CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI
5. Ý nghĩa của đề tài
4.1 Thực trạng KSNB tại NHTMCP Ngoại thương Việt Nam – CN Lâm Đồng
4.1.1.6 Phân định quyền hạn và trách nhiệm
Việc phân định quyền hạn và trách nhiệm của các cấp thẩm quyền trong các quy trình nghiệp vụ tuân thủ theo các Quy định về phân cấp thẩm quyền của VCB. Tại CN đã ban hành các văn bản quy định rõ về việc phân quyền, ủy quyền trong từng nghiệp vụ, và được thông tin trên mạng nội bộ để tất cả cán bộ nhân viên tại đơn vị biết và thực hiện.
Kết quả khảo sát có 88,5% ý kiến cho rằng NH đã tuân thủ và thực hiện tốt việc phân định trách nhiệm, quyền hạn của từng vị trí lãnh đạo, nhân viên, có sự phân cơng nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng.
Biểu đồ 4.4: Kết quả khảo sát về cơ cấu tổ chức và phân định quyền hạn
78.8% 88.5% 76.0% 47.1% 65.4% 31.7% 59.6% 0.0% 20.0% 40.0% 60.0% 80.0% 100.0% 120.0%
Chi nhánh ban hành văn bản và xây dựng chức năng, nhiệm vụ từng phòng/ ban. Chi nhánh có sơ đồ tổ chức, sự phân định trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng đối với từng cán bộ. Các phịng/ban có sự phối hợp làm việc hiệu quả Cơ cấu tổ chức hiện tại của chi nhánh tạo nên sự
chồng chéo trong công việc.
Cơ cấu tổ chức hiện tại của chi nhánh đảm bảo cho các thủ tục kiểm soát phát huy hiệu quả.
Quyền hạn giữa các phòng ban bị trùng lặp. Chi nhánh đã ban hành văn bản quy định rõ ràng
những ai có quyền hoặc ủy quyền phê duyệt …
Kết quả khảo sát về cơ cấu tổ chức và phân định quyền hạn
Hoàn toàn đồng ý Đồng ý Không ý kiến Không đồng ý Hồn tồn khơng đồng ý
(Nguồn: tổng hợp từ khảo sát của cá nhân tác giả) 4.1.1.7 Chính sách nhân sự:
Nguồn nhân lực ln giữ vai trị quan trọng, có tính chi phối và quyết định đến sự thành công trong hoạt động của các đơn vị. Tại VCB, công tác tuyển dụng được chuẩn
xuyên được tổ chức nhằm nâng cao kiến thức, tay nghề cho đội ngũ cán bộ nhân viên. VCB có trung tâm đào tạo nội bộ, thực hiện chức năng đào tạo cho cán bộ nhân viên trong hệ thống. Tất cả các nhân viên khi được tuyển dụng mới đều được tham gia khóa tập huấn, đào tạo dành cho nhân viên mới nhằm trang bị các kiến thức căn bản để có thể thực hiện nhiệm vụ. Hàng năm, Trung tâm đào tạo của VCB đều tổ chức thường xuyên các lớp tập huấn nghiệp vụ mới
Biểu đồ 4.5: Kết quả khảo sát về chính sách nhân sự
85.6% 65.4% 82.7% 75.0% 66.3% 0.0% 20.0% 40.0% 60.0% 80.0% 100.0% 120.0% Chi nhánh thực hiện đúng theo quy định về đào tạo, đánh
giá nhân viên, trả lương, phụ cấp hay khuyến khích nhân viên.
Khi vào làm việc tại Ngân hàng Anh/Chị được đào tạo đầy đủ các nghiệp vụ cần thiết cho công việc mà Anh/Chị đảm
nhiệm.
Chi nhánh thường xuyên tổ chức huấn luyện, đào tạo nâng cao trình độ nhân viên.
Chi nhánh xây dựng và thi hành quy chế khen thưởng, kỹ luật rõ ràng.
