XÂY DỰNG NHÓM LÀM VIỆC
2.2.2. Tiêu chí lựa chọn thành viên nhóm làm việc
Để xác định tiêu chí lựa chọn thành viên tham gia, nhóm làm việc phải căn cứ vào nhiều yếu tố khác nhau như: u cầu cơng việc nhóm cần hoàn thành, giới hạn về số lượng, chất lượng nguồn nhân lực có thể tiếp cận, hạn mức về chi phí, thời gian, mức độ tự chủ trong lựa chọn thành viên… Trong đó, quan trọng nhất là căn cứ vào yêu cầu công việc do nhiệm vụ chung của nhóm quy định. Các tiêu chí lựa chọn thành viên dựa trên yêu cầu cơng việc của nhóm thường bao gồm các nhóm yếu tố theo mơ hình ASK: Thái độ/phẩm chất (Attitude), Kỹ năng (Skill), Kiến thức (Knowledge).
Nhóm tiêu chí về kiến thức
Đây là một trong các nhóm tiêu chí cần xem xét khi tuyển chọn thành viên nhóm. Những kiến thức một thành viên cần có khi tham gia nhóm được thể hiện qua trình độ chun mơn. Trong đó, trình độ chun mơn chính là sự kết hợp giữa những hiểu biết về chuyên môn nghiệp vụ và những kinh nghiệm liên quan có được. Tùy theo lĩnh vực hoạt động, nhiệm vụ chung của nhóm và nhiệm vụ cụ thể của từng
thành viên, nhà quản trị nhóm sẽ quyết định các thành viên tham gia nhóm cần có những kiến thức, kinh nghiệm liên quan đến lĩnh vực chuyên môn cụ thể nào, mức độ chun sâu đến đâu.
Nhóm tiêu chí về kỹ năng
Nhà quản trị nhóm có thể xem xét và đánh giá những kỹ năng sau để lựa chọn thành viên nhóm phù hợp với mục tiêu và nhiệm vụ của nhóm làm việc.
- Kỹ năng chuyên môn: Khả năng chuyên môn cụ thể gắn với nhiệm vụ mà nhóm cần giải quyết cũng như nhiệm vụ mà thành viên đó dự kiến đảm nhận trong nhóm, chẳng hạn như nghiên cứu thị trường, tài chính, lập trình phần mềm... Kỹ năng chun mơn thường có được thơng qua q trình đào tạo và huấn luyện.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề: Khả năng của cá nhân trong việc phân tích các tình huống khó khăn hay bế tắc, từ đó đưa ra giải pháp khả thi nhất. Những người có tư duy sáng tạo có thể nghĩ ra những cách giải quyết vấn đề mà người khác không thấy được. Nếu bạn là trưởng nhóm, bạn cần đưa những người biết giải quyết vấn đề vào nhóm, nếu khơng, mọi người sẽ chỉ biết trông chờ vào các giải pháp của bạn và đó khơng phải là phương pháp hoạt động theo nhóm.
- Kỹ năng tương tác cá nhân: Khả năng phối hợp, làm việc hiệu quả với người khác - đặc điểm vô cùng quan trọng trong việc thực hiện dự án theo nhóm. Trên thực tế, kỹ năng tương tác cá nhân được thể hiện dưới hình thức giao tiếp giữa các cá nhân. Bạn hãy chú tâm quan sát và sẽ nhận ra rằng một số người phối hợp rất ăn ý với một số người nào đó, song lại khơng thể làm việc với những người khác. Ví dụ, một người khắt khe, nghiêm khắc và khơng thích những chuyện bơng đùa hầu như sẽ khơng thể làm việc hiệu quả với một nhóm lập trình phần mềm vui nhộn, ồn ào và thường kết thúc ngày làm việc bằng việc ăn uống. Cho dù có cùng kỹ năng chun mơn nhưng tính cách của mọi người có nhiều đặc điểm khác biệt.
- Kỹ năng giao tiếp: Khả năng giao tiếp với các bộ phận khác, sự am hiểu về tình hình cơng ty và khả năng sở hữu một mạng lưới xã hội. Người có kỹ năng tổ chức sẽ giúp nhóm thực hiện cơng việc một cách trôi chảy và tránh mâu thuẫn với các phòng ban cũng như thành viên của họ.
