2.3. Công tác tổ chức nguồn lực thông tin tại Trung tâm Thông ti n Thƣ viện
2.3.2. Phương thức tổ chức nguồn lực thông tin
* Phương thức tổ chức NLTT dạng truyền thống: Để phục vụ hiệu quả nhất
nhu cầu học tập, nghiên cứu của NDT, NLTT truyền thống tại Trung tâm TT-TV HVNH được tổ chức dạng kho mở, dưới hình thức một cửa. Đây là phương thức phục vụ cho phép người đọc trực tiếp lựa chọn tài liệu, tạo điều kiện cho họ chủ động lựa chọn tài liệu phù hợp với yêu cầu và làm giảm một số thủ tục giữa bạn đọc và thủ thư, đồng thời nâng cao được hiệu quả phục vụ.
Hiện nay, tài liệu tại Trung tâm được tổ chức thành 6 kho chính gồm: 2 kho tài liệu tham khảo; 01 kho sách giáo trình; 01 kho sách ngoại văn, luận án luận văn, đề tài nghiên cứu; 01 kho tài liệu dành cho đào tạo quốc tế; 01 kho Báo tạp chí. Tất cả các kho tài liệu trên được tổ chức phục vụ theo dạng kho mở, tài liệu được sắp xếp theo ký hiệu phân loại, thứ tự chỉ số Cutter và cuối cùng là năm xuất bản của tài liệu. Riêng kho Luận án, luận văn, khóa luận được sắp xếp theo khoa, trong khoa sắp xếp theo số đăng ký cá biệt của tài liệu. Đối với cách tổ chức kho tài liệu này có hạn chế là khó quản lý tần suất sử dụng và khó bảo quản tài liệu.
* Phương thức tổ chức nguồn lực thông tin hiện đại
Trong dây chuyền hoạt động của mình, các cơ quan TT-TV nói chung, Trung tâm TT-TV HVNH nói riêng đã chú trọng việc phát triển các nguồn tin điện tử dựa trên các nguyên tắc lựa chọn: nội dung, số lượng, ngôn ngữ, hình thức, giá cả,…. Trung tâm đã xây dựng được nguồn tin điện tử nội sinh khá phong phú về nội dung và hình thức. Tuy nhiên, Trung tâm vẫn chưa bổ sung được CSDL trực tuyến chuyên ngành kinh tế, tài chính, ngân hàng. Khác với hệ thống tổ chức thông tin truyền thống, ở đây các dữ liệu được xác định một lần và được lưu trữ tại một vị trí song lại được tổ chức sao cho có thể phục vụ cho nhiều đối tượng với nhiều mục đích khác nhau. Hiện nay, Trung tâm đã và đang xây dựng được 03 CSDL thư mục tài liệu và 05 CSDL toàn văn nguồn tin nội sinh, tuy nhiên NDT chưa thể truy cập và khai thác rộng rãi CSDL toàn văn do chưa có phần mềm quản trị.
+ Cơ sở dữ liệu thư mục: Là NLTT cơ bản của Trung tâm hiện nay, hệ thống các CSDL này phản ánh thành phần, quy mô vốn tài liệu của Thư viện, là cơ sở để
thực hiện tự động hóa các hoạt động TT-TV. Trung tâm đã tạo lập được hệ thống CSDL thư mục khá lớn (14.724 biểu ghi), cho phép người sử dụng truy nhập trực tiếp và tức thì các thông tin thư mục trong kho dữ liệu và thông tin cần tìm hiển thị ngay trên màn hình. Mặt khác nó cho phép tạo ra nhiều sản phẩm trung gian như là sản phẩm đầu ra của CSDL, đó là các ấn phẩm như thư mục thông báo sách mới, các bộ phiếu mục lục...
+ Cơ sở dữ liệu toàn văn: Hiện Trung tâm TT-TV HVNH có 3.020 tài liệu điện tử (chiếm 16.9 % tổng số tài liệu) được lưu dưới dạng file hoặc ghi trên đ a CD-ROM,… CSDL sách gồm giáo trình, tài liệu tham khảo, chuyên khảo chủ yếu bằng tiếng anh có nội dung phục vụ các chuyên ngành đào tạo của Học viện. CSDL toàn văn luận án, luận văn, khóa luận tốt nghiệp, hiện Trung tâm có hơn 2.000 tài liệu với 77 Luận án, 615 Luận văn, 1352 khóa luận [14].
CSDL toàn văn đề tài nghiên cứu khoa học, kỷ yếu hội thảo, hiện CSDL này có 258 tài liệu với 02 đề tài NCKH cấp Nhà nước, 36 đề tài NCKH cấp Ngân hàng nhà nước, 70 đề tài NCKH cấp cơ sở và 150 đề tài của sinh viên [14].
