3.1. Nhóm giải pháp phát triển nguồn lực thông tin
3.1.4. Xây dựng thương hiệu cho bộ sưu tập tài liệu độc quyền
Xây dựng thương hiệu thường được sử dụng trong các doanh nghiệp thuộc các ngành kinh tế, hiện nay chưa một cơ quan TT-TV nào chú trọng và thực hiện bài bản vấn đề này. Trong bối cảnh đổi mới, hội nhập và tự chủ tài chính, xây dựng hình ảnh, thương hiệu là vấn đề quan trọng của mỗi cơ quan TT-TV trong quá trình phát triển và đáp ứng NCT của NDT. Xây dựng thương hiệu cho các bộ sưu tập đặc biệt của NLTT là một quá trình biến nhóm tài liệu, CSDL theo chủ đề nhất định trở nên nổi tiếng hơn, được nhiều NDT biết đến hơn. Theo chiến lược đến năm 2020, HVNH trở thành trường đại học đa ngành với thế mạnh đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao ngành tài chính, ngân hàng. Để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, Trung tâm cần có kế hoạch xây dựng thương hiệu cho các bộ sưu tập tài liệu của mình giúp hình ảnh NLTT của Trung tâm được giới thiệu rộng rãi và định vị trong lòng NDT. Trong giai đoạn hiện nay, Trung tâm cần có chiến lược xây dựng thương hiệu cho NLTT theo các bước:
Bước 1: Nghiên cứu các giá trị nền tảng, tập trung vào việc lựa chọn các lợi
thế so sánh NLTT là các bộ sưu tập thông tin nội sinh về tài chính, ngân hàng; các CSDL online, ebook độc quyền mang tính trong cả nước hoặc khu vực để xây dựng thương hiệu cho NLTT của Trung tâm.
Bước 2: Xác định môi trường và cơ hội cạnh tranh với các cơ quan thông tin,
thư viện, các trang mạng bán thông tin về tài chính, ngân hàng...
Bước 3: Nghiên cứu NDT và NDT mục tiêu và NCT của họ như: thị hiếu, thói quen, tập quán NDT, trả lời câu hỏi “Vì sao NDT lại cư xử như vậy” và “NDT thực sự muốn nhận được thông tin gì?”.
Bước 4: Xây dựng hình ảnh nhận diện như logo thương hiệu cho các bộ sưu
tập chuyên ngành tài chính, ngân hàng của Trung tâm để tạo nên sự khác biệt và định vị mạnh mẽ trong tâm trí NDT.
Bước 5: Xây dựng văn hóa thương hiệu giúp bộ sưu tập có hình ảnh đặc trưng, khác biệt rõ nét đối với các bộ sưu tập của các cơ quan TT-TV khác.
Bước 6: Xây dựng Lời hứa thương hiệu, đó là cam kết tuyên bố và thực thi của thương hiệu đối với NDT.
Sau quá trình xây dựng thương hiệu cho các bộ sưu tập của NLTT theo các bước trên, Trung tâm sẽ tạo được sự cam kết tích cực với NDT, tạo ra NCT cho các bộ sưu tập đó, có thể thu phí và từ đó định vị được thương hiệu không chỉ cho các bộ sưu tập của NLTT mà còn cho cả Trung tâm, tạo nên một vị thế khác biệt trong lòng NDT trên thị trường thông tin tài chính, ngân hàng.
3.1.5. Đẩy mạnh phối hợp, chia sẻ nguồn lực thông tin
* Phối hợp bổ sung: Những phân tích lí luận luôn cho thấy sự cần thiết, lợi
ích của bổ sung phối hợp giữa các thư viện tuy nhiên việc làm này chưa thực sự khả thi do nhiều yếu tố khách quan và chủ quan. Yếu tố chủ quan là do tâm lý e ngại của những người làm công tác quản lý, lãnh đạo và cán bộ thư viện. Các yếu tố khách quan như mức tài chính không cân xứng, nhu cầu, thói quen sử dụng thư viện của NDT, công nghệ, chưa có cơ chế, hệ thống văn bản luật, dưới luật… giúp cho việc phối hợp bổ sung. Tất cả những nguyên nhân đó cản trở nỗ lực PHBS của các thư viện, khiến cho hoạt động này chưa đi vào thực tế trong hệ thống cơ quan TT-TV Việt Nam. Để việc bổ sung phối hợp có tính khả thi các thư viện cần xây dựng chính sách, kế hoạch bổ sung hợp lý và có sự đồng thuận, quyết tâm cao của các thư viện cũng nhu đội ngũ cán bộ làm công tác phát triển NLTT.
