CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI
5. Ý nghĩa của đề tài
4.2 Đánh giá thực trạng hoạt động KSNB tại NHTMCP Ngoại thương Việt Nam – CN
Nam - CN Lâm Đồng giai đoạn 2016-2018:
4.2.1 Những kết quả đạt được:
* Mơi trường kiểm sốt: mơi trường kiểm sốt tại VCB Lâm Đồng được đánh giá
tốt. Ban Giám đốc CN là những người có phẩm chất đạo đức tốt, có năng lực lãnh đạo, gương mẫu đi đầu trong việc thực hiện các quy trình, quan tâm đến cơng tác kiểm sốt rủi ro và cơng tác kiểm tra kiểm soát tại đơn vị. Cơ cấu tổ chức của CN phù hợp với quy mô hoạt động, đặc điểm kinh doanh. Trong các hoạt động nghiệp vụ có sự phân cấp thẩm
quyền cụ thể, có sự phân cơng cơng việc phù hợp; các nghiệp vụ được thực hiện đều theo nguyên tắc “hai tay bốn mắt” – một cán bộ thực hiện và một cán bộ kiểm tra.
VCB có quy chế tuyển dụng, quy trình đào tạo nhằm phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao, đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc. Công tác đào tạo, tập huấn thường xuyên được tổ chức, đa dạng về hình thức và nội dung; cơng tác đào tạo do các giảng viên nội bộ thực hiện.
* Đánh giá rủi ro: việc đánh giá rủi ro tại CN thực hiện thông qua việc quản lý rủi
ro tác nghiệp. Trong đó gồm: (1) các cảnh báo tự động của hệ thống phần mềm cảnh báo cho người dùng khi tác nghiệp vượt hạn mức, tác nghiệp với giá trị giao dịch lớn, cảnh báo khi tác nghiệp ngày giá trị/ ngày đến hạn trùng với ngày nghỉ, ngày lễ, hoặc ngày đáo hạn khoản vay nhỏ hơn ngày giải ngân,…góp phần giúp người dùng hạn chế các sai sót trong quá trình tác nghiệp; (2) phân cấp thẩm quyền phê duyệt: phê duyệt tín dụng, hạn mức chuyển tiền, hạn mức duyệt của kiểm sốt viên/ lãnh đạo phịng,…; (3) phân cấp quyền truy cập, phân tách giữa cán bộ thực hiện và cán bộ duyệt giao dịch. Các phịng nghiệp vụ có liên quan trong một quy trình thực hiện giám sát chéo lẫn nhau có thể giúp phát hiện các sai sót và hạn chế rủi ro.
* Hoạt động kiểm soát: trong từng quy trình nghiệp vụ VCB ban hành đã có quy
định rõ ràng, cụ thể về các chốt kiểm sốt trong quy trình; các CN triển khai thực hiện đảm bảo tuân thủ các chốt kiểm soát. Các giao dịch được thực hiện tuân thủ nguyên tắc 2 tay 4 mắt (bước thực hiện bởi cán bộ và bước duyệt bởi kiểm soát viên hoặc lãnh đạo phòng). Cán bộ trong cùng phòng, các cán bộ thuộc các phòng khác nhau hoặc từng phịng ban có liên quan trong một quy trình nghiệp vụ thực hiện chức năng kiểm tra chéo để kiểm soát giao dịch từ khâu khởi tạo/ bắt đầu cho đến khi kết thúc. Việc phân công, phân nhiệm đảm bảo nguyên tắc nhiều cấp phê duyệt, không chồng chéo nhiệm vụ. Công tác kiểm tra kiểm soát của bộ phận kiểm tra tại CN phát huy tác dụng, góp phần phát hiện kịp thời các sai sót, vi phạm để có biện pháp khắc phục, sửa chữa và qua đó đã giảm thiểu sai sót, rủi ro qua các năm trong giai đoạn 2016-2018.
