Biểu đồ cho thấy hầu hết các sản phẩm và dịch vụ thư viện được NDT khai thác hiệu quả và có phản hồi tốt trong đó dịch vụ đọc tại chỗ, mượn tài liệu về nhà có sự hài lòng cao nhất; thư mục chuyên đề, giới thiệu sách cũng được NDT ưa thích vì tính thuận tiện trong việc tìm tài liệu mới, theo chuyên ngành cụ thể. Các sản phẩm và dịch vụ khác được đánh giá khá tốt. Riêng dịch vụ tra cứu OPAC bị đánh giá thấp nhất, chưa đáp ứng được yêu cầu tra cứu tài liệu của NDT. Vì vậy trong thời gian sớm nhất, Ban Giám đốc Học viện nên đầu tư nâng cấp phần mềm cho Trung tâm, khắc phục lỗi của Module OPAC nhằm tạo công cụ trực tuyến để NDT tra tìm tài liệu hiệu quả hơn.
* Dịch vụ cung cấp nguồn lực thông tin hiện đại
- Dịch vụ khai thác CSDL thư mục qua cổng thông tin (Portal): là quá trình tìm tin tự động hoá, thông qua máy tính để tìm kiếm thông tin được tổ chức dưới dạng các CSDL thư mục. Để có thể tra cứu và khai thác thông tin trong các CSDL hiện có của Trung tâm, NDT có thể kích hoạt vào Cổng thông tin của Trung tâm.
Cổng thông tin là sự kết nối NDT với cơ sở dữ liệu tri thức của thư viện cho phép người dùng tìm kiếm, khai thác và sử dụng các dịch vụ của thư viện trực tuyến thông qua giao diện truy nhập công cộng một cách nhanh chóng, dễ thao tác và hiệu quả. Cổng thông tin cho phép tìm kiếm theo nhiều tiêu chí khác nhau như nhan đề tài liệu, tác giả, chủ đề, từ khoá, phân loại, nhà xuất bản, năm xuất bản,.... Với các dịch vụ như sau: Mục lục tìm tin trực tuyến; dịch vụ liên thư viện; tra cứu liên thư viện qua giao thức Z39.50 tại nhiều máy chủ Z39.50 cùng một lúc.
Từ năm 2012, Trung tâm đã ứng dụng Cổng thông tin điện tử tích hợp vào việc tìm kiếm thông tin từ CSDL thư mục, giúp NDT tra tìm nhanh được những thông tin về tài liệu mà họ cần. Cổng thông tin của Trung tâm đã đáp ứng cơ bản nhu cầu tìm kiếm thông tin của NDT. Tuy nhiên một số tìm kiếm liên kết, nâng cao đôi khi còn bị lỗi. Thời gian tới, Cổng thông tin sẽ được nâng cấp theo Đề án “Tăng cường ứng dụng CNTT trong hoạt động TT-TV HVNH”.
- Dịch vụ khai thác CSDL toàn văn do Trung tâm xây dựng: CSDL toàn văn tài liệu nội sinh phản ánh đầy đủ, có hệ thống về các thành tựu, tiềm lực cũng như hướng phát triển của Học viện và rất có giá trị trong việc rút ngắn thời gian nghiên cứu và nâng cao hiệu quả học tập của NDT. NDT có thể tìm kiếm và download tài liệu toàn văn qua phần mềm mã nguồn mở Dspace khá dễ dàng. Tuy nhiên vì lý do bản quyền và bảo mật thông tin, Trung tâm chưa cho phép NDT truy cập từ xa mà chỉ giúp người đọc xem chi tiết hơn đến mục lục tài liệu.
- Dịch vụ khai thác cơ sở dữ liệu CD-ROM: Với dung lượng lưu trữ lớn của CD-ROM sẽ chẳng có giá trị nếu người dùng không thể truy cập được thông tin mình cần. Hiện tại, Trung tâm tổ chức khai thác hơn 700 CD-ROM, kèm theo sách. Các đ a CD-ROM này hiện đang được lưu trữ, bảo quản và phục vụ tại phòng đọc
Multimedia. Trong hệ thống tra cứu OPAC, các đ a CD-ROM này được chỉ dẫn kèm theo tài liệu vì vậy các đ a CD-ROM chưa thể phục vụ đông đảo các nhóm đối tượng NDT cùng một thời điểm, NDT chỉ có thể sử dụng đơn tuyến nên rất hạn chế trong việc phổ biến thông tin đến NDT. Với hiện trạng như vậy, vô hình chung đã làm giảm đi tính hữu dụng của CD-ROM được tổ chức dưới dạng CSDL.
