2.1. Cơ cấu nguồn lực thông tin tại Trung tâm thông ti n Thƣ viện Học
2.1.2. Nguồn lực thông tin theo loại hình tài liệu
Trung tâm TT-TV HVNH có nhiều loại hình tài liệu khác nhau, với mỗi loại hình chúng ta có phương thức tổ chức, phát triển và khai thác riêng biệt. Để phân chia loại hình tài liệu, có thể căn cứ vào các dấu hiệu như: vật mang tin, phạm vi phổ biến thông tin, mục đích sử dụng,… cụ thể:
* Loại hình tài liệu phân theo vật mang tin: Trong tiến trình phát triển của nhân loại, tùy thuộc vào từng giai đoạn lịch sử, vật liệu mang tin tồn tại dưới các dạng khác nhau, từ những vật thô sơ như đá, tre, nứa, da súc vật đến các vật liệu mới như vải, lụa, giấy, phim ảnh, băng từ, đ a quang để ghi lại thông tin và truyền lại các thông tin đó từ thế hệ này đến thế hệ khác [43] , tr.18-19]. Ngày nay, khi
CNTT bùng nổ, tài liệu trên giấy được in với số lượng lớn, tài liệu điện tử, tài liệu số ra đời, vật mang tin phong phú thì các loại hình tài liệu cũng vô cùng đa dạng.
Hiện nay, tổng số vốn tài liệu của Trung tâm có 17.858 tên tài liệu được lưu trữ dưới các dạng thức khác nhau, cụ thể:
- Tài liệu truyền thống như: Sách, báo, tạp chí, luận văn, luận án, đề tài NCKH,… được viết hoặc in trên giấy là loại hình tài liệu chủ yếu của Trung tâm. Theo số liệu thống kê bảng 2.2, Trung tâm hiện có tổng số 14,838 đầu tài liệu truyền thống, chiếm tỷ lệ rất lớn (83.1%). Đây là loại hình liệu được Trung tâm chú trọng thu thập, bổ sung và tổ chức phục vụ tại các phòng đọc. Báo, tạp chí được tổ chức thành kho riêng, do loại tài liệu này được cập nhật hàng ngày với số lượng khá lớn, hàng tuần những tài liệu cũ được chuyển vào kho lưu.
- Tài liệu điện tử: Hiện nay, các cơ quan TT-TV đang có xu hướng phát triển
NLTT hiện đại, tuy nhiên, giá cả và rào cản ngôn ngữ đã khiến dạng tài liệu này không phải nơi nào cũng có được. Nhìn chung, Trung tâm có số lượng tài liệu điện tử rất khiêm tốn chỉ chiếm lệ tỷ rất nhỏ (16.9% ) trong cơ cấu NLTT. Do số lượng tài liệu điện tử rất nhỏ, không phong phú về nội dung, ít được Trung tâm cập nhật nên lượng bạn đọc sử dụng rất hạn chế. Các dạng tài liệu điện tử tại Trung tâm: 03 CSDL thư mục với 14,724 biểu ghi, 01 CSDL bài báo, tạp chí gồm nhiều bài báo, tạp chí chuyên ngành của cán bộ giảng viên Học viện và các bài báo với nội dung tiêu biểu về kinh tế, tài chính, ngân hàng, 05 CSDL toàn văn với 3.020 tài liệu điện tử chủ yếu là tài liệu nội sinh. Hiện nay, Thư viện đang xem xét lựa chọn CSDL, ebook phù hợp để mua quyền truy cập đáp NCT ngày càng cao của NDT.
