Nội dung quản trị nhân sự trong doanh nghiệp

1.2. Cơ sở lý luận về quản trị nhân sự tại doanh nghiệp

1.2.3. Nội dung quản trị nhân sự trong doanh nghiệp

1.2.3.1. Hoạch định nguồn nhân sự

Hoạch định nguồn nhân sự được hiểu là quá trình dự đoán, xác định nhu cầu về nhân sự, từ đó đề ra các chính sách và kỹ năng, phẩm chất mà nhân sự cần có và phù hợp với từng giai đoạn hoạt động, qua đó đem lại hiệu quả cao cho tổ chức.

Nếu trong một doanh nghiệp, QTNS đóng vai trò quan trọng hàng đầu quyết định thành công của doanh nghiệp thì hoạch định nguồn nhân sự lại giữ vai trò trung tâm trong QTNS. Nó góp phần tạo nên sự thành công của QTNS, từ đó tạo nên sự thành công của doanh nghiệp. Hoạch định nguồn nhân sự giúp doanh nghiệp chủ động thấy trước những biến động nhân sự, từ đó có những điều chỉnh sao cho phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp sẽ biết được cần những nhân viên như thế nào, khi nào doanh nghiệp cần họ, doanh nghiệp đã có sẵn người thích hợp chưa? Hoạch định nguồn nhân sự cũng chính là cơ sở, là căn cứ cho các hoạt động tuyển dụng, đào tạo, phát triển và duy trì nhân sự.

Như đã nói ở trên, hoạch định nhân sự làm ảnh hưởng lớn đến hiệu quả công việc của doanh nghiệp. Nếu hoạch định tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp có được đội ngũ nhân sự phù hợp. Khi doanh nghiệp không có hoạch định nguồn

nhân sự hay hoạch định nguồn nhân sự sai, doanh nghiệp sẽ không thể đánh giá được đội ngũ nhân sự của mình và cũng không có được nguồn nhân sự phù hợp đáp ứng các yêu cầu và đòi hỏi của công việc. Điều này sẽ dẫn tới sự sụp đổ nhanh chóng của một doanh nghiệp cho dù doanh nghiệp có các yếu tố khác vững vàng đến đâu.

Hoạch định nguồn nhân sự còn tạo cho doanh nghiệp luôn ở thế chủ động về nhân sự, đảm bảo cho doanh nghiệp luôn có đủ số lượng nhân viên với những kỹ năng cần thiết vào đúng thời điểm, đồng thời tránh rủi ro trong sử dụng lao động và giúp các quản trị xác định được rõ ràng phương hướng hoạt động của tổ chức.

1.2.3.2. Phân tích công việc

Đây là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định các điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết, phải có để thực hiện tốt công việc được phân công; phân tích công việc còn là thu thập các thông tin về công việc một cách hệ thống.

Phân tích công việc còn cung cấp cho nhà quản trị một bảng tóm tắt các nhiệm vụ mà họ cần những người lao động tương ứng với vị trí đó và các kỹ năng cần thiết cũng như điều kiện làm việc. Phân tích công việc sẽ được thực hiện trong ba hoàn cảnh sau:

Một là: Khi tổ chức được thành lập và chương trình phân tích công việc

được tiến hành lần đầu tiên;

Hai là: Khi tổ chức cần có thêm một số công việc hoặc một số vị trí

việc làm mới.

Ba là: Khi các công việc đã có trước đây không còn phù hợp, cần phải

thay đổi do hậu quả của khoa học kỹ thuật mới, các phương pháp, thủ tục hoặc hệ thống mới.

1.2.3.3. Công tác tuyển dụng

Tuyển dụng lao động là một quá trình thu hút, nghiên cứu, lựa chọn và quyết định nhận một cá nhân vào một tổ chức nhằm mục đích tuyển chọn một hoặc một số người phù hợp nhất với các tiêu chuẩn và yêu cầu của vị trí cần tuyển trong số những người tham gia dự tuyển.

Yêu cầu của tuyển chọn nhân viên trong công tác tuyển dụng ở một tổ chức là:

- Một trong những yêu cầu đầu tiên là người tuyển dụng phải tuyển chọn được những người có trình độ chuyên môn và trình độ ấy phải phù hợp với công việc đang tuyển.