Khi thành lập nhóm, mọi người thường có xu hướng chỉ tập trung vào các kỹ năng chuyên môn mà xao nhãng những kỹ năng khác. Đây là sự khởi đầu hợp lý, bởi vì một nhóm phát triển phần mềm khơng thể làm việc tốt nếu khơng có các lập trình viên biết ngơn ngữ lập trình được dùng cho dự án, cũng như một dàn nhạc không thể thành công nếu khơng có các nhạc sĩ tài năng. Đáng tiếc là sự tập trung vào các kỹ năng chuyên môn thường lấn át cả các kỹ năng tổ chức và tương tác - những kỹ năng mà về lâu dài có thể rất quan trọng. Một lập trình viên giỏi vẫn có thể làm chậm tiến độ của nhóm, nếu anh ta khơng muốn thể hiện hết khả năng hoặc cố tình che giấu thơng tin, không sẵn sàng hợp tác hoặc gây xung đột với các thành viên khác. Trong khi đó, một người chỉ có kỹ năng chun mơn trung bình, nhưng lại có kỹ năng tổ chức tốt, có thể trở thành thành viên giá trị nhất trong nhóm nhờ vào khả năng tập hợp nguồn lực, tranh thủ sự giúp đỡ của các bộ phận khác.
Người có kỹ năng chun mơn tốt không phải lúc nào cũng giỏi trong việc hợp tác với người khác. Các điểm yếu về tương tác cá nhân có thể giải quyết được thơng qua huấn luyện và các hình thức khác. Vì thế, các nhà quản lý cần tìm hiểu về những đặc điểm tính cách, cả tích cực lẫn tiêu cực của các thành viên tiềm năng. Rất hiếm những cá nhân mạnh cả bốn kỹ năng: chuyên môn, giải quyết vấn đề, tương tác cá nhân và tổ chức. Vì vậy, một trong những mục tiêu của việc chọn thành viên phải là tận dụng được tài năng sẵn có và từng bước khắc phục điểm yếu của họ.
Thực tế trong việc thành lập nhóm, hiếm khi có thể tập hợp đầy đủ mọi kỹ năng cần thiết vào một nhóm. Và trong hầu hết các trường hợp, cũng khơng thể dự đốn hết tất cả mọi kỹ năng mà nhóm cần trong q
trình vận hành. Nhóm thành cơng cần phải hội đủ mọi kỹ năng cần thiết để đạt được mục tiêu của mình, tuy nhiên hầu hết các nhóm đều chỉ suy luận ra kỹ năng mà họ sẽ cần đến sau khi nhóm đã thành lập. Vì thế, một nhà quản trị nhóm sáng suốt cần phải tìm những người vừa có các kỹ năng giá trị, vừa có khả năng học hỏi những kỹ năng mới nếu cần thiết.
Nhóm tiêu chí về thái độ/phẩm chất
Khi tuyển chọn thành viên tham gia nhóm làm việc, ngồi việc tìm kiếm những kiến thức, kỹ năng phù hợp với nhiệm vụ nhóm được giao như phân tích nêu trên, các nhà quản trị cịn mong muốn tìm kiếm ở ứng viên tiềm năng những thái độ, phẩm chất cần thiết giúp làm việc nhóm hiệu quả. Các thái độ, phẩm chất được ưu tiên bao gồm:
- Hồn thành cơng việc được giao đúng thời hạn
Một nhân viên có tinh thần làm việc nhóm phải là người ln có ý thức và quyết tâm để hồn thành cơng việc được giao đúng thời hạn bởi họ sẽ không làm ảnh hưởng tới kế hoạch của các thành viên khác và của cả nhóm.
Tham gia dự án, một ví dụ thường xun về làm việc theo nhóm trong các doanh nghiệp, mọi thành viên sẽ phải hợp tác và phụ thuộc lẫn nhau để hồn thành cơng việc của từng thành viên và của cả nhóm. Một người khơng hồn thành đúng hạn phần việc được giao sẽ khiến công việc của những người khác bị đình trệ và tồn dự án bị đình trệ. Bởi vậy, một người có tinh thần làm việc nhóm phải là người mà các thành viên khác trong nhóm hiểu rằng họ có thể tin tưởng.
- Thẳng thắn
Trước đây các công ty thường có quan điểm khá nhất quán về nhân viên có tinh thần làm việc nhóm, đó là người làm việc chăm chỉ và không hề thắc mắc. Tuy nhiên, ngày nay quan điểm đã thay đổi, nếu người nhân viên chỉ biết cần mẫn làm hết trách nhiệm của mình thơi thì chưa đủ.
Theo nghiên cứu của hãng tư vấn tuyển dụng Accountemps (Mỹ), thái độ cặm cụi làm việc là một trong những phẩm chất được liệt kê ở gần cuối trong danh sách những điều một nhân viên có tinh thần làm việc nhóm cần có. Tất nhiên điều đó khơng có nghĩa phẩm chất đó khơng được đánh giá cao, nhưng những nhân viên có tinh thần tập thể cần phải biết đưa ra những đề xuất phù hợp, đồng thời cần có tinh thần phê phán mang tính xây dựng.
