Qua Bảng 2.16 và Biểu đồ 2.12, cho thấy những năm gần đây, nguồn kinh phí dành cho bổ sung tài liệu thư viện dao động từ 200 - 700 triệu đồng. Nguồn kinh
phí này được sử dụng để mua các tài liệu là giáo trình, sách tham khảo, báo, tạp chí… phục vụ trực tiếp cho các chuyên ngành đào tạo của Học viện. CSDL online, ebook chưa được bổ sung nên những loại hình tài liệu này còn rất hạn chế về số lượng, chất lượng cũng như việc khai thác từ NDT.
Nhìn chung, trong những năm gần đây, công tác phát triển NLTT của Trung tâm ngày càng được chú trọng với việc tăng đầu tư kinh phí hàng năm. Nhưng nguồn kinh phí đó vẫn quá hạn hẹp so với sự tăng cao của giá cả và số lượng tài liệu trên thị trường xuất bản. Hiện nay, nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ và tham gia tích cực hơn nữa vào tiến trình đổi mới giáo dục của Học viện, công tác phát triển NLTT của Trung tâm cần cải tiến về chính sách, phương thức, tăng thêm về kinh phí để tăng thêm về số lượng và chất lượng NLTT.
2.2.5. Hoạt động phối hợp, chia sẻ nguồn lực thông tin
* Phối hợp bổ sung (PHBS) là công việc có ý ngh a thiết thực đối với thư
viện như tiết kiệm kinh phí bổ sung, tránh lãng phí đối với việc nhiều đơn vị cùng mua bổ sung một tài liệu, tạo điều kiện để NDT khai thác tài liệu với tần suất tối đa, phục vụ tốt nhất việc học tập và nghiên cứu khoa học của NDT. PHBS là sự phân chia ranh giới trách nhiệm thu thập từng loại hình tài liệu với mục đích tránh trùng lặp và làm tăng số lượng tài liệu [38], tr.76].
Không ai có thể phủ nhận lợi ích của việc PHBS song chưa nhóm thư viện hay cơ quan thông tin nào thực hiện thành công do nhiều yếu tố chủ quan và cả khách quan. Tuy nhiên để đạt được hiệu quả thiết thực, các thư viện, cơ quan thông tin tham gia PHBS phải đảm bảo các nguyên tắc sau: tự nguyện; lợi ích rõ ràng với các thành viên; phân chia diện bổ sung giữa các thư viện trên cùng một địa bàn hay một ngành sao cho không có một chủ đề nào có NCT mà không có thư viện nào bổ sung, hay nhiều thư viện cùng bổ sung một chủ đề. Điều kiện để PHBS thành công là sự nhiệt tình, tâm huyết với công việc của cán bộ thư viện, những cán bộ này sẽ đóng vai trò nòng cốt, xây dựng kế hoạch cũng như tổ chức thực hiện kế hoạch PHBS.
Các hình thức phối hợp bổ sung: Trao đổi danh mục tài liệu giữa các thư viện trước khi đặt mua, việc này sẽ giúp hạn chế tới mức thấp nhất việc đặt mua trùng lặp; trao đổi, chia sẻ thông tin giữa các cơ quan thông tin - thư viện như xây dựng mục lục liên hợp, cho mượn giữa các thư viện, trao đổi cơ sở dữ liệu hoặc cho phép truy cập cơ sở dữ liệu thông qua mạng internet [43] .
Ý thức được tầm quan trọng của công tác PHBS đối với hoạt động thư viện, Trung tâm TT-TV HVNH đã bước đầu PHBS với các thư viện cơ sở thuộc hệ thống HVNH. Năm 2012, Giám đốc Học viện giao nhiệm vụ tổ chức thực hiện bổ sung, biên mục tài liệu tập trung cho Trung tâm. Trung tâm là đầu mối trong công tác nghiệp vụ cũng như phát triển NLTT.
Đối với các thư viện cùng khối ngành đào tạo, Trung tâm chưa PHBS với bất kỳ một đơn vị nào. Trong thời gian tới Trung tâm sẽ triển khai PHBS với các thư viện đại học trên cùng địa bàn Hà Nội và có chuyên ngành đào tạo gần với chuyên ngành đào tạo của HVNH như trường Đại học Kinh tế Quốc dân, trường Đại học Ngoại thương,… Tuy nhiên, ở Việt Nam nói chung và tại Trung tâm TT- TV HVNH nói riêng đây vẫn còn là vấn đề cần nghiên cứu. Muốn thực hiện thành công PHBS cần có sự đồng lòng của cộng đồng thư viện các trường đại học, sự hỗ trợ của các thư viện đầu ngành để hình thành nên các Consortium thư viện. Thông qua việc PHBS giúp các thư viện thành viên nâng cao số lượng, chất lượng vốn tài liệu, đa dạng về loại hình và phong phú về nội dung từ đó nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác phục vụ NDT tại thư viện mình.
