XÂY DỰNG NHÓM LÀM VIỆC
2.3.2. Xác định các nét đặc trưng của nhóm làm việc
Nhóm làm việc là sự kết hợp hài hịa, bổ sung cho nhau giữa các thành viên. Làm việc nhóm là phương thức làm việc hiện đại, đòi hỏi sự hợp tác cao nhằm tạo ra sự cộng hưởng về kết quả làm việc. Bởi vậy, mỗi nhóm mang cá tính của nhóm, là tổng hợp các cá tính độc đáo của riêng mỗi thành viên nhóm. Ngay từ khi được thành lập, mỗi nhóm cần hướng tới xây dựng những nét đặc trưng của mình nhằm phân biệt với những nhóm khác và tạo ra một văn hóa, một mơi trường đặc trưng thúc đẩy sự hợp tác, tinh thần đồng đội, cùng nhau hướng tới hoàn thành mục tiêu chung của nhóm. Các nét đặc trưng của nhóm thường hướng tới như xác định giá trị cốt lõi, sứ mệnh, định vị nhóm, khẩu hiệu nhóm, màu sắc đại diện nhóm…
Xác định giá trị cốt lõi nhóm: Đó là những giá trị có tính bền vững
gắn liền với sự tồn tại và phát triển của nhóm, nên cần lựa chọn cho nhóm một chuỗi giá trị tinh thần để làm thước đo và kim chỉ nam mà mọi người cần tuân thủ. Nếu là một tổ chức độc lập thì có quyền tự do sáng tác giá trị cốt lõi cho nhóm, tuy nhiên đó thường là những giá trị phản ánh tính cách của nhà quản trị nhóm, ví dụ như: Thân thiện - Sáng tạo - Thẳng thắn, có thể dùng cách viết tắt là TST. Nếu nhóm là một phòng ban, bộ phận, chi nhánh… thì nên lấy theo giá trị cốt lõi của tổ chức mà nhóm đang thuộc về, nếu cần hãy chọn những giá trị cốt lõi gần gũi, có tính bổ sung hoặc làm rõ giá trị cốt lõi của tổ chức cao hơn.
Thông thường giá trị cốt lõi cần rõ ràng, ngắn gọn, dễ học và dễ nhớ. Sau đó nên diễn giải chi tiết hơn, chẳng hạn như thân thiện bao gồm các tiêu chí: chào hỏi khi gặp mặt, tham gia mọi hoạt động của tổ chức, trao đổi thiện chí… Giá trị cốt lõi có thể khơng tạo ra tài chính nhưng nó giúp các thành viên trong nhóm thấu hiểu và điều chỉnh hành vi của mình cho phù hợp, qua đó tạo nên một tổ chức có tính thống nhất cao, đó chính là giá trị vĩnh cửu, là giá trị thương hiệu của tổ chức.
Xác định sứ mệnh nhóm: Sứ mệnh chính là lý do để nhóm ra đời
và tồn tại, sứ mệnh của phòng nhân sự là “Nâng cao chất lượng sống của công nhân viên”, phòng IT là “Giúp mọi người làm bạn với thế giới”, nhóm dọn vệ sinh “giữ gìn sự trong sạch mơi trường sống”… sứ mệnh khơng phải thứ đặt ra để đánh giá hay xếp hạng mà là đặt ra để làm với mục tiêu phục vụ số đơng, mang đến những giá trị tích cực cho tổ chức. Nên chọn cho nhóm một sứ mệnh với hai tiêu chí: Thứ nhất, phải gắn liền cơng việc nhóm đảm trách - sứ mệnh xa rời thực tế sẽ bị huyễn hoặc và khơng tưởng. Thứ hai, nó phải có tính vĩ đại - điều này giúp các thành viên tự hào khi thực hiện nó mặc dù trong con mắt của người khác đó chưa chắc đã là một cơng việc hấp dẫn.
Định vị nhóm: Định vị đơn giản là một phép so sánh, trong trường
hợp này là tự đặt nhóm vào một vị trí nào đó trong bức tranh tổng thể của tổ chức, hoặc của tồn xã hội thậm chí là nhân loại. Nó có thể là vị trí mà nhóm trưởng đang cùng các cộng sự đã ở đó hoặc đang nỗ lực hướng tới. Định vị có thể xác lập theo nhiều loại tiêu chí, có thể định tính và cũng có thể định lượng…“Nhóm Marketing sẽ trở thành bộ phận có mơi trường làm việc lý tưởng của cơng ty trong vịng 2 năm tới”. Cần chọn định vị nhóm nhằm hướng các thành viên đến những điều tốt đẹp hơn thông qua cách chọn định vị, nơi mà họ sẽ tự nguyện phấn đấu và khao khát trở thành một phần trong hình hài chung đó.
Xác định khẩu hiệu nhóm: Khẩu hiệu đơn giản là một vài từ ghép,
hoặc một cụm từ hay một câu mà một tổ chức có thể dùng để phơ trương hoặc khai thông sức mạnh tinh thần tập thể; “Đồn kết là sức mạnh”, “Cứng cáp khơng lùi bước”, “Quyết chiến - quyết thắng”, “làm
hết sức chơi hết mình”… khẩu hiệu dễ làm người ta nhầm lẫn với giá trị cốt lõi, nếu khẩu hiệu là phương châm có tính ngắn hạn thậm chí là theo tháng, theo chiến dịch và là điều mong muốn mọi người làm theo thì giá trị cốt lõi có tính bền vững và là giá trị vốn có, khơng thay đổi. Tuy nhiên, khẩu hiệu cũng cần những đặc tính như dễ nhớ, dễ đọc, có khả năng khơi dậy sức mạnh tinh thần tiềm ẩn trong mỗi cá nhân để tạo nên động lực lớn, sức mạnh lớn hơn trong tổ chức.
Xác định màu sắc đại diện nhóm: Trong một trận đấu bóng chúng
ta dễ dàng nhận thấy sự khác biệt về trang phục. Mục đích là để người chơi phân biệt nhau và để trọng tài cũng như khán giả phân biệt đội A với đội B… tuy nhiên màu sắc nhóm cịn thể hiện cá tính nhóm thậm chí cịn hàm chứa giá trị có tính lịch sử. Màu sắc nhóm là một trong những tiêu chí để phân biệt nhóm, song đó là sự phân biệt có chọn lọc, sự phân biệt thực sự từ bên trong và được phơ bày bằng hình thức, để khẳng định nhóm là chính nhóm, khơng phải nhóm khác hay na ná một nhóm nào khác.
Xác định cơ chế hoạt động của nhóm: Cần tạo ra cơ chế vận hành
nhóm theo một cách dễ dàng và thuận lợi nhất… chỉ có cách đó mới hy vọng cơng việc của nhóm tiến triển nhanh chóng, có hiệu quả và tạo ra những nét đặc trưng riêng của nhóm. Cơ chế hoạt động - cách thức vận hành của nhóm, cần được áp dụng vào từng chi tiết nhỏ nhất có thể; cơ chế ra quyết định, cơ chế vận hành một cuộc họp, đề xuất ý tưởng… Nội dung cụ thể về thiết lập cơ chế hoạt động của nhóm sẽ được trình bày cụ thể trong mục 2.4.2 dưới đây.