CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI
5. Ý nghĩa của đề tài
4.1 Thực trạng KSNB tại NHTMCP Ngoại thương Việt Nam – CN Lâm Đồng
4.1.3.2 Thủ tục kiểm soát
Hoạt động kiểm soát tại CN được thực hiện gồm: cơng tác kiểm sốt từng mảng nghiệp vụ tại từng phịng trong hoạt động nghiệp vụ hàng ngày; cơng tác kiểm tra định kỳ của bộ phận kiểm tra KSNB tại CN và Ban Kiểm tra nội bộ NH TMCP Ngoại thương thực hiện định kỳ hàng năm/ hoặc đột xuất (khi có yêu cầu).
* Cơng tác kiểm sốt tại các phịng nghiệp vụ: tại từng quy trình nghiệp vụ đều có điều khoản quy định về kiểm tra, kiểm sốt nghiệp vụ. Đối với cơng tác cấp tín dụng: sau khi cán bộ thẩm định và đề xuất cấp tín dụng, lãnh đạo phịng sẽ phê duyệt trước khi trình cấp có thẩm quyền theo quy định; khi tác nghiệp tạo khoản vay trên hệ thống sẽ do cán bộ quản lý nợ thực hiện và qua lãnh đạo phịng quản lý nợ duyệt; tại khâu hạch tốn để giải ngân khoản vay sẽ do kế toán tiền vay hạch toán và kiểm soát viên hoặc lãnh đạo phòng duyệt. Đối với công tác chứng từ, các chứng từ vượt hạn mức giao dịch của giao dịch viên sau khi giao dịch viên thực hiện hạch toán sẽ qua kiểm soát viên/ lãnh đạo phịng kiểm tra, kiểm sốt lại và duyệt; việc duyệt chứng từ hạch toán được thực hiện trên hệ thống phần mềm nội bộ và ký duyệt trên chứng từ. Giao dịch viên sẽ thực hiện một số giao dịch trong hạn mức theo quy định nội bộ về Giao dịch một cửa; nhưng cuối ngày kiểm sốt viên/ lãnh đạo phịng có trách nhiệm kiểm sốt lại toàn bộ chứng từ trong ngày của giao dịch viên và ký trên Liệt kê chứng từ của giao dịch viên. Chứng từ hạch toán kế tốn của các phịng nghiệp vụ sau khi được kiểm sốt tại các phịng sẽ được bàn giao về Phịng Kế tốn để kiểm tra, đánh số và đóng tập để lưu trữ.
* Công tác kiểm tra KSNB tại CN: cán bộ kiểm tra KSNB thuộc Phịng Kế tốn sẽ thực hiện kiểm tra nghiệp vụ đột xuất/ định kỳ tại các phòng nghiệp vụ theo kế hoạch hàng năm đã được Giám đốc CN phê duyệt. Công tác kiểm tra tại CN gồm kiểm tra nghiệp vụ an toàn ngân quỹ, hoạt động tín dụng, hoạt động bán lẻ, an tồn bảo mật cơng
thời phát hiện các sai sót, vi phạm để có các kiến nghị nhằm khắc phục, chỉnh sửa, góp phần hạn chế các sai sót, các rủi ro có thể phát sinh.
Biểu đồ 4.11: Kết quả khảo sát về thủ tục kiểm soát
(Nguồn: tổng hợp từ khảo sát của cá nhân tác giả) * KSNB hoạt động tín dụng:
Trong quy trình tín dụng thì cơng tác kiểm sốt trong từng khâu, từng bước của quy trình là một hoạt động bắt buộc, được quy định cụ thể, chi tiết. Tại từng bước của quy trình sẽ có quy định về chốt kiểm sốt, thủ tục kiểm sốt. Trong quy trình tín dụng tại VCB, các bộ phận tham gia vào quy trình cấp tín dụng gồm: Phịng Khách hàng (tiếp nhận thông tin khách hàng, thông tin khoản vay, thẩm định tín dụng và đề xuất cấp tín dụng), Phịng Quản lý nợ (kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ, tác nghiệp vào hệ thống và lưu trữ hồ sơ), Phòng Dịch vụ khách hàng (hạch toán kế toán đối với khoản vay: giải ngân, thu nợ, hạch toán nhập tài sản bảo đảm,…) và Phòng Ngân quỹ (nhận hồ sơ tài sản bảo đảm và lưu giữ tại kho).
