XÂY DỰNG NHÓM LÀM VIỆC
2.4.2. Thiết lập cơ chế hoạt động của nhóm
Một đất nước phải thiết lập thể chế, hiến pháp; một tổ chức phải xây dựng nội quy, quy chế; và một nhóm cũng cần phải thống nhất những quy tắc nhất định trong cơ chế hoạt động ngay từ khi thành lập. Cơ chế hoạt động này có thể liên quan đến các quy tắc ứng xử, cách thức liên lạc giữa các thành viên nhóm, cơ chế và tần suất các cuộc họp, phương thức ra quyết định, phương pháp đánh giá kết quả làm việc nhóm, quy tắc tài chính,…
Quy tắc ứng xử
Quy tắc ứng xử quy định các chuẩn mực về các hành vi cá nhân và hành vi nhóm được cả nhóm chấp nhận và tuân theo. Cụ thể hơn, quy tắc trong hành vi ứng xử của nhóm là những chỉ dẫn cho các thành viên thấy cần phải làm việc và ứng xử với nhau như thế nào, điều gì nên và điều gì khơng nên. Mỗi nhóm đều thiết lập một tập hợp các tiêu chí chuẩn mực làm nên bản sắc riêng của nhóm. Chẳng hạn như việc tuân thủ giờ giấc, sử dụng trang phục, quy trình cơng việc, bảo mật thơng tin, cam kết về lịng trung thành, thái độ biểu hiện,…
Những quy tắc thường được viết ra, lập thành văn bản, đóng khung, và để ở nơi mà các thành viên nhìn thấy dễ dàng và thường xuyên nhất. Vì vậy nó được viết một cách ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu. Đó là những quy tắc được cơng bố rõ ràng, minh bạch đòi hỏi sự chấp hành nghiêm ngặt của mọi thành viên. Ngồi ra, có những quy tắc không bao giờ được truyền đạt công khai hay được thơng báo chính thức mà thơng thường nó được “lưu hành” dưới hình thức truyền miệng hoặc mọi người tự quan sát, phát hiện rồi tiếp nhận và thực hiện theo như một “luật bất thành văn”. Người ta gọi đó là những quy tắc “ngầm”. Ví dụ trong nhóm làm việc mọi người không bao giờ quên sinh nhật của nhau.
Thơng thường, một nhóm hiệu quả sẽ dành thời gian trong buổi họp đầu tiên để xây dựng các quy tắc. Tốt nhất là lấy ý kiến chung của mọi người về các vấn đề liên quan đến cơng việc và lối sống của các thành viên nhóm. Dù quy tắc thuộc phạm trù nào thì cũng nên trả lời cho câu hỏi: “Như thế nào thì sẽ tốt cho cơng việc?”. Ví dụ, sau khi nhóm bàn bạc và thống nhất được một số nguyên tắc như:
- Tất cả các cuộc họp đều có sự tham gia đầy đủ của các thành viên nhóm.
- Cuộc họp sẽ bắt đầu và kết thúc đúng giờ. Mọi thành viên đều có trách nhiệm nhắc nhở những thành viên khác không được đến muộn.
- Tắt điện thoại di động trong giờ họp.
- Những ý kiến đóng góp phải mang tính xây dựng.
- Những ý kiến trái chiều sẽ được xem xét và bàn bạc cẩn thận. - Mọi người đều có nhiệm vụ của mình và phải thực hiện, hoàn thành nhiệm vụ đó.
- Khuyến khích thái độ vui vẻ, hịa đồng, thiện chí.
Có những quy tắc bất thành văn được lan truyền ngầm giữa các thành viên trong nhóm, những quy tắc này có thể mang tính tích cực hoặc tiêu cực. Các quy tắc một khi đã được các thành viên biết đến hoặc phát hiện ra thì rất dễ tác động vào thái độ và hành vi của họ. Vì vậy nhóm cần phải xem xét một cách thận trọng để phát triển những quy tắc tích cực, nếu khơng sẽ hình thành các quy tắc “bất thành văn” tiêu cực gây tác động xấu đến q trình làm việc nhóm.
