1.3 Quy trình đào tạo nhân lực trong doanh nghiệp
1.3.2 Xây dựng kế hoạch đào tạo nhân lực
a. Mục đích
Khi đã xác định đƣợc nhu cầu đào tạo nhân lực, tiến hành xây dựng kế hoạch đào tạo nhân lực cho phù hợp. Mục đích xây dựng kế hoạch đào tạo chính là việc xác định mục tiêu đào tạo nhân lực và các biện pháp để thực hiện mục tiêu đào tạo nhân lực
b. Cách tiến hành
Bồi dƣỡng và nâng cao kiến thức sản phẩm, kiến thức chuyên môn
Hoàn thiện về kỹ năng, nghiệp vụ chuyên môn
Rèn luyện phẩm chất đạo đức
Xây dựng phƣơng pháp làm việc hiệu quả
(ii) Lựa chọn đối tượng đào tạo nhân lực
Xác định đối tƣợng đào tạo nhân lực
Xây dựng và lựa chọn hình thức đào tạo nhân lực
Xây dựng và lựa chọn phƣơng pháp đào tạo nhân lực
(iii) Xây dựng chương trình đào tạo nhân lực
Xác định nội dung cần đào tạo
Xác định thời gian và tần suất đào tạo
Hoạch định ngân sách đào tạo
c. Xác định nội dung đào tạo
Trong doanh nghiệp, đào tạo nhân lực bao gồm các nội dung cơ bản sau:
Đào tạo về kiến thức sản phẩm, kiến thức chuyên môn
Đào tạo về các kỹ năng, nghiệp vụ
Đào tạo về phẩm chất, thái độ làm việc
(i) Đào tạo về kiến thức sản phẩm, kiến thức chuyên môn: Toàn bộ nhân lực trong doanh nghiệp bắt buộc phải hiểu rõ về sản phẩm dịch vụ mà Công ty đang phân phối hoặc cung ứng. Kiến thức này bao gồm nguồn gốc, xuất xứ sản phẩm, đặc điểm sản phẩm định vị cho từng đối tƣợng khách hàng, ƣu điểm sản phẩm, cách dùng, thời hạn sử dụng, so sánh đƣợc ƣu nhƣợc điểm của sản phẩm Công ty với các sản phẩm cạnh tranh.
(ii) Đào tạo về kỹ năng, nghiệp vụ: Bao gồm đào tạo về kỹ năng giao tiếp, kỹ năng thuyết phục - thuyết trình, kỹ năng bán hàng, kỹ năng lập kế hoạch và quản lý theo mục tiêu MBO, kỹ năng làm việc nhóm.
Kỹ năng giao tiếp: Đây là kỹ năng cơ bản nhất cần có cho tất cả nhân lực trong doanh nghiệp không chỉ riêng nhân viên kinh doanh. Kỹ năng giao tiếp bao gồm: kỹ năng giao tiếp qua ngôn ngữ và kỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ. Đào tạo kỹ
năng này nhằm mục đích cho hệ thống nhân lực trong doanh nghiệp có thể giao tiếp chuyên nghiệp trong và ngoài công ty, tạo ra nét văn hóa riêng cho doanh nghiệp.
Kỹ năng thuyết trình, thuyết phục: Đào tạo kỹ năng này, giúp nhân viên có thể tự tin thuyết trình giới thiệu sản phẩm hoặc giới thiệu Công ty trong hội nghị, hội thảo, sự kiện truyền thông mà doanh nghiệp tổ chức để quảng bá sản phẩm, dịch vụ tới tất cả các đối tƣợng khách hàng tiêu dùng sản phẩm và dịch vụ đó.
Kỹ năng bán hàng: Đối với bộ phận kinh doanh, kỹ năng này bắt buộc phải đƣợc đào tạo liên tục, vì đây là kỹ năng quyết định sự thành công của một nhân viên bán hàng. Một nhân viên bán hàng ngoài hiểu biết về sản phẩm thì trong kỹ năng sẽ đào tạo về cách tiếp cận, tìm hiểu nhu cầu và nắm bắt tâm lý khách hàng qua các câu hỏi mở, để từ đó thuyết phục đƣợc khách hàng tiêu dùng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.
Kỹ năng lập kế hoạch và quản lý bằng mục tiêu: Đào tạo kỹ năng này, giúp nhân viên có khả năng xây dựng kế hoạch làm việc theo tháng, tuần, ngày và kiểm soát đƣợc mục tiêu một cách hiệu quả. Đối với nhân viên kinh doanh lập kế hoạch tuần chính là việc xây dựng cho mình lịch trình làm việc tuyến theo tuần làm việc trên cơ sở mục tiêu tháng, trong đó nêu rõ thời gian, địa điểm, khách hàng cần gặp và mục tiêu của lần gặp.
Kỹ năng làm việc nhóm: Để gia tăng hiệu quả làm việc của một bộ phận, phòng ban, tổ nhóm đặc biệt là đối với các bộ phận nhân sự làm việc có sự tƣơng tác với nhau bắt buộc hệ thống nhân viên phải đƣợc đào tạo kỹ năng này. Kỹ năng làm việc nhóm không chỉ giúp kết quả cuối cùng của tập thể mà còn thể hiện sự gắn kết giữa các thành viên trong bộ phận, phòng ban, tổ nhóm.