Trung tâm mới chỉ PHBS với các Thư viện trong hệ thống Thư viện HVNH. Trong thời gian tới Trung tâm dự kiến sẽ triển khai phối hợp bổ sung với các thư viện đại học trên địa bàn Hà Nội có chuyên ngành đào tạo gần với chuyên ngành đào tạo của HVNH như trường Đại học Kinh tế Quốc dân, trường Đại học Ngoại thương,… Việc PHBS để hợp tác phát triển NLTT giữa Trung tâm và các cơ quan TT-TV khác cần phải được tiến hành theo lộ trình và bước đi phù hợp. Tác giả xin đề xuất một số giải pháp như sau:
- Đối với các đơn vị trong Học viện
Trung tâm thường xuyên liên hệ, trao đổi với các Thư viện thành viên, Khoa, Bộ môn, Viện, Phòng, về đảm bảo thực hiện cơ chế phản hồi thông tin và cung cấp kịp thời thông tin về nguồn tài liệu mới. Các đơn vị cần tích cực chủ
động hơn nữa trong việc đề xuất danh mục tài liệu bổ sung phù hợp với môn học, chuyên ngành đào tạo của Học viện.
Cán bộ bổ sung phải thường xuyên rà soát và chủ động thu thập nguồn tài liệu quy định nộp lưu chiểu như: luận án, đề tài nghiên cứu, kỷ yếu và các xuất bản phẩm do cán bộ, giảng viên của Học viện xuất bản; Cán bộ, giảng viên cần thực hiện nghiêm túc, tích cực việc nộp lưu chiểu các tài liệu này.
- Đối với các cơ quan TT-TV cùng khối ngành
Phối hợp bổ sung NLTT đối với những ngành giao thoa giữa các trường Phối hợp để mua các loại tài liệu điện tử, đặc biệt là quyền truy cập các CSDL trong và ngoài nước.
Như vậy, nếu Trung tâm tiến hành phối hợp bổ sung với các thư viện khối ngành kinh tế, sẽ giúp Trung tâm tăng cường NLTT đặc biệt đối với tài liệu điện tử, tài liệu ngoại văn; đồng thời, giảm chi phí bổ sung trong tình hình giá cả tài liệu tăng cao, kinh phí dành cho công tác bổ sung còn hạn chế. Trong xu thế toàn cầu hóa và hội nhập hiện nay, đây là những giải pháp rất hữu ích, tuy nhiên để thực hiện được các giải pháp trên Trung tâm cần phải xây dựng hình thức phối hợp bổ sung trong chính sách phát triển NLTT của mình và đặc biệt cần có sự ủng hộ của Ban giám đốc Học viện, Ban lãnh đạo các cơ quan, đơn vị liên quan và sự tâm huyết, nhiệt tình của cán bộ trực tiếp làm công tác bổ sung của Trung tâm.
* Tăng cường chia sẻ NLTT: Ở Việt Nam, một số thư viện cùng nhóm ngành
đã tạo ra những văn thỏa thuận hợp tác nhưng chỉ trên lí thuyết, thực tế NDT nhận được rất ít lợi ích từ sự chia sẻ này. Đối với Trung tâm TT-TV HVNH, chia sẻ NLTT là giải pháp cần thiết phải tiến hành nhằm đáp ứng NCT ngày càng đa dạng, phong phú của NDT. Từ thực tế này, để làm tốt các công tác phát triển, tổ chức và khai thác NLTT và có thể bắt kịp xu thế phát triển chung của các thư viện đại học trong khu vực, Trung tâm cần thực hiện việc chia sẻ NLTT với các cơ quan TT-TV cùng khối ngành, cùng địa bàn:
+ Với Thư viện trường Đại học Ngân hàng thành Phố Hồ Chí Minh: trước hết cần chia sẻ các CSDL thư mục và cung cấp dịch vụ mượn liên thư viện cho
các đối tượng NDT của cả hai thư viện. Để thực hiệu quả việc chia sẻ NLTT với nhau, hai thư viện cần đẩy mạnh công tác marketing NLTT và hình thức cho mượn liên thư viện đối với đông đảo NDT. Tiếp đến là chia sẻ các CSDL toàn văn nội sinh và, CSDL trực tuyến giữa hai thư viện. Để thực hiện được việc chia sẻ này hai thư viện cần kí kết thêm những thỏa thuận chi tiết về cơ chế chia sẻ, cung cấp quyền truy cập cho NDT,…
+ Với các thư viện khác có cùng khối ngành đào tạo và cùng trên địa bàn Hà Nội. Trung tâm TT-TV HVNH cần chủ động liên hệ để kí thỏa thuận hợp tác, bước đầu chia sẻ nguồn dữ liệu thư mục thông qua trang tra cứu trực tuyến OPAC, sau đó là một số CSDL toàn văn. Mô hình liên kết theo nhóm các trường đại học có chuyên ngành đào tạo gần với HVNH hoặc mô hình liên kết theo khu vực địa lý với các thư viện trên địa bàn Hà Nội sẽ tạo nhưng thuận lợi cho việc chia sẻ NLTT và bổ sung phối hợp các tài liệu điện tử, quyền truy cập các CSDL trong và ngoài nước. vì đây là nguồn tin giá thành cao nhưng có ưu điểm vượt trội là cho phép đa truy cập và giúp dễ dàng chia sẻ giữa các cơ quan thông tin.
