GIAO TIẾP TRONG NHÓM LÀM VIỆC
3.3.4. Quan hệ giữa các thành viên nhóm và bầu khơng khí tâm lý nhóm làm việc
lý nhóm làm việc
Quan hệ giữa các cá nhân trong quá trình giao tiếp thể hiện mối tương quan giữa các chủ thể giao tiếp, chẳng hạn như mức độ thân sơ, vai vế, uy tín, địa vị xã hội, tuổi tác… Mối tương quan giữa các chủ thể giao tiếp sẽ tạo ra những khoảng cách tâm lý (hay khoảng cách cá nhân) giao tiếp khác nhau. Tùy từng mối quan hệ cụ thể với khoảng cách tâm lý cụ thể mà chúng ta có thể lựa chọn hình thức, phương tiện và kỹ năng giao tiếp phù hợp để nâng cao hiệu quả giao tiếp.
Trong quan hệ giữa các thành viên nhóm, vấn đề tạo dựng, củng cố và phát triển niềm tin đóng vai trò rất quan trọng đối với hiệu quả
làm việc nhóm. Xây dựng niềm tin: Chìa khóa cho sự giao tiếp thành cơng là niềm tin trong nhóm. Để các thành viên nhóm có niềm tin, họ phải tin rằng nhóm có khả năng để hồn thành nhiệm vụ của họ và mơi trường nhóm phải an toàn cho tất cả các thành viên. Niềm tin là sự biểu hiện của sự tin tưởng mối quan hệ trong nhóm. Nó được xây dựng trên kinh nghiệm quá khứ, hiểu động cơ của những người khác, và sẵn sàng tin vào người khác. Niềm tin trong một nhóm khuyến khích giao tiếp và hợp tác và làm cho các cuộc xung đột được giải quyết dễ dàng hơn.
Sự tin tưởng tác động nhiều đến giao tiếp giữa các cá nhân, hợp tác và làm việc theo nhóm. Khi nhóm có mức độ tin cậy cao, mọi người sẵn sàng giúp đỡ người khác trong nhiều trường hợp. Việc trao đổi thơng tin được khuyến khích, và tăng cường tham gia vào các hoạt động của nhóm. Mọi người sẵn sàng cam kết với mục tiêu của nhóm (và bỏ qua các mục tiêu cá nhân) khi mức độ tin cậy cao, cộng với mọi người sẵn sàng hơn để tham gia vào các hoạt động của nhóm.
Quan hệ giữa các thành viên nhóm là yếu tố quan trọng hình thành nên bầu khơng khí tâm lý làm việc nhóm và hiệu quả của quá trình giao tiếp nhóm làm việc.
Bầu khơng khí tâm lý trong nhóm làm việc là trạng thái tâm lý trong tập thể, là nét đặc trưng phản ánh thực trạng các mối quan hệ nảy sinh trong hoạt động của nhóm, bao gồm các mối quan hệ về tình cảm giữa các cá nhân, các bộ phận của nhóm trên cơ sở các mối quan hệ chính thức cũng như khơng chính thức trong nhóm đó. Như vậy, bầu khơng khí tâm lý trong nhóm khơng đơn thuần là tổng số các đặc điểm tâm lý cá nhân của các thành viên trong nhóm. Nó biểu hiện mức độ hoà hợp các đặc điểm tâm lý trong quan hệ liên nhân cách của họ và được hình thành từ thái độ của mọi người trong nhóm đối với công việc, bạn bè, đồng nghiệp, và người lãnh đạo của họ.