- Trong khâu thẩm định, phê duyệt cấp tín dụng: cán bộ tín dụng sẽ tiếp nhận, thu thập thơng tin, hồ sơ cấp tín dụng, tài liệu liên quan đến khách hàng. Căn cứ thông tin thu thập được, cán bộ tín dụng sẽ lập Báo cáo thẩm định tín dụng trình Lãnh đạo phịng tín dụng xem xét, phê duyệt (nếu thuộc thẩm quyền của Lãnh đạo phịng), hoặc trình cấp thẩm quyền cao hơn (Giám đốc/ Hội đồng tín dụng cơ sở/ Bộ phận Phê duyệt tín dụng Trụ sở chính VCB/ Hội đồng tín dụng trung ương).
- Trong khâu tác nghiệp, lưu trữ hồ sơ: Hồ sơ tín dụng sau khi được phê duyệt sẽ được bàn giao đến Phòng Quản lý nợ. Cán bộ Quản lý nợ sẽ kiểm tra tính đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ và thực hiện tác nghiệp nhập dữ liệu vào hệ thống; sau đó chuyển tồn bộ hồ sơ sang Lãnh đạo phịng Quản lý nợ để duyệt trên hệ thống, ký duyệt trên hồ sơ.
- Trong khâu hạch toán giải ngân: Hồ sơ sau khi được Phòng Quản lý nợ tác nghiệp sẽ được bàn giao sang Phòng Dịch vụ khách hàng, kế toán tiền vay sẽ tác nghiệp hạch toán giải ngân và chuyển hồ sơ sang lãnh đạo phòng để duyệt trên hệ thống và ký duyệt chứng từ. Nếu khoản vay giải ngân tiền mặt, hồ sơ sau khi hạch tốn được chuyển tiếp sang Phịng Ngân quỹ để kiểm tra và duyệt chi tiền mặt trên hệ thống, thực hiện chi tiền cho khách hàng.
- Trong khâu bảo quản tài sản bảo đảm: tài sản bảo đảm sau khi được Phòng Quản lý nợ tác nghiệp trên hệ thống và Phòng Dịch vụ khách hàng hạch toán nhập ngoại bảng tài sản thế chấp sẽ được bàn giao đến Phòng Ngân quỹ để theo dõi vào Chương trình quản lý tài sản bảo đảm, đồng thời nhập kho lưu giữ tài sản bảo đảm.
Như vậy, tại mỗi khâu trong Quy trình tín dụng đều đã thiết lập các chốt kiểm sốt nhằm đảm bảo kiểm soát được khoản cấp tín dụng. Đồng thời, trong quy trình tín dụng cũng quy định về cơng tác kiểm sốt sau đối với khoản vay: kiểm tra tài sản bảo đảm định kỳ, kiểm tra sử dụng vốn vay, kiểm tra, đối chiếu dư nợ,…. Hàng năm, tại CN đều có các cuộc kiểm tra về nghiệp vụ tín dụng; chi tiết như sau:
Bảng 4.3: Bảng tổng hợp tình hình kiểm tra cơng tác tín dụng tại VCB Lâm Đồng giai đoạn 2016 – 2018
Tiêu chí Đơn vị
tính Năm 2016 Năm 2017 Năm
2018 Số lần kiểm tra tín dụng
Trong đó:
+ Kiểm tra nội bộ VCB + Kiểm tra kiểm soát CN
Lần 3 1 2 5 1 4 7 1 6
Tổng số hồ sơ kiểm tra Hồ sơ 386 539 676
Số hồ sơ phát hiện sai sót, vi
phạm Hồ sơ
69 71 85
Tỷ lệ sai sót, vi phạm / Tổng hồ
sơ tín dụng đã kiểm tra %
17,8% 13,2% 12,6%
Số hồ sơ đã chỉnh sửa, bổ sung
theo kiến nghị Hồ sơ
69 70 84
Tỷ lệ chỉnh sửa, bổ sung sai sót/
Tổng hồ sơ sai sót, vi phạm % 100% 98,6% 98,8%
(Nguồn: Báo cáo công tác kiểm tra tại VCB Lâm Đồng) Năm 2016, tại VCB Lâm Đồng có 3 cuộc kiểm tra về nghiệp vụ tín dụng, trong đó 01 cuộc kiểm tra của Ban Kiểm tra nội bộ VCB và 02 cuộc kiểm tra do cán bộ kiểm tra giám sát tuân thủ tại CN thực hiện tại các phòng giao dịch.