- Dịch vụ khai thác CSDL trực tuyến: Hiện tại, Trung tâm chỉ phục vụ NDT khai thác các CSDL dùng thử, miễn phí. Trung tâm đã chuẩn bị đầy đủ các điều kiện cơ bản như marketing, phân tích NCT, hành vi và sở thích của NDT về CSDL trực tuyến. Tuy nhiên, trong thời gian tới để mang đến cho NDT của Học viện nguồn dữ liệu có giá trị, Trung tâm phải bổ sung NLTT quan trọng này một cách nhanh chóng hơn.
2.4.2. Công cụ khai thác nguồn lực thông tin
* Công cụ khai thác nguồn lực thông tin truyền thống
- Danh mục giới thiệu tài liệu mới: Công tác thông tin thư mục là một trong những hoạt động nghiệp vụ không thể thiếu được trong hoạt động thư viện. Thư mục giới thiệu sách mới là một bảng liệt kê cho phép xác định được thông tin cơ bản về tài liệu như: tên tác giả, tên tài liệu, năm xuất bản, xếp giá tài liệu.... Thư mục tại Trung tâm được đóng thành quyển, NDT có thể tự tìm được tài liệu mà mình cần. Thư mục này được phát hành mỗi khi có đợt bổ sung sách mới. Công cụ tra cứu này có ở phòng phục vụ tại Trung tâm, được NDT sử dụng thường xuyên.
- Danh mục luận án, luận văn, khóa luận tốt nghiệp:Là bảng liệt kê cho phép xác định được thông tin về tên tác giả, tên đề tài, năm bảo vệ, vị trí giá xếp tài liệu. Danh mục này được sắp xếp theo chuyên ngành rồi theo năm xuất bản, số đăng ký cá biệt để thuận tiện cho việc tìm kiếm tài liệu gốc trên giá của NDT. Danh mục tài liệu đó được bổ sung hàng năm, đóng thành quyển.
* Công cụ khai thác nguồn lực thông tin hiện đại
Xây dựng công cụ tra cứu tại thư viện hiện đại là một quá trình tất yếu của việc tin học hóa. Công cụ tra cứu hiện đại giúp NDT có thể tra tìm tài liệu một cách nhanh nhất, tổng hợp nhất và tiết kiệm thời gian nhất.
- Khai thác CSDL thư mục qua phân hệ OPAC là quá trình tìm tin tự động hoá để NDT tiếp xúc với máy tính để tìm kiếm thông tin được tổ chức dưới dạng các CSDL. Thông qua module OPAC, thư viện cung cấp các dịch vụ như: Mục lục tra cứu tìm tin trực tuyến, khai thác dữ liệu số trực tuyến… Một trong những tiện ích cơ bản của OPAC là tra cứu liên thư viện qua Z39.50. Phân hệ này cho phép NDT có thể tìm tin trong các CSDL do Trung tâm sở hữu theo nhiều điểm truy cập thông tin khác nhau như: nhan đề, tác giả, năm xuất bản, từ khóa, chỉ số phân loại…
- Cổng thông tin thư viện: là một hoặc một nhóm trang web mà từ đó người truy cập có thể dễ dàng truy xuất các trang web và các dịch vụ thông tin khác trên mạng máy tính. Năm 2012 chính thức ra mắt Cổng thông tin thư viện HVNH, giúp tra cứu tài liệu qua mục lục trực tuyến, cung cấp tin tức, sản phẩm và dịch vụ thông tin cho NDT. Lợi ích lớn nhất mà Portal đem lại là tính tiện lợi, dễ sử dụng. Thay vì phải nhớ vô số các thông tin khác nhau về tài liệu, thì với chỉ với web Portal của Trung tâm, NDT chỉ cần nhớ http://thuvien.hvnh.edu.vn ở đó nhà quản
trị đã tích hợp mọi thông tin mà NDT cần.
2.4.3. Hoạt động marketing nguồn lực thông tin
Marketing là thuật ngữ quen thuộc trong ngành khoa học thư viện nhưng tại các trung tâm TT-TV, công việc marketing NLTT thư viện vẫn còn mới mẻ. Vì vậy, tăng cường các hoạt động marketing để thu hút người dùng khai thác các nguồn tài nguyên sẵn mới đảm bảo sức cạnh tranh trong thị trường thông tin cho cơ quan TT- TV. NLTT được thừa nhận là một loại hàng hóa đặc biệt và marketing NLTT là hết sức nhạy cảm vì thư viện vốn được xem là tổ chức phi lợi nhuận. Tuy nhiên, xét ở góc độ mở rộng phạm vi, tầm ảnh hưởng của thư viện trong cộng đồng NDT khoa học, hướng đến củng cố thương hiệu thì không thể thiếu hoạt động marketing.
