CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI
5. Ý nghĩa của đề tài
5.2 Giải pháp hoàn thiện KSNB tại NHTMCP Ngoại thương Việt Nam – CN
5.2.2.1 Phân công bộ phận đầu mối nghiên cứu và đánh giá rủi ro
Ngồi các phịng chức năng tại trụ sở chính VCB có nhiệm vụ nghiên cứu và đánh giá rủi ro; thì tại các CN cũng cần bố trí bộ phận đầu mối về nghiên cứu và đánh giá rủi ro, bộ phận này có chức năng phối hợp cùng các phịng tại trụ sở chính, dựa trên các kênh thơng tin, các nguồn dữ liệu hiện hữu để nghiên cứu, rà sốt, phân tích và dự báo rủi ro.
VCB cũng cần xây dựng hệ thống phần mềm ứng dụng hỗ trợ rà soát, phát hiện lỗi, các sai sót trong tác nghiệp nghiệp vụ,….dựa trên các dấu hiệu rủi ro trong hoạt động NH như: chuyển quyền qua lại giữa các chủ thẻ tiết kiệm có số dư lớn (tiềm ẩn rủi ro chuyển quyền để chứng minh tài chính khống,….), các tài khoản trung gian có phát sinh số dư cuối ngày hoặc có số dư ngược, tài khoản vay của khách hàng chuyển khoản vào tài khoản của cán bộ nhân viên VCB (rủi ro vay ké, vay hộ,…), khách hàng vay chậm trả gốc, lãi,…..
5.2.2.2 Phân tích và lượng hóa các rủi ro trong hoạt động NH:
Trong hoạt động nghiệp vụ tại từng phòng, cần đánh giá các loại rủi ro đã xảy ra, số lần, tần suất và tổn thất để có biện pháp phòng ngừa, rút kinh nghiệm đối với các nghiệp vụ tương tự.
Các phòng nghiệp vụ tại CN cần phối hợp với đầu mối kiểm tra kiểm soát tại CN để có sự trao đổi thơng tin, hiểu rõ các quy trình, quy định khi áp dụng cũng như cung cấp thơng tin các sai sót, vi phạm đã xảy ra trong hệ thống, trong CN để các phòng nắm bắt và rút kinh nghiệm.
Đầu mối của trụ sở chính như Ban Kiểm tra nội bộ, Phịng Kiểm tốn nội bộ, Phòng Quản lý rủi ro hoạt động,… cung cấp các bản đánh giá rủi ro đến cho các CN để cập nhật và quản lý các rủi ro tương tự.
5.2.3 Hồn thiện hoạt động kiểm sốt
5.2.3.1 Xây dựng quy trình KSNB thống nhất cho các CN trong hệ thống
Hiện nay, hoạt động kiểm tra của Ban kiểm tra nội bộ, hoạt động kiểm toán của Phịng Kiểm tốn nội bộ đã có quy định, quy trình chuẩn. Do đó, đối với cơng tác kiểm tra kiểm sốt tại các CN cũng cần có văn bản hướng dẫn, quy trình cụ thể để đảm bảo công tác kiểm tra được thống nhất cho tất cả các CN, tăng hiệu quả của công tác kiểm tra
Tăng cường đạo tạo nghiệp vụ chuyên sâu đối với một số cán bộ đã có nhiều kinh nghiệm, năng lực cơng tác, trình độ chun mơn tốt tại các phịng nghiệp vụ để bổ sung vào các đợt kiểm tra tại CN; góp phần nâng cao hiệu quả cơng tác kiểm tra tại CN, góp phần giải quyết vấn đề nhân sự làm công tác kiểm tra đang rất mỏng tại CN.
Bộ phận vi tính và bộ phận kiểm tra tại CN phối hợp để xây dựng phần mềm quản lý công tác kiểm tra tại CN, nhằm tổng hợp, theo dõi các sai sót, vi phạm của từng cá nhân cụ thể, từng phòng nghiệp vụ cụ thể để làm cẩm nang cơng tác kiểm tra, và có làm cơ sở để Ban lãnh đạo CN đánh giá, xếp loại thi đua.