* Công tác chia sẻ nguồn lực thông tin: Mở rộng và tăng cường chia sẻ NLTT là một cụm từ thường được nhắc đến trong công tác phát triển NLTT những năm gần đây, lợi ích mà công tác này mang lại là rất lớn cho cả NDT và cơ quan TT-TV, song thực tế, chưa một nhóm thư viện nào tại Việt Nam thực hiện hiệu quả. Một số thư viện cùng nhóm ngành đã tạo ra những văn bản thỏa thuận hợp tác nhưng chỉ mang tính hình thức, NDT chưa thực sự nhận được nhiều lợi ích từ sự chia sẻ này. Nguyên nhân do các thư viện chưa xây dựng được cơ chế, chính sách, quy trình cho việc chia sẻ NLTT nên chưa có qui trình hướng dẫn cụ thể đối với
NDT khi sử dụng NLTT của các thư viện liên kết. Một nguyên nhân nữa là do NLTT ở các thư viện chưa được tổ chức và công cụ khai thác chưa đảm bảo, việc áp dụng các chuẩn quốc tế, như: DDC, AACR2, MARC.21, RDA, Dublin Core,... giữa các thư viện chưa thực sự thống nhất gây ra những khó khăn cho NDT trong việc tìm kiếm, khai thác tài liệu mà họ cần. Hơn nữa các thư viện chưa chú trọng, đó là công tác marketing NLTT của thư viện mình đến NDT của các thư viện khác. Do vậy, NDT chưa biết đến, chưa tiếp cận và khai thác NLTT liên kết giữa các thư viện khác nhau.
Ở Việt Nam, Cục Thông tin Khoa học Công nghệ Quốc gia đã thành lập “Liên hợp Thư viện Việt Nam về nguồn tin điện tử”, mạng thông tin VinaREN; dự án “Hệ thống thông tin - thư viện điện tử liên kết các trường đại học” của 9 thư viện đại học tại thành phố Hồ Chí Minh… về hình thức và mục đích như các consortium. Tuy nhiên, hiệu quả hoạt động còn nhiều hạn chế, tính tới thời điểm này, chưa có một giải pháp tối ưu nào cho hoạt động hợp tác chia sẻ NLTT cho hệ thống thư viện đại học Việt Nam, bên cạnh đó chưa có một công trình nghiên cứu chính thức nào về vấn đề này.
Đối với Trung tâm TT-TV HVNH, công tác chia sẻ NLTT sớm được thực hiện. Được sự chỉ đạo của Ban Giám đốc Học viện, Trung tâm đã tiến hành chia sẻ NLTT của mình trước hết đối với hệ thống Thư viện Học viện. Trung tâm thường xuyên cử cán bộ trực tiếp xuống các Thư viện thành viên hướng dẫn và hỗ trợ nghiệp vụ để thống nhất các chuẩn và quy trình nghiệp vụ, tạo tiền đề cho việc chia sẻ NLTT. CSDL thư mục của 4 thư viện được tổ chức thành một hệ thống duy nhất, NDT có thể mượn tài liệu ở bất cứ thư viện nào, CSVC và NLTT cũng được chia sẻ. Tài liệu nhiều bản tại các thư viện được chia sẻ cho nhau. Việc làm này đã phần nào đáp ứng NCT ngày càng cao của NDT không chỉ tại Trụ sở Học viện mà cả NDT tại các phân viện, CSĐT dù chỉ với nguồn kinh phí bổ sung hạn hẹp. Trung tâm đã chuẩn bị sẵn về nhân lực, tin lực, cơ sở vật chất để khi phần mềm TVS được duyệt mua, Trung tâm sẽ tiến hành bước 2 trong lộ trình chia sẻ NLTT của mình đó là tiếp tục chia sẻ CSDL toàn văn.
Đối với các thư viện cùng khối ngành, Trung tâm TT-TV HVNH đã có thỏa thuận hợp tác với Thư viện Đại học Ngân hàng Tp. HCM từ năm 2012 về việc chia sẻ nguồn lực thông tin và trao đổi chuyên môn nghiệp vụ. Tuy nhiên việc chia sẻ NLTT giữa 2 đơn vị cũng chưa đạt hiệu quả một phần do thực trạng NLTT; nguồn tài liệu số, ebook, CSDL online chưa phong phú về nội dung và hình thức, trong khi đây là một trong những loại hình tài liệu giúp các thư viện dễ dàng thực hiện việc chia sẻ. Hai Thư viện chưa quảng bá được NLTT của mình đến với NDT của nhau, một phần do NDT chưa chủ động trong việc khai thác NLTT từ thư viện liên kết. Mục tiêu của Trung tâm trong thời gian tới là liên kết theo nhóm các trường đại học có chuyên ngành đào tạo về kinh tế, tài chính, ngân hàng trong việc chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin số mà Trung tâm đang xây dựng. Sau đó là mô hình liên kết theo khu vực địa lý với các thư viện trên địa bàn Hà Nội.