Bảng 2.2: Thống kê loại hình tài liệu phân theo vật mang tin
TT Dạng tài liệu Đầu ấn phẩm Bản ấn phẩm
Số lượng Tỷ lệ % Số lượng Tỷ lệ % 1 Tài liệu truyền thống 14,838 83.1 67,605 95.7
2 Tài liệu điện tử 3,020 16.9 3,020 4.3
Tổng số 17,858 100 70,625 100
Biểu đồ 2.2:Cơ cấu loại hình tài liệu phân theo vật mang tin
Biểu đồ 2.2 và bảng số liệu 2.2 thể hiện sự chênh lệch lớn về cơ cấu loại hình tài liệu. Với số lượng NDT ngày càng tăng, trong khi số bản tài liệu truyền thống và diện tích phòng đọc không thay đổi thì phát triển tài liệu điện tử, tài liệu số là yêu cầu bắt buộc đối với Trung tâm, giúp bạn đọc có thể truy cập thông tin từ xa, hạn chế lượng bạn đọc đến phòng đọc, tạo nên sự cân đối giữa cơ cấu các loại hình tài.
* Loại hình tài liệu phân theo mục đích sử dụng: Nhiệm vụ chính của HVNH là đào tạo nguồn nhân lực cho các ngành kinh tế, tài chính, ngân hàng, vì vậy theo mục đích sử dụng của tài liệu có thể chia tài liệu tại Trung tâm thành các nhóm sau:
- Nhóm tài liệu chỉ đạo: gồm các chỉ thị, nghị quyết, văn kiện của Đảng và
Nhà nước, tác phẩm kinh điển của C. Mác, P. Ăng ghen, V. Lênin,... Nhóm tài liệu này chiếm một lượng rất nhỏ trong cơ cấu vốn tài liệu, nhưng lại là nhóm tài liệu quan trọng, truyền tải các thông tin về chủ trương, đường lối, chính sách phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội của đất nước nên được cập nhật thường xuyên.
- Nhóm tài liệu phục vụ gi ng dạy, học tập và NCKH: gồm sách giáo trình,
tài liệu tham khảo, luận án, luận văn… là nhóm tài liệu chiếm tỷ lệ lớn nhất và được NDT sử dụng thường xuyên nhất phục vụ việc giảng dạy, học tập và NCKH của họ.
- Nhóm tài liệu tra cứu: gồm từ điển, bách khoa toàn thư, cẩm nang, niên giám, cẩm nang, các CSDL thư mục,… Tài liệu này dùng để tra cứu nhanh những tài liệu gốc, số liệu, sự kiện hay một thuật ngữ. Đây là những tài liệu rất có giá trị
giới thiệu một cách có hệ thống và đầy đủ về các l nh vực khoa học, kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, giúp cho bạn đọc có cái nhìn tổng hợp, toàn diện về một vấn đề. Các CSDL thư mục của Trung tâm được đông đảo bạn đọc sử dụng với mục đích tiếp cận nhanh đến NLTT.
- Ngoài các loại tài liệu trên, căn cứ vào mục đích sử dụng Trung tâm còn có một số loại tài liệu khác như nhóm tài tham khảo thuộc các l nh vực văn hóa, chính trị, xã hội,…
Bảng 2.3: Thống kê loại hình tài liệu phân theo mục đích sử dụng
Loại hình tài liệu Đầu tài liệu Tỷ lệ (%) Bản tài liệu Tỷ lệ (%)
Tài liệu chỉ đạo 854 4.8 2,739 3.9
Tài liệu phục vụ học tập, giảng dạy 16,280 91.2 66,936 94.8
Tài liệu tra cứu 155 0.9 200 0.3
Tài liệu khác 569 3.2 750 1.1
Tổng 17,858 100.0 70,625 100.0
Nguồn: Trung tâm TT-TV [47]
Bảng và Biểu đồ 2.3 cho thấy tài liệu phục vụ giảng dạy, học tập chiếm đa số (91.2% đầu tài liệu, 94.8% bản tài liệu); tài liệu chỉ đạo (4.8% tên tài liệu, 3.9% đầu tài liệu) và tài liệu tra cứu (0.9 % tên tài liệu, 0.3 % đầu tài liệu), các tài liệu khác phục vụ mục đích giải trí, hiểu biết xã hội chỉ chiếm 1.1%. Cơ cấu NLTT quá chênh lệch này phản ánh chính sách bổ sung tài liệu của Trung tâm chưa hợp lý. Để đảm bảo yêu cầu kiểm định chất lượng và phục vụ đa dạng hơn NCT của NDT tại Học viện, Trung tâm cần mở rộng diện bổ sung tài liệu, dùng ngân sách để mua tài liệu khoa học thường thức giúp NDT nâng cao hiểu biết các l nh vực trong đời sống, hoàn thiện hơn kỹ năng sống, làm việc.
