GIAO TIẾP TRONG NHÓM LÀM VIỆC
3.3.2.Phương tiện và kênh truyền đạt thông tin giao tiếp
Phương tiện giao tiếp
Có thể kể đến 2 phương tiện giao tiếp chủ yếu là tín hiệu ngơn ngữ và tín hiệu phi ngơn ngữ. Phương tiện ngơn ngữ có thể được sử dụng dưới hình thức ngơn ngữ nói hoặc ngơn ngữ viết. Ngơn ngữ nói được thực hiện qua việc gặp mặt đối mặt, gặp qua video, gọi điện thoại…; trong khi ngôn ngữ viết được thực hiện qua thư từ, email, bản ghi nhớ hay báo cáo… Phương tiện phi ngôn ngữ bao gồm những cử chỉ, điệu bộ, nét mặt, ánh mắt (ngơn ngữ cơ thể)… Việc sử dụng chính xác, phù hợp, kết hợp một cách hợp lý và có hiệu quả các phương tiện giao tiếp sẽ góp phần đặc biệt quan trọng vào chất lượng quá trình giao tiếp.
Kênh giao tiếp
Kênh giao tiếp là con đường liên lạc giữa chủ thể và đối tượng giao tiếp. Vì vậy phải tổ chức kênh sao cho quá trình giao tiếp đạt được hiệu quả nhất. Các kênh giao tiếp bao gồm kênh chính thức và khơng chính thức.
Kênh giao tiếp chính thức là kênh được sử dụng để truyền những thông điệp từ cấp trên xuống cấp dưới nhằm hướng dẫn cơng việc, quan hệ cơng việc, quy trình, phản hồi…; hoặc từ cấp dưới lên cấp trên như báo cáo, đề nghị, tờ trình…; hoặc giữa các thành viên nhóm để hợp tác, giải quyết công việc, chia sẻ thông tin, thực hiện báo cáo,…
Kênh giao tiếp khơng chính thức là kênh khơng có sự ràng buộc giữa người gửi và người nhận thông điệp, nhưng được sử dụng để xác nhận thông tin, mở rộng thông tin, lan truyền thông tin, phủ nhận thông tin hoặc bổ sung thông tin... như các tin đồn, dư luận, tin “vỉa hè”...
Truyền đạt và tiếp nhận thơng tin ln gắn với q trình giao tiếp nói chung và giao tiếp nhóm làm việc nói riêng. Có rất nhiều kênh truyền đạt thơng tin mà các thành viên nhóm làm việc có thể lựa chọn phù hợp với điều kiện và tình huống giao tiếp cụ thể, hoặc kết hợp một cách linh hoạt giữa các kênh này. Các kênh truyền đạt thơng tin chính có thể sử dụng trong giao tiếp nhóm làm việc như: Email, bảng thơng báo, họp từ xa, chỉ thị của cấp trên và trưởng nhóm, áp phích, họp nhanh vào giờ trưa, bản tin nội bộ, tổ chức sự kiện, họp nhóm, mạng nội bộ (lotus note)...
Điện thoại, máy tính khơng chỉ đơn thuần là cơng cụ giải trí, chụp hình hay check-in facebook. Các thành viên nhóm hồn tồn có thể biến điện thoại hay laptop của mình thành công cụ kết nối các thành viên một cách hiệu quả. Một ý tưởng bất chợt, một phương án kinh doanh mới ngay lập tức có thể chia sẻ với các thành viên nhờ skype, email hay điện thoại. Việc vận dụng linh hoạt các công cụ hỗ trợ sẽ làm cho các cá nhân bổ sung những thiếu sót cho nhau và hồn thiện bản thân mỗi thành viên nhóm.
Lợi ích của việc làm việc nhóm xảy ra chỉ khi các thành viên chia sẻ những thơng tin của riêng mình với nhóm. Tuy nhiên, nhiều nghiên cứu về giao tiếp nhóm chỉ ra rằng nhóm tốn nhiều thời gian của họ để nhận những thông tin chung chung, và thảo luận những cái gì mà họ đã biết, hơn là sự gắn kết những kiến thức riêng biệt và quan điểm riêng của các thành viên. Điều này phụ thuộc rất nhiều vào kênh truyền đạt thông tin giữa các thành viên cũng như mức độ thành thạo trong việc sử dụng các kênh thơng tin đó.
Những khuynh hướng bỏ qua xử lý thơng tin có thể ngăn chặn nhóm đưa ra các quyết định tốt vì thơng tin quan trọng mà một thành
viên nắm giữ được bỏ qua bởi nhóm. Ví dụ như chúng ta cần thiết kế một nhóm với các thành viên liên quan tới lĩnh vực kỹ thuật, thị trường và tài chính. Chúng ta cần được chia sẻ những quan điểm và những nguồn thông tin để tạo ra một thiết kế nhóm tốt nhất. Người kỹ sư nên thảo luận về cơng nghệ mới, nhân viên thị trường nên trình bày những kết quả khảo sát thị trường mới nhất, và các nhà tài chính nên kiểm tra những lựa chọn cho việc giảm chi phí...