5.2.3.2 Hồn thiện quy trình kiểm sốt:
Hồn thiện các chốt kiểm sốt tại các quy trình nghiệp vụ, thiết kế đầy đủ các chốt kiểm sốt tại tất cả các quy trình; đảm bảo nguyên tắc 2 tay – 4 mắt. Giao dịch phải qua bước tác nghiệp và qua bước duyệt để kiểm soát và hạn chế rủi ro. Rà sốt các quy trình hiện hữu để bổ sung các chốt kiểm sốt cịn thiếu tại một số nghiệp vụ, quy trình.
Thiết lập các chốt kiểm sốt tự động nhằm hỗ trợ, cảnh báo, phát hiện sai sót nhằm hạn chế rủi ro trong tác nghiệp như: cảnh báo giải ngân vượt hạn mức, cảnh báo hợp đồng tín dụng khơng đủ tỷ lệ tài sản bảo đảm, cảnh báo giao dịch có giá trị lớn, cảnh báo
các giao dịch chuyển tiền đi nước ngồi có dấu hiệu nghi ngờ liên quan đến tài trợ khủng bố,….
Tăng cường, bổ sung các quy định về kiểm soát chéo trong các giao dịch, giữa các phịng nhằm tăng cường chốt kiểm sốt để kịp thời phát hiện, ngăn ngừa gian lận, sai sót có thể xảy ra như: kiểm tra chéo hồ sơ tín dụng của các cán bộ tín dụng trong một phịng, thành lập tổ kiểm tra chéo hoạt động nghiệp vụ giữa các phòng giao dịch, tăng tần suất kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất đối với công tác theo dõi và bảo quản tài sản bảo đảm, tăng tần suất kiểm quỹ đột xuất, kiểm tra ấn chỉ quan trọng, thẻ,….
5.2.3.3 Nâng cao năng lực và chất lượng của cán bộ làm công tác kiểm tra tại CN: CN:
Bố trí cán bộ làm cơng tác kiểm tra tại CN phải làm người có năng lực cơng tác, trình độ chun mơn vững vàng, có kỹ năng làm việc, có kinh nghiệm cơng tác và có phẩm chất đạo đức tốt. Đồng thời, hàng năm trụ sở chính VCB phải tổ chức đào tạo định kỳ cho tất cả cán bộ làm công tác kiểm tra tại CN để nâng cao trình độ, tay nghề. Bên cạnh đó, khi thực hiện đào tạo thường xuyên các quy trình, nghiệp vụ, văn bản mới cho các phòng nghiệp vụ cần bổ sung thêm đối tượng là cán bộ làm công tác kiểm tra tại CN. Thực hiện luân chuyển định kỳ đối với cán bộ làm kiểm tra theo đúng Quy chế luân chuyển của VCB.
Phân bổ nhân sự làm công tác kiểm tra tại CN phù hợp với quy mô hoạt động của đơn vị, bố trí điều kiện cơ sở vật chất và trang bị công cụ hỗ trợ cần thiết để nâng cao chất lượng công tác kiểm tra tại các CN.
Trong phân công nhiệm vụ cần đảm bảo tính độc lập của cán bộ làm công tác kiểm tra, tách bạch nhiệm vụ kiểm tra khỏi nhiệm vụ chuyên môn khác, cán bộ làm công tác kiểm tra không đồng thời tham gia trực tiếp tác nghiệp nghiệp vụ. Không phân công cán bộ kiểm tra tại các nghiệp vụ hay bộ phận, phịng ban có người thân của cán bộ làm kiểm tra đang công tác.