- Thích ứng nhanh
Có thể các thành viên sẽ phải làm việc với một nhóm gồm các thành viên thuộc nhiều bộ phận, đơn vị khác nhau. Cũng có khi một người có thể trở thành thành viên của nhiều nhóm trong cơng việc và mỗi nhóm sẽ hướng tới một mục tiêu nhất định và không giống nhau.
Ngày nay, cùng với những tiến bộ cơng nghệ, q trình tồn cầu hoá gia tăng và sự đa dạng trong mơi trường làm việc, những người có tinh thần làm việc nhóm cần phải “đa dạng hơn, dễ thích ứng hơn, sáng tạo và linh hoạt hơn”. Ví dụ các thành viên phải có khả năng thích ứng, có thể thay đổi phương pháp làm việc nếu điều đó giúp các đồng nghiệp khác thuận lợi hơn.
Vấn đề quan điểm cũng rất quan trọng. Người ta thường cho rằng sự tin tưởng giữa các thành viên trong nhóm chỉ có thể đạt được sau một thời gian dài. Tuy nhiên, trong thế giới luôn vận hành với nhịp độ khẩn trương như hiện nay, khơng cịn thời gian dành cho điều đó. Vì vậy các nhân viên có tinh thần làm việc nhóm nên xuất phát từ việc thừa nhận các đồng nghiệp của họ có năng lực, có thể tin cậy và là những người gắn bó với họ.
- Tơn trọng phong cách làm việc của người khác
Có người giỏi về giao tiếp, trao đổi nhưng có người lại thích đương đầu với những trách nhiệm của cả nhóm. Một đội ngũ hồn hảo nhất phải là đội ngũ bao gồm sự pha trộn tất cả những phong cách đó và gồm những thành viên ln biết tơn trọng đóng góp của người khác.
Nhân viên có tinh thần làm việc nhóm tốt, bất kể phong cách làm việc thế nào, phải luôn là người hiểu rõ, tơn trọng và có thể làm việc với những người có phong cách làm việc khác họ.
- Không kết bè phái
Theo điều tra của hãng Accountemps, không kết bè phái chính là phẩm chất thứ hai ngay sau phẩm chất hoàn thành trách nhiệm đúng hạn định, một nhân viên có tinh thần làm việc nhóm tốt cần phải có. Bởi một thành viên có tư tưởng bè phái sẽ không đặt mục tiêu chung của cả nhóm lên hàng đầu và dễ gây ra các xung đột tiêu cực trong nhóm.
Sau khi lựa chọn thành viên nhóm, nhà quản trị nhóm có thể phải cân nhắc đến việc bổ sung hoặc loại bớt các thành viên trong q trình nhóm đã đi vào vận hành. Các thành viên với kiến thức, kỹ năng, phẩm chất mới có thể cần thiết khi nhiệm vụ thay đổi và nhóm đang tiến gần đến mục tiêu. Một điểm cần lưu ý khi bổ sung hay loại bớt thành viên là theo thời gian, các thành viên sẽ tự điều chỉnh bản thân cho phù hợp với tập thể và phong cách làm việc đặc trưng của nhóm, hồn thiện cách thức ra quyết định và giao tiếp. Nói chung, q trình này diễn ra tương đối nhanh. Mỗi cá nhân sẽ hòa nhập với các thành viên khác. Tuy nhiên, mối liên kết này bị suy yếu khi có quá nhiều người gia nhập và rời khỏi nhóm. Trong thời gian đầu, người mới đến chưa biết cách làm việc hiệu quả. Nhóm phải bỏ nhiều thời gian để định hướng những thành viên mới và học cách làm việc với họ, đồng thời phải dành thời gian để tìm cách lấp đầy chỗ trống do những thành viên đã rời khỏi nhóm để lại. Vì thế, nhóm nên hạn chế đến mức thấp nhất sự thay đổi thành viên tham gia.
Cũng cần ghi nhận một thực tế rằng, đơi khi có những nhóm được tổ chức thành lập sẵn, với những con người có sẵn và nhà quản trị nhóm được giao nhiệm vụ vận hành nhóm để giải quyết nhiệm vụ đề ra. Với trường hợp này, trong giai đoạn ban đầu thành lập nhóm, thay vì tìm kiếm và lựa chọn thành viên tham gia nhóm, nhà quản trị nhóm cần tìm hiểu, đánh giá kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng cũng như thiên hướng tính cách, phẩm chất cá nhân của từng thành viên để phân công nhiệm vụ phù hợp.