(iii) Đào tạo về phẩm chất và thái độ làm việc: Một nhân viên có đảm bảo hoàn thành mục tiêu đƣợc giao theo quý, tháng, tuần làm việc phụ thuộc rất nhiều vào yếu tố phẩm chất và thái độ làm việc. Đào tạo về nội dung này cần chú trọng đến rèn luyện: tính sáng tạo, chủ động, nhẫn nại, chăm chỉ, nhiệt tâm, ham học hỏi… Ngoài ra còn đào tạo thêm về: đạo đức trong kinh doanh, trách nhiệm xã hội, chính sách nhà nƣớc, pháp luật liên quan đến lĩnh vực phân phối, cung ứng…
d. Lựa chọn hình thức và phương pháp đào tạo nhân lực (i) Hình thức đào tạo
Đào tạo bên trong doanh nghiệp: Đối với hệ thống nhân sự, hình thức đào tạo này bao gồm: đào tạo mới và đào tạo duy trì - nhắc lại
Đào tạo mới: là hình thức đào tạo áp dụng cho những nhân sự mới gia nhập doanh nghiệp, giúp nhân sự có sự hội nhập với công việc và văn hóa của công ty
Đào tạo duy trì và nhắc lại: là hình thức đào tạo áp dụng cho những nhân viên cũ, là hình thức đào tạo để ôn lại hoặc nâng cao kiến thức sản phẩm, kiến thức chuyên môn, nâng cao trình độ nghiệp vụ, cập nhật VHDN.
Đào tạo bên ngoài doanh nghiệp: Đây là hình thức doanh nghiệp cử cán bộ nhân viên tham gia các khóa học tại các trƣờng Đại học, Viện tổ chức, liên kết với các trung tâm đào tạo. Hình thức đào tạo này giúp cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp có điều kiện đƣợc học hỏi và cập nhật nhiều điểm mới, cách thức làm việc mới, phƣơng pháp làm việc mới tùy thuộc vào từng khóa đào tạo khác nhau.
Hình thức đào tạo khác: Đào tạo trực tiếp, đào tạo qua internet, tự nghiên cứu. Đào tạo trực tiếp là hình thức đào tạo có sự hƣớng dẫn, đào tạo, huấn luyện nhân viên trực tiếp tại nơi làm việc, thƣờng là cấp quản lý trực triếp sẽ là ngƣời hƣớng dẫn đào tạo cho đội ngũ nhân viên theo hình thức này.
Đào tạo qua internet: Đây là hình thức đào tạo đƣợc thực hiện thông qua mạng internet, hình thức đào tạo này giúp nhân viên có thể chủ động học tập, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Đây là hình thức đƣợc áp dụng rộng dãi trong các tập đoàn kinh tế lớn ở các nƣớc phát triển trên thế giới.
Tự nghiên cứu: Đây là hình thức đƣợc tổ chức, doanh nghiệp thực hiện bằng cách cấp phát tài liệu cho nhân viên, tìm nghiên cứu, tìm hiểu và có sự hỗ trợ của cán bộ đào tạo (nếu có)
Nhƣ vậy, tùy thuộc vào đặc điểm, quy mô của mỗi doanh nghiệp mà lựa chọn hình thức đào tạo nào cho phù hợp, đảm bảo yếu tố về chất lƣợng đào tạo và hiệu quả sau đào tạo.
(ii) Phương pháp đào tạo nhân lực
Lựa chọn phƣơng pháp đào tạo phù hợp là một trong những yếu tố quyết định chất lƣợng đào tạo, các phƣơng pháp đào tạo nhân lực bao gồm: Đào tạo tại chỗ, đào tạo tại lớp học, sử dụng dụng cụ mô phỏng
Phƣơng pháp đào tạo tại chỗ: là phƣơng pháp đƣợc đào tạo dƣới sự hƣớng dẫn và huấn luyện của cán bộ đào tạo là các cấp quản lý. Phƣơng pháp đào tạo này giúp học viên nắm bắt đƣợc kiến thức và vận dụng kiến thức vào thực tế. Nhà quản trị có thể đánh giá kết quả đào tạo thông qua việc so sánh giữa nhóm đƣợc đào tạo tại chỗ và nhóm không đƣợc đào tạo, để điều chỉnh và xây dựng các chƣơng trình đào tạo cho phù hợp với khả năng và trình độ của mỗi nhân viên.
Phƣơng pháp đào tạo tại lớp học: phƣơng pháp này đƣợc sử dụng phổ biến để tổ chức các khóa học cho đào tạo nhân viên, để buổi đào tạo đạt kết quả tốt nhất, bộ phận đào tạo cần chuẩn bị tài liệu, các công cụ hỗ trợ… Trong buổi đào tạo kết hợp giữa đào tạo kiến thức, kỹ năng và chia sẻ những ý kiến đóng góp, thực hiện đóng vai theo các tình huống, các nhận xét, đánh giá và góp ý của giảng viên và học viên tham gia sẽ nâng cao chất lƣợng của buổi đào tạo.
Phƣơng pháp sử dụng dụng cụ mô phỏng: Phƣơng pháp này giúp nhân viên hiểu bản chất của nội dung truyền tải thông qua dụng cụ mô phỏng, chúng hỗ trợ trực quan cho học viên khi tham gia đào tạo. Đối với doanh nghiệp kinh doanh, đặc biệt đối với nhân viên kinh doanh phƣơng pháp này áp dụng thƣờng là đóng vai tình huống để tƣ vấn, giới thiệu và dùng thử sản phẩm dịch vụ, phƣơng pháp này cũng đƣợc đánh giá cao về hiệu quả của việc truyền tải nội dung đào tạo tới các học viên.