5.2.3.4 Tăng cường chức năng kiểm soát của Ban lãnh đạo CN và các lãnh đạo phịng chức năng:
tốn trước khi ký duyệt; kiểm tra tính phù hợp, hiệu lực, hiệu quả của bộ phận kiểm tra kiểm soát tại CN; kiểm tra kết quả thực hiện chỉ tiêu kinh doanh của các phòng chức năng thông qua giám sát bảng số liệu kinh doanh để đưa ra các giải pháp phù hợp, kịp thời; kiểm tra, giám sát công tác quản lý của các lãnh đạo phòng để kịp thời phát hiện các tồn tại, yếu kém trong quản lý, điều hành để có cải tiến trong cơng tác quản lý điều hành. Các lãnh đạo phòng thực hiện đầy đủ chức năng kiểm tra, giám sát của mình theo quy định tại các quy trình nghiệp vụ; tăng cường giám sát nhân viên, kiểm tra hoạt động của phòng thường xuyên để có giải pháp điều chỉnh phù hợp. Thực hiện tốt chức năng kiểm soát sau các giao dịch do nhân viên thực hiện, đảm bảo nguyên tắc 2 tay – 4 mắt để phát hiện, ngăn ngừa các sai sót.
5.2.4 Hồn thiện hệ thống thơng tin và truyền thơng:
5.2.4.1 Nâng cao nhận thức của cán bộ nhân viên đối với hoạt động KSNB:
Tại các cuộc họp giao ban, họp sơ kết, tổng kết của CN cần có báo cáo chuyên đề về công tác kiểm tra nhằm phổ biến kết quả cơng tác kiểm tra kiểm sốt tại CN, tổng hợp các sai sót, vi phạm đã được ghi nhận qua các đợt kiểm tra, mức độ rủi ro của CN nhằm nâng cao nhận thức của cán bộ nhân viên. Qua đó, góp phần giúp cán bộ nhân viên hiểu được chức năng, nhiệm vụ, vai trị kiểm sốt của chính mình đối với nghiệp vụ mà mình thực hiện; giúp cán bộ nhận thức được chính bản thân mỗi cán bộ cũng chính là một chốt kiểm sốt trong nghiệp vụ mình thực hiện và đồng thời cũng là chốt kiểm soát chéo đối với đồng nghiệp khác.
Phổ biến kết quả của các đợt kiểm tra, kiểm toán đến cán bộ nhân viên và những tổn thất phát sinh do vi phạm quy định, những rủi ro ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của NH để qua đó nâng cao nhận thức và hiểu biết của cán bộ nhân viên về rủi ro, nâng cao ý thức trách nhiệm trong công việc.
Sử dụng kết quả của các đợt kiểm tra, kiểm tốn là một trong những cơng cụ để xem xét khen thưởng, đề bạt, bổ nhiệm. Xem đây là một trong những tiêu chí khi khen thưởng cán bộ nhân viên cũng như đề bạt, bổ nhiệm các vị trí cao. Đồng thời có chế tài phù hợp đối với các phòng nghiệp vụ, các cá nhân có mức độ sai sót, vi phạm cao hoặc tần suất sai phạm cao, lặp lại qua nhiều lần.
Trụ sở chính VCB đẩy nhanh tiến độ nghiệm thu và đưa vào vận hành hệ thống NH lõi Core banking mới nhằm thay thế cho NH lõi hiện nay đã lạc hậu và có nhiều lỗ hổng, khơng còn đáp ứng được nhu cầu hoạt động và phát triển của NH.
Trung tâm cơng nghệ thơng tin tại trụ sở chính VCB phải nghiên cứu xây dựng các phần mềm hỗ trợ cảnh báo tự động, các phần mềm giúp chiết xuất các báo cáo tự động dữ liệu phục vụ công tác kiểm tra, rà sốt; hạn chế tình trạng thực hiện thủ cơng như hiện nay dễ dẫn đến sai sót, khơng chính xác.
Tăng cường các chốt kiểm soát tự động tại các chương trình tác nghiệp, hạn chế tác nghiệp thủ cơng dễ dẫn đến sai sót.