Đối với hệ thống thư viện Việt Nam, Trung tâm đã tham gia vào Hội Thư viện Việt Nam, Liên chi hội Thư viện đại học khu vực phía Bắc. Đây là những hội nghề nghiệp lớn trong nước, tuy nhiên việc chia sẻ, trao đổi NLTT vẫn chưa được triển khai cụ thể. Để việc chia sẻ NLTT thiết thực hơn nữa Trung tâm cần tiếp tục nghiên cứu các giải pháp để thực hiện việc chia sẻ đạt hiệu quả cao góp phần nâng cao chất lượng đào tạo, nghiên cứu tại Học viện.
2.2.6. Nguồn nhân lực trong công tác phát triển nguồn lực thông tin
Năng lực trình độ của cán bộ thư viện có vai trò quyết định đến chất lượng của hoạt động TT-TV. Trong thế kỷ 21, sự nắm bắt của con người đối với tri thức sẽ ngày càng lớn và sâu sắc, yêu cầu nhận thức của NDT cũng ngày càng cao. Vì vậy, người làm công tác phát triển NLTT cần phải không ngừng cập nhật tri thức mới, với không chỉ độ sâu mà cả độ rộng về các chuyên ngành khoa học và công nghệ. Sự tăng nhanh về số lượng nguồn tài liệu, đòi hỏi người cán bộ làm công tác phát triển NLTT phải có tri thức và chuyên môn, kỹ năng sâu, nắm rõ đề cương chi tiết tài liệu dành cho các môn học.
Hiện tại bộ phận bổ sung tài liệu tại Trung tâm có 01 cán bộ phụ trách chính, 01 người hỗ trợ số hóa tài liệu xám, có trình độ chuyên môn và ngoại ngữ đáp ứng khá tốt yêu cầu công việc, nhưng đó là con số quá ít để đảm bảo NLTT được phát triển tốt ở mọi khía cạnh. Để công tác phát triển NLTT được thực hiện tốt hơn, Trung tâm cần phải có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng thêm về kiến thức chuyên ngành kinh tế, tài chính, ngân hàng cho cán bộ làm công tác này để việc lựa chọn tài liệu bổ sung sát thực và hiệu quả nhất.
2.2.7. Nhận ét về công tác phát triển nguồn lực thông tin
Phương thức đào tạo tín chỉ chú trọng đến thực nghiệm và tự học được HVNH thực hiện dẫn đến NCT tăng nhanh, áp lực đối với công tác phát triển NLTT của Trung tâm lớn hơn. Trong những năm qua công tác phát triển NLTT tại Trung tâm đã đạt được một số thành tích, tuy nhiên cũng bộc lộ những nhược điểm nhất định, cụ thể:
* Ưu điểm:
- Công tác phát triển NLTT tại Trung tâm đã bám sát chức năng, nhiệm vụ được giao. Nội dung NLTT phù hợp với chuyên ngành đào tạo của HVNH, bắt kịp được những yêu cầu về đổi mới phương thức đào tạo, tiêu chuẩn kiểm định chất lượng giáo dục đại học.
- Sự quan tâm của Ban Giám đốc Học viện, nhu cầu về tài liệu của giảng viên và sinh viên tăng lên trong vài năm trở lại đây là nguyên nhân làm cho nguồn kinh phí hàng năm được cấp cho việc bổ sung tài liệu cũng tăng dần.
- Nguồn tài liệu lưu chiểu ngày càng tăng lên do lượng sinh viên của Học viện ngày càng tăng, đặc biệt là luận án, luận văn, khóa luận. Trung tâm thu thập đầy đủ cả bản cứng và bản mềm.
- Trung tâm cũng nhận được ngày càng nhiều tài liệu từ nguồn trao đổi, tặng biếu thông qua sự mở rộng trao đổi, hợp tác trong nước và quốc tế của HVNH.
- Quy trình bổ sung tài liệu được thực hiện chặt chẽ nên đã bổ sung được những tài liệu phù hợp với chương trình đào tạo, hạn chế được sự trùng lặp. NLTT truyền thống ngày càng được mở rộng, NLTT điện tử đã được chú trọng xây dựng và phát triển.
