Tình huống 1: Rùa và thỏ
Rùa và thỏ thi chạy với nhau, đường đua hỗn hợp bao gồm trên cạn và vượt sông.
Lần đua thứ nhất: Thỏ do khinh thường rùa chậm chạp vừa chạy, vừa rong chơi đã bị rùa kiên trì, “chậm mà chắc” về đích trước.
Lần đua thứ hai: Thỏ rút kinh nghiệm, tập trung chạy một mạch về đích nên đã thắng cuộc.
Sau cuộc đua bất phân thắng bại, thỏ và rùa đã trở thành đôi bạn thân thiết và họ cùng nhau suy ngẫm. Cả hai nhận ra rằng cuộc đua sau cùng có lẽ sẽ có kết quả tốt hơn. Vì thế, cả hai quyết định tổ chức một cuộc chạy đua, nhưng chúng sẽ cùng chạy chung một đội.
Cuộc đua bắt đầu, thỏ cõng rùa chạy đến bên bờ sông, rùa lội xuống sông và cõng thỏ bơi qua bên kia bờ sông. Lên đến bờ, thỏ lại cõng rùa đưa cả hai cùng về đích. Và chúng cùng nhận ra rằng đã về đích sớm hơn rất nhiều so với các lần đua trước.
(Nguồn: Phỏng theo câu chuyện kinh doanh Thỏ và rùa thời hiện đại của Cựu CEO Công ty Cocacola - Mỹ).
Câu hỏi:
1. Theo anh (chị), tình huống trên đề cập đến những nội dung nào trong quản trị nhóm làm việc?
2. Qua tình huống trên, anh (chị) có thể rút ra những bài học gì liên quan đến làm việc nhóm? Hãy giải thích?
Tình huống 2: Nhà trưởng nhóm thành cơng
Linh là trưởng nhóm chuyên viên trong bộ phận nghiên cứu và phát triển của cơng ty Z. Trước khi cơ về đây, tình hình của nhóm này
rất tồi tệ. Các nhân viên thường mất đoàn kết và chỉ trích lẫn nhau, nhiều người đã rời bỏ công ty và nhiều hợp đồng với khách hàng đã phải huỷ bỏ vì sản phẩm mới kém chất lượng và khơng có sự đổi mới khiến cho uy tín cơng ty giảm sút nghiêm trọng. Linh đã phải vất vả rất nhiều trong những ngày đầu tiên để tập hợp và xây dựng lại nhân sự cũng như tạo ra một bầu khơng khí làm việc chuyên nghiệp và tôn trọng lẫn nhau. Các nhân viên hoàn toàn bị thuyết phục bởi khả năng chuyên môn xuất sắc, sự chan hồ cũng như tính cách của người nhóm trưởng. Vì vậy, trong hai năm trở lại đây tình hình được cải thiện rõ rệt và chất lượng công việc của cả nhóm ln được duy trì ở mức cao, rất ít người bỏ việc. Ban giám đốc cơng ty đánh giá rất cao khả năng lãnh đạo của Linh và cuối cùng đã đề bạt cô làm giám đốc bộ phận khi vị trí này cần người thay thế.
Câu hỏi:
1. Vấn đề mà nhóm nghiên cứu và phát triển gặp phải trước khi Linh đến?
2. Những yếu tố nào giúp Linh thành cơng trong vai trị người nhóm trưởng?
Tình huống 3: Nhóm làm việc và văn hóa tổ chức cơng ty
Bạn là quản lý của một cửa hàng kinh doanh sản phẩm tiêu dùng theo chuỗi cửa hàng của một cơng ty lớn. Cơng ty của bạn có cơ chế hoạt động và thủ tục hành chính rất nghiêm ngặt với văn hoá “ra lệnh và kiểm soát” cổ điển.
Bạn lo ngại rằng sự quá tập trung vào quy tắc và thủ tục sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ khách hàng và các mối quan hệ do các nhân viên quan tâm đến việc làm đúng quy tắc nhiều hơn là làm hài lòng khách hàng. Bạn nghĩ rằng nếu chuyển sang làm việc theo nhóm có thể khắc phục được tình trạng này. Tuy nhiên, bạn khơng chắc kiểu làm việc nhóm có phù hợp với văn hố của cơng ty hay không.