* Loại hình tài liệu phân theo phạm vi phổ biến thông tin: dựa vào mức độ công bố của tài liệu, người ta chia tài liệu thành hai dạng tài liệu công bố và tài liệu không công bố.
- Tài liệu công bố (tài liệu xuất bản): Là các loại sách, báo, tạp chí, thường do các nhà xuất bản in ấn và phát hành qua các kênh phân phối chính thức và được mua bán rộng rãi trong các cửa hàng sách. Đây là lượng tài liệu chiếm tỷ lệ lớn trong cơ cấu NLTT của Trung tâm. Hiện nay, Trung tâm có 11,328 đầu sách và báo, tạp chí (114 đầu) các loại phục vụ cho việc học tập và NCKH của Học viện. Một số tài liệu tra cứu, sách văn hóa, xã hội khác, nhằm nâng cao kiến thức xã hội và giải trí cho các đối tượng bạn đọc, nhưng số lượng còn hạn chế do chỉ được bổ sung thông qua nguồn biếu tặng. Nhìn chung loại hình tài liệu công bố được Trung tâm bổ sung thường xuyên và có nội dung sát hợp với các chuyên ngành đào tạo của Học viện và đây là một trong những loại hình tài liệu chiếm số lượng lớn trong cơ cấu vốn tài liệu.
- Tài liệu không công bố (tài liệu không xuất bản - tài liệu xám) là nguồn tài liệu thu thập được qua các kênh đặc biệt, không phải kênh phát hành thông thường. Đây là nguồn tài liệu vô cùng quan trọng, chứa đựng nhiều thông tin giá trị mà không thể có được từ kênh thông tin chính thức. Một số loại tài liệu xám hay được sử dụng: luận án, kỷ yếu, công trình NCKH, tiêu chuẩn, sáng chế, bài giảng,… các ấn phẩm miễn phí khác. [43]
Nguồn tài liệu xám của Trung tâm TT-TV HVNH được tạo nên từ hoạt động đào tạo và NCKH. Ngay từ khi thành lập đến nay, Trung tâm luôn quan tâm đến việc thu thập các tài liệu xám, để phục vụ cho công tác học tập, giảng dạy và NCKH của NDT Học viện. Các loại tài liệu xám Trung tâm đã thu thập được gồm:
+ Tài liệu ph n ánh kết qu đào tạo: Luận án tiến s , luận văn thạc s , khóa
luận tốt nghiệp.
+ Tài liệu ph n ánh kết qu hoạt động nghiên cứu nói chung: Đề tài, NCKH
các cấp, kỷ yếu hội nghị, hội thảo…
Từ năm 2009, theo đề xuất của Trung tâm, Giám đốc Học viện đã phê duyệt quy định về việc nộp lưu chiểu tài liệu nội sinh. Sau khi bảo vệ thành công tại các hội đồng, có sự chứng thực của Khoa Sau đại học, Viện Nghiên cứu Khoa học Ngân hàng là bản chính thức, đã chỉnh sửa theo yêu cầu của Hội đồng bảo vệ, tác giả có trách nhiệm nộp 01 bản cứng và 04 file mềm về Trung tâm. Trung tâm thu nhận tài liệu và cấp giấy xác nhận hoàn thành ngh a vụ nộp lưu chiểu tài liệu. Giấy xác nhận là căn cứ để Khoa Sau đại học, Phòng Đào tạo phê duyệt hồ sơ tốt nghiệp đối với nghiên cứu sinh, học viên cao học và sinh viên; Phòng Kế toán Tài chính thanh toán kinh phí thực hiện Hợp đồng khoa học giữa HVNH với tác giả đề tài NCKH, đề án ứng dụng; Phòng Tổ chức Cán bộ xác nhận cán bộ viên chức hoàn thành chương trình đào tạo học vị thạc s , tiến s .