Anh/Chị nhận thức được trách nhiệm của mình đối với cơng việc, các biện pháp xử lý (nhắc nhở, cảnh cáo, kỹ luật, sa thải, …) khi vi phạm điều lệ, không tuân thủ quy …
Kết quả khảo sát về chính sách nhân sự
Hồn tồn đồng ý Đồng ý Khơng ý kiến Khơng đồng ý Hồn tồn khơng đồng ý
(Nguồn: tổng hợp từ khảo sát của cá nhân tác giả)
VCB ban hành Quy chế tiền lương, Quy chế khen thưởng triển khai trong tồn hệ thống. Cơng tác khen thưởng, kỷ luật tại CN được triển khai định kỳ theo quy chế, quy định của VCB. Qua kết quả khảo sát, có 82,7% số người hồn tồn đồng ý/ đồng ý rằng VCB có Quy chế thi đua, khen thưởng rõ ràng và tại CN đã triển khai thực hiện quy chế công khai, rõ ràng. Tuy vậy, vẫn có 13,5% số người được khảo sát không đồng ý với nhận định trên.
Đối với khảo sát về công tác đào tạo, đánh giá nhân viên, trả lương, phụ cấp, khuyến khích nhân viên thì 94,2% số người được khảo sát đồng ý/ hoàn toàn đồng ý với việc CN thực hiện đúng các quy định.
4.1.2 Đánh giá rủi ro:
Theo Quy chế hệ thống KSNB của NH TMCP Ngoại thương Việt Nam, thì hệ thống KSNB thực hiện giám sát của quản lý cấp cao, KSNB, quản lý rủi ro, đánh giá nội bộ về mức đủ vốn và kiểm tốn nội bộ. Theo đó, Quản lý rủi ro là việc nhận dạng, đo lường, theo dõi và kiểm soát rủi ro trong hoạt động của NHNT.
Hệ thống KSNB của NHNT đã thực hiện quy trình đánh giá rủi ro có hiệu quả nhằm kịp thời ứng biến với rủi ro.
4.1.2.1 Thiết lập mục tiêu:
Biểu đồ 4.6: Kết quả khảo sát về thiết lập mục tiêu
(Nguồn: tổng hợp từ khảo sát của cá nhân tác giả)
Mục tiêu chiến lược, tầm nhìn 2020 của Vietcombank là trở thành NH số 1 tại Việt Nam, 01 trong 100 tập đồn tài chính NH hàng đầu khu vực, 01 trong 300 tập đồn tài chính NH lớn nhất trên thế giới, và được quản trị theo các thông lệ quốc tế tốt nhất. Trên cơ sở mục tiêu chiến lược nêu trên, Trụ sở chính VCB cụ thể hóa các mục tiêu ấy bằng những dự án chuyển đổi, công tác quản trị điều hành nhằm nâng cao năng lực quản
xây dựng các mục tiêu chi tiết, cụ thể để thực hiện các mục tiêu chiến lược của VCB, và từng phòng ban, từng cá nhân xây dựng mục tiêu rõ ràng, khả thi, có thể đo lường, có thời hạn và có thể đánh giá kết quả.
Tại VCB Lâm Đồng, mục tiêu chung của CN được cụ thể hóa thành mục tiêu cho từng phịng thơng qua Bộ chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh chi tiết (dư nợ, huy động vốn, số khách hàng mới tăng thêm, số lượng thẻ phát hành, doanh số mua bán ngoại tệ, thanh toán quốc tế-tài trợ thương mại,….). Mục tiêu này được truyền thông và giao cụ thể đến từng phịng; trên cơ sở đó các lãnh đạo phịng sẽ giao kế hoạch chi tiết cho từng cá nhân tại từng vị trí nhằm thực hiện mục tiêu chung. Do vậy, kết quả khảo sát 82,7% số người được khảo sát cho biết họ biết được mục tiêu cụ thể của CN; cũng như 78,8% ý kiến đồng ý/ hoàn toàn đồng ý rằng mục tiêu chung của CN được cụ thể hóa thành mục tiêu cho từng bộ phận trong đơn vị.
