Để tạo dựng và vận hành nhóm làm việc thành cơng, nhà quản trị nhóm cần có những phẩm chất nhất định như sau:
Luôn gương mẫu
Theo Peter Drucker, được xem là cha đẻ của quản trị kinh doanh hiện đại, “quản trị chủ yếu được thực hiện bằng cách làm gương, do đó những nhà quản lý khơng biết cách làm việc hiệu quả sẽ không thể làm gương cho người khác noi theo”. Nhà quản trị nhóm cần phải gương mẫu trong mọi tình huống, khơng được phép cho bản thân mình đứng bên trên hay đứng ngồi nhóm làm việc mà phải coi mình như một thành viên trong nhóm, ln đi đầu và làm gương cho người khác noi theo. Việc làm gương của nhà quản trị nhóm làm việc tạo điều kiện
cho họ dễ dàng thuyết phục, huấn luyện và tạo động lực cho các thành viên trong nhóm làm việc và noi theo nhằm tạo lập được khơng khí làm việc tích cực trong nhóm.
Cởi mở và chân thành
Cởi mở là phẩm chất vô cùng cần thiết đối với nhà quản trị nhóm làm việc để đón nhận những thay đổi mới và chuyển mình theo những thay đổi đó. Tinh thần cởi mở trong giao tiếp sẽ giúp nhà quản trị nhóm dễ dàng tạo lập được quan hệ gần gũi với các thành viên trong nhóm, từ đó giúp họ am hiểu tâm tư, năng lực của từng thành viên nhóm. Điều này là hết sức quan trọng vì nó cho phép nhà quản trị phân cơng cơng việc phù hợp với năng lực, sở trường của từng thành viên trong nhóm làm việc. Ngồi ra, nhà quản trị nhóm cần có thái độ chân thành trong quan hệ ứng xử với các thành viên trong nhóm làm việc. Cởi mở và chân thành sẽ giúp nhà quản trị nhóm làm việc tạo dựng niềm tin cho các thành viên trong nhóm, từ đó sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho q trình chia sẻ thơng tin và hợp tác giữa các thành viên trong nhóm.
Khả năng tập trung cao
Nhìn chung, những nhà quản trị giỏi là người biết tận dụng thời gian và nguồn lực một cách hiệu quả. Họ biết tập trung vào những mục tiêu khả thi và hiệu quả để đem lại tăng trưởng cho tổ chức mà họ quản lý và điều hành. Đối với nhóm làm việc, khả năng tập trung cao của nhà quản trị nhóm cho phép họ biết cách huy động và phát huy năng lực của từng thành viên trong nhóm làm việc một cách hiệu quả nhất, giúp họ ln tìm ra được giải pháp phù hợp nhất trong mọi hoàn cảnh.
Ln bình tĩnh và lắng nghe nhiều nguồn ý kiến
Trong q trình hình thành và phát triển nhóm làm việc, xung đột ln có thể xảy ra bởi các thành viên trong nhóm ln có những nhu cầu và mục tiêu cá nhân khác nhau. Do vậy nhà quản trị nhóm làm việc cần phải có thái độ bình tĩnh trước mọi tình huống, có khả năng lường trước mọi nguy cơ có thể xảy ra bên trong nội bộ nhóm cũng như mơi trường bên ngồi nhóm làm việc. Chẳng hạn như đối với
nhóm kinh doanh sản phẩm mới, khi tiến hành tung sản phẩm mới ra thị trường, những tình huống xấu có thể xảy ra như: khách hàng khơng thích sản phẩm mới này, công ty đối thủ cũng tung ra sản phẩm mới của họ cùng thời điểm hoặc có thể hoạt động tiếp thị sản phẩm đến khách hàng chưa đạt hiệu quả như mong muốn. Ngồi ra, nhà quản trị nhóm cần biết lắng nghe nhiều nguồn ý kiến để nhận rõ bản chất vấn đề, nhất là đối với các mâu thuẫn xung đột của các cá nhân, từ đó xác định rõ nguyên nhân của các vấn đề cần giải quyết và bình tĩnh để đưa ra các quyết định đúng đắn, đảm bảo nhóm vẫn hoạt động và vận hành tốt theo đúng kế hoạch đã xác định.
Rõ ràng và thực tế
Mục tiêu của nhóm làm việc luôn cụ thể và rõ ràng. Do vậy nhà quản trị nhóm làm việc phải là người biết lên kế hoạch chi tiết và cụ thể cho từng nhiệm vụ của nhóm làm việc nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra. Những nhà quản trị giỏi thường tạo ra những mục tiêu đầy thách thức nhưng họ biết có khả năng thực hiện chúng. Họ dựa vào khả năng phân tích tình hình thực tế, khả năng đưa ra những nhận định về thị trường để đưa ra những quyết định sáng suốt.
Biết chia sẻ thành công và thất bại
Thất bại là một điều bình thường trong cuộc sống bởi vì có thất bại mới sinh ra thành cơng. Với những nhà quản trị nói chung và nhà quản trị nhóm làm việc nói riêng, họ cần phải biết cách chia sẻ thành công và “ăn mừng thất bại” cùng với nhân viên cũng như các thành viên trong nhóm làm việc của mình. Việc chia sẻ thành cơng sẽ giúp nhà quản trị nhóm làm việc lan tỏa và khích lệ tinh thần làm việc của các thành viên trong nhóm. Việc “ăn mừng thất bại” được coi như là một thông điệp với tất cả thành viên trong nhóm rằng chúng ta sắp phải đón nhận những thử thách mới để biến thất bại hiện tại thành thành công trong tương lai. Với bản thân nhà quản trị, biết chia sẻ thành công và thất bại sẽ giúp họ ln rà sốt nguyên nhân của các thành công hay thất bại đó để thất bại sẽ khơng lặp lại và thành công ngày càng nhiều hơn.