Đối với tài liệu xám thu được trước năm 2010, không có kèm bản điện tử, Trung tâm đã tiến hành số hóa, lưu trữ file trên máy tính và xây dựng các CSDL thư mục, toàn văn, giới thiệu đến NDT. Theo thống kê, tài liệu xám có tần suất sử dụng lớn, vì khi triển khai các hoạt động NCKH, NDT rất cần đến các nguồn tin được tạo nên từ các loại hình hoạt động khác nhau như: đào tạo, hợp tác, liên kết của Học viện. Với ý ngh a đặc biệt đó, nguồn tài liệu này là nguyên liệu để tạo ra SP&DV giá trị, đồng thời còn là nguồn đối ứng thông tin trong việc trao đổi, chia sẻ các CSDL và NLTT số với các trường đại học cùng khối ngành.
Quy trình thu thập tài liệu xám được tuân thủ rất nghiêm túc, tạo thuận lợi cho Trung tâm thu thập đầy đủ tài liệu xám từ 2009 đến nay. Tuy nhiên, luận án, luận văn của cán bộ, giảng viên bảo vệ ở nước ngoài, chương trình liên kết đào tạo
chưa được thu thập đầy đủ, chủ yếu dựa vào ý thức tự giác của mỗi cá nhân. Dù đã có quy định đối với công dân Việt Nam bảo vệ học vị thạc s , tiến s khoa học ở nước ngoài, nhưng Trung tâm chỉ thu nhận được số lượng tài liệu rất ít. Vì vậy, Học viện cần có quy định và chế tài bắt buộc đối với các cá nhân thuộc đối tượng trên.
Thời gian qua Trung tâm đã thu thập một lượng tài liệu xám đáng kể với 6,530 tài liệu (bảng 2.4). Đây là một trong những nguồn tài liệu có giá trị và phù hợp với nhu cầu nghiên cứu, học tập của các đối tượng NDT trong Học viện .
Bảng 2.4: Thống kê loại hình tài liệu phân theo phạm vi phổ biến thông tin
Loại tài liệu Đầu tài liệu Bản tài liệu
Số lượng Tỷ lệ % Số lượng Tỷ lệ %
Tài liệu công bố 11,328 63.4 64,048 90.7
Tài liệu không công bố 6,530 36.6 6,577 9.3
Tổng 17,858 100.0 70625 100.0
Nguồn: Trung tâm TT-TV [47]
Biểu đồ 2.4: Cơ cấu loại hình tài liệu theo phạm vi phổ biến thông tin
Qua bảng số liệu và biểu đồ 2.4 ta thấy tỷ lệ đầu tài liệu công bố chiếm 63.4%, gần gấp đôi số lượng đầu tài liệu xám (36.6%), tuy có sự chênh lệch khá lớn giữa hai loại hình tài liệu nhưng với tiềm lực và cơ chế thu thập chặt chẽ, Trung tâm có thể tập hợp được một lượng tài liệu xám rất lớn giúp tăng thêm nguồn tài liệu giá
duyệt để làm căn cứ pháp lý cho việc thu thập đầy đủ hơn các tài liệu xám như: bài giảng, bản dịch tài liệu nước ngoài, tài liệu về sáng kiến, cải tiến công việc,… để có thể thu thập nguồn tài liệu xám một cách triệt để, như vậy nguồn tài liệu xám sẽ tăng thêm về mặt số lượng, đa dạng về loại hình.