* Thông tin và truyền thông: hệ thống thông tin của VCB triển khai thống nhất trong tồn hệ thống nên các CN có thể truy cập thơng tin, khai thác dữ liệu về khách hàng trong thẩm quyền quy định để phục vụ khách hàng một cách nhanh chóng, hiệu quả nhưng phải đảm bảo tính bảo mật thơng tin khách hàng. Hệ thống thông tin cũng cho phép các CN khai thác các báo cáo nội bộ phục vụ công tác quản trị điều hành một cách nhanh chóng, chính xác. Đối với cơng tác truyền thơng, CN đã áp dụng hệ thống triển khai văn bản nội bộ và email nội bộ để kịp thời truyền thông các văn bản, quy trình, chính sách nội bộ cũng như các văn bản đến từ các cơ quan, ban ngành bên ngoài theo phân cấp truy cập. Do vậy, việc triển khai đến các cán bộ nhân viên trong CN những văn bản mới được nhanh chóng, kịp thời và đúng người, đảm bảo cán bộ nhân viên có thể nắm bắt thông tin đầy đủ, kịp thời để phục vụ cho công việc. CN triển khai đường dây nóng nội bộ và email riêng để tiếp nhận các phản ánh, thắc mắc của cán bộ nhân viên; kịp thời nắm bắt các dấu hiệu bất thường. Đồng thời, CN cũng đã triển khai đường dây nóng 24/24 dành cho khách hàng để khách hàng có thể phản ánh chất lượng dịch vụ, nêu các thắc mắc về quy trình, về sản phẩm,….
* Giám sát: công tác giám sát hoạt động tại CN được triển khai thường xuyên và
định kỳ, trong từng quy trình nghiệp vụ và trong từng hoạt động chun mơn. Qua đó đã kịp thời phát hiện các sai sót, vi phạm để có biện pháp chỉnh sửa, khắc phục kịp thời. Công tác giám sát đã phát huy hiệu quả, góp phần giảm thiểu rủi ro tại CN và hạn chế các sai sót trong tác nghiệp qua các năm của giai đoạn 2016-2018. Kết quả năm 2018, CN Lâm Đồng được xếp loại 1 trong 11 CN có mức độ rủi ro thấp nhất trong hệ thống VCB.
4.2.2 Những vấn đề tồn tại:
4.2.2.1 Mơi trường kiểm sốt:
Ban Kiểm tra nội bộ VCB trực thuộc Tổng Giám đốc, Phòng Kiểm toán nội bộ trực thuộc Hội đồng quản trị. Tuy vậy, chức năng kiểm tra, kiểm tốn của 2 bộ phận này cịn chồng chéo lên nhau. Có những CN một năm tiếp cả hai đồn kiểm tra của Ban Kiểm tra nội bộ và của Phịng Kiểm tốn nội bộ, nội dung kiểm tra của hai đoàn cũng tương tự
Điều này vừa gây tốn kém chi phí, thời gian của 2 bộ phận; đồng thời ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh của đơn vị.
Cán bộ làm công tác kiểm tra KSNB tại CN hiện nay thuộc Phịng Kế tốn, trực thuộc CN và chịu sự chỉ đạo, điều hành của Ban lãnh đạo CN. Do vậy, trong công tác kiểm tra nội bộ tại CN khơng có được sự độc lập, khách quan cần thiết. Bên cạnh đó, cán bộ làm cơng tác kiểm tra tại CN chỉ có một người, đồng thời phải kiêm nhiệm thêm các nhiệm vụ khác trong Phịng Kế tốn nên khơng thể thực hiện đầy đủ các đợt kiểm tra tại tất cả các phòng nghiệp vụ trong CN. Cán bộ làm công tác kiểm tra tại CN chủ yếu do có kinh nghiệm lâu năm, đã từng cơng tác qua một vài vị trí cơng việc nên được phân công công tác mà chưa được đào tạo bài bản về nghiệp vụ kiểm tra, kỹ năng kiểm tra. Do vậy, cán bộ kiểm tra KSNB tại CN cũng không nắm vững hết tất cả các mảng nghiệp vụ, nên chất lượng kiểm tra sẽ không cao.
4.2.2.2 Hoạt động đánh giá rủi ro:
Qua kết quả kiểm tra, các sai sót trong quy trình nghiệp vụ vẫn xảy ra nhiều; chủ yếu liên quan đến sai sót trong tác nghiệp.