Bầu khơng khí tâm lý trong nhóm làm việc đóng vai trị to lớn đối với mỗi cá nhân và hoạt động chung của nhóm, là cái nền (phơng) diễn
ra các hoạt động, sự giao tiếp của các thành viên trong nhóm. Nó thấm vào ý thức của mỗi cá nhân riêng lẻ và tạo ra một ảnh hưởng rõ rệt đối với họ. Tâm trạng vui vẻ, phấn khởi làm tăng tính tích cực, sáng tạo của con người trong cơng việc, nâng cao tinh thần đồn kết và sự giúp đỡ lẫn nhau, hiệu quả hoạt động của cá nhân và nhóm được nâng lên rõ rệt. Điều đó chỉ có thể có được ở những nhóm làm việc có bầu khơng khí tâm lý lành mạnh, thân ái. Ngược lại, năng suất và hiệu quả lao động của cá nhân và của cả nhóm sẽ bị ảnh hưởng xấu một cách trực tiếp bởi một bầu khơng khí tâm lý căng thẳng, tẻ nhạt, gây ra những xúc cảm, tâm trạng tiêu cực của các thành viên. Ở những nhóm làm việc như vậy, thường xuất hiện những xung đột, mâu thuẫn giữa các cá nhân hoặc giữa cá nhân với nhóm.
Xây dựng bầu khơng khí tâm lý lành mạnh trong nhóm làm việc là một trong những nhiệm vụ quan trọng của nhà quản trị nhóm. Để làm được điều đó, cần phải làm cho mỗi cá nhân cảm thấy được thoả mãn trong cuộc sống, hoạt động trong nhóm làm việc của mình. Để làm được điều đó địi hỏi người lãnh đạo nhóm khơng chỉ chăm lo cải thiện điều kiện làm việc cho nhóm làm việc, chăm lo tới lợi ích vật chất của mỗi cá nhân, mà còn phải quan tâm đến rất nhiều vấn đề khác nữa, như: xây dựng cho mình phong cách lãnh đạo hợp lý, có hiệu quả, quan tâm tới đời sống tinh thần của các thành viên, tạo nên sự tương hợp tâm lý giữa các cá nhân trong nhóm làm việc…
Thiết lập một mơi trường giao tiếp an tồn khuyến khích các thành viên nhóm diễn tả được ý kiến và cảm nghĩ của họ trong những tình huống khó khăn. Q trình giao tiếp ảnh hưởng đến sự sẵn lòng của thành viên trong nhóm để chia sẻ thông tin trong các cuộc thảo luận nhóm. Sự tin tưởng sẽ cung cấp nền tảng cho sự cởi mở và trung thực thơng tin liên lạc trong nhóm.
Các thành viên của một nhóm có một cảm xúc mạnh mẽ, niềm tự hào, lòng tin và sự cam kết trong nhóm của họ. Những cảm xúc đó được phát triển bởi một mơi trường giao tiếp đó là sự cởi mở, sự ủng hộ, sự bao hàm và tính bổ ích. Mơi trường ủng hộ khuyến khích mọi
người tập trung vào các thơng điệp truyền đạt, họ cho phép những ý tưởng và sự diễn đạt khác nhau cho cả sự đồng thuận và không đồng thuận. Nhờ tâm lý thoải mái của họ, các thành viên của nhóm có thể tập trung tốt hơn vào nhiệm vụ. Tính tiêu cực của môi trường giao tiếp là thái độ phản đối. Các thành viên không cởi mở, xa lánh, đổ lỗi, ngăn cản và trừng phạt.
Các loại hành vi xảy ra trong giao tiếp cả trong môi trường ủng hộ hoặc phản đối. Trong môi trường ủng hộ, các thông điệp là những sự thật, sự việc hoặc những định kiến chứ không phải đánh giá tiêu cực hoặc chỉ trích của người khác. Việc tập trung giải quyết vấn đề và đưa ra thảo luận thì hơn là chiến thắng và kiểm soát giao tiếp của nhóm. Trong mơi trường ủng hộ, những phản hồi tích cực sẽ thúc đẩy niểm tin và sự cởi mở, làm tăng sự sẵn sàng và thiện chí của các chủ thể giao tiếp. Ngược lại môi trường phản đối là những chỉ trích và châm biếm. Môi trường này thường dẫn đến sự giảm niềm tin và xu hướng phòng vệ cá nhân mạnh hơn, kết quả là gây ra sự xung đột.