- Sau yếu tố trình độ là sức khỏe và khả năng làm việc lâu dài. Việc tuyển dụng nhân viên mới là những nhân viên trẻ, có sức khỏe sẽ làm cho một mặt lực lượng lao động được trẻ hóa và mặt kia trình độ trung bình được tăng lên. Lao động trẻ có khả năng thích ứng với công việc mới cao hơn gấp nhiều lần so với lao động già và khả năng tìm tòi, học hỏi cũng nhiều hơn. Nhưng bên cạnh đó, lao động già cũng có những ưu thế nhất định như kinh nghiệm làm việc. Vì vậy, với từng công việc cụ thể, ngưởi tuyển dụng nên lựa chọn độ tuổi tuyển dụng sao cho phù hợp.

- Ngoài ra, yếu tố đạo đức trong tuyển chọn nhân sự cũng là một vấn đề cần thiết. Vì một tổ chức muón hoạt động theo đúng kỉ cương thì cũng cần có những lao động có kỷ luật, có đạo đức và biết gắn bó với công việc của tổ chức. Tuỳ từng doanh nghiệp mà quy trình tuyển dụng có thể chia thành các bước khác nhau, nhưng về cơ bản sẽ bao gồm các bước như sau:

- Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng nghĩa là xác định số lượng cần tuyển sao cho đáp ứng được với nội dung công việc của doanh nghiệp.

- Bước 2: Phân tích vị trí cần tuyển nghĩa là đưa ra bản mô tả chi tiết cho từng vị trí việc làm cụ thể. Việc phân tích các vị trí cần tuyển giúp cho

người đi tuyển nói riêng có thể nắm rõ công việc mình sẽ được tuyển trong tương lai để từ đó cân nhắc xem công việc ấy có thự sự phù hợp với trình độ và năng lực cũng như sở thích của bản thân hay không. Đồng thời, người đi tuyển cũng có thể dựa vào đó để tìm ra người phù hợp nhất với công việc đang tuyển. Thông thường, bản mô tả công việc để phân tích vị trí cần tuyển bao gồm các nội dung như tên vị trí công việc đang tuyển, nội dung công việc và trách nhiêmh cần thực hiện, các tiêu chuẩn khác …

- Bước 3: Xây dựng tiêu chuẩn và yêu cầu cho vị trí cần tuyển

Việc xây dựng tiêu chuẩn và yêu cầu cho vị trí công việc dựa trên trình độ học vấn, trình độ chuyên môn, các kỹ năng hoặc kinh nghiệm cần thiết để thực hiện công việc, các đặc tính cá nhân như giới tính, sự duyên dáng, tuổi tối thiểu hoặc tối đa, trí thông minh nhanh nhẹn, chính xác, tính nết cẩn thận…

- Bước 4: Thăm dò nguồn tuyển nghĩa là xác định nguồn tuyển dụng sẽ lấy nhân lực từ đâu, trong đó có hai nơi có thể cung cấp nguồn tuyển, đó là trong nội bộ công ty hay tổ chức hoặc từ các nguồn bên ngoài.

Tuyển nội bộ nghĩa là lấy nhân sự từ trực tiếp những người đang lao động trong công ty hoặc tổ chức dựa trên trình độ và kết quả công việc cũng như năng lực của họ trong suốt thời gian làm việc tại công ty. Việc tuyển dụng trong nội bộ này là một việc làm rất cần thiết, vì mỗi doanh nghiệp bao giờ cũng có chính sách phát triển riêng nhằm khai thác hết chất xám và hiệu quả của người lai động trong công ty, điều này nghĩa là phải biết quan tâm động viên, khen thưởng và phát triển kịp thời các nhân viên khi họ có triển vọng và có thành tích.

Tuyển bên ngoài chính là tuyển dụng những người lao động từ bên ngoài thông qua việc thông báo rộng rãi vị trí cần tuyển trên các phương tiện thông tin đại chúng và để người ứng tuyển tự tìm đến nộp hồ sơ cũng như

tham gia ứng tuyển. Đây là một chính sách rất cần thiết một khi doanh nghiệp cần trẻ hoá cán bộ, muốn bổ sung các kiến thức về khoa học kỹ thuật mới và hiện đại… Ngoài các ưu điểm đó ra, tuyển bên ngoài còn cho phép đơn vị tuyển chọn được các “cán bộ đặc biệt” mà trong tổ chức hay doanh nghiệp chưa hề có.

Việc lựa chọn tuyển dụng theo cách nội bội hay từ nguồn bên ngoài phụ thuộc vào nội dung cần việc và tình hình thực tế của từng doanh nghiệp để có thể đưa ra quyết định tối ưu.

- Bước 5: Thông báo tuyển dụng

Bất cứ một hình thức tuyển dụng nào cũng cần được thông báo tới người lao động. Nếu trong trường hợp tuyển dụng nội bộ thì khi đó chỉ cần thông báo tại vị trí cần tuyển, tại phòng nhân sự hay tại cổng doanh nghiệp.