4.1.2.2 Nhận dạng rủi ro
VCB thiết lập các bộ phận rủi ro riêng tại Trụ sở chính, có nhiệm vụ nhận dạng, đo lường, theo dõi và kiểm soát rủi ro trong hoạt động của NHNT. Bộ phận quản lý rủi ro của NHNT thuộc tuyến bảo vệ thứ hai. Bao gồm: (1) Phòng quản lý rủi ro hoạt động, (2) Phòng quản lý rủi ro tín dụng, (3) Phịng quản lý rủi ro tích hợp, (4) Phòng quản lý rủi ro thị trường. NHNT thực hiện quản lý rủi ro đảm bảo các yêu cầu: (1) quản lý rủi ro trọng yếu trong hoạt động kinh doanh của NHNT, (2) nhận dạng đầy đủ, đo lường chính xác, theo dõi thường xuyên để kịp thời phòng ngừa, giảm thiểu rủi ro trọng yếu, (3) kiểm soát trạng thái rủi ro đảm bảo tuân thủ các hạn mức rủi ro. Tại VCB Lâm Đồng, kết quả khảo sát cho thấy chỉ 50% ý kiến đồng ý rằng các phịng, ban có tư vấn rủi ro cho Ban Giám đốc. Điều này cho thấy công tác tư vấn rủi ro tại CN chưa được chú trọng, chưa phát huy tốt vai trò của các lãnh đạo phịng trong cơng tác tư vấn rủi ro.
59.6% 55.8% 21.2%
50.0%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Chi nhánh nhận dạng và lường trước những rủi ro tiềm ẩn
trong hoạt động chuyên môn theo chức năng, nhiệm vụ. Các yếu tố liên quan đến sự kiện tiềm tàng (yếu tố bên ngồi, yếu tố bên trong, chính trị, xã hội, …) được chi
nhánh xem xét đầy đủ.
Trước khi triển khai một sản phẩm mới Chi nhánh phổ biến về các rủi ro đối với sản phẩm và mức rủi ro có thể
chấp nhận.
Các Phịng/ban có tư vấn rủi ro cho BGĐ.
Kết quả khảo sát về nhận dạng rủi ro
Hoàn toàn đồng ý Đồng ý Không ý kiến Không đồng ý Hồn tồn khơng đồng ý
(Nguồn: tổng hợp từ khảo sát của cá nhân tác giả) 4.1.2.3 Đánh giá rủi ro:
Trong hệ thống VCB, công tác đánh giá rủi ro hoạt động được Trụ sở chính VCB đánh giá cho tồn hệ thống. Tại các CN khơng có bộ phận riêng để đánh giá rủi ro. Do vậy, việc tư vấn rủi ro cho Ban Giám đốc CN chủ yếu do từng phòng nghiệp vụ thực hiện. Tương tự, việc đánh giá nguyên nhân dẫn đến rủi ro không được thực hiện bởi một bộ phận chuyên trách tại CN nên công tác này do từng phòng khi xảy ra sự cố rủi ro tự phân tích, đánh giá nguyên nhân và báo cáo.
Biểu đồ 4.8: Kết quả khảo sát về đánh giá rủi ro 10.6% 58.7% 72.1% 26.9% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
Chi nhánh có bộ phận đánh giá rủi ro độc lập. Các nguyên nhân dẫn đến rủi ro được xác định dựa
trên việc phân tích rủi ro thường xuyên.
Kết quả khảo sát về đánh giá rủi ro
Hoàn toàn đồng ý Đồng ý Không ý kiến Không đồng ý Hồn tồn khơng đồng ý
(Nguồn: tổng hợp từ khảo sát của cá nhân tác giả) 4.1.2.4 Phản ứng với rủi ro:
Trên cơ sở nhận dạng rủi ro và phân tích các nguyên nhân gây ra rủi ro, CN đã xây dựng các biện pháp nhằm phòng ngừa, hạn chế rủi ro. Có 67,3% ý kiến của người tham gia khảo sát đồng ý rằng CN đã đưa ra các biện pháp, hành động cụ thể nhằm giảm thiểu khả năng xảy ra rủi ro.
