7. Cấu trúc
2.3.4. Phân tích hệ thống logistic của công ty
Quy trình phân phối hàng hóa của công ty diễn ra như sau:
Sơ đồ 2.3: Quy trình logistic của công ty Thủ Đô (Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Quy trình phân phối hàng hóa của công ty có thể chia ra thành 3 khâu chính: - Nhập hàng vào kho
Bước 1: Kiểm kho
Bộ phận kho vận sẽ tiến hành kiểm kho hàng ngày qua phần mềm kế toán Misa, đồng thời căn cứ vào lịch sử nhập- xuất kho để đề xuất đơn hàng. Việc nhập hàng được diễn ra 2-3 lần/ tuần tùy vào lượng bán ra của nhà phân phối và chỉ tiêu doanh số của Unilever hàng tháng.
Bước 2: Thông báo đơn hàng với hãng Unilever
Đơn hàng sau khi thông qua Kế toán trưởng sẽ được gửi đến Giám sát kênh GT (General Trade) khu vực Hà Nội của Unilever qua email.
Bước 3: Nhập hàng vào kho
Unilever liên lạc với bên thứ ba có nhiệm vụ vận chuyển hàng hóa tới các nhà phân phối, giao hàng đến công ty Thủ Đô. Thời gian từ bước 2 đến bước 3 được Unilever thực hiện trong vòng 1 ngày.
Khi hàng đến nhà phân phối, bộ phận kho vận nhập hàng vào phần mềm Misa của công ty để quản lí kho, ngoài ra, cần nhập hàng vào phần mềm của Unilever để hãng kiểm soát kho của từng nhà phân phối.
- Phân phối hàng cho các cửa hàng bán lẻ
Do khách hàng của Thủ Đô chủ yếu là các cửa hàng bán lẻ nên quy trình phân phối trên được áp dụng chính cho đối tượng này. Các bước trên cũng có thể áp dụng cho các nhà buôn có mở cửa hàng bán lẻ. Hoặc nhà buôn có thể liên hệ trực tiếp theo số điện thoại của công ty để lên đơn hàng trực tiếp với Trưởng kho hoặc Trưởng phòng kinh doanh.
Bước 4. Nhân viên bán hàng đi lấy đơn
Nhân viên bán hàng được nhà phân phối tuyển và quản lý, chịu sự giám sát trực tiếp của công ty Thủ Đô, có lịch chăm sóc khách hàng tại điểm bán là 2 lần/ tuần. Họ có nhiệm vụ chính là sắp xếp lại gian hàng của Unilever tại các cửa hàng mình phụ trách, kiểm soát hàng tồn kho cùng chủ cửa hàng, có phương án nhập hàng và giải quyết hàng tồn với chủ cửa hàng, ghi nhận các góp ý và có thể giải quyết các khiếu nại chung của khách hàng liên quan đến đơn hàng, nhân viên giao hàng, giá vốn hàng bán,... trong phạm vi quyền hạn cho phép. Ngoài ra, hàng tháng, tại các cửa hàng có đăng kí trưng bày, nhân viên bán hàng sẽ đi chấm điểm và ghi nhận tình hình trưng bày tại điểm bán.
Thông thường, tại các cửa hàng không phát sinh nhiều vấn đề, nhân viên bán hàng sử dụng tablet được Unilever cung cấp để nhập đơn hàng vào hệ thống kiểm soát nhà phân phối của hãng. Đồng thời, đơn hàng được nhập một lần nữa vào hệ thống kho của công ty để xuất đơn.
Bước 5. In đơn và xuất hàng
Đơn hàng được bộ phận kho vận nhập tay, in đơn theo mẫu của Unilever. Hàng được xuất vào đầu giờ làm việc hàng ngày, sau đó xếp lên xe theo từng khu vực giao hàng. Hóa đơn được in thành hai bản, một bản cho nhân viên gia hàng, một bản cho cửa hàng.
Bước 6: Bộ phận kho vận đi giao hàng
Khi đến từng cửa hàng, nhân viên giao hàng sẽ xếp hàng gọn gàng cho chủ cửa hàng kiểm tra trước khi nhập vào kho bán lẻ. Nhân viên giao hàng có trách
nhiệm xếp hàng theo yêu cầu của chủ cửa hàng, trước khi nhận tiền hàng và ra về. Lúc này, có ba trường hợp sai sót xảy ra:
Nhân viên nhập liệu sai, dẫn đến đơn hàng sai so với yêu cầu của chủ cửa hàng Nhân viên giao hàng giao sai, dẫn tới thiếu/ thừa hàng của cửa hàng sau
Nhân viên nhận thiếu/ thừa tiền hàng
Với các sai sót trên, cửa hàng và nhân viên bán hàng có thể thỏa thuận để tự giải quyết. Nếu khách hàng chưa thỏa mãn, họ có thể khiếu nại lên công ty theo số điện thoại in trên đơn hàng. Tương tự, các bước chăm sóc khách hàng lặp lại từ bước 4.