Những quy tắc có tác dụng nhắc nhở nhóm cần phải lập lại trật tự mỗi khi các thành viên đi chệch hướng hoặc có những hành vi khơng phù hợp. Chúng cũng có tác động lớn đến những hành vi của thành viên trong nhóm. Chẳng hạn, anh A vốn rất nhút nhát và ngại phát biểu, khơng muốn thể hiện mình nhưng khi gia nhập vào một nhóm có đề ra nguyên tắc: “tất cả mọi thành viên bắt buộc phải tham gia đóng góp ý kiến và cơng sức, thể hiện bản thân trong các hoạt động
chung của nhóm” khiến anh A buộc phải chuẩn bị ý kiến để phát biểu, phải tham gia các hoạt động văn-thể-mỹ ngồi cơng việc, lâu dần anh A trở nên mạnh dạn hơn, tự tin hơn và xóa bỏ ngăn cách với những người xung quanh. Chính vì thế, ngun tắc nhóm là một nhân tố tác động đến quá trình làm việc của cá nhân cũng như thành cơng chung của nhóm.
Phương thức ra quyết định
Các quyết định trong nhóm được đưa ra như thế nào cũng là vấn đề rất quan trọng và nên được thống nhất ngay từ khi xây dựng nhóm. Nhìn từ quan điểm của hành vi tổ chức, việc ra quyết định có thể phân theo 2 phương thức: Quyết định cá nhân và quyết định nhóm.
* Quyết định cá nhân
Trong làm việc nhóm, có những tình huống phải áp dụng phương thức ra quyết định cá nhân như các quyết định của nhà quản trị nhóm trong điều hành. Các thành viên nhóm cũng có thể ra các quyết định theo phương thức cá nhân theo sự phân quyền của trưởng nhóm hoặc được sự thống nhất của cả nhóm.
Ưu thế chủ yếu trong việc ra quyết định cá nhân là tốc độ. Một cá nhân không cần phải triệu tập một hoặc nhiều cuộc họp để bàn về những khả năng lựa chọn khác nhau. Vì vậy, khi một quyết định cần được đưa ra nhanh chóng, cá nhân sẽ có lợi thế.
Những quyết định cá nhân cũng có trách nhiệm giải trình rõ ràng. Chúng ta có thể biết được ai là người ra quyết định và do đó, biết được ai là người chịu trách nhiệm về kết quả của quyết định được ban hành. Trách nhiệm giải trình thường mơ hồ hơn trong các quyết định nhóm vì các quyết định này là ý kiến tập thể, được tập thể tán thành và thông qua.
Lợi thế thứ ba của các quyết định cá nhân là sự nhất quán. Các quyết định nhóm có thể gặp phải tình trạng tranh giành quyền lực và khơng đồng nhất quan điểm trong nội bộ nhóm. Mặc dù các cá nhân
không thể nhất quán một cách triệt để trong việc ra quyết định của mình, song dù sao họ cũng thường nhất quán hơn so với các nhóm.
* Quyết định nhóm
Tùy theo cơ chế hoạt động do nhóm thống nhất, trong một số trường hợp, nhóm cũng có thể áp dụng phương thức ra quyết định nhóm. Theo đó, vấn đề cần quyết định được nhóm thảo luận cơng khai, bình đẳng. Quyết định cuối cùng là lựa chọn của đa số các thành viên trong nhóm. Phương thức ra quyết định nhóm có một số ưu điểm so với quyết định cá nhân:
Các nhóm thường tạo ra những thông tin và kiến thức tồn diện hơn trong q trình ra quyết định. Do có nhiều thơng tin hơn, nên tính đa dạng của các quan điểm cũng tăng, vì vậy người ta có thể cân nhắc nhiều phương thức và khả năng lựa chọn hơn.
Thực tế cho thấy rằng, một nhóm thường hoạt động tốt hơn một cá nhân, dù đó là cá nhân xuất sắc nhất. Vì vậy, các nhóm thường đưa ra những quyết định có chất lượng cao hơn. Cuối cùng, các nhóm thường đi đến sự chấp nhận mạnh mẽ hơn đối với một giải pháp. Nhiều quyết định thất bại bởi vì mọi người khơng chấp nhận giải pháp đó. Các thành viên nhóm, những người tham gia vào việc đưa ra một quyết định, nhất định sẽ có nhiều khả năng ủng hộ quyết định đó hơn và khuyến khích những người khác chấp nhận nó.
Tùy từng hồn cảnh mà nhóm nên áp dụng hình thức ra quyết định phù hợp. Chẳng hạn, các quyết định cá nhân được áp dụng khi tính cấp thiết của chúng cao, quyết định đó địi hỏi phải chịu trách nhiệm cá nhân… Quyết định nhóm nên được áp dụng với những quyết định có ảnh hưởng rộng, trực tiếp tới các thành viên trong nhóm, ví dụ các quy tắc về trang phục, hành vi ứng xử cụ thể trong nhóm.