+ Bổ sung và chia sẻ nguồn tin hiện đại theo mô hình liên hợp (Consortium). Đây là mô hình phối hợp hiệu quả được nhiều nước trên thế giới áp dụng. Thực chất của các liên hợp là các thư viện, trung tâm thông tin tự nguyện hợp tác với nhau hình thành một liên hợp trên cơ sở tự nguyện, đồng thuận, đảm bảo sự hài hòa lợi ích giữa các bên, cùng đóng góp kinh phí, cùng nhau đàm phán với các nhà xuất bản để có được nguồn thông tin với giá cả tốt nhất mà các bên đều chấp nhận được.
Hiện nay, Trung tâm TT-TV HVNH chưa tham gia bổ sung tài liệu với liên hợp thư viện. Tuy nhiên trong thời gian tới để khắc phục tình trạng thiếu hụt tài liệu điện tử, tài liệu số trong khi nguồn kinh phí hạn hẹp mà giá cả tài liệu, NCT ngày một tăng, thì giải pháp tối ưu cho việc bổ sung tài liệu Trung tâm là bổ sung và chia sẻ theo các Consortium. Đề xuất thành lập và tham gia Chi hội thư viện trường đại học khối kinh tế thuộc Liên chi hội thư viện trường đại học khu vực phía Bắc, đặt dưới sự bảo trợ của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Việc thành lập Chi hội này sẽ tạo ra
nhóm những thư viện có nhiều điểm tương đồng về chức năng, nhiệm vụ, NLTT… giúp cho PHBS thuận lợi và hiệu quả hơn.
3.2. Nhóm giải pháp nâng cao chất lƣợng tổ chức nguồn lực thông tin
3.2.1. Nâng cao chất lượng xử lý tài liệu
Xử lý tài liệu là công đoạn khó khăn, phức tạp và có ảnh hưởng mạnh mẽ nhất tới chất lượng tìm tin của NDT và hiệu quả phục vụ của mỗi thư viện. Bởi kết quả của quá trình xử lý tài liệu sẽ tạo ra các SP & DVTT. Thông qua hệ thống các SP&DV này, Trung tâm có thể đáp ứng nhu cầu của NDT. Nếu công tác xử lý nội dung tài liệu được chú trọng tổ chức tốt tất yếu sẽ đưa lại giá trị cũng như hiệu quả tìm tin cao. Nó đảm bảo cho độ tin cậy, chính xác và đầy đủ của NLTT được bổ sung và phát triển, tạo ra nguồn tin phù hợp với nhu cầu của NDT.
Không chỉ dừng lại trong phạm vi một thư viện, vai trò của công tác xử lý tài liệu còn có ảnh hưởng tới khả năng chia sẻ, trao đổi, khai thác biểu ghi thư mục và NLTT trên phạm vi quốc gia và quốc tế. Thêm vào đó, việc tin học hóa công tác chuyên môn cũng đã góp phần nâng cao hiệu quả công tác xử lí tài liệu, tăng độ chính xác, tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức cho cán bộ trong việc tổ chức bộ máy tra cứu tin cũng như cho NDT trong việc tra cứu tài liệu.
Thời gian qua, nhận thức được tầm quan trọng của công tác xử lý tài liệu, Trung tâm TT-TV HVNH đã thực hiện khá tốt công tác này nhưng để có sự thống nhất tuyệt đối trong hệ thống CSDL của Trung tâm, cán bộ làm công tác xử lý tài liệu cần có ý thức nâng cao chất lượng công tác phân loại và tiến đến thống nhất giữa các cán bộ trong việc xây dựng các ký hiệu phân loại cho tài liệu. Trung tâm nên xây dựng mục lục công vụ nhằm cung cấp những thông tin về các yếu tố dữ liệu của một tài liệu cụ thể, có vai trò hết sức quan trọng trong việc kiểm soát tính thống nhất trong quá trình xử lý tài liệu nói dung và hoạt động xử lý nội chung tài liệu nói riêng. Sự thống nhất trong quá trình phân loại tài liệu rất quan trọng vì Trung tâm sắp xếp tài liệu theo phân loại trong hệ thống kho mở, các tài liệu có cùng chủ đề được phải sắp xếp ở vị trí cạnh nhau. Nếu tài liệu cùng phản ánh một nội dung mà
lại có 2 ký hiệu phân loại khác nhau thì sẽ nằm ở 2 vị trí xếp giá khác nhau, gây mất tin và dẫn đến tình trạng tài liệu ”chết” trong kho.
