3.2.1. Nâng cao chất lượng xử lý tài liệu
Xử lý tài liệu là công đoạn khó khăn, phức tạp và có ảnh hưởng mạnh mẽ nhất tới chất lượng tìm tin của NDT và hiệu quả phục vụ của mỗi thư viện. Bởi kết quả của quá trình xử lý tài liệu sẽ tạo ra các SP & DVTT. Thông qua hệ thống các SP&DV này, Trung tâm có thể đáp ứng nhu cầu của NDT. Nếu công tác xử lý nội dung tài liệu được chú trọng tổ chức tốt tất yếu sẽ đưa lại giá trị cũng như hiệu quả tìm tin cao. Nó đảm bảo cho độ tin cậy, chính xác và đầy đủ của NLTT được bổ sung và phát triển, tạo ra nguồn tin phù hợp với nhu cầu của NDT.
Không chỉ dừng lại trong phạm vi một thư viện, vai trò của công tác xử lý tài liệu còn có ảnh hưởng tới khả năng chia sẻ, trao đổi, khai thác biểu ghi thư mục và NLTT trên phạm vi quốc gia và quốc tế. Thêm vào đó, việc tin học hóa công tác chuyên môn cũng đã góp phần nâng cao hiệu quả công tác xử lí tài liệu, tăng độ chính xác, tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức cho cán bộ trong việc tổ chức bộ máy tra cứu tin cũng như cho NDT trong việc tra cứu tài liệu.
Thời gian qua, nhận thức được tầm quan trọng của công tác xử lý tài liệu, Trung tâm TT-TV HVNH đã thực hiện khá tốt công tác này nhưng để có sự thống nhất tuyệt đối trong hệ thống CSDL của Trung tâm, cán bộ làm công tác xử lý tài liệu cần có ý thức nâng cao chất lượng công tác phân loại và tiến đến thống nhất giữa các cán bộ trong việc xây dựng các ký hiệu phân loại cho tài liệu. Trung tâm nên xây dựng mục lục công vụ nhằm cung cấp những thông tin về các yếu tố dữ liệu của một tài liệu cụ thể, có vai trò hết sức quan trọng trong việc kiểm soát tính thống nhất trong quá trình xử lý tài liệu nói dung và hoạt động xử lý nội chung tài liệu nói riêng. Sự thống nhất trong quá trình phân loại tài liệu rất quan trọng vì Trung tâm sắp xếp tài liệu theo phân loại trong hệ thống kho mở, các tài liệu có cùng chủ đề được phải sắp xếp ở vị trí cạnh nhau. Nếu tài liệu cùng phản ánh một nội dung mà
lại có 2 ký hiệu phân loại khác nhau thì sẽ nằm ở 2 vị trí xếp giá khác nhau, gây mất tin và dẫn đến tình trạng tài liệu ”chết” trong kho.
Năm 2006, Trung tâm mới bắt đầu áp dụng các chuẩn nghiệp vụ DDC, MARC21, AACR2 và do đội ngũ cán bộ xử lí nghiệp vụ còn khiêm tốn nên dù việc xử lý tài liệu theo chuẩn mới đã được tiến hành với tất cả tài liệu trong kho nhưng việc hiệu đính, chỉnh sửa vẫn chưa được thực hiện triệt để. Thời gian tới, Trung tâm nên bố trí nhân sự thực hiện triệt để công việc này để đảm bảo thống nhất kho tài liệu, thuận tiện cho việc sắp xếp và tìm kiếm tài liệu.