Từ năm 2017, công tác kiểm tra tại VCB Lâm Đồng định kỳ hàng năm gồm: 01 cuộc kiểm tra của Ban Kiểm tra nội bộ VCB và các cuộc kiểm tra của Tổ Kiểm tra tại CN. Tổ Kiểm tra tại CN do Giám đốc VCB Lâm Đồng ra quyết định thành lập, gồm các thành viên là cán bộ kiểm tra KSNB tại CN, các cán bộ tại các phòng nghiệp vụ (Phòng Dịch vụ khách hàng, Phòng Khách hàng doanh nghiệp, Phòng Khách hàng bán lẻ, Phòng Ngân quỹ, các phòng giao dịch). Qua số liệu báo cáo tại Bảng tổng hợp tình hình kiểm tra cơng tác tín dụng tại VCB Lâm Đồng giai đoạn 2016-2018 trên cho thấy: tổng số lần
kiểm tra, tổng số hồ sơ tín dụng kiểm tra tăng dần qua các năm; tỷ lệ hồ sơ sai sót, vi phạm giảm dần; mức độ chỉnh sửa sai sót/ vi phạm cao. Điều đó cho thấy: cơng tác kiểm tra phát huy được hiệu quả; ý thức tuân thủ quy trình, quy định của cán bộ nhân viên được nâng cao, bên cạnh đó, các bộ phận liên quan đến cơng tác cấp tín dụng đã tiếp thu, học hỏi, chú trọng thực hiện các kiến nghị của các đồn kiểm tra. Bên cạnh đó, trong năm 2017, 2018 VCB đã cập nhật, bổ sung, chỉnh sửa các quy trình, quy định liên quan đến cơng tác tín dụng như: quy trình tài sản bảo đảm, ban hành mới quy trình tín dụng khách hàng tổ chức bán bn, quy trình tín dụng khách hàng tổ chức bán lẻ, quy trình tín dụng khách hàng cá nhân,….đã góp phần chun mơn hóa các chức năng, nhiệm vụ trong quy trình cấp tín dụng, giúp tăng năng suất lao động, cụ thể hóa các bước trong quy trình nhằm giảm thiểu sai sót.
