2.4. Công tác khai thác nguồn lực thông tin phục vụ đào tạotheo tín chỉ
2.4.1. Dịch vụ cung cấp nguồn lực thông tin
NLTT của Trung tâm TT-TV HVNH hiện nay chủ yếu vẫn là NLTT truyền thống (83.2 %) dù đã tin học hóa các khâu nghiệp vụ từ năm 2006. Qua các sản sẩm và dịch vụ, Trung tâm giới thiệu và cung cấp đầy đủ nhất NLTT đến NDT, cụ thể:
* Dịch vụ cung cấp NLTT truyền thống: Dịch vụ thông tin bao gồm những
hoạt động nhằm thỏa mãn và trao đổi NCT của người sử dụng và cơ quan TT-TV. Trung tâm đã triển khai được các dịch vụ cụ thể:
- Dịch vụ cung cấp tài liệu gốc là một dịch vụ cơ bản của Trung tâm, nhằm giúp NDT sử dụng được tài liệu phù hợp với NCT của mình. Tại Trung tâm, dịch vụ cung cấp tài liệu gốc bao gồm hai hình thức là đọc tại chỗ và mượn về nhà.
+ Dịch vụ đọc tại chỗ: là một trong những dịch vụ khai thác thông tin truyền thống không thể thiếu của Trung tâm để đáp ứng nhu cầu thông tin của NDT một cách trực tiếp, nhanh chóng ngay tại thư viện. Hiện tại, Trung tâm có 6 phòng đọc tài liệu khác nhau với các loại hình khác nhau (mục 2.3.2). Lượt NDT sử dụng dịch vụ đọc tại chỗ của Trung tâm ngày càng tăng do quy mô đào tạo của Học viện tăng cũng như sự nỗ lực của cán bộ Trung tâm về mọi mặt nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu tự học, nghiên cứu của sinh viên và giảng viên.
+ Dịch vụ mượn tài liệu: Từ năm 2006 trở về trước, dịch vụ mượn về nhà của Trung tâm chỉ áp dụng cho cán bộ, giảng viên. Từ năm 2007-2012, Trung tâm hoàn toàn không đối tượng NDT nào được mượn tài liệu về nhà. Tháng 01 năm 2013, theo nhu cầu của NDT và được sự chỉ đạo của Ban Giám đốc Học viện, Trung tâm đã cung cấp dịch vụ mượn tài liệu nhằm mục đích giảm số lượng người đọc trực tiếp tại phòng đọc do diện tích của Trung tâm chưa được mở rộng trong khi số lượng người học tăng lên hàng năm. Các nhóm NDT có quyền mượn tài liệu như nhau. Quy định về số tài liệu được mượn là 2 cuốn/sinh viên và kéo dài trong 8 ngày, nếu muốn đọc thêm thì NDT có thể gia hạn thêm 1 lần 2 ngày, nếu mượn quá hạn thì sẽ bị treo thẻ. Nếu NDT làm hỏng hoặc mất tài liệu thì phải mua lại hoặc photo nếu không thể mua mới trả lại Trung tâm.
Hiện nay số bản tài liệu của Trung tâm còn quá ít so với số lượng sinh viên của Học viện; số lượng và loại hình tài liệu được mượn về nhà hạn chế (kết quả điều
tra câu 10 Phụ lục 2 có 41.22% NDT được hỏi đã từng không mượn được tài liệu do thuộc loại hình tài liệu không được mượn); một số NDT chưa biết đến dịch vụ này. Vì vậy, Trung tâm cần marketing tốt hơn và nghiên cứu tổ chức phục vụ theo nguyện vọng của mọi đối tượng NDT đáp ứng tối đa NCT của họ.
- Dịch vụ sao chép tài liệu: Đáp ứng nhu cầu photo hoặc scan tài liệu nhằm phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu của NDT. NDT đăng ký photo tài liệu và được nhận bản sao sau đó. Sao chụp tài liệu gốc là dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu gốc cho NDT trong trường hợp NDT muốn có tài liệu đó để sử dụng lâu dài. Cơ chế nội bộ của Học viện không cho phép Trung tâm thực hiện bất cứ khoản thu nào gây khó khăn đối với NDT trong việc sử dụng dịch vụ này.
