CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI
5. Ý nghĩa của đề tài
4.1 Thực trạng KSNB tại NHTMCP Ngoại thương Việt Nam – CN Lâm Đồng
4.1.4 Thông tin và truyền thông
Hệ thống thông tin của hệ thống VCB được triển khai trên nhiều phần mềm ứng dụng khác nhau, nhưng được triển khai thống nhất trong toàn hệ thống. Mỗi phần mềm ứng dụng được áp dụng cho từng mảng nghiệp vụ khác nhau và có sự phân quyền để truy cập thông tin. Các CN trong hệ thống VCB có thể xem thơng tin khác CN trong phạm vi và thẩm quyền cho phép. Trung tâm công nghệ thông tin của VCB đặt tại trụ sở chính của VCB, tại từng CN có bộ phận vi tính trực thuộc Phịng Hành chính nhân sự có trách nhiệm phối hợp với Trụ sở chính trong việc vận hành hệ thống thơng tin. Việc hạch toán, kiểm tra, đối chiếu số liệu của CN, giữa các CN với nhau và giữa trụ sở chính với CN được thực hiện một cách dễ dàng, đảm bảo nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.
Biểu đồ 4.13: Kết quả khảo sát về thông tin và truyền thông
69.2% 68.3% 42.3% 59.6% 61.5% 68.3% 72.1% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Hệ thống truyền thông của Chi nhánh đảm bảo cho các
nhân viên có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, quy định; … Toàn thể nhân viên được khuyến khích báo cáo những điều nghi ngờ khơng hợp lý cho BGĐ và các cấp quản … Chi nhánh thiết lập đường dây nóng cho phép nhân viên báo cáo về hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây … Chi nhánh thiết lập đường dây nóng cho phép khách hàng
phản ánh về những sự kiện bất thường trong giao dịch … Cách thức truyền thông tin như hiện tại của Chi nhánh đảm bảo cấp dưới có thể được chỉ thị, mong muốn của … Các báo cáo kiểm sốt nội bộ thực sự hữu ích cho BGĐ.
Chi nhánh thơng báo với khách hàng về trình tự, thủ tục giao dịch tại ngân hàng.
Kết quả khảo sát về thơng tin và truyền thơng
Hồn tồn đồng ý Đồng ý Khơng ý kiến Khơng đồng ý Hồn tồn khơng đồng ý
(Nguồn: tổng hợp từ khảo sát của cá nhân tác giả)
Đối với công tác truyền thông tại CN: CN Lâm Đồng áp dụng hệ thống triển khai văn bản bản nội bộ. Khi có cơng văn, quy trình, văn bản chỉ đạo của Trụ sở chính hoặc
cơng văn đến của các ban ngành, đồn thể,….CN sẽ triển khai đến CBNV thơng qua hệ thống văn bản này. Tùy tính chất và nội dung của từng văn bản sẽ được phân quyền xem cụ thể cho từng cá nhân, bộ phận nhằm đảm bảo tính bảo mật, đồng thời vẫn đảm bảo triển khai thông tin đến cán bộ nhân viên một cách nhanh chóng và kịp thời. Bên cạnh đó, các thơng tin nội bộ của VCB cũng được truyền thông đến cán bộ nhân viên thông qua địa chỉ email nội bộ của từng cá nhân liên quan. Hệ thống truyền thông của CN đảm bảo cho các nhân viên có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, quy định; quy trình thực hiện nghiệp vụ (84,6% số người tham gia khảo sát đồng ý). 76,9% số người đồng ý rằng: Cách thức truyền thông tin như hiện tại của CN đảm bảo cấp dưới có thể được chỉ thị, mong muốn của cấp trên và cấp trên có thể lắng nghe ý kiến của cấp dưới. Tại CN có thiết lập đường dây nóng nội bộ nhưng hoạt động chưa hiệu quả, chỉ có 44,2% ý kiến khảo sát cho rằng “CN thiết lập đường dây nóng cho phép nhân viên báo cáo về hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại cho NH”. Đối với đường dây nóng dành cho khách hàng thì có 87,5% ý kiến đồng ý rằng “CN thiết lập đường dây nóng cho phép khách hàng phản ánh về những sự kiện bất thường trong giao dịch tại NH”. Kết quả này là do tại CN đã thiết lập đường dây nóng, đặt các hịm thư góp ý, dán số điện thoại liên hệ tại các trụ ATM để hướng dẫn, giải đáp trong các trường hợp khách hàng gặp sự cố về ATM, ln có nhân viên trực điện thoại 24/24 nhằm giải đáp, hỗ trợ kịp thời cho khách hàng. Bên cạnh đó, CN cũng phát hành các tờ rơi, hướng dẫn (theo mẫu chuẩn của toàn hệ thống VCB), các bảng hướng dẫn khách hàng, các thông báo trên trang web vietcombank,… để thơng báo với khách hàng về trình tự, thủ tục giao dịch tại NH (79,8% ý kiến đồng ý).
