GIAO TIẾP TRONG NHÓM LÀM VIỆC
3.2.1. Các hình thức giao tiếp nhóm làm việc
Tùy các hướng nghiên cứu giao tiếp khác nhau, có thể có những cách phân loại giao tiếp khác nhau. Trong giao tiếp nhóm làm việc cũng có đầy đủ các hình thức giao tiếp như các trường hợp giao tiếp khác.
Căn cứ vào tính chất trực tiếp hay gián tiếp của quá trình giao tiếp
- Giao tiếp trực tiếp: Là sự tiếp xúc, trao đổi giữa các chủ thể giao tiếp, được thực hiện trong cùng một khoảng không gian và thời gian
nhất định - giao tiếp trực tiếp cịn gọi là đàm thoại. Có hai hình thức giao tiếp trực tiếp là đối thoại và độc thoại. Đối thoại là loại giao tiếp
có tính chất trao đổi thơng tin từ cả hai phía chủ thể và đối tượng, được thể hiện qua các hình thức như trị chuyện, phỏng vấn, bàn luận… Trong đối thoại ln có sự thay đổi vị trí người nói, nhờ đó hai bên hiểu được đối tượng của mình, kịp thời điều chỉnh hành vi, cử chỉ, cách nói cho phù hợp. Độc thoại là loại giao tiếp trong đó chỉ có người nói, mà khơng có sự đáp lại của các đối tượng trong giao tiếp như diễn thuyết, nghe giảng. Độc thoại địi hỏi người nói phải có trình độ hiểu biết về vấn đề trình bày, phải có khả năng biểu cảm tốt và phải nắm vững các yếu tố làm nên hiệu quả của giao tiếp.
- Giao tiếp gián tiếp: Là giao tiếp được thực hiện qua các phương tiện trung gian như điện thoại, thư tín, sách báo, tivi… Ưu điểm của giao tiếp gián tiếp là tính nhanh chóng, thuận lợi hơn so với giao tiếp trực tiếp. Tuy vậy nó có một số hạn chế như phải phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác, kém sinh động, kém hiệu quả hơn. Trong loại giao tiếp này, hình thức giao tiếp phi ngơn ngữ khơng đóng vai trị quan trọng.
Căn cứ vào mục đích giao tiếp
- Giao tiếp chính thức: Là giao tiếp giữa các cá nhân đại diện cho nhóm, hoặc giữa các nhóm mang tính hình thức, được thực hiện theo các lễ nghi nhất định, được quy định bởi các nhóm chuẩn mực xã hội hoặc pháp luật. Trong giao tiếp chính thức, nội dung thông báo rõ ràng, khúc chiết, ngơn ngữ đóng vai trị chủ đạo, thể hiện ở hình thức hội họp, bàn luận, ký kết… Giao tiếp chính thức nhằm giải quyết những vấn đề cụ thể, mang tính thiết thực. Ví dụ: Các cuộc thăm viếng chính thức của những nguyên thủ Quốc gia, cuộc họp chính thức của hội đồng quản trị một công ty…
- Giao tiếp khơng chính thức: Là giao tiếp khơng mang tính hình thức, khơng có sự quy định về lễ nghi. Các hình thức giao tiếp cũng như cách phục trang, địa điểm, hồn cảnh giao tiếp… thường khơng bị lệ thuộc, khơng gị bó. Đó là giao tiếp giữa các cá nhân hoặc nhóm mang tính chất cá nhân, khơng đại diện cho ai hay tổ chức, nhóm nào cả. Mục đích giao tiếp thường nhằm làm thoả mãn nhu cầu tiếp xúc,
giải trí… nên bầu khơng khí giao tiếp mang tính chất thân mật, gần gũi, hiểu biết lẫn nhau.
Căn cứ vào phương tiện giao tiếp
Giao tiếp ngôn ngữ
Giao tiếp ngôn ngữ là sự giao tiếp được tiến hành thơng qua lời nói và chữ viết. Đây là hình thức giao tiếp đặc trưng cơ bản nhất trong hệ thống giao tiếp xã hội bởi nó có những chức năng: chức năng thông báo, chức năng diễn cảm và chức năng tác động.
Giao tiếp ngơn ngữ có thể được biểu hiện qua nhiều hình thức. Trong giao tiếp, tuỳ vào đối tượng, mục đích, hồn cảnh… mà người ta sử dụng các hình thức biểu đạt ngôn ngữ khác nhau. Cùng một ngôn ngữ nhưng mỗi dân tộc, cộng đồng khác nhau lại có những hình thức biểu đạt ngơn ngữ khác nhau bởi nó phản ánh thái độ, khía cạnh tâm lý xã hội của ứng xử ngôn ngữ trong giao tiếp. Do vậy, trong q trình giao tiếp, ngồi các quy tắc sử dụng ngôn ngữ của mỗi dân tộc, mỗi cộng đồng, đối tượng giao tiếp cịn phải tìm hiểu cách diễn đạt ngôn ngữ của mỗi nền văn hóa đặc trưng cho dân tộc hay cộng đồng đó thông qua những thoả thuận ngầm về các quy tắc ứng xử của nền văn hố đó.
Việc sử dụng ngôn ngữ trong giao tiếp còn phụ thuộc vào hoàn cảnh giao tiếp, chủ thể và đối tượng giao tiếp cũng như mối quan hệ giữa họ.
