XÂY DỰNG NHÓM LÀM VIỆC
2.3.1. Xác định và phổ biến mục tiêu nhóm làm việc
Trong quá trình xác lập và phổ biến các mục tiêu ở giai đoạn xây dựng nhóm làm việc, nhà quản trị nhóm phải hiểu rõ những nhiệm vụ được giao của nhóm và truyền đạt cho cả nhóm về nhiệm vụ, mục đích của nhóm. Một nhóm làm việc khơng hiểu rõ tại sao nhóm của mình tồn tại sẽ có ít cơ hội để thành công.
Căn cứ vào nhiệm vụ được giao, nhà quản trị nhóm sẽ cùng các thành viên xác định các mục tiêu chung của nhóm và của từng cá nhân. Xác định được mục tiêu chung của nhóm, điều đó đồng nghĩa với việc gắn kết các thành viên có cùng chung mục đích, ý tưởng lại với nhau trong cùng một nhóm. Q trình này nên khuyến khích sự tham gia của các thành viên trong nhóm. Cần lắng nghe ý kiến, tham khảo kiến thức chun mơn và những góp ý từ các thành viên, bởi một cá nhân khơng thể nắm hết mọi khía cạnh của vấn đề. Nhóm có thể xây dựng cơ chế cho phép các thành viên tham gia vào quá trình ra quyết định. Các mục tiêu sau khi được xác định cần được phổ biến rõ ràng đến các thành viên trong nhóm và có thể phải báo cáo cấp trên và các bộ phận liên quan trong tổ chức.
Khi xây dựng các mục tiêu của nhóm, cần đảm bảo tiêu chí SMART và phù hợp với điều kiện thực tế của nhóm cũng như của các thành viên, cụ thể:
• S (specific): mục tiêu của nhóm phải cụ thể, rõ ràng, khơng mơ
hồ, chung chung và cách hiểu mục tiêu của nhóm giống nhau với mọi thành viên. Ví dụ: Một nhóm bán hàng được giao mục tiêu tăng cường phát triển thêm các đại lý trong quý I năm tới được coi là mục tiêu chung chung, thiếu cụ thể. Ngược lại, mục tiêu có thêm 100 đại lý mới trong quý I năm tới trên địa bàn quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội được coi là cụ thể.
• M (measurable): Các mục tiêu cần phải đo lường được bằng con số định lượng hoặc bằng cách sử dụng các chỉ số đánh giá gián tiếp với các mục tiêu định tính. Ví dụ: Nhóm bán hàng đặt mục tiêu nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng được coi là khó đo lường trực tiếp. Mục tiêu này có thể thể hiện qua các chỉ tiêu khác gián tiếp nhưng có thể đo lường được. Ví dụ mục tiêu giảm 2% tỷ lệ hàng hóa bị khách hàng trả lại hoặc giảm thời gian chậm thanh tốn của khách hàng xuống cịn dưới 15 ngày.
• A (Agreed): Khi xác lập các mục tiêu cần khuyến khích sự tham gia của tất cả các thành viên trong nhóm và đạt được sự đồng thuận cho mục tiêu chung của cả nhóm. Ví dụ trong trường hợp nhóm bán hàng nêu trên, khi xác định các mục tiêu của nhóm và của từng thành viên, nhóm trưởng và các thành viên trong nhóm cần có sự trao đổi để đi đến thống nhất các chỉ tiêu, tránh chủ quan, áp đặt.
• R (Realistic): Mục tiêu của nhóm cần thực tế và khả thi. Các
mục tiêu của nhóm không thể như giấc mơ; nhóm cần phải có khả năng đạt được các mục tiêu đề ra. Mục tiêu có tính hiện thực khi được xác định căn cứ vào các nguồn lực có thể huy động, dựa trên kết quả dự báo những biến động, và đúng định hướng chiến lược của tổ chức. Ví dụ nhóm bán hàng khi xác định mục tiêu “có thêm 100 đại lý mới trong quý I năm tới trên địa bàn quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội” cần căn cứ vào những thông tin xác thực, khả năng thực tế của nhóm như: chiến lược phát triển của doanh nghiệp; dự báo thị trường về khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp; khả năng của nhóm; nguồn lực có thể huy động; thành tích thực tế hoặc kinh nghiệm đã được kiểm chứng…
• T (Time-bound): Mục tiêu cần có giới hạn về thời gian thực hiện, do đó phải gắn với các mốc thời gian cụ thể. Mốc thời gian có thể là thời điểm ngày, tháng cần bắt đầu hay hồn thành cơng việc hoặc công việc cần hoàn thành trong khoảng thời gian bao lâu. Trong ví dụ về nhóm bán hàng nêu trên, nhiệm vụ cần hoàn thành “trong quý I năm tới” vừa có giới hạn về thời điểm (bắt đầu từ đầu quý I và kết thúc vào
cuối quý I năm tới, vừa có giới hạn về khoảng thời gian cần hồn thành cơng việc (trong thời hạn 3 tháng của quý I năm tới).
Một điều cần lưu ý khi xây dựng và triển khai thực hiện các mục tiêu cơng việc, nhóm cần phân chia các mục tiêu chung của cả nhóm thành nhiều mục tiêu nhỏ cho từng thành viên trong nhóm. Các mục tiêu nhỏ phải thống nhất phù hợp với mục tiêu chung của nhóm. Khi các thành viên được phân rõ mục tiêu, họ sẽ xác định trách nhiệm của mình trong thực thi hoạt động của nhóm, cảm thấy mình là một phần trong thành cơng của nhóm.