+ Sản phẩm điện tử (CD-ROM, DVD): Số lượng các CSDL trên CD-ROM của Thư viện ngày càng tăng bởi vì việc truy cập tại chỗ các CSDL tạo điều kiện thuận lợi cho NDT học tập nâng cao trình độ.
+ CSDL trực tuyến: Hiện nay trên thị trường thông tin có nhiều CSDL trực tuyến phù hợp với nội dung đào tạo của HVNH như: ProQuest, Emerald, Business, eBrary, Bankscope,… Các CSDL này gồm hàng vạn các bài báo, tạp chí được giám định quốc tế đăng tải từ 30 năm trở lại đây và tiếp tục cập nhật những tin bài mới. Tuy nhiên Trung tâm TT-TV HVNH chưa mua được bất kỳ CSDL nào do giá thành của các CSDL quá cao, phương thức truy cập chưa hợp lí và nhu cầu sử dụng của NDT chưa nhiều.
2.3.3. Phần mềm quản trị nguồn lực thông tin
Phần mềm quản trị giúp tự động hóa các qui trình nghiệp vụ giúp cho các hoạt động của Trung tâm trở nên thân thiện, nhanh chóng, kịp thời và hiệu quả. Hiện nay, Trung tâm TT-TV HVNH có NLTT truyền thống được quản lí bằng phần
mềm quản trị thư viện tích hợp, NLTT số được quản lí bằng phần mềm mã nguồn mở, cụ thể:
Phần mềm qu n trị NLTT truyền thống: Từ đầu năm 2010, Trung tâm bắt
đầu sử dụng phần mềm thư viện điện tử ILib của Công ty Giải pháp Phần mềm CMC. Hầu hết các công đoạn trong quy trình bổ sung, xử lí, lưu thông tài liệu của Trung tâm đã được tin học hóa và tương thích với cả Internet, Extranet và Intranet.
Thực hiện chỉ đạo của Giám đốc Học viện về việc quản lý NLTT và xử lí tài liệu thống nhất trên toàn bộ hệ thống Thư viện HVNH theo mô hình hoạt động tập trung, đồng thời để giải quyết những yêu cầu chuyên môn trong hoạt động thực tiễn của các Thư viện cơ sở. Học viện đang tiến hành các thủ tục hợp tác với nhà cung cấp để phát triển phần mềm theo hướng chạy hoàn toàn trong môi trường Web.
Phần mềm qu n trị tài liệu điện tử: Với các CSDL hiện có và nguồn kinh phí
hạn hẹp, năm 2012 Trung tâm đã lựa chọn phần mềm mã nguồn mở Dspace để quản lý CSDL với mục đích phổ biến rộng khắp tài liệu số tới NDT. Dspace là gói phần mềm mã nguồn mở được dùng và sao chép hoàn toàn miễn phí. Với những tiện ích của phần mềm mã nguồn mở Dspace, Trung tâm cũng đã thử nghiệm ứng dụng trong phát triển bộ sưu tập số gồm: hơn 1000 biểu ghi CSDL nội sinh, CSDL sách giáo trình; CSDL báo, tạp chí gồm hơn 300 bài viết của các tác giả là cán bộ giảng viên Học viện.
Trong kế hoạch phát triển hệ thống thư viện HVNH giai đoạn 2014 - 2020, Ban Lãnh đạo Học viện đã phê duyệt kế hoạch trang bị phần mềm thư viện số được thiết kế phù hợp với yêu cầu của Trung tâm để quản lý khối lượng CSDL toàn văn ngày càng gia tăng.
2.3.4. Công tác bảo quản, thanh lý tài liệu
Bảo quản tài liệu là công tác tổ chức và thực hiện các biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu, nhằm phục vụ tốt nhất cho việc sử dụng chúng trong hiện tại và tương lai. Thanh lí tài liệu là công tác loại bỏ những tài liệu hư hỏng, không còn giá trị sử dụng để tạo không gian đẹp cho phòng đọc và tiết kiệm được chi phí bảo quản tài liệu. Mục đích của hai công tác trên là giúp cho việc tổ chức và khai thác tài liệu trở nên dễ dàng hơn.
* Công tác b o qu n vốn tài liệu
- Giáo dục NDT: Trung tâm thường xuyên tiến hành tuyên truyền, giáo dục
NDT nhằm nâng cao ý thức bảo quản và giữ gìn tài liệu thư viện. Giáo dục trực tiếp qua các lớp tập huấn NDT và trong quá trình phục vụ và giáo dục gián tiếp thông qua các hình thức như nội quy của Trung tâm và các phương tiện truyền thông.
