Khi tham gia vào nhóm, các thành viên bị ảnh hưởng hoặc liên quan tới các quyết định của nhà quản trị nhóm. Trong nhóm làm việc, nhà quản trị nhóm là người chịu trách nhiệm cao nhất về kết quả hay mục tiêu của nhóm làm việc. Các quyết định của nhà quản trị nhóm đưa ra nhằm giải quyết vấn đề về quy trình làm việc, phân bổ nhiệm vụ, huấn luyện nhân viên hay bất kỳ những vấn đề liên quan tới hiệu quả hoạt động của nhóm nói riêng và tổ chức nói chung. Nhà quản trị nhóm là người thiết lập các mục tiêu cụ thể cho nhóm và đánh giá kết quả thực hiện công việc của các thành viên trong nhóm; thậm chí quyết định cơ chế thưởng/phạt hay phân bổ thành quả chung của nhóm cho
từng thành viên trong q trình vận hành nhóm. Mối quan hệ giữa nhà quản trị với các thành viên nhóm dựa trên niềm tin, sự tôn trọng và sự cởi mở. Một số nhà quản trị tin tưởng rằng để đạt được tín nhiệm của các nhân viên là khơng dễ dàng và đôi khi phải mất một thời gian dài để tạo dựng và phát triển sự tin tưởng và tín nhiệm của các thành viên trong nhóm đối với nhà quản trị nhóm.
Bất cứ nhóm làm việc nào cũng cần phải có ít nhất một nhà quản trị nhóm là trưởng nhóm. Xét về nhiều khía cạnh, cơng việc của nhà quản trị nhóm làm việc phần nào tương tự công việc của một nhà quản trị nói chung. Cả hai đều chịu trách nhiệm phải đạt được mục tiêu chung thông qua sự nỗ lực của những người khác. Theo kết quả nghiên cứu của Henry Mintzberg những năm 1960, nhà quản trị nói chung đảm nhận 10 vai trị được chia thành ba nhóm: nhóm vai trị quan hệ với con người; nhóm vai trị thơng tin và nhóm vai trị quyết định. Do tính chất đặc thù của hoạt động quản trị nhóm làm việc, nhà quản trị nhóm làm việc cần tập trung vào các vai trò và nhiệm vụ cụ thể như sau.
Thứ nhất, nhà quản trị nhóm đóng vai trị như một nhà kiến trúc sư.
Để xây dựng và đưa nhóm đi vào hoạt động, trước tiên nhà quản trị cần phải “thiết kế” cơ chế hoạt động của nhóm, giữ cho tầm nhìn được rõ ràng, thiết lập các điểm mốc thời gian và kết quả cho từng giai đoạn trong q trình thực hiện cơng việc nhằm đạt được mục tiêu chung của nhóm.
Thứ hai, nhà quản trị nhóm thực hiện vai trị của một nhà truyền
thơng trong q trình thực hiện giao tiếp nhóm và điều phối các mối quan hệ giữa các thành viên trong nhóm. Thơng tin trong nhóm và giữa nhóm với các bộ phận khác trong tổ chức cần phải được đảm bảo chia sẻ nhanh chóng, kịp thời, chính xác để giúp các thành viên trong nhóm hiểu biết lẫn nhau, phối hợp công việc và là cơ sở cho quá trình ra quyết định. Nhà quản trị nhóm cần có khả năng truyền đạt thơng tin và tiếp nhận thông tin phản hồi.
Thứ ba, nhà quản trị nhóm có vai trò như một trọng tài để giải
quyết mâu thuẫn, xung đột giữa các thành viên trong nhóm. Trong bất kỳ một tổ chức hay nhóm làm việc nào, mâu thuẫn là vấn đề tất yếu
bởi vì mỗi thành viên trong nhóm có năng lực, đặc điểm tâm lý - xã hội khác nhau. Do vậy nhà quản trị nhóm cần tỉnh táo đối phó với các xung đột xảy ra và kịp thời thực hiện các giải pháp khắc phục.
Thứ tư, nhà quản trị nhóm đóng vai trị của một huấn luyện viên.
Nhà quản trị nhóm có khả năng định hướng hành động cho các thành viên trong nhóm, hiểu biết về những kỹ năng và kinh nghiệm, nhìn nhận ưu điểm và hạn chế của họ để kịp thời có kế hoạch giúp các thành viên trong nhóm khắc phục, nâng cao kỹ năng và kinh nghiệm của bản thân để hoàn thành tốt các công việc được giao.
Trách nhiệm nhà quản trị nhóm bao gồm:
+ Thơng báo thường xun về tiến độ và các vấn đề nan giải với nhà tài trợ của nhóm (nếu có).
+ Định kỳ đánh giá hoạt động của nhóm, quan điểm của các thành viên, và cách mỗi thành viên tự nhìn nhận về sự đóng góp của mình.
+ Đảm bảo rằng tất cả mọi thành viên đều đóng góp ý kiến và ý kiến đó được mọi người lắng nghe.
+ Chia sẻ cơng việc giữa các thành viên trong nhóm. + Khơng hối thúc hành động với tư cách cấp trên.