Kết quả điều tra câu hỏi 11 phụ lục 2 cho thấy những đánh giá của NDT về các dịch vụ của Trung tâm như sau:
Biểu đồ 2.13: Đánh giá của NDT về dịch vụ TT-TV
Biểu đồ cho thấy hầu hết các sản phẩm và dịch vụ thư viện được NDT khai thác hiệu quả và có phản hồi tốt trong đó dịch vụ đọc tại chỗ, mượn tài liệu về nhà có sự hài lòng cao nhất; thư mục chuyên đề, giới thiệu sách cũng được NDT ưa thích vì tính thuận tiện trong việc tìm tài liệu mới, theo chuyên ngành cụ thể. Các sản phẩm và dịch vụ khác được đánh giá khá tốt. Riêng dịch vụ tra cứu OPAC bị đánh giá thấp nhất, chưa đáp ứng được yêu cầu tra cứu tài liệu của NDT. Vì vậy trong thời gian sớm nhất, Ban Giám đốc Học viện nên đầu tư nâng cấp phần mềm cho Trung tâm, khắc phục lỗi của Module OPAC nhằm tạo công cụ trực tuyến để NDT tra tìm tài liệu hiệu quả hơn.
* Dịch vụ cung cấp nguồn lực thông tin hiện đại
- Dịch vụ khai thác CSDL thư mục qua cổng thông tin (Portal): là quá trình tìm tin tự động hoá, thông qua máy tính để tìm kiếm thông tin được tổ chức dưới dạng các CSDL thư mục. Để có thể tra cứu và khai thác thông tin trong các CSDL hiện có của Trung tâm, NDT có thể kích hoạt vào Cổng thông tin của Trung tâm.
Cổng thông tin là sự kết nối NDT với cơ sở dữ liệu tri thức của thư viện cho phép người dùng tìm kiếm, khai thác và sử dụng các dịch vụ của thư viện trực tuyến thông qua giao diện truy nhập công cộng một cách nhanh chóng, dễ thao tác và hiệu quả. Cổng thông tin cho phép tìm kiếm theo nhiều tiêu chí khác nhau như nhan đề tài liệu, tác giả, chủ đề, từ khoá, phân loại, nhà xuất bản, năm xuất bản,.... Với các dịch vụ như sau: Mục lục tìm tin trực tuyến; dịch vụ liên thư viện; tra cứu liên thư viện qua giao thức Z39.50 tại nhiều máy chủ Z39.50 cùng một lúc.
Từ năm 2012, Trung tâm đã ứng dụng Cổng thông tin điện tử tích hợp vào việc tìm kiếm thông tin từ CSDL thư mục, giúp NDT tra tìm nhanh được những thông tin về tài liệu mà họ cần. Cổng thông tin của Trung tâm đã đáp ứng cơ bản nhu cầu tìm kiếm thông tin của NDT. Tuy nhiên một số tìm kiếm liên kết, nâng cao đôi khi còn bị lỗi. Thời gian tới, Cổng thông tin sẽ được nâng cấp theo Đề án “Tăng cường ứng dụng CNTT trong hoạt động TT-TV HVNH”.
- Dịch vụ khai thác CSDL toàn văn do Trung tâm xây dựng: CSDL toàn văn tài liệu nội sinh phản ánh đầy đủ, có hệ thống về các thành tựu, tiềm lực cũng như hướng phát triển của Học viện và rất có giá trị trong việc rút ngắn thời gian nghiên cứu và nâng cao hiệu quả học tập của NDT. NDT có thể tìm kiếm và download tài liệu toàn văn qua phần mềm mã nguồn mở Dspace khá dễ dàng. Tuy nhiên vì lý do bản quyền và bảo mật thông tin, Trung tâm chưa cho phép NDT truy cập từ xa mà chỉ giúp người đọc xem chi tiết hơn đến mục lục tài liệu.
- Dịch vụ khai thác cơ sở dữ liệu CD-ROM: Với dung lượng lưu trữ lớn của CD-ROM sẽ chẳng có giá trị nếu người dùng không thể truy cập được thông tin mình cần. Hiện tại, Trung tâm tổ chức khai thác hơn 700 CD-ROM, kèm theo sách. Các đ a CD-ROM này hiện đang được lưu trữ, bảo quản và phục vụ tại phòng đọc
Multimedia. Trong hệ thống tra cứu OPAC, các đ a CD-ROM này được chỉ dẫn kèm theo tài liệu vì vậy các đ a CD-ROM chưa thể phục vụ đông đảo các nhóm đối tượng NDT cùng một thời điểm, NDT chỉ có thể sử dụng đơn tuyến nên rất hạn chế trong việc phổ biến thông tin đến NDT. Với hiện trạng như vậy, vô hình chung đã làm giảm đi tính hữu dụng của CD-ROM được tổ chức dưới dạng CSDL.
- Dịch vụ khai thác CSDL trực tuyến: Hiện tại, Trung tâm chỉ phục vụ NDT khai thác các CSDL dùng thử, miễn phí. Trung tâm đã chuẩn bị đầy đủ các điều kiện cơ bản như marketing, phân tích NCT, hành vi và sở thích của NDT về CSDL trực tuyến. Tuy nhiên, trong thời gian tới để mang đến cho NDT của Học viện nguồn dữ liệu có giá trị, Trung tâm phải bổ sung NLTT quan trọng này một cách nhanh chóng hơn.