Tin đồn là một phương thức giao tiếp ngôn ngữ phổ biến trong đời sống hàng ngày và trong các tổ chức. Khi thông tin được truyền miệng từ người này sang người khác, các chi tiết bị quên lãng hoặc bị nhớ thiếu chính xác, các ngơn ngữ bị thay thế khi kể truyền tiếp, nội dung và cách hiểu câu chuyện phụ thuộc nhiều vào đặc điểm cá nhân mỗi người… vì thế tin đồn thường bị méo mó sai lệch, thiếu chính xác.
Qua việc phân tích như trên, ta nhận thấy trong giao tiếp ngôn ngữ gặp phải một số hạn chế do cả nguyên nhân khách quan và nguyên nhân chủ quan.
- Nguyên nhân chủ quan:
+ Giữa các chủ thể và đối tượng giao tiếp đã không thể tạo ra được điểm tương đồng do không xác định được những chuẩn mực ứng xử cá nhân hoặc do những ức chế tích dồn ở các cá nhân trong quá trình giao tiếp. Kết thúc dễ dẫn đến va chạm, xung đột.
+ Quá trình giao tiếp phân chia làm hai cực, mỗi bên - chủ thể và đối tượng giao tiếp - bảo vệ ý kiến riêng của mình, khơng có sự chấp nhận, dung hồ… Kết cục là khơng đem lại kết quả như mỗi bên mong muốn.
+ Khi một bên đối thoại có những biểu hiện nổi loạn tâm lý, tư duy “khơng bình thường”.
- Nguyên nhân khách quan:
+ Do sự khác nhau về phong tục tập qn, ngơn ngữ, trình độ phát triển về văn hoá - xã hội ở các địa phương, các dân tộc và các quốc gia khác nhau.
+ Môi trường giao tiếp: Tiếng ồn, nhiệt độ…
Giao tiếp phi ngôn ngữ
Giao tiếp phi ngôn ngữ ra đời trước giao tiếp ngơn ngữ, có cội nguồn sinh học dựa trên cơ sở hành vi bản năng gắn liền với q trình tiến hố, di truyền từ thế giới động vật. Trong giao tiếp phi ngôn ngữ, khơng phải lúc nào cũng có sự tham gia của ý thức, vì thế nên qua hình thức giao tiếp này người ta thường bộc lộ chân thật các cảm nghĩ, thái độ, ý kiến… của mình, tuy nhiên lại không dễ hiểu được chúng. Theo Dwyer (2003), giao tiếp phi ngơn ngữ có thể là các chuyển động thân thể (hành vi thân thể); các đặc tính thể chất; hành vi đụng chạm; các phẩm chất ngôn thanh (cận ngơn ngữ); khơng gian (Tính cận kề); Các xúc tác và môi trường. Giao tiếp phi ngơn ngữ là hình thức bổ trợ đắc lực cho giao tiếp ngơn ngữ, đơi khi tính chính xác cịn cao hơn giao tiếp ngôn ngữ và nhiều khi có thể thay thế cho giao tiếp ngơn ngữ.
Giao tiếp phi ngơn ngữ có hai chức năng cơ bản đó là:
- Chức năng biểu hiện trạng thái cảm xúc nhất thời: Thông qua nét mặt, điệu bộ, giọng nói… chủ thể giao tiếp biểu hiện các tâm tư, sắc thái trạng thái cảm xúc khác nhau, các trạng thái cảm xúc này lan truyền sang đối tượng giao tiếp, làm ảnh hưởng rất lớn đến đối tượng giao tiếp.
- Chức năng biểu hiện các đặc trưng cá nhân: Thông qua “ngôn ngữ cơ thể” như cử chỉ, ánh mắt, giọng nói, điệu bộ, trang phục… một cách vơ tình hay hữu ý, chủ thể giao tiếp nhận biết được đối tượng giao tiếp của mình là ai, tính cách như thế nào, trình độ văn hóa, nghề nghiệp, địa vị xã hội… của họ ra sao.
Giao tiếp phi ngôn ngữ được phân thành hai loại: có chủ định và khơng chủ định.
Giao tiếp phi ngôn ngữ không chủ định là những biểu hiện mang tính bản năng của các hành vi, tư thế, nét mặt… xuất hiện theo phản xạ, tự động; diễn ra khơng có sự kiểm sốt của ý thức. Đó là những biểu hiện của hành vi vô thức. Giao tiếp phi ngôn ngữ không chủ định thường xuất hiện ở trẻ em, những người văn hoá thấp…
Giao tiếp phi ngơn ngữ có chủ định: Đó là những biểu hiện của các hành vi, cử chỉ, các biểu cảm nét mặt có ý thức, có mục đích với sự cố gắng của ý chí. Giao tiếp phi ngơn ngữ có chủ định thường diễn ra ở những người có trình độ văn hố cao, những người cao tuổi giàu kinh nghiệm…
Các kênh của giao tiếp phi ngơn ngữ gồm có: tư thế, giọng nói, âm thanh… Tất cả các yếu tố này đều có ảnh hưởng lớn trong quá trình giao tiếp.
Như vậy, nếu chúng ta biết cách quan sát kỹ lưỡng, học được một số kỹ năng sử dụng hiệu quả cử động cơ thể cũng như khơng gian… thì hiệu quả giao tiếp sẽ được nâng lên rất nhiều. Qua giao tiếp phi ngơn ngữ, chúng ta hồn tồn có thể nhận ra được tính cách, tâm trạng hay vị trí xã hội của một người dù ta mới tiếp xúc lần đầu.