Còn trong trường hợp tổ chức muốn sử dụng hình thức tuyển dụng bên ngoài thì quảng cáo là các sử dụng phổ biến vì nó là một phương tiện rất hiệu quả để thu hút và hấp dẫn người dự tuyển. Quảng cáo hiện nay có rất nhiều các kênh khác nhau như báo giấy, báo mạng, trên internet, trên các trang web hoặc phát tờ rơi. Chi phí quảng cáo hiện nay cũng khá đa dạng tùy thuộc vào kênh quảng cáo mà doanh nghiệp lựa chọn nhưng để việc quảng cáo đạt được hiệu quả thực sự thì nội dung trong quảng cáo cần phải chú ý các yếu tố chính sau đây:

+ Nội dung súc tích, ngắn gọn, chi tiết, đủ ý và có lượng thông tin cao nhất (nhưng vẫn đảm bảo 4 điểm chính sau đây: giới thiệu được doanh nghiệp và khuynh hướng phát triển của nó, giới thiệu được vị trí cần tuyển và các lợi ích hấp dẫn, nêu đủ các tiêu chuẩn và yêu cầu đối với vị trí này và phần quy định các thủ tục cần thiết cũng như cách thức tiếp xúc, liên lạc nhanh nhất với doanh nghiệp).

+ Lời lẽ, ngôn từ phải hấp dẫn để thu hút tối đa sự chú ý của những người dự tuyển.

+ Số lần và thời hạn quảng cáo phải hợp lý. - Bước 6: Thu hồ sơ và sơ tuyển

Sau khi thông báo và quảng cáo về vị trí cần tuyển trên rộng rãi các phương tiện thông tin đại chúng, khi đã hết thời gian theo như thông báo, bộ phận tuyển dụng của doanh nghiệp cần tiến hành giai đoạn tiếp nhận hồ sơ và nghiên cứu hồ sơ.

Một trong những giai đoạn đầu tiên của lựa chọn nhân viên là sơ tuyển nghiên cứu hồ sơ. Những hồ sơ không phù hợp nên được loại khỏi ngay từ lúc này để tránh mất thời gian cho hoạt động tuyển dụng sau này.

- Bước 7: Phỏng vấn và trắc nghiệm

Sau khi đã tìm ra được những hồ sơ phù hợp nhất, công ty hoặc tổ chức doanh nghiệp sẽ bắt đầu thực hiện xét tuyển thông qua phỏng vấn hoặc làm bài thi để đánh giá chính xác năng lực của người dự tuyển.

-Bước 8: Ra quyết định tuyển dụng

Dựa trên các ý kiến đánh giá của các cá nhân phỏng vấn trong Hội đồng tuyển dụng, Giám đốc sẽ ra Quyết định tuyển dụng nhân viên để sau đó tiến hành ký kết hợp đồng lao động giữa doanh nghiệp và người được tuyển dụng. Hợp đồng được làm thành 2 bản, trong đó có ghi rõ quyển lợi và nghĩa vụ cùng với các cam kết trách nhiệm của 2 bên.

- Bước 9: Hoà nhập người mới vào vị trí

Bất cứ cá nhân nào khi bước vào một môi trường làm việc mới đều không tránh khỏi cảm giác bỡ ngỡ, lo lắng hoặc chưa quen với công việc và các đồng nghiệp xung quanh. Bởi vì vậy, việc giúp người mới hòa nhập được với vị trí công tác mới và môi trường làm việc mới là một bước quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng tuyển dụng nhân viên. Người quản lý cần cử những nhân viên cũ hoặc đã có kinh nghiệm làm việc tại công ty hỗ trợ, hướng dẫn để kèm cặp, đào tạo thêm hoặc giúp đỡ người mới này hoà nhập một cách nhanh chóng vào vị trí.

- Bước 10: Đánh giá hiệu quả tuyển dụng

Để đánh giá hiệu quả của việc tuyển dụng cần tính toán chi phí của nó và sự phù hợp của người mới vừa được tuyển dụng. Chi phí tuyển dụng được chia thành 2 loại là thời gian và tiền. Tổng của hai loại chi phí này sẽ cho ta biết được chi phí cho một cuộc tuyển dụng, kể từ đó doanh nghiệp có thể đánh giá được hiệu quả của một nhân viên và rút kinh nghiệm cho các lần tuyển dụng sau.