- Đóng và sửa chữa tài liệu: là một trong những biện pháp quan trọng để bảo toàn lâu dài kho tài liệu vì trong quá trình sử dụng, tài liệu bị lão hóa, rách nát và xuống cấp. Đối với các tài liệu quí hiếm, độc bản Trung tâm nên cho NDT sử dụng bản in sao để tránh hư hỏng tài liệu gốc.
- Giữ vệ sinh kho: Đối với những tài liệu in ấn truyền thống với chất liệu giấy rất dễ bị môi trường bên ngoài tác động, Trung tâm đã bố trí hệ thống giá kệ nơi cao ráo thoáng khí nhằm hạn chế tối đa những tác nhân gây hại đến tài liệu như: nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, bụi…. Để bảo quản tốt hơn nữa vốn tài liệu của Trung tâm, nên dùng hệ thống kính màu để hạn chế ánh sáng trắng của nắng.
- Phòng chống hỏa hoạn: Sách, báo là tài liệu dễ cháy vì vậy hỏa hoạn trong các thư viện thuộc loại nguy hiểm nhất. Trung tâm nghiêm túc thực hiện những quy định phòng hỏa hoạn, tuyệt đối không mang lửa và các chất dễ cháy vào trong kho. Trang bị đầy đủ các thiết bị phòng và chữa cháy, lắp đặt hệ thống báo cháy tự động, trang bị các bình dập lửa C02.
* Công tác thanh lý tài liệu
Thanh lọc tài liệu là một trong những hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ được thư viện thực hiện định kỳ, làm giảm số lượng nhưng lại nâng cao chất lượng, giá trị vốn tài liệu, góp phần giảm bớt thời gian lấy tài liệu phục vụ người sử dụng, tiết kiệm chi phí cho công tác tổ chức kho, bảo quản tài liệu và để tận dụng giá trị sử dụng của tài liệu. Trong Thông tư số 21/2012/TT-BVHTTDL của Bộ Văn hóa Thể thao và Du lịch đã quy định rõ tiêu chí và trình tự, thủ tục thanh lọc tài liệu thư viện [7].
Trung tâm TT-TV HVNH đã thực hiện khá tốt việc thanh lý tài liệu, mặc dù thủ tục và quy trình thanh lý gặp nhiều khó khăn do chưa có văn bản hướng dẫn cụ thể của Học viện. Công tác thanh lý tài liệu đối với xuất bản phẩm định kỳ được
thực hiện đều đặn 03 năm/ lần. Cụ thể năm 2006, 2009, 2012 Trung tâm đã thanh lý những loại báo tạp chí có nội dung giải trí, khoa học thường thức, tài liệu có từ 3 bản trở lên được phát hành trước năm 2007. Những loại báo tạp chí phù hợp với chuyên ngành đào tạo của Học viện được lưu kho và đóng quyển để tiếp tục phục vụ NDT.
Đối với tài liệu là sách in, từ khi kho sách được thành lập Trung tâm mới chỉ tiến hành thanh lý tài liệu 03 lần vào năm 1996, 2006 và 2011. Do việc thanh lý không thực hiện thường xuyên nên trong kho còn tồn tại nhiều tài liệu cũ, rách nát, không cập nhật, gây tốn diện tích kho. Khóa luận tốt nghiệp chỉ được giữ lại 5 năm, các năm trước được thanh lí do không còn phù hợp với NCT của NDT. Ngoài ra, Trung tâm đã thanh lý một số sách tiếng Pháp, tiếng Nga không có bạn đọc sử dụng.
Trong những năm gần đây, Trung tâm đã chú trọng bổ sung tài liệu mới cũng như thanh lý tài liệu cũ, nâng cao giá trị, chất lượng NLTT, góp phần giảm bớt thời gian lấy tài liệu phục vụ NDT, tiết kiệm diện tích và chi phí cho công tác tổ chức kho, bảo quản tài liệu. Cũng qua đó, Trung tâm kiểm tra được chất lượng, số lượng tài liệu trong kho, chú trọng bảo quản những tài liệu có giá trị cao.
2.3.5. Nguồn nhân lực trong công tác tổ chức nguồn lực thông tin
Trong các cơ quan TT- TV, đặc biệt trong các thư viện tự động hóa, vai trò của người cán bộ lưu thông chiếm một vị trí vô cùng quan trọng, họ chính là những người tổ chức, sắp xếp NLTT khoa học, hợp lí giúp NDT dễ dàng tìm kiếm, khai thác. Trong thư viện động hóa, cho dù các máy móc, trang thiết bị có hiện đại đến đâu cũng do con người thiết kế, điều khiển và vận hành. Người cán bộ làm công tác lưu thông tài liệu tại Trung tâm TT-TV HVNH là những cán bộ trẻ có trình độ chuyên môn, kỹ năng giao tiếp và ứng dụng công nghệ khá tốt. Trong quá trình tác nghiệp, cán bộ thư viện đã vận dụng khoa học, công nghệ để có thể giảm công sức và giúp NDT hưởng những tiện ích khi sử dụng Thư viện.
