điều phối
Vai trị trong nhóm: Theo dõi các quy trình, giúp các thành viên
làm rõ dự định và tóm tắt những gì mọi người cần làm. Người đảm nhận vai trò này thường rất giỏi trong việc nhận ra nhân tài cũng như nhà quản lý nhóm.
Phong cách làm việc: Họ thích các thủ tục, quy trình, quyết định,
đặt ra mục tiêu và làm việc cùng nhau.
Nhận diện: Bình tĩnh, kiên nhẫn, chủ động và cởi mở, họ làm rõ
các mục tiêu và điều hành các buổi thảo luận.
Hạn chế có thể chấp nhận được: Thường có khuynh hướng thao
túng người khác và giao việc dễ dàng nên thỉnh thoảng họ để quá nhiều việc cho người khác.
7. Vai trị kiểm sốt chất lượng
Vai trị trong nhóm: Phân tích rủi ro cũng như nhìn trước được
những vấn đề có khả năng phát sinh nhằm kiểm soát chất lượng và đảm bảo an toàn tốt nhất.
Phong cách làm việc: Rất tỉ mỉ và chi tiết, họ có khuynh hướng
Nhận diện: Hay căng thẳng và lo lắng thái quá, yêu thích sự
chính xác.
Hạn chế có thể chấp nhận được: Khó có thể giao việc cho người
khác.
8. Vai trò hòa giải
Vai trị trong nhóm: Tập trung trong việc tạo khơng khí thoải mái,
đồn kết giữa các thành viên trong nhóm. Người đảm nhận vai trị này rất hữu ích và là thành viên nhạy cảm nhất trong nhóm.
Phong cách làm việc: u thích sự cân bằng và hịa hợp, gần gũi
với người khác.
Nhận diện: Hòa đồng, hướng đến con người, cởi mở, nhạy cảm,
vui vẻ.
Hạn chế có thể chấp nhận được: Họ tránh xung động, bất đồng và
rất do dự.
9. Vai trò chuyên gia, cố vấn
Vai trị trong nhóm: Cố vấn với vốn kiến thức và kỹ năng về lĩnh
vực riêng biệt vô cùng lớn.
Phong cách làm việc: Họ thích làm việc độc lập và có cơ hội trình
bày những hiểu biết sâu rộng của mình. Họ cũng là những chuyên gia tận tâm và tập trung vào công việc.
Nhận diện: Ít nói, khơng phải là một người độc tấu giỏi, thường
đưa ra lời khuyên, tư vấn về những vấn đề chuyên sâu.
Hạn chế có thể chấp nhận được: Thường có khuynh hướng tách
biệt và thiếu tương tác xã hội.
Ngoài ra, cần phải lưu ý rằng, quá trình phân công công việc thường gắn liền với quá trình lập kế hoạch triển khai thực hiện các nhiệm vụ và mục tiêu chung của nhóm. Trên cơ sở phân chia các nhiệm vụ của nhóm thành các giai đoạn và cơng việc nhỏ hơn, nhóm trưởng sẽ cùng cả nhóm lập kế hoạch triển khai, đồng thời phân cơng
nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên. Việc lập kế hoạch sẽ giúp cụ thể hóa mục tiêu lớn thành các mục tiêu về nguồn lực, phương pháp, thời gian tiến hành, yêu cầu công việc...