Tổng hợp một số sai sót, vi phạm trong hoạt động tín dụng tại VCB Lâm Đồng thông qua các cuộc kiểm tra nội bộ giai đoạn 2016 – 2018: Một số trường hợp khách hàng vay vốn hồ sơ pháp lý chưa đảm bảo chặt chẽ; Chưa thực hiện đầy đủ các điều kiện phê duyệt tín dụng của cấp thẩm quyền; Cấp tín dụng cho khách hàng theo sản phẩm chuẩn nhưng chưa đáp ứng đầy đủ các điều kiện của sản phẩm chuẩn; Một số trường hợp nội dung Báo cáo thẩm định cấp tín dụng chưa phân tích đánh giá phương án kinh doanh, tính khả thi vốn tự có tham gia vào phương án hoặc chưa đánh giá các khoản mục trọng yếu về tài chính; Một số trường hợp thẩm định cấp tín dụng cho khách hàng nhưng chưa cập nhật số liệu tài chính, kết quả kinh doanh gần nhất theo quy định; Chưa thực hiện định giá lại tài sản bảo đảm định kỳ theo quy định, định giá lại tài sản bảo đảm nhưng tham khảo giá của tài sản so sánh giao dịch trên thị trường đã quá một năm; Tài sản bảo đảm hình thành trong tương lai là dự án đầu tư đã hoàn thành và đưa vào sử dụng nhưng chưa hồn thiện thủ tục thế chấp; Cấp tín dụng cho khách hàng vay vốn với thời hạn vay chưa phù hợp với chu kỳ kinh doanh của khách hàng; Giải ngân nhưng hồ sơ, chứng từ rút vốn vay chưa đầy đủ hoặc chưa phù hợp với mục đích vay vốn; Giải ngân vốn vay cho khách hàng bằng tiền mặt nhưng chưa cung cấp đầy đủ các hồ sơ theo quy định; Một số trường hợp nội dung biên bản kiểm tra sử dụng vốn vay chưa đánh giá đầy đủ các
khoản mục trọng yếu như khoản phải thu, phải trả, khả năng luân chuyển hàng tồn kho chiếm tỷ trọng lớn có thể ảnh hưởng đến kế hoạch trả nợ vay.
* KSNB hoạt động ngân quỹ:
Thực hiện Quy chế quản lý hoạt động ngân quỹ của VCB, định kỳ hàng năm tại VCB Lâm Đồng sẽ thực hiện các cuộc kiểm tra hoạt động ngân quỹ như sau:
- Kiểm tra nghiệp vụ an toàn kho quỹ: tối thiểu mỗi năm 01 lần tại mỗi phịng nghiệp vụ có quỹ.
- Kiểm quỹ tiền mặt, ấn chỉ quan trọng, giấy tờ có giá/ coi như có giá, thẻ, tài sản bảo đảm đột xuất: mỗi q 01 lần tại mỗi phịng nghiệp vụ có quỹ.
- Tổng kiểm kê kho quỹ 02 lần 01 năm: vào thời điểm 0h00’ ngày 01/07 và ngày 01/01 hàng năm.
- Bên cạnh đó, định kỳ hàng năm Đồn kiểm tra nội bộ VCB sẽ thực hiện kiểm tra 01 lần toàn diện các hoạt động tại VCB Lâm Đồng: tín dụng, bán lẻ, ngân quỹ, kế tốn.
Tổng hợp một số sai sót, vi phạm trong hoạt động ngân quỹ tại VCB Lâm Đồng thông qua các cuộc kiểm tra nội bộ giai đoạn 2016 – 2018: Chưa trang bị thiết bị lưu
điện và hệ thống báo động theo quy định tại Thông tư 47/2014/TT-NHNN ngày 31/12/2014; Sổ theo dõi Ra, vào kho chưa khớp giữa thực tế với sổ sách: thời gian ra vào kho, thành phần ra vào kho; Phong bì bảo quản tài sản bảo đảm quản lý tại kho được niêm phong nhưng chưa đúng mẫu quy định; Hạch toán tiếp quỹ ATM chưa kịp thời; Cửa kho tiền tại 01 phòng giao dịch khơng thơng thống, khơng có lỗ thơng hơi.