Công tác marketing tại Trung tâm TT-TV HVNH bắt đầu phát triển từ năm 2007, với sự ra đời của một số sự kiện nhằm quảng bá hình ảnh, SP&DV thư viện. Từ đó đến nay công tác marketing ngày càng phát triển và đi vào chuyên nghiệp với sự ra đời của tổ marketing và dịch vụ thông tin với nhiệm vụ giới thiệu, kết nối NLTT với NDT và quảng bá hình ảnh của Trung tâm thông qua các sự kiện về sách và văn hóa đọc phát triển và cung ứng các sản phẩm và dịch vụ thông tin cho NDT.
Những năm qua, hoạt động marketing tại Trung tâm đã đạt được nhiều thành tựu, giúp khẳng định thương hiệu Trung tâm TT-TV HVNH với các thư viện đại học khác cũng như hệ thống thư viện Việt Nam, nâng cao vị thế của HVNH trong quá trình đổi mới căn bản và toàn diện nền giáo dục. Để có được kết quả đó Trung tâm đã đổi mới nhận thức về vai trò, tầm quan trọng của marketing trong quá trình phát triển của mình. Công tác marketing có bộ phận riêng quy định rõ chức năng, nhiệm vụ và có chiến lược hoạt động xuyên suốt đồng hành cùng với sự phát triển của Trung tâm, đây là lợi thế mà không phải thư viện nào cũng có được khi phát triển công tác marketing. Nhân sự để hoạt động là những cán bộ có nhiệt huyết, sáng tạo trong công việc, có khả năng kết nối các đồng nghiệp trong các hoạt động marketing, là cầu nối giữa cán bộ thư viện và cán bộ, giảng viên, sinh viên Học viện.
Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động Tổ Marketing và dịch vụ thông tin cũng bộc lộ những khiếm khuyết về cơ cấu nhân sự chưa ổn định mới chỉ có 01 cán bộ phụ trách chính. Khi cần phải tổ chức các hoạt động, sự kiện lớn sẽ phải huy động nguồn nhân lực toàn bộ Trung tâm và không duy trì được song song nhiều sản phẩm và dịch vụ do nguồn nhân sự còn thiếu.
2.4.4. Nguồn nhân lực trong công tác khai thác nguồn lực thông tin
Kỷ nguyên mới với sự phát triển mạnh mẽ của tri thức và khoa học, những yêu cầu của ngành nghề cũng mới buộc đội ngũ nhân lực làm công tác khai thác NLTT phải đổi mới. Họ phải nắm vững những tri thức mới để tư vấn NDT tìm kiếm nhanh nhất, đầy đủ nhất những thông tin mà họ cần và có khả năng giải quyết những nhiệm vụ phức tạp có liên quan đến phân tích và phổ biến thông tin.
Hiện nay, nguồn nhân lực của Trung tâm TT-TV HVNH làm công tác phục vụ gồm những cán bộ có trình chuyên môn từ cử nhân trở lên, họ chủ động đề xuất quyết định chính xác, phù hợp trong việc phổ biến NLTT của Thư viện NDT. Sử dụng thành thạo máy tính, thiết bị công nghệ và phần mềm thư viện tích hợp. Trình độ tiếng Anh khá có thể cơ bản giao tiếp với người nước ngoài. Họ là những cán bộ hướng dẫn, truyền đạt thông tin cho số đông NDT.
2.4.5. Nhận ét về công tác khai thác nguồn lực thông tin
* Ưu điểm
- Khai thác NLTT truyền thống: Trung tâm TT-TV HVNH đã ứng dụng CNTT trong việc phổ biến NLTT truyền thống của mình đến NDT nhanh chóng và thuận tiện nhất thông qua các CSDL thư mục. NDT từ xa có thể dễ dàng tìm kiếm tài liệu mình cần bằng thiết bị điện tử có kết mạng máy tính. Các phòng đọc tài liệu được bố trí kho mở phù hợp giúp NDT luôn tìm kiếm dễ dàng những tài liệu họ cần. Tài liệu trong kho xếp theo ký hiệu phân loại DDC dành cho kho mở, kích thích nhu cầu đọc, tạo điều kiện cho người đọc được tiếp xúc trực tiếp với tài liệu và hình thức phục vụ một cửa giản tiện cho NDT các thủ tục mượn trả và sử dụng các dịch vụ khác của Trung tâm.
- Khai thác NLTT hiện đại: Trung tâm mới chỉ bước đầu giới thiệu đến NDT những tài liệu toàn văn giúp NDT có thể tìm hiểu được về tài liệu một cách rõ ràng hơn là các CSDL thư mục để họ xác định chính xác hơn tài liệu cần tìm.
