Loại hình tài liệu Đầu tài liệu Tỷ lệ (%) Bản tài liệu Tỷ lệ (%)
Tài liệu chỉ đạo 854 4.8 2,739 3.9
Tài liệu phục vụ học tập, giảng dạy 16,280 91.2 66,936 94.8
Tài liệu tra cứu 155 0.9 200 0.3
Tài liệu khác 569 3.2 750 1.1
Tổng 17,858 100.0 70,625 100.0
Nguồn: Trung tâm TT-TV [47]
Bảng và Biểu đồ 2.3 cho thấy tài liệu phục vụ giảng dạy, học tập chiếm đa số (91.2% đầu tài liệu, 94.8% bản tài liệu); tài liệu chỉ đạo (4.8% tên tài liệu, 3.9% đầu tài liệu) và tài liệu tra cứu (0.9 % tên tài liệu, 0.3 % đầu tài liệu), các tài liệu khác phục vụ mục đích giải trí, hiểu biết xã hội chỉ chiếm 1.1%. Cơ cấu NLTT quá chênh lệch này phản ánh chính sách bổ sung tài liệu của Trung tâm chưa hợp lý. Để đảm bảo yêu cầu kiểm định chất lượng và phục vụ đa dạng hơn NCT của NDT tại Học viện, Trung tâm cần mở rộng diện bổ sung tài liệu, dùng ngân sách để mua tài liệu khoa học thường thức giúp NDT nâng cao hiểu biết các l nh vực trong đời sống, hoàn thiện hơn kỹ năng sống, làm việc.
* Loại hình tài liệu phân theo phạm vi phổ biến thông tin: dựa vào mức độ công bố của tài liệu, người ta chia tài liệu thành hai dạng tài liệu công bố và tài liệu không công bố.
- Tài liệu công bố (tài liệu xuất bản): Là các loại sách, báo, tạp chí, thường do các nhà xuất bản in ấn và phát hành qua các kênh phân phối chính thức và được mua bán rộng rãi trong các cửa hàng sách. Đây là lượng tài liệu chiếm tỷ lệ lớn trong cơ cấu NLTT của Trung tâm. Hiện nay, Trung tâm có 11,328 đầu sách và báo, tạp chí (114 đầu) các loại phục vụ cho việc học tập và NCKH của Học viện. Một số tài liệu tra cứu, sách văn hóa, xã hội khác, nhằm nâng cao kiến thức xã hội và giải trí cho các đối tượng bạn đọc, nhưng số lượng còn hạn chế do chỉ được bổ sung thông qua nguồn biếu tặng. Nhìn chung loại hình tài liệu công bố được Trung tâm bổ sung thường xuyên và có nội dung sát hợp với các chuyên ngành đào tạo của Học viện và đây là một trong những loại hình tài liệu chiếm số lượng lớn trong cơ cấu vốn tài liệu.
- Tài liệu không công bố (tài liệu không xuất bản - tài liệu xám) là nguồn tài liệu thu thập được qua các kênh đặc biệt, không phải kênh phát hành thông thường. Đây là nguồn tài liệu vô cùng quan trọng, chứa đựng nhiều thông tin giá trị mà không thể có được từ kênh thông tin chính thức. Một số loại tài liệu xám hay được sử dụng: luận án, kỷ yếu, công trình NCKH, tiêu chuẩn, sáng chế, bài giảng,… các ấn phẩm miễn phí khác. [43]
Nguồn tài liệu xám của Trung tâm TT-TV HVNH được tạo nên từ hoạt động đào tạo và NCKH. Ngay từ khi thành lập đến nay, Trung tâm luôn quan tâm đến việc thu thập các tài liệu xám, để phục vụ cho công tác học tập, giảng dạy và NCKH của NDT Học viện. Các loại tài liệu xám Trung tâm đã thu thập được gồm:
+ Tài liệu ph n ánh kết qu đào tạo: Luận án tiến s , luận văn thạc s , khóa
luận tốt nghiệp.
+ Tài liệu ph n ánh kết qu hoạt động nghiên cứu nói chung: Đề tài, NCKH
các cấp, kỷ yếu hội nghị, hội thảo…
Từ năm 2009, theo đề xuất của Trung tâm, Giám đốc Học viện đã phê duyệt quy định về việc nộp lưu chiểu tài liệu nội sinh. Sau khi bảo vệ thành công tại các hội đồng, có sự chứng thực của Khoa Sau đại học, Viện Nghiên cứu Khoa học Ngân hàng là bản chính thức, đã chỉnh sửa theo yêu cầu của Hội đồng bảo vệ, tác giả có trách nhiệm nộp 01 bản cứng và 04 file mềm về Trung tâm. Trung tâm thu nhận tài liệu và cấp giấy xác nhận hoàn thành ngh a vụ nộp lưu chiểu tài liệu. Giấy xác nhận là căn cứ để Khoa Sau đại học, Phòng Đào tạo phê duyệt hồ sơ tốt nghiệp đối với nghiên cứu sinh, học viên cao học và sinh viên; Phòng Kế toán Tài chính thanh toán kinh phí thực hiện Hợp đồng khoa học giữa HVNH với tác giả đề tài NCKH, đề án ứng dụng; Phòng Tổ chức Cán bộ xác nhận cán bộ viên chức hoàn thành chương trình đào tạo học vị thạc s , tiến s .
Đối với tài liệu xám thu được trước năm 2010, không có kèm bản điện tử, Trung tâm đã tiến hành số hóa, lưu trữ file trên máy tính và xây dựng các CSDL thư mục, toàn văn, giới thiệu đến NDT. Theo thống kê, tài liệu xám có tần suất sử dụng lớn, vì khi triển khai các hoạt động NCKH, NDT rất cần đến các nguồn tin được tạo nên từ các loại hình hoạt động khác nhau như: đào tạo, hợp tác, liên kết của Học viện. Với ý ngh a đặc biệt đó, nguồn tài liệu này là nguyên liệu để tạo ra SP&DV giá trị, đồng thời còn là nguồn đối ứng thông tin trong việc trao đổi, chia sẻ các CSDL và NLTT số với các trường đại học cùng khối ngành.
Quy trình thu thập tài liệu xám được tuân thủ rất nghiêm túc, tạo thuận lợi cho Trung tâm thu thập đầy đủ tài liệu xám từ 2009 đến nay. Tuy nhiên, luận án, luận văn của cán bộ, giảng viên bảo vệ ở nước ngoài, chương trình liên kết đào tạo
chưa được thu thập đầy đủ, chủ yếu dựa vào ý thức tự giác của mỗi cá nhân. Dù đã có quy định đối với công dân Việt Nam bảo vệ học vị thạc s , tiến s khoa học ở nước ngoài, nhưng Trung tâm chỉ thu nhận được số lượng tài liệu rất ít. Vì vậy, Học viện cần có quy định và chế tài bắt buộc đối với các cá nhân thuộc đối tượng trên.
Thời gian qua Trung tâm đã thu thập một lượng tài liệu xám đáng kể với 6,530 tài liệu (bảng 2.4). Đây là một trong những nguồn tài liệu có giá trị và phù hợp với nhu cầu nghiên cứu, học tập của các đối tượng NDT trong Học viện .