Sau khi phân tích và xác định mục tiêu chiến lược, phân tích hiện trạng quản trị nhân sự của công ty, Phòng Tổ chức Nhân sự cần phải tiến hành nghiên cứu, phân tích nhân sự hiện tại một cách có hệ thống và căn cứ vào kế hoạch kinh doanh để dự báo nhu cầu nhân sự cho công ty trong tương lai cả về số lượng và chất lượng. Cụ thể cần tập trung:
- Thứ nhất, phải thường xuyên bổ sung các thông tin về nhân viên của công ty để xác định chính xác nhân sự thực tế tại từng thời kỳ: Để tiến hành dự báo nhân sự chính xác và có hiệu quả thì phải cập nhật thường xuyên số liệu về tình hình sử dụng nhân sự hiện tại về mặt số lượng và chất lượng để từ đó có một cái nhìn tổng quát về hệ thống nhân sự tại công ty, đồng thời xác định được điểm mạnh, điểm yếu, khó khăn và thuận lợi của từng nhân sự. Ngoài ra, sau thời gian tuyển dụng và làm việc, kiến thức, kỹ năng chuyên môn và khả năng của nhân viên đều có sự thay đổi nên Phòng Tổ chức Nhân sự phải cập nhật toàn bộ thông tin của cá nhân về kinh nghiệm làm việc, kỹ năng chuyên môn, trình độ học vấn làm cơ sở cho công tác đào tạo, thăng chức, thuyên chuyển nhân viên sau này.
- Thứ hai, phải xác định nhu cầu nhân sự trong tương lai bằng một số các chỉ tiêu định lượng: công ty phải tiến hành dự báo nhân sự trong tương lai để áp dụng cho các mục tiêu, kế hoạch dài hạn. Nhu cầu tương lai được xác định theo chỉ tiêu: Số lượng, cơ cấu và chất lượng
+ Chỉ tiêu về số lượng:
Nhu cầu nhân lực trong tương lai được xác định theo công thức:
Tổng số nhân lực cần có trong tương lai = Tổng số nhân lực hiện tại - (Tổng số nhân lực nghỉ việc + Tổng số nhân lực thay thế) + (Tổng số nhân lực hiện tại * tỷ lệ % điều chỉnh lao động nhằm đáp ứng yêu cầu cho kế hoạch sản xuất kinh doanh)
Tổng số nhân lực cần tuyển dụng trong tương lai = Tổng số nhân lực nghỉ việc + Tổng số nhân lực cần được thay thế + (Tổng số nhân lực hiện tại * tỷ lệ % điều chỉnh lao động nhằm đáp ứng yêu cầu cho kế hoạch sản xuất kinh doanh).
+ Chỉ tiêu về cơ cấu:
Cơ cấu nhân sự bao gồm yêu cầu về số lượng, chất lượng đáp ứng yêu cầu phát triển của công ty trong kỳ kế hoạch, bao gồm cơ cấu tổng thể:
Chuyên viên thực hiện, cán bộ quản lý, kiến thức chuyên môn, độ tuổi nhân sự hiện có và nhân sự cần bổ sung.
+ Chỉ tiêu về chất lượng:
Song song với dự báo nhân sự về mặt số lượng, công ty cần phải dự báo về mặt chất lượng. Phòng Tổ chức Nhân sự cần phải hệ thống hóa các kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm đòi hỏi cho từng vị trí công việc.
Việc điều tiết cung cầu nhân lực cũng khá quan trọng, đó là sự cân đối giữa cung và cầu nguồn nhân lực. Khi cần tinh giảm lao động, công ty có thể thực hiện nhiều hình thức làm giảm đi số lượng lao động hiện có bằng cách như cho nghỉ hưu sớm đối với những cán bộ có trình độ thấp kém, nghỉ không lương hoặc có kế hoạch nhằm thuyên chuyển, đề bạt cán bộ một cách hợp lý hoặc có kế hoạch tuyển dụng từ bên ngoài.
Tuy nhiên, để công tác hoạch định nhân sự được thực hiện tốt thì việc hoạch định nhân sự phải được thực hiện một cách nghiêm túc và phải có được hệ thống thông tin thông suốt trong nội bộ công ty, các đơn vị sản xuất phải có báo cáo về tình hình nhân sự trong nội bộ mình thường xuyên cho bộ phận quản lý nhân sự chung trong toàn đơn vị. Có như vậy công tác hoạch định nhân sự mới thực sự đem lại hiệu quả.