Qua số liệu ở bảng 2.13 và biểu đồ 2.11, có thể thấy số lượng tài liệu bổ sung hàng năm tăng lên đáng kể, tài liệu tiếng Việt được bổ sung với khối lượng tương đối lớn nhưng không đồng đều trong các năm. Đối với tài liệu tiếng Anh, Trung tâm mua theo đề nghị của các khoa, bộ môn với số lượng không nhiều.Vài năm gần đây kinh phí dành cho loại tài liệu tiếng Anh cũng tăng dần. Đối với báo, tạp chí, được mua theo quý với số lượng tài liệu khá phong phú và ổn định trong nhiều năm. Tuy nhiên, số lượng báo tạp chí tiếng Anh quá ít, chưa đáp ứng NCT của NDT.
Đối với loại hình tài liệu điện tử, Trung tâm đang dùng thử các CSDL online, mua thí điểm một số lượng rất nhỏ CD-ROM, nhưng hiệu quả khai thác thực tế nguồn tài liệu điện tử này còn thấp. Do Trung tâm chưa có phần mềm quản trị tài nguyên số, chưa chú trọng marketing và NDT chưa có thói quen sử dụng NLTT số nên hiệu quả sử dụng tài liệu chưa cao dù loại hình tài liệu này rất hữu ích cho NDT vì không bị hạn chế về không gian và thời gian truy cập.
* Bổ sung không ph i tr tiền: NLTT của Trung tâm luôn được bổ sung phong phú thông qua việc thu nhận tài liệu lưu chiểu và nhận tài liệu biếu tặng, tài trợ từ các cơ quan, tổ chức. Tài liệu thu nhận được từ nguồn này thường thụ động, không thường xuyên và nội dung tài liệu chưa sát với diện bổ sung của Trung tâm. Mặc dù vậy, số lượng tài liệu khá lớn thu được hàng năm đã làm phong phú thêm NLTT, đáp ứng tốt hơn NCT đa dạng của NDT.
- Nguồn tài liệu lưu chiểu: Quyết định số 668/QĐ ngày 14 tháng 7 năm 1986
của Bộ trưởng Bộ Đại học và Trung học chuyên nghiệp, tại Điều 7, chương 1 quy định: “Thư viện trường đại học được quyền thu nhận những ấn ph m do trường uất b n, cũng như các luận văn tốt nghiệp, luận án tiến sĩ, khi luận án được b o vệ tại
trường, hoặc người viết luận án là cán bộ, sinh viên của trường” [6] và Quy định của
Giám đốc HVNH về việc thu thập tài liệu nội sinh là cơ sở pháp lý cho Trung tâm thu nhận nguồn tài liệu phát sinh trong quá trình giảng dạy, học tập và NCKH của cán bộ, giảng viên, sinh viên Học viện. Gần 10 năm qua Trung tâm thu thập được 6,530 tài liệu (Bảng 2.4 ) và bước đầu tổ chức, khai thác có hiệu quả, thu hút đông đảo bạn đọc, phục vụ đắc lực cho nhu cầu học tập, nghiên cứu của các đối tượng NDT.
Theo quy định, Trung tâm thu 01 bản cứng và 01 đ a CD (gồm 02 file dạng Word và Pdf) đối với luận án, luận văn, khóa luận tốt nghiệp (của sinh viên có kết quả học tập đạt loại giỏi trở lên) và đề tài NCKH các cấp (đã nghiệm thu, chỉnh sửa). Đối với giáo trình do Học viện xuất bản, Trung tâm thu nhận 20 cuốn/ mỗi đầu tài liệu cho lần xuất bản đầu tiên và các lần tái bản sau. Đối với tài liệu do cán bộ, giảng viên xuất bản, Trung tâm thu nhận 10 bản/ mỗi đầu tài liệu. Đối với kỷ yếu, tài liệu hội thảo, Trung tâm thu nhận từ 1-5 bản. Đối với các ấn phẩm thông tin của Học viện như Tạp chí Khoa học & Đào tạo Ngân hàng, Trung tâm thu nhận 20 bản/mỗi loại.
