GIAO TIẾP TRONG NHÓM LÀM VIỆC
3.4. Các nguyên tắc và kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong nhóm làm việc
làm việc
Trong nhóm làm việc, giao tiếp hiệu quả là phải đảm bảo cho thông tin liên lạc giữa các thành viên nhóm ln được duy trì, tăng cường sự cộng tác và phối hợp giữa các thành viên trong nhóm làm việc. Giao tiếp nhóm làm việc kém hiệu quả sẽ hạn chế sự chia sẻ thơng tin và gây khó khăn cho các thành viên nhóm làm việc thực hiện các nhiệm vụ được giao. Có nhiều nguyên nhân khiến giao tiếp kém hiệu quả, bao gồm:
* Thiếu tự tin:
Bản thân người giao tiếp thiếu tự tin chính là rào cản lớn nhất khiến giao tiếp kém hiệu quả. Mỗi thành viên không thể giao tiếp tốt khi chính họ cảm thấy mình yếu kém, thiếu kiến thức chuyên môn hoặc không hiểu biết sâu về vấn đề giao tiếp. Vì vậy, để có thể khắc
phục điểm yếu này, có lẽ khơng có con đường nào khác là mỗi thành viên phải tự trang bị kiến thức cần thiết cho mình, có kỹ năng tìm kiếm và nghiên cứu, thấu hiểu các vấn đề có liên quan đến nội dung công việc cần trao đổi giữa các thành viên nhóm thơng qua giao tiếp.
* Thói quen đổ lỗi:
Một thói quen xấu mà nhiều người hay mắc, đó là tìm mọi cách để đổ lỗi cho người khác hoặc cho hồn cảnh mà ngun nhân có thể là họ ln tin là mình đúng, mình tốt hoặc không muốn và không dám chịu trách nhiệm về những sai lầm của mình.
Ví dụ: Khi nhóm trưởng hỏi 1 thành viên: “Tại sao đã đến giờ họp mà cô vẫn chưa in và photo xong tài liệu?”, lý do thường là “Anh ơi máy tính hỏng” hay “máy photo bị trục trặc anh ạ” hoặc “tại anh giao cho em quá nhiều việc đấy”!... Hãy nhớ là, tất cả những lý do đó
phần lớn là bao biện và chính ta sẽ phải gánh chịu hậu quả, có thể là:
Đánh mất cơ hội phát triển: Người nào chỉ cố gắng tìm lỗi của người khác thì sẽ khơng sửa lỗi được của chính mình, khơng tìm được giải pháp cho vấn đề của mình. Các thành viên và thậm chí cả nhóm trưởng sẽ có ấn tượng khơng tốt, nếu khơng muốn nói là xấu về những con người đó.
Sự né tránh của các thành viên khác trong nhóm: Khơng ai muốn
cộng tác với một người ln tìm mọi lý do để biện minh cho những sai lầm hoặc khuyết điểm của mình. Các thành viên nhóm sẽ có xu hướng không chấp nhận một người không bao giờ muốn và thừa nhận sai lầm của mình.
Gây hiềm khích, mất đồn kết trong nhóm: Mâu thuẫn, tranh cãi sẽ xảy ra khi có thành viên đổ lỗi cho người khác. Cơng việc có thể sẽ bị lãng quên hoặc không quan tâm để dành sự tập trung vào việc tranh cãi để xác định trách nhiệm cá nhân. Ai cũng cố gắng chứng minh mình đúng, cịn người kia sai. Những hiềm khích và mâu thuẫn cá nhân cũng nảy sinh từ đó.
* Giao tiếp lệch pha:
Từ đặc điểm tâm lý cá nhân cũng như điều kiện, hoàn cảnh, tuổi tác, sự trải nghiệm... của từng thành viên nhóm, chắc chắn mỗi người sẽ có những suy nghĩ, sự nhìn nhận, hiểu biết và kỹ năng khác nhau.
Ví dụ: Người lớn tuổi và người trẻ tuổi, những người khác nhau về trình độ chun mơn, cá tính... thường lệch pha khi trao đổi về cùng một vấn đề. Điều quan trọng là phải cố gắng hiểu người khác, dung hịa, tìm ra tiếng nói chung để giao tiếp thành cơng và hồn thành tốt công việc chung.
* Không biết lắng nghe:
Trong giao tiếp, lắng nghe quan trọng hơn nói, nhưng dường như mỗi chúng ta thường thích nói nhiều hơn nghe (nhất là trưởng nhóm và các thành viên “thích thể hiện”). Nhiều người có thói quen xấu là chỉ
nghe những điều mình thích, khơng thích nghe những điều ngược lại. Hiện tượng cắt ngang lời người khác, hay cứ nói thao thao bất tuyệt mà không để ý đến tâm trạng, thái độ của người nghe vì vậy có thể xuất hiện trong giao tiếp nhóm. Điều này chắc chắn sẽ gây phản cảm và khơng có được cái nhìn thiện cảm từ các thành viên nhóm. Rèn luyện kỹ năng lắng nghe, kiên nhẫn để thu nhận thông tin, hiểu vấn đề người khác muốn nói, quan sát thái độ của người nghe... là những điều cần chú ý trong giao tiếp nhóm làm việc.
* Phong cách biểu đạt ngôn ngữ và khối lượng thông tin truyền tải:
Theo kinh nghiệm của nhiều người và qua thống kê cho thấy, sức mạnh khi một thơng điệp được truyền đi cho người khác thì tỉ lệ ngơn từ (lời nói) chỉ chiếm 7%, giọng nói chiếm 55%, và nhìn thấy (hình ảnh) chiếm 38%. Nhưng nhiều người lại có thói quen quá chú trọng lời nói mà chưa chú ý quan tâm tới giọng nói và cách nói, phong cách biểu đạt ngơn ngữ của mình.
Cũng cần phải cân nhắc khối lượng thông tin truyền tải trong khoảng thời gian giao tiếp cho hợp lý, cùng một lúc truyền đi quá
nhiều thơng điệp có thể sẽ gây nhiễu thông tin, người nghe không nắm bắt được hoặc không hiểu hết, hiểu đúng, hiểu đầy đủ vấn đề. Tùy từng đối tượng, trình độ và tuổi tác khác nhau, văn hóa khác nhau... cách nói, cách biểu đạt ngôn ngữ, thái độ giao tiếp cũng phải được điều chỉnh cho phù hợp để nâng cao hiệu quả giao tiếp.
* Thời gian giao tiếp không phù hợp:
Cần cân nhắc lựa chọn thời điểm giao tiếp cho phù hợp. Hãy thử hình dung khi ta đang tập trung vào một cơng việc gì đó quan trọng nhưng lại bị người khác làm phiền, thái độ ứng xử của chúng ta sẽ như thế nào? Có lẽ, khi đó sẽ là một cảm giác khó chịu. Các vấn đề liên quan đến tâm trạng, thể chất và tinh thần cũng ảnh hưởng rất nhiều đến quá trình giao tiếp. Mỗi một cá nhân đều có thói quen riêng cũng như lịch làm việc cụ thể. Khi giao tiếp nên tìm hiểu trước và tránh những thời điểm không phù hợp với lịch làm việc, sinh hoạt, hay tâm trạng của đối tượng giao tiếp, vì điều đó có thể đưa chúng ta đến sự thất bại trong việc trình bày một vấn đề.
Để q trình giao tiếp trong nhóm làm việc một cách có hiệu quả, cần tuân thủ các nguyên tắc và các kỹ năng giao tiếp cơ bản.