Xét tổng thể, dù là cá nhân hay nhóm thì quyết định đưa ra cũng nên cân nhắc giữa tính hiệu lực với tính hiệu quả. Về tính hiệu lực, các nhóm thường ưu việt hơn. Chúng tạo ra nhiều khả năng lựa chọn hơn,
sáng tạo hơn, chính xác hơn, và đưa ra những quyết định có chất lượng cao hơn so với các cá nhân. Nhưng các cá nhân lại hiệu quả hơn các nhóm. Tính hiệu quả của nhóm kém hơn có thể vì phải mất nhiều thời gian và nguồn lực hơn mới đạt được giải pháp.
Ngoài ra, những vấn đề như phương pháp đánh giá thành tích, quy
tắc tài chính, cơ chế kết hợp nhóm (họp, liên lạc…)… là những nội dung cơ bản cũng cần xác định ngay từ khi hình thành nhóm dựa trên cơ sở đồng thuận trong nhóm. Tất cả các thành viên đều cần tham gia ý kiến, đồng thuận và cam kết tuân thủ thực hiện. Đây là những vấn đề nếu không được thống nhất từ đầu sẽ dễ dẫn đến những thắc mắc, gây mất đồn kết và có nguy cơ trở thành xung đột nhóm.
CÂU HỎI ƠN TẬP
1. Phân tích khái niệm và vai trị của xây dựng nhóm làm việc. 2. Phân tích các tiêu chí lựa chọn thành viên nhóm làm việc. Lấy ví dụ một nhóm làm việc cụ thể và trình bày các tiêu chí lựa chọn thành viên nhóm đó.
3. Mục tiêu của nhóm làm việc cần đảm bảo những tiêu chí gì? Lấy ví dụ một nhóm làm việc cụ thể và phân tích các mục tiêu của nhóm đó.
4. Trình bày nội dung xác định các nét đặc trưng của nhóm làm việc.
5. Trình bày nội dung xây dựng cơ chế hoạt động của nhóm làm việc? Theo anh (chị), những nguyên tắc ngầm có nên được áp dụng trong nhóm làm việc hay khơng? Giải thích tại sao?
BÀI TẬP TÌNH HUỐNG VÀ THỰC HÀNH
Tình huống 1: Văn phịng kinh doanh bảo hiểm
Bạn vừa trở thành người quản lý của một văn phòng kinh doanh bảo hiểm tại Hà Nội với 5 chuyên viên và một số cộng tác viên. Trụ sở chính của cơng ty đặt tại Sài Gòn. Văn phòng được tổ chức theo kiểu truyền thống, người quản lý điều hành hoạt động của cả văn phịng và giám sát cơng việc của từng nhân viên.
Bạn đã nghe nói rất nhiều về lợi ích của làm việc theo nhóm - một hình thức làm việc đang rất phổ biến trong lĩnh vực kinh doanh. Chuyển sang làm việc nhóm có thể giúp cải thiện dịch vụ khách hàng, thích ứng với những thay đổi và nâng cao tinh thần làm việc cho nhân viên. Tuy nhiên, bạn cũng nghe nói rằng có thể gặp khó khăn trong việc xây dựng và quản lý nhóm.
Bạn cảm thấy mình phù hợp với việc quản lý theo kiểu truyền thống nhưng cũng muốn thử một cái gì đó mới mẻ, chẳng hạn như làm việc theo nhóm.
Câu hỏi:
1. Hãy trình bày ưu điểm và hạn chế của làm việc theo nhóm trong tình huống trên.
2. Ai sẽ trở thành thành viên của nhóm? Nhóm làm việc này có nên tập hợp cả các chuyên viên và cộng tác viên không? Tại sao?
3. Bạn sẽ xây dựng cơ chế hoạt động cho nhóm làm việc nói trên như thế nào?
(Dịch từ sách Groups dynamics for Teams, Daniel Levi, 2014)
Tình huống 2: Câu chuyện của Nam
Nam là trưởng nhóm phát triển sản phẩm mới của một Tập đồn sản xuất và kinh doanh hàng gia dụng Y. Nhóm được giao phụ trách và
triển khai dự án tạo ra dòng sản phẩm thiết bị nhà bếp mới cho cơng ty. Nhóm bao gồm các thành viên từ bộ phận kỹ thuật, thiết kế sản phẩm, marketing và tài chính. Dự án này sẽ là cơng việc chính của các thành viên trong 8-10 tháng tới. Là người trưởng nhóm, Nam cần đưa nhóm nhanh chóng bắt đầu vào công việc. Do thời gian quá gấp rút, Nam cảm thấy lo lắng về việc khởi đầu của nhóm sẽ khơng sn sẻ.