Bảng 2.14: Thống kê tài liệu lưu chiểu tại Trung tâm từ năm 2006 - 6/2014
Năm Sách Luận án, luận
văn, khóa luận
Đề tài NCKH - Kỷ yếu Đầu sách Bản sách 2006 15 300 265 42 2007 6 120 215 7 2008 6 120 449 0 2009 7 140 545 3 2010 5 100 784 40 2011 12 240 914 6 2012 11 220 1166 2 2013 7 145 920 25 6/2014 0 0 743 0
Nguồn: Trung tâm TT-TV [47]
- Nguồn tài liệu biếu tặng, tài trợ: Hàng năm, Trung tâm đã nhận được một
lượng tài liệu đáng kể từ nguồn tài trợ, biếu tặng từ các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước. Đối với tài liệu tiếng Việt, chủ yếu là tài liệu tham khảo do Bộ Giáo dục và Đào tạo, nhà xuất bản Chính trị quốc gia và các nhà sách tặng để phổ biến chủ trương của Đảng, chính sách của nhà nước và giới thiệu sách mới, sách từ các dự án,... Nguồn tài liệu này làm đa dạng NLTT của Trung tâm nhưng có số lượng nhỏ, nội dung không sát với chuyên ngành đào tạo của Học viện. Trung tâm
nhận được số lượng khá nhiều tài liệu tiếng Anh từ Quỹ Châu Á và thông qua các chương trình liên kết đào tạo quốc tế có nội dung tài liệu phù hợp với chương trình đào tạo của Học viện, cụ thể:
Bảng 2.15: Thống kê tài liệu biếu tặng tại Trung tâm từ năm 2006- 6/2014
Năm Tài liệu tiếng Việt Tài liệu tiếng Anh
Đầu sách Bản sách Đầu sách Bản sách 2006 46 350 194 1003 2007 60 400 6 130 2008 60 500 10 262 2009 59 610 10 263 2010 34 306 110 228 2011 44 363 186 399 2012 36 360 190 504 2013 210 450 198 337 6/2014 150 250 160 210
Nguồn: Trung tâm TT-TV [47] Qua bảng số liệu, có thể thấy số lượng tài liệu thu thập được qua nguồn biếu tặng chiếm tỷ lệ thấp so với tổng số tài liệu hiện có trong Trung tâm. Hiện nay, Trung tâm đang tăng cường quan hệ, mở rộng hợp tác với các thư viện, tổ chức xã hội, từ đó có thêm cơ hội tiếp nhận những nguồn tài liệu giá trị mà không mất phí.
2.2.3. Quy trình bổ sung tài liệu
Trong các thư viện nói chung, quy trình bổ sung tài liệu được tiến hành với nhiều công đoạn bắt buộc căn cứ vào những thay đổi trong chính sách bổ sung của thư viện, sự phát triển của các ngành khoa học và NCT của NDT. Ở Trung tâm TT- TV HVNH, mỗi năm có 02 đợt định kỳ nhận yêu cầu bổ sung tài liệu từ các Khoa và bộ môn, khi tiến hành bổ sung tài liệu, phải căn cứ vào l nh vực đào tạo, NCKH của Học viện để lựa chọn tài liệu mới nhất, phù hợp nhất trên cơ sở theo dõi, tổng hợp và đánh giá NCT của NDT đối với từng thể loại và nội dung tài liệu theo mức độ ưu tiên. Đồng thời, Trung tâm thường xuyên tiếp nhận những đề nghị phát sinh từ giảng viên và sinh viên về nhu cầu của họ và bổ sung vào danh mục tài liệu trình
Hiện nay, các khâu trong quy trình bổ sung tài liệu tại Trung tâm đã được tin học hóa, thực hiện qua Module Bổ sung trên Phần mềm quản trị thư viện tích hợp Ilib 4.0, từ khâu tra trùng tài liệu, đến tạo đơn đặt, đơn nhận, theo dõi, thống kê số lượng tài liệu,… Để đảm bảo chất lượng NLTT, trước hết Trung tâm lập kế hoạch và xác định nguồn rồi mới tiến hành bổ sung tài liệu theo các bước sau:
Sơ đồ: 2.1: Quy trình bổ sung tài liệu
Qua sơ đồ có thể thấy, quy trình bổ sung từ nguồn mua tại Trung tâm TT-TV HVNH, khá chặt chẽ và nhiều công đoạn cần thẩm định nhất. Trong đó khâu quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng bổ sung tài liệu đó là “thu thập và lập
danh mục tài liệu bổ sung”. Tài liệu bổ sung về có đảm bảo tính mới, nội dung có