Biểu đồ 4.9: Kết quả khảo sát về phản ứng với rủi ro
59.6% 60.6%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Chi nhánh đưa ra các biện pháp, quy trình, hành động cụ
thể nhằm giảm thiểu khả năng xảy ra rủi ro. Chi nhánh có những hành động thay đổi kịp thời đối với các nhân tố tác động từ bên trong (thay đổi về nhân sự, cơ cấu, …) và bên ngoài (thay đổi về mơi trường kinh doanh,
chính sách pháp lý, khách hàng, …).
Kết quả khảo sát về phản ứng với rủi ro
Hoàn toàn đồng ý Đồng ý Không ý kiến Không đồng ý Hồn tồn khơng đồng ý
(Nguồn: tổng hợp từ khảo sát của cá nhân tác giả)
Trong giai đoạn 2016-2018, nhờ có những giải pháp phù hợp để kiểm sốt, phịng ngừa và hạn chế rủi ro nên chất lượng tín dụng tại CN được kiểm sốt tốt, tỷ lệ nợ xấu, tỷ lệ nợ nhóm 2 giảm dần qua các năm; điều này góp phần vào hiệu quả kinh doanh, hiệu quả tài chính của CN nhờ giảm thiểu tối đa chi phí trích lập dự phịng rủi ro.
Bảng 4.2: Số liệu Nợ có vấn đề tại VCB Lâm Đồng giai đoạn 2016 đến 31/03/2019
Đơn vị tính: tỷ đồng Chỉ tiêu 31/12/2016 31/12/2017 31/12/2018 31/03/2019 Tổng dư nợ 3,082.00 4,073.00 5,316.00 5,755.00 Trong đó: Nợ nhóm 2 15.60 7.90 2.30 17.90 Nợ xấu 11.90 5.60 3.10 21.70
4.1.3 Hoạt động kiểm soát:
Theo Bộ 12 chức năng nhiệm vụ chuẩn tại CN của VCB thì tại CN Lâm Đồng có một cán bộ làm cơng tác kiểm tra KSNB trực thuộc Phịng Kế tốn, thực hiện chức năng kiểm tra tại CN, hỗ trợ Giám đốc CN trong việc kiểm soát sau các giao dịch về việc tuân thủ quy định nội bộ; quản lý rủi ro hoạt động tại CN; đầu mối phối hợp với các bộ phận của CN rà sốt, đánh giá tính đầy đủ, hiệu quả của hệ thống KSNB; đưa ra những kiến nghị nhằm cải tiến, hoàn thiện, nâng cao hiệu quả của hệ thống quy trình, quy định nội bộ.
4.1.3.1 Chính sách kiểm sốt:
Trong hệ thống VCB, cơng tác kiểm sốt được thực hiện theo Quy chế về hệ thống KSNB và kiểm toán nội bộ của NH TMCP Ngoại thương Việt Nam. Đối với bộ phận kiểm tra KSNB tại CN thực hiện kiểm soát theo các quy trình, quy định nội bộ nhằm kiểm soát sau các giao dịch về việc tuân thủ quy định nội bộ, đảm bảo tính tuân thủ, tính chính xác và hiệu quả trong hoạt động. Tại VCB Lâm Đồng, việc thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm tuân thủ các quy định nội bộ của NHNT như: tách bạch giữa cán bộ phát hành thẻ với cán bộ phụ trách bảo quản, giao thẻ; tách biệt chức năng thẩm định với chức năng phê duyệt tín dụng, tách bạch với chức năng tác nghiệp khoản cấp tín dụng, tách bạch giữa chức năng hạch toán kế toán về tài sản thế chấp (kế tốn tiền vay) với cơng tác giữ tài sản (thủ kho/ thủ quỹ phòng giao dịch),….Việc luân chuyển chứng từ được thực hiện theo các quy trình nghiệp vụ có liên quan như: Quy trình giao dịch một cửa, Quy trình luân chuyển chứng từ theo mơ hình NH bán lẻ, Quy trình bảo lãnh, Quy trình tín dụng, Quy định về lưu trữ chứng từ kế toán,…. (84,6% số người được khảo sát đồng ý).