1.2.3.4. Công tác đào tạo

Đào tạo là hoạt động nhằm trang bị kiến thức, kỹ năng mới, thay đổi các quan điểm, hành vi và nâng cao khả năng thực hiện công việc thông qua các hoạt động như: Hướng nghiệp, huấn luyện, đào tạo kỹ năng thực hành cho công nhân, bồi dưỡng nâng cao trình độ lành nghề và cập nhật kiến thức quản lý, kỹ thuật công nghệ cho cán bộ quản lý và cán bộ chuyên môn, nghiệp vụ.

Mục đích của đào tạo nhằm giúp cho người lao động có thêm trình độ chuyên môn và kiến thức về công việc đang làm, cũng như bổ sung thêm các kỹ năng cần thiết nhằm giúp cho hiệu quả công việc được tốt hơn, đặc biệt đối với những nhân viên mới. Việc cập nhật kỹ năng, kiến thức mới cho người lao động trong một thế giới phát triển như vũ bão về khoa học – kĩ thuật sẽ giúp họ tiếp cận nhanh với những thay đổi trong công nghệ, kỹ thuật mới, tránh tình trạng trì trệ, lỗi thời. Với công tác này, các doanh nghiệp có thể đào tạo nâng cao năng lực chuyên môn cho nhân viên đồng thời cũng tạo dựng cho mình được nguồn cán bộ với năng lực chuyên môn giỏi, khả năng quản lý tốt. Để làm tốt được khâu này thì doanh nghiệp cần có phương pháp đào tạo nhân sự thật chuyên nghiệp.

Quy trình đào tạo, tùy theo từng doanh nghiệp với tính chất công việc phức tập khác nhau có thể chia thành nhiều bước nhưng thường bao gồm bốn bước chính: Phân tích nhu cầu đào tạo; Phân tích chương trình, tài liệu đào tạo; Tiến hành đào tạo; Đánh giá và kiểm tra.

Các hình thức đào tạo gồm:

- Đào tạo ngoài công việc: là hình thức đào tạo trong đó người học được học tập và tìm hiểu các kiến thức về lĩnh vực mình cần nghiên cứu ở bên ngoài nội dung công việc mình đang thực hiện như:

+) Doanh nghiệp tự tổ chức lớp đào tạo: Có rất nhiều doanh nghiệp đã thực hiện tổ chức đào tạo ngay tại doanh nghiệp mình. Việc tổ chức đào tạo ngay tại doanh nghiệp giúp giảm bớt chi phí, tận dụng được cơ sở hiện có ở công ty và nguồn giảng viên là các nhân viên có kinh nghiệm giỏi, chi phí giảm thấp và nhất là chủ động về mặt thời gian trong đào tạo.

+) Cử nhân viên đi học chính quy: Các doanh nghiệp có thể cử nhân viên đi học tại các trường đào tạo chính quy. Tuy nhiên hình thức này sẽ khiến cho cả doanh nghiệp và người lao động tốn khá nhiều thời gian và tiền bạc.

+) Tổ chức hội thảo, hội nghị: Phương pháp này với việc đào tạo công tác quản lý nhân sự sẽ vô cùng phù hợp. Tại hội thảo/hội nghị các quản lý cấp trên sẽ hướng dẫn và đưa ra các chủ đề bàn luận. Các cá nhân/nhóm sẽ đưa ra giải pháp và cùng nhau thống nhất.

- Đào tạo trong công việc: đây là hình thức đào tạo trực tiếp ngay tại nơi làm việc của nhân viên, người lao động. Trong đó, người học sẽ học các kiến thức, kỹ năng cần thiết cho công việc thông qua thực tế thực hiện công việc dưới sự giám sát của người lao động lành nghề hơn. Hình thức này được thực hiện thông qua các phương pháp như: Đào tạo theo kiểu chỉ dẫn công việc, đào tạo theo kiểu học nghề, kèm cặp và chỉ bảo, luân chuyển, thuyên chuyển công việc, cụ thể như sau:

+) Chỉ dẫn công việc cho nhân viên: tức là người hướng dẫn sẽ trực tiếp chỉ dạy cho nhân viên về nội dung các công việc cũng như cách thức thực hiện, đồng thời để nhân viên thực hành dưới sự quan sát của người hướng dẫn

để kịp thời uốn nắn, chỉnh sửa trong trường hợp nếu có sai phạm. Đây là phương pháp được sử dụng một các phổ biến nhất vì nó giúp cho nhân viên có thể được đào tạo một cách nhanh nhất và người quản lý cũng bám sát được với trình độ và năng lực của nhân viên. Việc hướng dẫn diễn ra càng chi tiết,