phù hợp với NDT hay không phụ thuộc rất nhiều vào việc thu thập tài liệu bổ sung mà khâu này chỉ có thể thực hiện đạt hiệu quả cao khi có sự phối, kết hợp chặt chẽ giữa Trung tâm với các Khoa/Bộ môn, Phòng ban. Các bước trong quy trình bổ sung từ nguồn mua được tiến hành cụ thể như sau:
QUY TRÌNH BỔ SUNG TÀI LIỆU
Bổ sung không trả tiền Chấm chọn tài liệu Bổ sung trả tiền Gửi phản hồi Đặt mua tài liệu Khoa/bộ môn/ phòng ban yêu cầu tài liệu Nguồn mua Nguồn biếu, tặng Nguồn lƣu chiểu
Thu tài liệu đã nghiệm thu Cấp giấy xác nhận lưu chiểu Nhận tài liệu Gửi danh mục đã chọn Nhập tài liệu vào đơn nhận Nhập tài liệu vào đơn nhận lưu chiểu Lập danh mục tài liệu mới
Đối với uất bản phẩm không định kỳ:
Thu thập và lập danh mục tài liệu bổ sung: Dựa vào đề cuong chi tiết nôn
học thu thập danh mục tài liệu mới thông qua các nhà xuất bản, nhà phân phối, các phương tiện thông tin và yêu cầu tin từ phía NDT. Tra trùng để kiểm soát sự tránh trùng lặp. Gửi danh mục tài liệu đề xuất bổ sung đến các Khoa/Bộ môn, Phòng ban chấm chọn. Tổng hợp kết quả lựa chọn của các Khoa và Bộ môn, lập danh mục trình Ban Giám đốc Học viện duyệt mua.
Đặt hàng: Gửi danh mục tài liệu sau khi được Ban Giám đốc Học viện duyệt
đến nhà xuất bản hoặc nhà phân phối, lựa chọn báo giá tốt nhất, soạn thảo hợp đồng và tiến hành các thủ tục mua bán. Nhập tài liệu Trung tâm, tổ chức xử lý hình thức và chuyển đến các bộ phận tiếp theo trong chu trình đường đi của tài liệu
Gửi ph n hồi về tỉ lệ đáp ứng tài liệu đến các Khoa/Bộ môn: Gửi danh mục
những tài liệu đã bổ sung trong năm đến các Khoa/Bộ môn, có đối chiếu với yêu cầu mua tài liệu của Khoa/Bộ môn xem tài liệu nào Trung tâm đã bổ sung, tài liệu nào chưa bổ sung được và nguyên nhân. Đa số những tài liệu mà Trung tâm không bổ sung được là tài liệu có năm xuất bản đã cũ.
* Quy trình bổ sung đối với uất bản phẩm định kỳ
Tháng 12 hàng năm, Trung tâm tiến hành rà soát, tổng hợp lại NCT thực tế với các tên báo, tạp chí đã đặt trong năm, trên cơ sở đó, điều chỉnh về số lượng tên, bản phù hợp hơn với NCT và ưu tiên những chuyên ngành mới của Học viện. Tiếp theo, Trung tâm lập danh mục các loại báo, tạp chí cần mua trình Ban Giám đốc duyệt. Khi danh mục đặt mua được duyệt, cán bộ bổ sung gửi danh mục đến nhà cung cấp, chọn nhà cung cấp tốt nhất, tiến hành thủ tục mua bán và nhận báo chí về phục vụ tại Trung tâm.
2.2.4. Kinh phí bổ sung tài liệu
HVNH là trường đại học công lập trực thuộc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam. Do đó, nguồn kinh phí bổ sung tài liệu của Trung tâm hoàn toàn phụ thuộc vào ngân sách nhà nước cấp và sự cân đối thu chi đối với các hoạt động chung của
Học viện. Những năm gần đây, do yêu cầu đổi mới giáo dục, nguồn tài liệu của Trung tâm cũng được tập trung bổ sung, cụ thể:
Bảng 2.16: Kinh phí bổ sung tài liệu tại Trung tâm từ năm 2006 - 6/2014
Năm Kinh phí cả năm Sách Báo tạp chí
2006 278,559,412 123,400,805 155,158,607 2007 298,648,607 143,490,000 155,158,607 2008 268,643,432 113,484,825 155,158,607 2009 191,539,520 33,505,800 158,033,720 2010 427,062,900 236,287,000 190,775,900 2011 470,091,792 257,711,692 212,380,100 2012 354,617,904 159,617,104 195,000,800 2013 764,188,808 554,156,108 210,032,700 6/2014 240,988,400 57,084,000 183,904,400
Nguồn: Trung tâm TT-TV [47]