3.2.2. Phương thức tổ chức nguồn lực thông tin
Với phương châm hướng đến và thân thiện với NDT, Trung tâm đã tổ chức NLTT của mình thành các kho mở, giao dịch một cửa tạo thuận lợi cho bạn đọc tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, thủ tục mượn trả tài liệu đơn giản đồng thời tiết kiệm nguồn nhân lực cho Trung tâm. Tuy nhiên để phục vụ tốt hơn việc đào tạo theo học chế tín chỉ của Học viện và bắt kịp xu thế phát triển chung của các thư viện trường đại học khác, hướng tới việc đáp ứng tốt NCT và khai thác hiệu quả hơn NLTT thì Trung tâm cần tiếp tục nghiên cứu hoàn thiện hình thức tổ chức kho tài liệu theo kho mở, một cửa cụ thể: Trung tâm cần được đầu tư thêm các trang thiết bị an ninh như: camera, chíp điện tử,… Cần mở rộng diện tích kho để việc tổ chức, sắp xếp kho tài liệu được tiến theo đúng quy chuẩn, trên nguyên tắc thống nhất chung và phù hợp với thực tiễn tại Trung tâm.
Trong tương lai, để đáp ứng không gian học tập cho sinh viên, Trung tâm cần thành lập những phòng đọc không chứa tài liệu phục vụ 24/7. Các phòng đọc này sẽ hỗ trợ cho sinh viên trong quá trình tập trung học và ôn tập kiến thức. Để các phòng đọc 24/7 hoạt động có hiệu quả, Trung tâm chỉ cần lắp đặt hệ thống camera, các máy tính có kết nối mạng với đường truyền tốt, hỗ trợ cho quá trình tìm tài liệu của sinh viên trong hệ thống CSDL. Và nhân viên an ninh luôn đi kiểm tra thẻ của các sinh viên một tiếng một lần để bảo đảm an ninh cho các phòng đọc 24/7.
NLTT đóng vai trò quan trọng góp phần quyết định chất lượng đào tạo và NCKH của HVNH trong thời kỳ đổi mới nền giáo dục. Yêu cầu mới đặt ra đối Trung tâm TT-TV nói chung và từng cán bộ, từng quan điểm về công tác phát triển,
tổ chức và quản bá NLTT cũng như phương thức phục vụ yêu cầu tin của từng cán bộ thư viện nhằm thúc đẩy khai thác hiệu quả NLTT của Trung tâmcụ thể:
Quan điểm cũ Quan điểm mới
NDT sử dụng sản phẩm của thư viện Phục vụ dựa trên nhu cầu người dùng Chỉ phục vụ trong năm học chính Phục vụ trong cả năm trừ ngày nghỉ lễ
đặc biệt Chỉ phục vụ cho người dùng để hoàn
thành tín chỉ
Phục vụ cho quá trình học tập lâu dài của người dùng
Thư viện như một chỗ dừng chân Thư viện là một người bạn đời Sinh viên từ 18 - 25 tuổi Mọi đối tượng
Sách là cực kỳ quan trọng Thông tin dựa trên NCT quan trọng Tồn tại mãi mãi Có giá trị thị trường
Sản phẩm đơn Thông tin được tái sử dụng
Sinh viên như một "gánh nặng" Sinh viên như một "khách hàng" Phân phối tại chỗ Phân phối toàn cầu
Tài liệu cứng Tài liệu mềm
Đơn chuyên ngành Đa chuyên ngành
Đánh giá nội bộ Đánh giá theo thị trường Chính phủ tài trợ Thị trường tài trợ
Công nghệ như một chi phí Công nghệ là sự khác biệt
Đó là những quan điểm đổi mới cần được thực hiện để đáp ứng hiệu quả hơn nữa NCT của NDT trong thời kỳ đổi mới toàn diện nền giáo dục. Cũng chính sự đổi mới ấy có thể giúp Trung tâm quảng bá về NLTT, khẳng định thương hiệu của mình không chỉ trong phạm vi một đất nước.
3.2.3. Chú trọng công tác tổ chức bảo quản và thanh lí tài liệu
Công tác b o qu n tài liệu: Mỗi tài liệu có giá trị khác nhau và được sử dụng
viện phải có qui định rõ công tác bảo quản tài liệu để có thể đạt được chuẩn mực cơ bản và tránh hư hỏng tài liệu.