Câu hỏi:
1. Làm thế nào để xây dựng nhóm làm việc trong một doanh nghiệp theo cơ cấu tổ chức cổ điển?
2. Những vấn đề có thể gặp phải khi làm việc theo nhóm trong mơi trường này?
3. Bạn xử lý mối quan hệ giữa nhóm và tổ chức như thế nào?
(Nguồn: Dịch từ sách Groups dynamics for Teams của Daniel Levi (2014)
Thực hành 1: Trắc nghiệm Bạn có dễ hịa hợp khi làm việc nhóm?
Hãy cho biết mức độ đồng ý hoặc phản đối của bạn với mỗi nhận định sau về khả năng hịa hợp của bạn khi làm việc nhóm.
TT Nhận định của bạn Hoàn toàn đồng ý Đồng ý Khơng có ý kiến Phản đối Hồn tồn phản đối 1
Với hầu hết mọi dự án, tơi thích dựa trên kinh nghiệm và kỹ năng của riêng mình hơn là làm việc và chia sẻ với mọi người
2
Trong khi tôi tập trung vào sự nghiệp riêng, tơi vẫn nhiệt tình giúp đỡ các thành viên trong đội để họ cũng có thể thành cơng 3
Tôi luôn cảm thấy rằng tôi là thành viên chăm chỉ nhất trong đội
4
Tơi ln cố gắng tìm ra cách để hịa đồng và cùng với mọi người hồn thành tốt cơng việc chung 5
Tơi ln muốn tìm ra những giải pháp tốt nhất cho những vấn đề mà cả đội đang gặp phải
tuy nhiên tôi lại không nhận được nhiều sự khuyến khích cũng như khen ngợi về việc đó 6
Nhìn chung, trong đội mọi người thường thích làm việc với tơi nhất
7
Tơi biết lợi ích của làm việc nhóm, đó là tạo ra nhiều sáng kiến và giải pháp mới cũng như chia sẻ bớt khối lượng công việc lớn
8
Cho dù tơi thích hay khơng thì mơi trường làm việc ln địi hỏi tơi phải có khả năng làm việc nhóm
9
Tơi nhận thấy rằng mình phải “gánh vác” hầu hết công việc trong nhóm nhưng cũng khơng ai đánh giá cao tơi về điều đó 10
Tôi là người linh hoạt và thích nghi nhanh với những điều kiện mới
Kết quả:
40-50 điểm: Bạn thực sự là một nhân viên tuyệt vời của nhóm. Bạn hiểu được lợi ích và tầm quan trọng của sự cộng tác trong công việc.
30-39 điểm: Bạn là nhân viên làm việc nhóm tốt. Bạn nhận ra giá trị của tinh thần đồng đội nhưng bạn chưa thực sự hòa hợp và chia sẻ mọi kỹ năng và sáng kiến của mình với mọi người cịn lại trong nhóm.
20-29 điểm: Bạn không quan tâm dù phải làm việc độc lập hay làm việc theo nhóm. Bạn là người chỉ làm theo những gì sếp yêu cầu và bạn cũng không muốn nỗ lực để thay đổi bất cứ điều gì.
Dưới 20 điểm: Bạn chắc chắn khơng muốn cũng như khơng có khả năng làm việc theo nhóm. Bạn cần phải đầu tư nhiều thời gian và nỗ lực hơn nữa để hiểu được giá trị và tầm quan trọng của làm việc nhóm.
Thực hành 2:
Hãy đọc bài viết dưới đây về tinh thần làm việc nhóm của người Việt. Theo bạn cần làm gì để nâng cao tinh thần làm việc nhóm của người Việt nói chung và bản thân bạn.
Tinh thần làm việc nhóm của người Việt
Không phải ngẫu nhiên năng suất lao động Việt Nam thuộc nhóm kém nhất khu vực châu Á - Thái Bình Dương. Bên cạnh các ngun nhân về chính sách, cơng nghệ… thì một phần khơng nhỏ điều này bị tác động bởi tinh thần làm việc nhóm kém của người Việt.