2.3.6. Nhận ét về công tác tổ chức nguồn lực thông tin
- Trung tâm TT-TV HVNH đã xây dựng quy trình xử lí tài liệu hợp lí, khoa học; ứng dụng công nghệ tiên tiến; áp dụng các chuẩn mới nhất; đã kiểm soát được tính nhất quán và mở ra cơ hội chia sẻ NLTT và tổ chức các dịch vụ mượn giữa các thư viện.
- Phương thức tổ chức NLTT khoa học, hiện đại tạo điều kiện thuận lợi nhất cho NDT tìm kiếm tài liệu và phát sinh NCT trong quá trình tìm kiếm tài liệu. Hệ thống kho sách được bố trí hợp lý. Kho mở tạo điều kiện thuận lợi cho NDT tìm tài liệu, quản lý theo mô hình một cửa giúp NDT giản tiện thủ tục, tiết kiệm nhân lực cho Trung tâm.
- Phần mềm quản trị thư viện điện tử Ilib 4.0 đã giúp Thư viện xây dựng được hệ thống các CSDL thư mục, NDT có thể tiếp cận NLTT nhanh chóng, thuận lợi, không bị bó buộc bởi không gian và thời gian.
- Trung tâm đã làm tương đối tốt công tác bảo quản, thanh lý tài liệu, từ đó giúp nâng cao chất lượng NLTT, giảm bớt thời gian lấy tài liệu của cán bộ thư viện, tiết kiệm diện tích và chi phí cho công tác tổ chức kho, bảo quản tài liệu.
- Đội ngũ cán bộ của Trung tâm khá trẻ, nhiệt tình có trình độ chuyên môn, có khả năng nắm bắt khoa học công nghệ, sử dụng thành thạo các trang thiết bị hiện đại. Có tinh thần, thái độ phục vụ nhiệt tình, chuyên nghiệp hướng đến NDT.
* Nhược điểm:
- Xử lí tài liệu: Dữ liệu chưa chuẩn hóa trong toàn hệ thống CSDL do chuyển đổi áp dụng các chuẩn xử lý khác nhau.
- Do chỉ kiểm soát các kho tài liệu bằng hình thức kho mở, một cửa, NDT hoàn toàn tự do trong việc sử dụng tài liệu nên rất dễ mất mát và hư hỏng tài liệu. Hệ thống an ninh như: hệ thống camera giám sát và hệ thống cảnh báo an ninh chưa đảm bảo tình trạng hoạt động luôn tốt.
- Các CSDL nội sinh toàn văn chưa được tổ chức khai thác hiệu quả, NDT chưa thể tiếp cận từ xa do chưa có phần mềm quản trị tài liệu số.
- Bảo quản, thanh lý tài liệu: Trung tâm chưa có bất kỳ móc thiết bị cần thiết hỗ trợ kéo dài tuổi thọ vật lý của tài liệu quý. Trung tâm thực hiện thanh lí tài liệu theo Thông tư số 21 của Bộ Văn hóa Thể thao và Du lịch nhưng chưa có kế hoạch
cụ thể, chưa thực hiện định kỳ mà căn cứ theo tình hình thực tế diện tích kho, tình trạng tài liệu.
- Phần mềm quản trị: Trung tâm vẫn chưa mua được phần mềm quản trị thư viện số mã nguồn đóng vì vậy mà các CSDL toàn văn chưa được đưa vào khai thác nhằm đáp ứng NCT từ xa của NDT.
- Cơ sở vật chất: Diện tích kho lưu trữ tài liệu nhỏ chỉ có thể lưu trữ tài liệu cũ nát, tài liệu ít sử dụng vẫn xếp trên giá của kho đọc gây khó khăn cho việc tổ chức NLTT và tìm kiếm tài liệu của NDT. Trang thiết bị chưa đồng bộ, nhiều máy tính cũ, phần mềm chưa được nâng cấp quản trị tài liệu truyền thống và mua mới để quản trị và phổ biến tài liệu số nên Trung tâm gặp một số khó khăn trong việc tổ chức NLTT.
- Nguồn nhân lực: Tuy cán bộ tổ chức NLTT đã làm hoàn thành khá tốt công việc được giao nhưng để công việc đạt hiệu quả cao hơn cần được đào tạo thêm về tin học chuyên sâu, k năng ngoại ngữ và kiến thức ngành kinh tế, tài chính, ngân hàng.
* Nguyên nhân: Do Trung tâm chưa được đầu tư đồng bộ về CSVC, trang