Trong những năm qua, Trung tâm TT-TV HVNH luôn chú trọng công tác bảo quản tài liệu song song với công tác bổ sung tài liệu. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả phục vụ NCT tốt hơn, trong giai đoạn hiện nay Trung tâm cần có kế hoạch đối với việc bảo quản tài liệu truyền thống và tài liệu điện tử, tài liệu số:
Tài liệu truyền thống: Kho tài liệu luôn gọn gàng sạch đẹp đảm bảo đủ điều kiện vật lý theo yêu cầu của tiêu chuẩn bảo quản tài liệu. Cán bộ thư viện thường xuyên nhắc nhở NDT có ý thức trong việc sử dụng tài liệu. Tuy nhiên, Trung tâm nên có kế hoạch lập một danh mục tên tài liệu quý hiếm và bảo quản theo một chế độ đặc biệt, hạn chế cho NDT mượn đọc trực tiếp.
Tài liệu điện tử, tài liệu số: Số hóa được coi như là phương thức bảo quản tài liệu in nhờ ứng dụng những công nghệ hiện đại. Bảo quản tài nguyên số là đảm bảo khả năng truy cập liên tục tới từng tài liệu. Song do đặc tính không v nh cửu của phương tiện lưu trữ, việc bảo quản tài liệu số và tài liệu gốc cần được chú trọng cùng với chiến lược mở rộng quy mô và phạm vi số hóa trong phát triển NLTT.
Công tác thanh lý tài liệu: Thanh lọc tài liệu là một trong những hoạt động
nghiệp vụ thư viện được thực hiện định kỳ nhằm nâng cao chất lượng vốn tài liệu thư viện, giảm bớt thời gian lấy tài liệu, tiết kiệm chi phí tổ chức kho, bảo quản tài liệu thư viện. Chính vì vậy, công tác thanh lọc tài liệu rất quan trọng trong việc tổ chức, phát triển và khai thác NLTT trong thư viện [7].
Ngoài công tác chuyên môn, nghiệp vụ về thanh lọc tài liệu, các thư viện trường học, cần có chính sách thanh lý phù hợp với đặc điểm thực trạng NLTT. Ngày 22 tháng 01 năm 2013, Bộ Văn hóa Thể thao và Du lịch đã ban hành Thông tư số 21/2012/TT-BVHTTDL quy định tiêu chí và thủ tục thanh lọc tài liệu thư viện. Thông tư này hướng dẫn thực hiện công tác thanh lọc tài liệu, một hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ nhằm nâng cao hiệu quả chất lượng vốn tài liệu trong thư viện, góp phần giảm bớt thời gian khi đi lấy tài liệu phục vụ NDT, tiết kiệm chi phí cho công tác tố chức kho và bảo quản tài liệu, đồng thời tận dụng giá trị sử dụng tài liệu của thư viện.
Trung tâm TT-TV HVNH đã thường xuyên tiến hành thanh lý một số loại tài liệu như báo, tạp chí thực hiện thường xuyên 3 năm/ lần. Tuy nhiên đối với tài liệu là sách, Trung tâm vẫn chưa có kế hoạch thanh lý định kỳ chi tiết để loại bỏ những tài liệu cũ, nát, lỗi thời về mặt nội dung thông tin. Để có NLTT chất lượng phục vụ nhanh chóng NCT của NDT và tạo môi trường thư viện sạch đẹp thì Trung tâm cần có kế hoạch thanh lý những tài liệu hết giá trị này.
Tóm lại, để thực hiện tốt công tác thanh lọc tài liệu không còn giá trị sử dụng, cán bộ thư viện cần phải thường xuyên nắm bắt thực trạng nguồn tài liệu của thư viện mình, đồng thời tiến hành thanh lọc thường xuyên dựa trên các bước cơ bản và các quy định cụ thể về công tác thanh lọc tài liệu của Trung tâm.