Hồn thiện Quy chế về an tồn, bảo mật hệ thống cơng nghệ thơng tin của VCB; nâng cao tính an tồn, bảo mật của hệ thống nhằm đảm bảo an toàn tài sản của khách hàng và NH.
5.2.4.3 Xây dựng cơ chế trao đổi thông tin hiệu quả:
Xây dựng cơ chế về trao đổi thơng tin từ trụ sở chính VCB đến CN, trong nội bộ CN đảm bảo thông tin được thường xuyên, liên tục, chính xác, đúng phòng ban chức năng, đúng nhiệm vụ.
Xây dựng hệ thống triển khai văn bản nội bộ thống nhất trong hệ thống VCB thông qua email nội bộ của bộ phận văn thư thuộc Phịng Hành chính nhân sự của CN, hoặc hệ thống văn bản riêng. Trong đó, phân quyền truy cập văn bản cụ thể theo đúng chức năng, nhiệm vụ để các phòng chức năng tại các CN có thể cập nhật văn bản một cách đầy đủ, kịp thời.
Quán triệt cán bộ nhân viên tuân thủ quy định về truy cập thông tin, tài liệu và bảo mật thông tin, tài liệu theo đúng quy định của pháp luật, quy định nội bộ VCB. Bên cạnh đó, quán triệt cán bộ nhân viên sử dụng email nội bộ VCB phục vụ mục đích cơng việc theo đúng các quy định tại Quy chế an tồn, bảo mật cơng nghệ thơng tin.
Thực hiện khóa quyền truy cập các ứng dụng nghiệp vụ, khóa email nội bộ VCB khi cán bộ nhân viên nghỉ việc, nghỉ thai sản, đi công tác hoặc nghỉ phép quá 2 ngày nhằm tuân thủ quy định về bảo mật.
Ban lãnh đạo CN thường xuyên thông tin đến cán bộ nhân viên về hoạt động của CN tùy theo từng nội dung, từng hoạt động; truyền tải các thông tin về rủi ro trong hoạt động nội bộ của NH, rủi ro trong hoạt động ngành NH,…
Phịng đầu mối tại trụ sở chính VCB xây dựng các Báo cáo rủi ro hoạt động định kỳ gửi đến các CN để phổ biến các rủi ro trong hệ thống để cùng học tập, rút kinh nghiệm.
Xây dựng cơ chế trao đổi thông tin nội bộ giúp nhân viên có thể báo cáo các sai phạm xảy ra trong CN.
5.2.5 Hoàn thiện hoạt động giám sát:
Trụ sở chính nghiên cứu phân bổ nhân sự làm công tác kiểm tra tại CN đảm bảo phù hợp với quy mơ của từng CN, để có thể đáp ứng nhu cầu cơng việc.
Trụ sở chính VCB nghiên cứu xây dựng phần mềm hỗ trợ cơng tác KSNB trong tồn hệ thống, có thể tự động khoanh vùng các giao dịch đáng giờ, giao dịch có dấu hiệu vi phạm quy định.
Các phịng chức năng tại trụ sở chính VCB như Phịng Quản lý rủi ro hoạt động thường xuyên rà soát dữ liệu từ xa, giám sát hoạt động của các CN để kịp thời phát hiện các giao dịch nghi ngờ, gửi về từng CN cụ thể để rà sốt, khắc phục và giải trình nhằm nâng cao hiệu quả công tác giám sát từ xa.
Xây dựng các biện pháp chế tài, có sự thưởng phạt nghiêm minh. Theo đó gắn kết quả thực hiện các chỉ tiêu kinh doanh, đồng thời đo lường mức độ, tần xuất sai sót, vi phạm của từng cá nhân, từng phịng với việc đánh giá nhân viên để có khen thưởng, xử phạt phù hợp.