Đối với Báo cáo của KSNB, có 96,2% ý kiến khảo sát đồng ý rằng “Các báo cáo KSNB thực sự hữu ích cho Ban Giám đốc”. Báo cáo kiểm tra của Ban Kiểm tra nội bộ VCB, Biên bản kiểm tra nghiệp vụ của bộ phận Kiểm tra KSNB tại CN được theo dõi vào phần mềm quản lý, giúp Ban Giám đốc có cơng cụ hữu ích để theo dõi, xử lý và quản trị điều hành.
Hoạt động giám sát giúp Ban Giám đốc CN đánh giá được chất lượng của hệ thống KTKSNB; qua đó có những biện pháp, phương án điều chỉnh kịp thời, phù hợp với tình hình của CN.
Biểu đồ 4.14: Kết quả khảo sát về giám sát
56.7% 35.6% 24.0% 67.3% 62.5% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% BGĐ thường xuyên kiểm tra hoạt động của các
Phòng/Ban.
BGĐ và trưởng các bộ phận tổ chức họp giao ban thường xuyên.
Chi nhánh có hệ thống báo cáo cho phép phát hiện các sai lệch.
Khi phát hiện các sai lệch Chi nhánh triển khai thực hiện các biện pháp điều chỉnh.
Chi nhánh yêu cầu cấp quản lý báo cáo ngay về mọi trường hợp gian lận,nghi ngờ gian lận các nội quy, quy
trình nghiệp vụ.
Kết quả khảo sát về giám sát
Hồn tồn đồng ý Đồng ý Khơng ý kiến Không đồng ý Hồn tồn khơng đồng ý
(Nguồn: tổng hợp từ khảo sát của cá nhân tác giả)
Hoạt động giám sát gồm: giám sát thường xuyên, giám sát định kỳ.
* Giám sát thường xuyên: được thực hiện hàng ngày thơng qua Chương trình ứng dụng nghiệp vụ “Quản lý công việc”. Kết quả thực hiện từng ngày của từng cá nhân, từng phòng nghiệp vụ được cập nhật và báo cáo cho Ban Giám đốc / lãnh đạo phòng. Bên cạnh đó, thơng qua số liệu điện báo hàng ngày để cung cấp cho người quản lý các thông tin, số liệu cụ thể để theo dõi, đánh giá và có hướng chỉ đạo, điều hành kịp thời. Có 88,5% số người khảo sát đồng ý rằng “CN yêu cầu cấp quản lý báo cáo ngay về mọi trường hợp gian lận, nghi ngờ gian lận các nội quy, quy trình nghiệp vụ”.
* Giám sát định kỳ: định kỳ hàng tháng, từng phòng nghiệp vụ sẽ tổng hợp số liệu, rà soát, kiểm tra hoạt động của phòng để kịp thời phát hiện các sai sót, rủi ro, các tồn tại,… và triển khai họp phòng để đánh giá các kết quả đạt được cũng như những hạn chế,
những mặt chưa làm được. Tại CN, định kỳ trong 05 ngày làm việc đầu tiên của tháng, sẽ tổ chức họp giao ban gồm Ban Giám đốc và các Trưởng/ Phó phịng phụ trách (96,2% ý kiến khảo sát đồng ý).
Bên cạnh công tác giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ, các cán bộ nhân viên trong cùng phòng hoặc cán bộ nhân viên khác phòng, các phòng khác nhau (tùy theo mối quan hệ công việc) cũng sẽ giám sát chéo lẫn nhau, qua đó có thể phát hiện những sai sót, những dấu hiệu cảnh báo,… và báo cáo cấp thẩm quyền để kịp thời xử lý.
Công tác giám sát các CN cũng được thực hiện thơng qua các phịng đầu mối tại Trụ sở chính VCB như: Phịng Quản lý rủi ro hoạt động định kỳ hàng tháng rà soát các file dữ liệu trên toàn hệ thống để đưa ra các trường hợp cảnh báo, nghi ngờ cần giải trình/ rà sốt và gửi dữ liệu về cho từng CN có liên quan để kiểm tra, đối chiếu, rà sốt và có giải pháp khắc phục (nếu có). Phịng Chính sách tài chính kế tốn tại Trụ sở chính thực hiện rà sốt cơng tác hạch tốn kế tốn trong tồn hệ thống thơng qua việc kiểm tra các tài khoản trung gian/ cân đối của CN,….và gửi báo cáo về cho CN nếu có phát sinh hạch tốn nhầm, sai sót. Phịng Kiểm tra nội bộ khu vực thực hiện rà soát và cảnh báo khách hàng nợ nhóm 2, cảnh báo khách hàng có khả năng chuyển nợ xấu và thơng báo đến từng CN để theo dõi, có giải pháp phù hợp.
Ngồi ra, cơng tác giám sát CN cịn thể hiện ở các cuộc kiểm tra của Ban kiểm tra nội bộ VCB, Kiểm toán nội bộ VCB, thanh tra NHNN tỉnh Lâm Đồng,…..