CN áp dụng phần mềm quản lý thông tin thống nhất trong toàn hệ thống VCB (94,2% ý kiến khảo sát đồng ý). Tuy nhiên, phần mềm quản lý thông tin của VCB đã được đưa vào ứng dụng trong một thời gian dài từ năm 1999 đến nay đã không thể đáp ứng kịp tốc độ phát triển của NH; việc chiết xuất báo cáo từ hệ thống để phục vụ công tác quản trị chưa đáp ứng tốt. Do vậy, có đến 31,7% ý kiến khảo sát không đồng ý với ý kiến
cho rằng “các báo cáo chiết xuất từ phần mềm đảm bảo mục tiêu đầy đủ, chính xác, kịp thời”.
Biểu đồ 4.10: Kết quả khảo sát về chính sách kiểm soát
(Nguồn: tổng hợp từ kết quả khảo sát của tác giả)
Đối với công tác bảo mật thông tin, bảo mật quyền truy cập các ứng dụng nghiệp vụ được thực hiện theo Quy chế đảm bảo an tồn bảo mật hệ thống cơng nghệ thơng tin trong hoạt động của VCB. Chức năng quản lý và truy cập vào máy chủ tại CN do bộ phận vi tính tại CN thực hiện. VCB có quy định riêng về bảo mật thông tin quyền truy cập các ứng dụng nội bộ, quy định về mật khẩu; khi đăng nhập các ứng dụng nghiệp vụ buộc người sử dụng phải đăng ký tên truy cập và mật khẩu truy cập, mật khẩu được quy định cụ thể về độ dài ký tự, tần suất thay đổi mật khẩu,… Phần mềm tự động ghi lại nhật ký đăng nhập, sử dụng của từng người dùng. Mỗi cán bộ nhân viên được cấp 1 máy tính riêng, có tên truy cập máy và mật khẩu truy cập máy tính riêng. Đối với việc truy cập thông tin khách hàng, chỉ những cán bộ nhân viên, bộ phận có liên quan mới được cấp quyền truy xuất thông tin; cũng như việc truy cập thông tin khách hàng phải qua 2 bước thực hiện có sự kiểm sốt của kiểm sốt viên. Việc chỉnh sửa thơng tin khách hàng được quản lý tập trung tại các phòng nghiệp vụ tại CN: Phòng Dịch vụ khách hàng (quản lý
thông tin tài khoản, quản lý thơng tin thẻ), Phịng Quản lý nợ (quản lý thơng tin tín dụng); việc điều chỉnh thơng tin phải có hồ sơ/ chứng từ/ tờ trình có phê duyệt của cấp có thẩm quyền.
4.1.3.2 Thủ tục kiểm soát:
Hoạt động kiểm soát tại CN được thực hiện gồm: cơng tác kiểm sốt từng mảng nghiệp vụ tại từng phòng trong hoạt động nghiệp vụ hàng ngày; công tác kiểm tra định kỳ của bộ phận kiểm tra KSNB tại CN và Ban Kiểm tra nội bộ NH TMCP Ngoại thương thực hiện định kỳ hàng năm/ hoặc đột xuất (khi có yêu cầu).
* Cơng tác kiểm sốt tại các phịng nghiệp vụ: tại từng quy trình nghiệp vụ đều có điều khoản quy định về kiểm tra, kiểm soát nghiệp vụ. Đối với cơng tác cấp tín dụng: sau khi cán bộ thẩm định và đề xuất cấp tín dụng, lãnh đạo phịng sẽ phê duyệt trước khi trình cấp có thẩm quyền theo quy định; khi tác nghiệp tạo khoản vay trên hệ thống sẽ do cán bộ quản lý nợ thực hiện và qua lãnh đạo phịng quản lý nợ duyệt; tại khâu hạch tốn để giải ngân khoản vay sẽ do kế toán tiền vay hạch toán và kiểm soát viên hoặc lãnh đạo phịng duyệt. Đối với cơng tác chứng từ, các chứng từ vượt hạn mức giao dịch của giao dịch viên sau khi giao dịch viên thực hiện hạch toán sẽ qua kiểm soát viên/ lãnh đạo phịng kiểm tra, kiểm sốt lại và duyệt; việc duyệt chứng từ hạch toán được thực hiện trên