Kết quả kiểm tra phải được theo dõi trên phần mềm giám sát riêng, theo dõi tình hình thực hiện các kiến nghị, có biện pháp đơn đốc kịp thời. Đồng thời, cán bộ đầu mối kiểm tra phải thường xuyên đối chiếu, kiểm tra thực tế kết quả sửa sai của các phòng nghiệp vụ.
TÓM TẮT CHƯƠNG 5
Qua kết quả nghiên cứu về thực trạng KSNB tại NH TMCP Ngoại thương Việt Nam – CN Lâm Đồng trong Chương IV; tác giả đã nêu lên những mặt làm được và những điểm còn hạn chế trong KSNB tại đơn vị nghiên cứu. Trong Chương V, tác giả đã đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện KSNB tại VCB Lâm Đồng. Hoạt động KSNB tại đơn vị vừa phải phát huy vai trị là chốt kiểm sốt, kiểm tra và giám sát các hoạt động tại đơn vị nhằm đảm bảo an toàn trong hoạt động kinh doanh, hạn chế rủi ro xảy ra; đồng thời là công cụ hỗ trợ Ban lãnh đạo trong việc đánh giá tính tuân thủ của các phòng, các cán bộ nhân viên.
KẾT LUẬN
Trong bối cảnh tồn cầu hóa hiện nay, sự hội nhập quốc tế diễn ra sâu rộng và mạnh mẽ. Ngành NH đang đứng trước những cơ hội và thách thức về cạnh tranh trong nước cũng như quốc tế. Một NH muốn tồn tại và phát triển trong giai đoạn hiện nay thì một trong những yêu cầu tất yếu là phải quản trị được rủi ro; hệ thống KSNB phải đáp ứng theo tiêu chuẩn của Basel. Do vậy, Vietcombank cũng như các NH khác tại Việt Nam phải hồn thiện hệ thống KSNB theo thơng lệ quốc tế, nâng cao chất lượng KSNB nhằm quản lý chặt chẽ nguồn vốn, có biện pháp nhằm phát huy hiệu quả đầu tư của các nguồn vốn huy động được, quản trị rủi ro nhằm hạn chế sai sót, vi phạm, giảm thiểu rủi ro để nâng cao hiệu quả trong kinh doanh.
Qua nghiên cứu thực tế tại NH TMCP Ngoại thương Việt Nam – CN Lâm Đồng với đề tài “Hoàn thiện KSNB tại NH TMCP Ngoại thương Việt Nam – CN Lâm Đồng”, tác giả đã trình bày những nội dung chính sau:
Thứ nhất, tác giả đã nêu cơ sở lý luận về KSNB, hoạt động KSNB tại các NHTM. Luận văn trình bày rõ các khái niệm, các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB, sự cần thiết phải xây dựng và vận hành hiệu quả hệ thống KSNB tại các NHTM, mục tiêu của KSNB. Trên cơ sở kinh nghiệm KSNB của một số NH trên thế giới và tại Việt Nam, tác giả đã nêu ra những bài học kinh nghiệm về hoạt động KSNB đối với VCB Lâm Đồng.
Thứ hai, nêu tổng quan về hoạt động của NH TMCP Ngoại thương Việt Nam – CN Lâm Đồng trong giai đoạn nghiên cứu 2016-2018. Qua đó, nêu lên những biểu hiện của vấn đề cần nghiên cứu. Đồng thời, tác giả đã nghiên cứu và đánh giá thực trạng KSNB tại NH TMCP Ngoại thương Việt Nam – CN Lâm Đồng trong giai đoạn 2016-2018. Tác giả cũng đã khảo sát, phân tích, đánh giá hoạt động KSNB từ 108 cán bộ nhân viên trong CN với 104 kết quả thu về hợp lệ. Trên cơ sở đó, tác giả đánh giá được những mặt đạt được, những tồn tại của KSNB tại đơn vị và nguyên nhân của những tồn tại trong hoạt động