Câu hỏi:
1. Theo bạn, vấn đề quan trọng nhất cần tập trung khi bắt đầu nhóm dự án là gì?
2. Nam cần phải chuẩn bị gì trong buổi họp đầu tiên của nhóm dự án?
Tình huống 3: Nhóm sinh viên kinh tế
Một nhóm sinh viên trong khố học đào tạo về kinh tế và quản trị kinh doanh bao gồm 7 thành viên, trong đó hơn một nửa là các sinh viên lưu ban từ khoá trước. Mặc dù một số sinh viên có động lực cao nhưng cũng có một vài người chểnh mảng khiến cho các thành viên khác cảm thấy nản lòng.
Tại cuộc họp nhóm gần đây, buổi thảo luận biến thành một cuộc tranh luận căng thẳng và cá nhân. Kể từ đó, mối quan hệ của một số thành viên đã trở nên căng thẳng. Một vấn đề của cuộc tranh luận giữa các thành viên là ai chịu trách nhiệm nhiệm vụ nào và một số nhiệm vụ đang bị bỏ qn hồn tồn. Khơng ai biết được và cũng không chắc chắn ai là người chịu trách nhiệm về các cơng việc cịn thiếu, nhóm đang đứng trước nguy cơ đổ vỡ.
Câu hỏi:
1. Vấn đề chính của nhóm làm việc trong tình huống trên là gì? 2. Người trưởng nhóm cần tập trung vào vấn đề gì đầu tiên để cải thiện tình hình?
Thực hành 1:
Hãy sử dụng kinh nghiệm về làm việc nhóm để viết vào Bảng Thực hành 2.1 những đặc điểm của nhóm thành cơng và nhóm thất bại. Phân tích: So sánh câu trả lời của các thành viên trong nhóm để đưa ra câu trả lời của nhóm về các đặc điểm của một nhóm thành cơng. Thảo luận: Từ các đặc điểm của nhóm thành cơng ở trên, nhóm có lời khun gì cho nhà quản trị nhóm để có thể thiết lập và điều hành một nhóm làm việc?
Thực hành 2: Xác định các quy tắc của nhóm làm việc
Mỗi nhóm trình bày các quy tắc làm việc của nhóm mình theo Bảng Thực hành 2.2, sau đó, xác định quy tắc chính thức và khơng chính thức?
Phân tích: Sau khi xây dựng bảng quy tắc làm việc nhóm, nhóm
hãy đánh giá về các quy tắc này. Các thành viên nhóm có tn thủ các quy tắc khơng? Các thành viên phản ứng như thế nào khi vi phạm?
Thảo luận: Nhóm bạn thấy rằng các quy tắc này có hiệu quả
khơng? Nhóm nên sử dụng quy tắc rõ ràng hay ngầm thống nhất? Bạn nghĩ nhóm nên chính thức áp dụng những quy tắc nào? Tại sao?
BẢNG THỰC HÀNH 2.1
NHĨM THÀNH CƠNG VÀ NHÓM THẤT BẠI
Đặc điểm nhóm thành cơng:
Thực hành 3:
Bạn vừa được giao nhiệm vụ là nhóm trưởng của nhóm nghiên cứu phát triển thị trường. Cấp trên giao cho bạn quyền lựa chọn thành viên cho nhóm của mình, số lượng thành viên tối đa là 7.
Nhóm của bạn sẽ làm việc trong 3 tháng, mỗi thành viên khi tham gia sẽ được nhận khoản chi phí hỗ trợ đi thị trường, thời gian làm việc linh động (không phải điểm danh tại cơng ty) và nếu nhóm hồn thành tốt cơng việc thì cơng ty sẽ có khoản thưởng lớn.
Chính vì vậy, có rất nhiều người mong muốn được tham gia vào nhóm, đa số đều là những đồng nghiệp thân thiết với bạn. Tuy nhiên, theo đánh giá của bạn thì năng lực của những người này cịn nhiều hạn chế, nếu đưa vào nhóm thì nhóm khó có thể hoàn thành được nhiệm vụ. Nhưng bạn cũng không muốn làm ảnh hưởng đến mối quan hệ của bạn với họ.
Là trưởng nhóm trong tình huống này, bạn sẽ xử lý như thế nào? BẢNG THỰC HÀNH 2.2
NHÓM THÀNH CƠNG VÀ NHĨM THẤT BẠI
Quy tắc về ra quyết định:
Quy tắc về tham gia nhóm làm việc:
CHƯƠNG 3