Biểu đồ 4.12: Số lượng sai sót trong nghiệp vụ kế tốn tài chính tại VCB Lâm Đồng giai đoạn 2016-2018 0 20 40 60 80 100 120 140
Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
107 114
128
4 3 0
Số lượng sai sót trong nghiệp vụ kế tốn tài chính tại VCB Lâm Đồng giai đoạn 2016-2018
T ổng số sai sót, vi phạm trong các hoạt động nghiệp vụ Số sai sót, vi phạm trong nghiệp vụ kế tốn
(Nguồn: Báo cáo cơng tác kiểm tra tại VCB Lâm Đồng)
Trong giai đoạn 2016 – 2018, kết quả các đợt kiểm tra nội bộ cho thấy mức độ sai sót trong nghiệp vụ kế tốn tài chính là rất thấp, năm 2016 là 4 lỗi vi phạm chiếm tỷ lệ 3,7% tổng số sai sót trong các hoạt động nghiệp vụ, năm 2017 tỷ lệ này là 2,6% (đã giảm 1,1% so với năm trước), và đến năm 2018 qua cơng tác kiểm tra khơng ghi nhận sai sót, vi phạm nào của nghiệp vụ kế tốn tài chính.
Các lỗi sai sót trong cơng tác kế tốn tài chính ghi nhận qua các năm 2016-2018 gồm: Hạch tốn khơng kịp thời nghiệp vụ thanh lý tài sản; Hạch toán nghiệp vụ tiền quản
lý và giữ hộ khác chưa đúng tài khoản chi tiết; Một số trường hợp hạch toán ghi nhận nghiệp vụ phát sinh chưa đúng nội dung tài khoản; Một số trường hợp hạch toán chưa đúng thời gian phát sinh nghiệp vụ thực tế; Quản lý tài khoản trung gian nhưng chưa chấp đối chiếu kịp thời, một số tài khoản có số dư trong nhiều ngày nhưng chưa xử lý kịp thời.
Trong giai đoạn 2016-2018, tại VCB Lâm Đồng mức độ sai sót trong nghiệp vụ bán lẻ (nghiệp vụ mở, quản lý và sử dụng tài khoản thanh toán, nghiệp vụ huy động tiết kiệm, dịch vụ NH điện tử, chuyển tiền đi trong nước, chuyển tiền đi nước ngoài,….) gia tăng dần qua các năm. Năm 2016 số sai sót, vi phạm đối với nghiệp vụ bán lẻ là 29 lỗi, đến năm 2017 đã tăng lên 35 lỗi và năm 2018 là 40 lỗi.
Bảng 4.4: Bảng tổng hợp số lỗi sai sót, vi phạm ghi nhận qua các đợt kiểm tra tại VCB Lâm Đồng giai đoạn 2016-2018
Đơn vị tính: số lỗi Năm Sai sót, vi phạm nghiệp vụ kế tốn tài chính Sai sót, vi phạm nghiệp vụ tín dụng Sai sót, vi phạm nghiệp vụ ngân quỹ Sai sót, vi phạm nghiệp vụ bán lẻ Tổng các sai sót, vi phạm được phát hiện 2016 4 69 5 29 107 2017 3 70 6 35 114 2018 0 84 4 40 128
(Nguồn: Báo cáo kiểm tra KSNB VCB Lâm Đồng)
* Các lỗi sai sót trong nghiệp vụ bán lẻ ghi nhận qua các năm 2016-2018 gồm:
Tài khoản thanh tốn của khách hàng có số dư ký quỹ bằng 0 và không hoạt động liên tục từ 12 tháng trở lên nhưng CN chưa thực hiện đóng tài khoản; Một số trường hợp chuyển tiền đi nước ngoài nhưng giao dịch viên khai báo chưa chính xác mục đích và loại hình chuyển tiền trên hệ thống dẫn đến công tác thống kê báo cáo chưa chính xác; Một số chứng từ kế toán của khách hàng tổ chức chưa có chữ ký của kế toán trưởng hoặc phụ trách kế tốn; Thơng tin hồ sơ khách hàng tác nghiệp trên hệ thống chưa đầy đủ/ chưa chính xác so với hồ sơ gốc: thiếu ngày tháng năm sinh, ngày cấp chứng minh nhân dân chưa đúng, chưa cập nhật quốc gia cư trú,…. Đối với giao dịch nộp tiền mặt vào tài
khoản người khác/ giao dịch chuyển tiền vãng lai có giá trị trên 300 triệu đồng, CN chưa lưu bản sao chứng minh nhân dân của người chuyển tiền.