Năm 2006, Trung tâm mới bắt đầu áp dụng các chuẩn nghiệp vụ DDC, MARC21, AACR2 và do đội ngũ cán bộ xử lí nghiệp vụ còn khiêm tốn nên dù việc xử lý tài liệu theo chuẩn mới đã được tiến hành với tất cả tài liệu trong kho nhưng việc hiệu đính, chỉnh sửa vẫn chưa được thực hiện triệt để. Thời gian tới, Trung tâm nên bố trí nhân sự thực hiện triệt để công việc này để đảm bảo thống nhất kho tài liệu, thuận tiện cho việc sắp xếp và tìm kiếm tài liệu.
3.2.2. Phương thức tổ chức nguồn lực thông tin
Với phương châm hướng đến và thân thiện với NDT, Trung tâm đã tổ chức NLTT của mình thành các kho mở, giao dịch một cửa tạo thuận lợi cho bạn đọc tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, thủ tục mượn trả tài liệu đơn giản đồng thời tiết kiệm nguồn nhân lực cho Trung tâm. Tuy nhiên để phục vụ tốt hơn việc đào tạo theo học chế tín chỉ của Học viện và bắt kịp xu thế phát triển chung của các thư viện trường đại học khác, hướng tới việc đáp ứng tốt NCT và khai thác hiệu quả hơn NLTT thì Trung tâm cần tiếp tục nghiên cứu hoàn thiện hình thức tổ chức kho tài liệu theo kho mở, một cửa cụ thể: Trung tâm cần được đầu tư thêm các trang thiết bị an ninh như: camera, chíp điện tử,… Cần mở rộng diện tích kho để việc tổ chức, sắp xếp kho tài liệu được tiến theo đúng quy chuẩn, trên nguyên tắc thống nhất chung và phù hợp với thực tiễn tại Trung tâm.
Trong tương lai, để đáp ứng không gian học tập cho sinh viên, Trung tâm cần thành lập những phòng đọc không chứa tài liệu phục vụ 24/7. Các phòng đọc này sẽ hỗ trợ cho sinh viên trong quá trình tập trung học và ôn tập kiến thức. Để các phòng đọc 24/7 hoạt động có hiệu quả, Trung tâm chỉ cần lắp đặt hệ thống camera, các máy tính có kết nối mạng với đường truyền tốt, hỗ trợ cho quá trình tìm tài liệu của sinh viên trong hệ thống CSDL. Và nhân viên an ninh luôn đi kiểm tra thẻ của các sinh viên một tiếng một lần để bảo đảm an ninh cho các phòng đọc 24/7.
NLTT đóng vai trò quan trọng góp phần quyết định chất lượng đào tạo và NCKH của HVNH trong thời kỳ đổi mới nền giáo dục. Yêu cầu mới đặt ra đối Trung tâm TT-TV nói chung và từng cán bộ, từng quan điểm về công tác phát triển,
tổ chức và quản bá NLTT cũng như phương thức phục vụ yêu cầu tin của từng cán bộ thư viện nhằm thúc đẩy khai thác hiệu quả NLTT của Trung tâmcụ thể:
Quan điểm cũ Quan điểm mới
NDT sử dụng sản phẩm của thư viện Phục vụ dựa trên nhu cầu người dùng Chỉ phục vụ trong năm học chính Phục vụ trong cả năm trừ ngày nghỉ lễ
đặc biệt Chỉ phục vụ cho người dùng để hoàn
thành tín chỉ
Phục vụ cho quá trình học tập lâu dài của người dùng
Thư viện như một chỗ dừng chân Thư viện là một người bạn đời Sinh viên từ 18 - 25 tuổi Mọi đối tượng
Sách là cực kỳ quan trọng Thông tin dựa trên NCT quan trọng Tồn tại mãi mãi Có giá trị thị trường
Sản phẩm đơn Thông tin được tái sử dụng
Sinh viên như một "gánh nặng" Sinh viên như một "khách hàng" Phân phối tại chỗ Phân phối toàn cầu
Tài liệu cứng Tài liệu mềm
Đơn chuyên ngành Đa chuyên ngành