Tại CN chưa có bộ phận đánh giá rủi ro độc lập nên công tác đánh giá rủi ro và kiến nghị, đề xuất các biện pháp nhằm hạn chế rủi ro chưa phát huy hiệu quả.
4.2.2.3 Hoạt động kiểm soát:
Cơ chế kiểm soát thường xuyên chưa được chú trọng nhằm kịp thời phát hiện và ngăn chặn rủi ro. Cơng tác kiểm sốt chỉ chú trọng vào việc thực hiện các cuộc kiểm tra định kỳ theo kế hoạch đã được xây dựng.
Công tác kiểm tra kiểm soát chủ yếu tập trung vào việc kiểm tra tính tuân thủ, kiểm tra trên hồ sơ, dữ liệu mà chưa chú trọng công tác kiểm tra thực tế, chưa đánh giá, nhận diện được các rủi ro tiềm ẩn, rủi ro về đạo đức để có các giải pháp phù hợp.
Kết quả của công tác kiểm tra chưa được sử dụng một cách tích cực như là một công cụ quản lý điều hành, đánh giá hiệu quả của nhân viên.
Các chốt kiểm soát tự động chưa được thiết lập đầy đủ tại tất cả các quy trình nghiệp vụ. Cơng cụ cảnh báo tự động của các phầm mềm ứng dụng đôi khi bị lỗi, bỏ qua cảnh báo giúp người tác nghiệp nhận diện rủi ro.
4.2.2.4 Thông tin và truyền thông:
Hệ thống công nghệ thông tin của VCB đã không đáp ứng kịp tốc độ phát triển của NH. Hệ thống NH lõi Core Banking được đưa vào vận hành năm 1999, đến nay qua 20 năm ứng dụng chỉ mới qua một lần nâng cấp năm 2003. Đồng thời, có hơn 30 phần mềm ứng dụng nghiệp vụ gây khó khăn trong việc truy cập thông tin, tác nghiệp hồ sơ cũng như chiết xuất báo cáo. Các phần mềm thường xuyên bị lỗi, gây ùn tắc công việc, không đáp ứng tốt, không phục vụ tốt cho khách hàng.
Một số nghiệp vụ chưa có phần mềm hỗ trợ việc nhập liệu, truy xuất dữ liệu như: (1) công tác kiểm tra kiểm soát tại CN theo dõi thủ công bằng file excel mà khơng có phần mềm hỗ trợ để theo dõi, chiết xuất dữ liệu công tác kiểm tra nhằm giám sát tình hình thực hiện các kiến nghị, mức độ sai sót của từng cá nhân, từng phịng nghiệp vụ; (2) chưa có phần mềm hỗ trợ việc theo dõi xuất/ nhập kho tài sản bảo đảm trong kho mà hiện nay sau khi kế toán tiền vay nhập ngoại bảng trên hệ thống phần mềm kế tốn thì thủ kho theo dõi tài sản thế chấp một cách thủ cơng dễ dẫn đến sai sót, gian lận.
Việc truyền thơng các quy định, chính sách, quy trình đến cán bộ nhân viên trong CN được thực hiện thông qua hệ thống mạng văn bản nội bộ và email nội bộ. Tuy vậy, việc phê duyệt quyền truy cập văn bản chưa thật sự đầy đủ. Đối với bộ phận Kiểm tra kiểm soát tại CN do trực thuộc Phịng Kế tốn nên nhiều văn bản, quy trình thuộc các nghiệp vụ khác (như tín dụng, thẩm quyền, dịch vụ bán lẻ,…) không được phê duyệt để chuyển đến cho cán bộ làm cơng tác kiểm tra, gây khó khăn trong việc cập nhật văn bản mới nhằm phục vụ công tác kiểm tra kiểm soát.
4.2.2.5 Hoạt động giám sát:
Chính sách kiểm sốt rủi ro đã được VCB ban hành. Tuy vậy, một số lãnh đạo cấp trung tại CN chưa thật sự xem trọng và quan tâm đến công tác giám sát.
Kết quả của các đợt kiểm tra, kiểm toán là cơ sở để đơn vị thực hiện các kiến nghị, xử lý tức thời các sai sót, vi phạm chứ chưa phải là công cụ hữu hiệu để giúp ngăn ngừa các sai sót tương tự.