- Các sản phẩm và dịch vụ thông tin của Trung tâm hỗ trợ khá tốt cho NDT trong việc khai thác, tìm kiếm và sử dụng thư viện.
- Công cụ khai thác NLTT: đáp ứng được yêu cầu cơ bản về tìm kiếm thông tin và giới thiệu NLTT của Trung tâm tới NDT.
- Công tác Marketing: Hoạt động marketing TT-TV tại Trung tâm TT-TV HVNH thời gian qua đã giúp Trung tâm tăng lượng NDT và quảng bá được hình ảnh của mình với NDT và cộng đồng thư viện trong nước. Trung tâm đã giới thiệu được NLTT, sản phẩm và dịch vụ của mình đến với đông đảo NDT và nhanh chóng xử lý các lời than phiền của NDT với thái độ tích cực giúp cho Trung tâm phục vụ ngày càng tốt hơn NCT của NDT.
- Những nâng cấp về CSVC, cập nhật công nghệ làm tăng hiệu quả của hoạt động thư viện và giúp thư viện đáp ứng NCT của người dùng tin mọi lúc mọi nơi.
- Nguồn nhân lực: Cán bộ thư viện có trình độ chuyên môn, ngoại ngữ giao tiếp cơ bản, trình độ tin học đáp ứng tốt nhu cầu của công việc hướng dẫn, giới thiệu NLTT của Trung tâm với NDT.
- Tổ chức thai thác NLTT tại Trung tâm chưa mang tính chuyên sâu và còn thụ động, các NLTT còn ở dạng rời rạc. Chưa có phần mềm số quản lý NLTT hiện đại nên ảnh hưởng khá lớn đến việc khai thác thông tin của NDT.
- Sản phẩm và dịch vụ thư viện chưa đa dạng, chưa phát huy tối đa hiệu quả dù trong những năm gần đây Trung tâm đã rất chú trọng đến công tác này. Trung tâm chưa có nhiều hoạt động nhằm tạo thêm kinh phí từ các nguồn tài trợ hay phát sinh từ việc bán các sản phẩm và phí từ các dịch vụ. Một phần nguyên nhân là do cơ chế cung cấp miễn phí các SP&DV của Trung tâm cho NDT.
- Việc tổ chức khai thác NLTT còn hạn chế. Do khó khăn về CSVC, diện tích kho tài liệu chưa được mở rộng để phục vụ NDT. Diện tích các kho quá nhỏ, chưa đáp ứng được hết nhu cầu của NDT, đặc biệt là nhu cầu học nhóm; trang thiết bị hiện đại phục vụ cho việc xây dựng thư viện số chưa được đầu tư nhiều.
- Nguồn nhân lực: Trong quá trình hướng dẫn NDT, cán bộ thư viện mới chỉ chú ý khai thác đến các yêu cầu tin ở mức đơn giản, chưa mang tính chuyên sâu.
* Nguyên nhân
- Khách quan: Khai thác NLTT là một quá trình lâu dài, đòi hỏi phải có sự đầu tư về thời gian, trí tuệ, công sức và tiền của, vì vậy, hiện nay việc khai thác NLTT của Trung tâm chưa đạt hiệu quả tốt nhất.
- Chủ quan: Cán bộ thư viện và NDT chưa chủ động khắc phục khó khăn trong hoạt động khai thác tối đa thế mạnh từ NLTT tại Trung tâm.
CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG, HIỆU QUẢ NGUỒN LỰC THÔNG TIN CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƢ VIỆN
PHỤC VỤ ĐÀO TẠO THEO TÍN CHỈ TẠI HỌC VIỆN NGÂN HÀNG
Trải qua quá trình hình thành và phát triển, Trung tâm TT-TV HVNH đã xây dựng NLTT khá đa dạng, phong phú, tổ chức, khai thác khá hiệu quả NLTT đó, góp phần tích cực trong việc nâng cao chất lượng đào tạo, NCKH của HVNH, từng bước thỏa mãn tối đa NCT của NDT. Trung tâm phải đổi mới toàn diện, từ mô hình tổ chức hoạt động, cải tiến phương thức tổ chức dịch vụ thông tin, tăng cường NLTT đáp ứng linh hoạt yêu cầu thông tin đào tạo và nghiên cứu của Học viện. NLTT chất lượng cao nhưng không có phương thức tổ chức, khai thác thích hợp thì NLTT đó sẽ không được phát huy hết hiệu quả và không thỏa mãn tốt nhất NCT của NDT.
Bên cạnh những mặt đã đạt được, công tác tổ chức, phát triển, khai thác