1 - Quá nể nang các mối quan hệ: Người phương Tây có cái tơi
rất cao nhưng lại sẵn sàng cùng nhau hồn thành cơng việc khi cần nhiều người. Còn người Việt trẻ chỉ chăm chăm xây dựng mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong nhóm, nên những cuộc tranh luận thường được đè nén cho có vẻ nhẹ nhàng. Đơi khi có cãi nhau vặt theo kiểu cơng tư lẫn lộn. Cịn đối với sếp, tranh luận với sếp được coi như một biểu hiện của không tôn trọng, không biết trên dưới, được đánh giá sang lĩnh vực đạo đức, thái độ làm việc. “Dĩ hoà vi quý” - việc xây dựng được một mối quan hệ tốt giữa các thành viên quan trọng hơn việc một cơng trình bị chậm tiến độ.
2 - Thứ nhất ngồi ỳ, thứ nhì đồng ý: Người châu Âu và châu Mỹ
luôn tách biệt giữa cơng việc và tình cảm cịn chúng ta thì ngược lại, thích làm vừa lịng người khác bằng cách luôn luôn tỏ ra đồng ý khi người khác đưa ra ý kiến trong khi khơng đồng ý hoặc chẳng hiểu gì cả. Điều đó sẽ làm cho cả nhóm hiểu lầm nhau, chia năm xẻ bảy hoặc ai làm thì làm. Những người khác ngồi chơi xơi nước. Ai cũng hài lòng còn cơng việc thì khơng hồn thành. Nếu sếp đưa ra ý kiến thì lập tức trở thành khn vàng thước ngọc, các thành viên chỉ việc tỏ ý tán thành mà chẳng bao giờ dám phản đối. Nếu bạn làm việc mà chỉ có một mình bạn đưa ra ý kiến thì cũng giống như bạn đang ở trên biển một mình. Bạn sẽ chọn đi với 10 người khác nhau hay với 10 hình nộm chỉ biết gật gù đồng ý.
3 - Đùn đẩy trách nhiệm cho người khác: Chính sự thảo luận
khơng dứt điểm, phân chia công việc không phân minh nên ai cũng nghĩ đó là việc của người khác chứ không phải của mình. Khi đang đóng vai im lặng đồng ý, thì trong đầu mỗi thành viên thường tạo ra cho mình một ý kiến khác, đúng đắn hơn, sáng suốt hơn và khơng nói ra. Trong kỳ dọn dẹp cơng sở cuối năm, khi công việc được tuyên bố “tồn cơng ty dọn dẹp phịng làm việc” thì sau một tuần phòng vẫn đầy rác, giấy tờ, hồ sơ tung toé khắp nơi. Cuối cùng sếp chỉ định một người chịu trách nhiệm thơi thì cơng việc chỉ một buổi là OK. Vì sao? Đơn giản vì chỉ có một người, họ buộc phải làm chứ khơng thể đùn cho ai khác! Còn với cả nhóm, nếu nhóm gặp thất bại, tất nhiên, không phải tại ý kiến của mình, vì mình có nói gì đâu? Ý tưởng của mình vẫn cịn cất trong đầu mà! Rất nhiều lý do để giải thích tại sao thất bại, lý do nào cũng dẫn đến điều mình khơng phải chịu trách nhiệm! Một trong những nguyên nhân của điều này là do chúng ta hiếm khi phân cơng việc cho từng người, vì chúng ta thiếu lịng tự tin và tâm lý sợ sai.
4 - Không chú ý đến cơng việc của nhóm: Một khuynh hướng trái ngược là ln ln cố gắng cho ý kiến của mình là tốt và chẳng bao giờ chịu chấp nhận ý kiến của bất kì ai khác. Một số thành viên trong nhóm cho rằng mình giỏi nên chỉ bàn luận trong nhóm nhỏ những người giỏi hoặc đưa ý kiến của mình vào mà khơng cho người khác tham gia. Chỉ vài hơm là chia rẽ nhóm. Khi cả đội bàn bạc với nhau, một số thành viên hoặc nghĩ rằng ý kiến của mình khơng tốt nên khơng chịu nói ra hoặc cho rằng đề tài q chán khơng nên tốn thời gian. Thế là, trong khi phải bàn luận kỹ hơn để giải quyết vấn đề lại quay sang nói chuyện riêng với nhau. Cho đến khi thời gian chỉ còn 5-10 phút thì tất cả mới quay sang đùn đẩy nhau phát biểu. Và chính lúc đã có một người lên thuyết trình, chúng ta vẫn cứ tiếp tục bàn về chuyện riêng của mình.
Theo TS Nguyễn Đình Thuận, bài viết đăng ngày 8/1/2016 trên www.chamsoccongdong.com
CHƯƠNG 2