5 Kết cấu đề tài
3.3.1.4 Hoàn thiện quy trình tuyển dụng
- Dựa vào đánh giá thực trang từ chương 2 về nguồn nhân lực của công ty đến năm 2022. Tác giả xin đưa ra giải pháp cho công tác nâng cao chất lượng của quá trình tuyển dụng. Quy trình tuyển dụng của công ty cần được thực hiện minh bạch, công bằng cho tất cả mọi ứng viên tiềm năng bằng cách mở rộng nguồn tuyển dụng ra bên ngoài, sử dụng các kênh thông tin hiện đại như internet, báo …. Đối với các vị trí chủ chốt đòi hỏi nhân lực có chuyên môn cao thì cần tuyển dụng thông qua các công ty cung ứng nhân lực hay còn gọi là các công ty “săn đầu người”… Đồng thời tiếp tục ưu tiên tuyển dụng những ứng viên đang làm việc trong công ty nếu thấy ứng viên đáp ứng được yêu cầu công việc nhằm tiết giảm thời gian đào tạo và ứng viên nhanh chóng hòa nhập với công ty; tuy nhiên, cần hạn chế tuyển dụng nhân lực có chất lượng thấp thông qua gửi gắm, thân quen.
- Trong quá trình tuyển dụng cần xây dựng bản tiêu chuẩn năng lực phục vụ cho công tác tuyển dụng.
- Phòng hành chính nhân sự kết hợp với các phòng ban liên quan tiến hành đánh giá hiệu quả của tuyển dụng thông qua các chỉ tiêu như Kết quả tuyển nhân viên mới, số lượng bỏ việc sau khi tuyển dụng... từ đó hoàn thiện quy trình tuyển dụng.
Dựa trên các tiêu trí trên tác giả xin đưa ra quy trình tuyển dụng gồm 11 bước như sau (Phụ lục 10. Quy trình tuyển dụng)
Bước Trách
nhiệm Diễn giải
Thời gian thực hiện
1 Trưởng
phòng, ban
Thông tin yêu cầu tuyển dụng
Khi có nhu cầu phát sinh nhân sự như Tăng mới, thay thế, bổ sung ....cho bộ phận, phòng ban thì trưởng bộ phận phòng ban có trách nhiệm điền thông tin vào <Phiếu yêu cầu tuyển dụng BM-TD-01>, chuyển phiếu cho giám đốc phê duyệt
10 phút/1 thông tin
2 Giám
đốc
Phê duyệt
- Căn cứ theo phiếu yêu cầu giám đốc sẽ phê duyệt + Đồng ý - Yes Phiếu này sẽ chuyển đến người phụ trách nhân sự thực hiện bước kế tiếp
+ Không đồng ý - No Sẽ hoãn tuyển dụng
1 ngày
3 Phụ
trách HCNS
Chọn kênh tuyển dụng
Sau khi Giám đốc phê duyệt, Phụ trách HCNS sẽ thực hiện các công việc như sau
- Chọn kênh tuyển dụng Nếu có liên quan đến các công ty dịch vụ tuyển dụng hay đăng báo đài thì phải theo quy trình đánh giá chọn lựa nhà cung cấp trình giám đốc duyệt chi phí tuyển dụng.
- Trường hợp chọn đăng báo Thì phụ trách HCNS phải soạn <Thông báo tuyển dụng BM-TD-02>
1 – 2 ngày
4 Phụ
trách HCNS
Tiếp nhận tìm kiếm hồ sơ
- Trường hợp tuyển qua kênh báo Phụ trách HCNS tiếp nhận hồ sơ trực tiếp.
- Trường hợp qua kênh Head hunter – Săn đầu người Phụ trách HCNS làm việc với các đơn vị Head hunter về yêu cầu tuyển dụng và số lượng hồ sơ cần thiết cho 1 lần phỏng vấn.
Bước Trách
nhiệm Diễn giải
Thời gian thực hiện - Trường hợp tìm hồ sơ trên mạng Phụ trách nhận sự
mua tài khoản và tìm kiếm hồ sơ theo tiêu chuẩn yêu cầu tuyển dụng.