- Chất lượng NLTT được NDT đánh giá tương đối tốt, góp phần quan trọng trong việc giúp NDT hoàn thành tốt nhiệm vụ đào tạo, nghiên cứu khoa học.
- Phối hợp bổ sung, chia sẻ NLTT được Trung tâm thực hiện khá tốt, bước đầu là phối hợp bổ sung và chia sẻ NLTT với các thư viện trong hệ thống thư viện HVNH. Kí hợp tác về chia sẻ NLTT với Thư viện trường Đại học Ngân hàng thành phố Hồ Chí Minh.
- Nguồn nhân lực làm công tác phát triển NLTT tại Trung tâm được đào tạo đúng chuyên ngành, đáp ứng tốt yêu cầu đặt ra trong điều kiện hiện nay.
* Nhược điểm
- Ý thức được tầm quan trọng của chính sách phát triển NLTT nhưng hiện Trung tâm vẫn chưa có chính sách phát triển nguồn tin bằng văn bản chính thức. Vì vậy, công tác bổ sung tài liệu còn mang tính chủ quan, thiếu đồng bộ dẫn đến sự thiên lệch vốn tài liệu giữa các chuyên ngành đào tạo (Biểu đồ 2.1), cũng như sự phân bổ chưa hợp lý về ngôn ngữ (Biểu đồ 2.5) và loại hình tài liệu (Biểu đồ 2.2).
- Kinh phí cho bổ sung tài liệu chưa có định mức cụ thể cho từng năm mà dựa vào sự cân đối nguồn ngân sách hoặc theo các dự án của Học viện. Với nguồn kinh phí không ổn định cho mỗi năm như hiện nay (Bảng 2.17 mục 2.2.4) ảnh hưởng đến kế hoạch bổ sung của Trung tâm. Không có nguồn kinh phí ổn định và hợp lí nên Trung tâm chưa thể mua tài liệu hiện có trên thị trường ở mức đầy đủ tương đối chưa thể đáp ứng tối đa NCT của NDT. Những vấn đề này gây nên sự mất cân đối trong cơ cấu NLTT và mức độ chưa cao trong đáp ứng NCT của NDT.
- Về hình thức bổ sung đối với tài liệu xám: Ngoài việc thu thập đầy đủ hơn các loại tài liệu xám, Trung tâm cần thu thập hồi cố đối với các tài liệu xám đã được Giám đốc Học viện quy định và phối hợp với các cơ quan TT-TV lưu giữ TLX như Thư viện Quốc gia, Cục Thông tin Khoa học Công nghệ để thu nhận bản sao hợp pháp, số hóa tài liệu xám không thể thu hồi cố tại Học viện.
- Trên thực tế, trong quy trình bổ sung tài liệu, sự phối hợp công tác giữa Trung tâm và các Khoa/Bộ môn, Phòng ban đôi khi còn thiếu nhịp nhàng và gặp phải những trở ngại do cả nguyên nhân khách quan và chủ quan đem lại.
- Trung tâm chưa PHBS với bất kỳ thư viện cùng khối ngành nào. Về chia sẻ NLTT với Thư viện trường Đại học Ngân hàng Thành phố Hồ Chí Minh, bước đầu thực hiện mượn liên thư viện nhưng chưa đạt hiệu quả thiết thực do NLTT số của Trung tâm chưa phong phú, công tác marketing chưa được chú trọng.
- Đội ngũ cán bộ thư viện làm công tác bổ sung gồm 01 cán bộ làm trực tiếp là quá ít về số lượng để đảm bảo bao quát mọi công việc về phát triển NLTT.
* Nguyên nhân
+ Nguyên nhân khách quan: Dù đã nhận được sự quan tâm của Ban Giám đốc Học viện, tuy nhiên NLTT vẫn chưa được đầu tư hợp lí. Ban Giám đốc Học viên chưa đầu tư thích đáng kinh phí cho phát triển NLTT phục vụ công tác đào tạo và NCKH của Học viện. Hiện nay, NLTT của Trung tâm cần được chú trọng đầu tư để đạt tiêu chuẩn kiểm định giáo dục trong nước và xếp hạng các trường đại học khu vực và quốc tế.
Về chia sẻ và phối hợp bổ sung chưa tốt do cơ chế chính sách, sự đồng thuận chia sẻ, hợp tác chưa được xây dựng ở các thư viện.
+ Nguyên nhân chủ quan: Do sự phân bổ nhân sự chưa hợp lí, sự phối hợp giữa thư viện và các khoa/ bộ môn chưa tốt, đội ngũ cán bộ thực sự chưa hiểu sâu