- Phụ trách nhân sự có trách nhiệm chuyển các hồ sơ tuyển dụng và sắp xếp theo từng vị trí tuyển dụng chuyển cho trợ lý để xem xét hồ sơ.
5 Trợ lý
Trưởng BP
Sàng lọc hồ sơ
- Trợ lý/Trưởng BP có trách nhiệm sàng lọc hồ sơ từ thông tin của phụ trách nhân sự chuyển qua
+ Nếu đồng ý - Yes Thì chuyển sang bước kế tiếp, trường hợp đồng ý nhưng có một số ứng viên còn thiếu hồ sơ thì nhắc nhở người phụ trách nhân sự thông báo ứng viên nộp bổ sung hồ sơ khi đến phỏng vấn. Các hồ sơ đồng ý phải ký trực tiếp lên hồ sơ và ghi nhận “OK” hay “đồng ý” sau đó chuyển hồ sơ lại cho Phụ trách HCNS để thực hiện bước kế tiếp
+ Nếu không đồng ý - No Sẽ tiếp tục tìm hồ sơ để phỏng vấn 1 ngày 6 Phụ trách HCNS Lên lịch phỏng vấn
Phụ trách HCNS lên lịch phỏng vấn như sau
- Liên lạc qua điện thoại mời ứng viên đến phỏng vấn. Trường hợp nhân viên nộp hồ sơ qua kênh Head hunter, thì thông báo cho Công ty Head hunter về thời gian địa điểm phỏng vấn.
- Gửi <Đơn dự tuyển BM-TD-03>, cho các ứng viên điền thông tin và gửi lại cho Phụ trách HCNS trước khi đến phỏng vấn. Đối với vị trí tuyển là lao động giản đơn thì không thực hiện phần này.
1 ngày
Bước Trách
nhiệm Diễn giải
Thời gian thực hiện đốc Trưởng BP Trợ lý
Giám đốc, Trưởng phòng ban tiến hành phỏng vấn nếu - Đồng ý - Yes Chuyển thông tin cho Phụ trách HCNS để thực hiện bước tiếp theo.
- Không đồng ý - No Trả bảng hồ sơ gốc cho ứng viên khi cần thiết. tùy theo số lượng hồ sơ 8 Phụ trách HCNS
Thông báo kết quả phỏng vấn
- Đối với ứng viên đạt Sau khi nhận kết quả phỏng vấn Phụ trách HCNS có trách nhiệm thông báo bằng điện thoại hay bằng email cho ứng viên về lương thỏa thuận, thời gian bắt đầu làm việc và yêu cầu ứng viên bổ sung hồ sơ khi cần thiết
- Đối với ứng viên không đạt Gửi thư cám ơn gửi đến cho từng ứng viên. 1 ngày kế từ ngày có kết quả 9 Phụ trách HCNS
Tiếp nhận và đào tạo hội nhập
- Chuẩn bị Vị trí chỗ ngồi, văn phòng phẩm, các dụng cụ cần thiết khi làm việc.
- Giới thiệu nhân viên mới với các bộ phận khác trong công ty, đối với công nhân chỉ giới thiệu trong bộ phận. - Bàn giao tài sản cho nhân viên mới và thực hiện ký kết <Hợp đồng thử việc BM-TD-06>
- Đào tạo hội nhập Đào tạo hệ thống, đào tạo sản phẩm, quy định nội quy công ty, quy định về an toàn vệ sinh lao động trong sản xuất. Sau khi đào tạo xong cho nhân viên ký xác nhận< Xác nhận đào tạo hội nhập BM-TD-05>, ra quyết định tuyển dụng. ½ ngày 1 ngày 10 Trưởng BP NV thử việc
Đánh giá sau thời gian thử việc
- Phụ trách HCNS Thông báo và gửi biểu mẫu đánh giá đến trưởng các phòng ban để thực hiện đánh giá theo yêu