5. Bố cục của luận văn
1.1.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản lý dự án đầu tư
* Môi trường pháp lý
Mọi dự án đầu tư được thực hiện trên lãnh thổ Việt Nam đều chịu sự điều chỉnh của hệ thống pháp luật Việt Nam. Dự án đầu tư xây dựng công trình là loại dự án đặc thù vì sử dụng vốn ngân sách Nhà nước và can thiệp vào hệ thống hạ tầng cơ sở kinh tế- xã hội của đất nước. Do đó, một trong các yếu tố từ môi trường bên ngoài tác động tích cực nhất tới quá trình quản lý dự án là các căn cứ pháp lý, quy phạm pháp luật trong lĩnh vực đầu tư dự án, xây dựng công trình.
Các công trình xây dựng thuộc dự án chịu sự điều chỉnh của hệ thống các Luật: Luật Đầu tư, Luật Xây dựng, Luật Đất đai, Luật Thương mại và một số các quy định pháp luật khác. Để thực hiện công tác quản lý dự án, bên cạnh việc kiểm soát về chuyên môn, chủ đầu tư hoặc BQLDA là những đại diện của cơ quan quản lý Nhà nước cũng phải nắm chắc các quy phạm pháp luật có liên quan để vận dụng một cách hợp lý, chặt chẽ và kịp thời nhằm điều chỉnh hoạt động thi công phù hợp với mục tiêu của dự án. Cụ thể, với những trường hợp công trình chậm tiến độ kế hoạch, chủ thể quản lý dự án cần đối chiếu tình hình thi công thực tế với kế hoạch thi công tổng thể, kế hoạch thời kỳ, từ đó phân tích, đánh giá để tìm ra các sai sót, bất cập.
*Năng lực, kiến thức, kinh nghiệm của cán bộ quản lý dự án (Yếu tố con người)
Con người đóng vai trò quan trọng mang tính chất quyết định đến công tác quản lý dự án đầu tư. Chất lượng của công tác quản lý dự án đầu tư là kết quả của quá trình đánh giá dự án, quản lý dự án về nhiều mặt theo nhận định chủ quan của con người bởi vì con người là chủ thể trực tiếp tổ chức và thực
hiện quản lý dự án theo phương pháp và kỹ thuật của mình. Mọi yếu tố khác sẽ không có ý nghĩa nếu như cán bộ dự án không đủ trình độ và phương pháp làm việc khoa học, nghiêm túc, sai lầm của cán bộ làm công tác dự án dù vô tình hay cố ý đều dẫn tới hậu quả nghiêm trọng ảnh hưởng đến nhiều mặt của dự án, đặc biệt ảnh hưởng đến nhà thầu thi công trong việc quyết toán công trình.
Quản lý dự án là công việc hết sức phức tạp, tinh vi nó không chỉ quản lý các dự án theo một trình tự nhất định và các công việc cụ thể, nóp còn đòi hỏi các cán bộ quản lý hội đủ các yếu tố: kiến thức, kinh nghiệm, năng lực và phẩm chất đạo đức. Kiến thức đó là sự am hiểu sâu về chuyên môn và sự hiểu biết rộng trong đời sống khoa học, kinh tế - xã hội. Kinh nghiệm của cán bộ cũng ảnh hưởng rất lớn trong quá trình quản lý dự án, những tiếp xúc trong hoạt động thực tiễn như tiếp xúc với nhà thầu thi công, đội ngũ tư vấn giám sát và các bên liên quan sẽ giúp công tắc quản lý dự án đầu tư chính xác và hiệu quả hơn. Năng lực là khả năng nắm bắt và xử lý công việc trên cơ sở kiến thức kinh nghiệm. Ngoài ba yếu tố trên cán bộ quản lý cần có tính kỷ luật cao, phẩm chất đạo đức, long say mê và khả năng nhạy cảm trong công việc. Nếu cán bộ quản lý dự án không có phẩm chất đạo đức tốt sẽ ảnh hưởng xấu đến quan hệ giữa chủ đầu tư và nhà thầu thi công làm mất uy tín của chủ đầu tư. Sự hội tụ các yếu tố trên sẽ là cơ sở tiền đề cho những quyết định đúng đắn của cán bộ quản lý dự án, từ đó giúp ban quản lý dự án thực hiện công tác quản lý dự án đạt hiệu quả cao do rút ngắn thời gian thực hiện các thủ tục hành chính phát sinh.
* Thông tin tài liệu thu thập trong quá trình quản lý dự án
Trong thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay, việc thu thập những thông tin về nhà thầu thi công, tình hình thi công trên công trường của các nhà thầu thi công, các thông tin liện quan đến chất lượng công tình hoàn thành để phục vụ cho công tác quản lý dự án không phải là vấn đề khó khăn mà làm sao để các nguồn thông tin thu thập phải đảm bảo đầy đủ, chính xác, kịp thời. Việc lấy
tài liệu, thông tin ở đâu với số lượng bao nhiêu phải được cân nhắc tính toán, thận trọng trước khi tiến hành phân tích để đưa ra quyết định quản lý dự án. Thông tin mà ban quản lý dự án có thể thu thập được từ rất nhiều nguồn khác nhau:
Từ nhà thầu thi công trên công trường: Ban quản lý dự án căn cứ vào hồ sơ năng lực nhà thầu gửi đến trực tiếp trao đổi tình hình cụ thể phát sinh với các nhà thầu. Trong đó nguồn thông tin từ hồ sơ nhà thầu là nguồn thông tin cơ bản nhất.
Từ những hồ sơ xuất xứ nguyên, vật liệu, tài liệu chững minh nguồn gốc vật liệu dùng dự án, ban quản lý dự án có thể đánh giá được vật liệu đạt chất lượng đúng xuất xứ hay không so với hồ sơ của nhà thầu. Từ đó đưa ra những biện pháp thích hợp xử lý đối với công tác nghiệm thu công trình.
Ngoài ra, bên cạnh việc có được các nguồn thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời thì việc lựa chọn phương pháp xử lý và lưu trữ, sử dụng thông tin đó đúng mục đích cũng cần được quan tâm trong công tác quản lý dự án.
Như vây, thông tin có vai trò rất quan trong công tác quản lý dự án, xong có thể thu thấp lưu trữ, xử lý thông tin một cách hiệu quả cần phải có các trang thiết bị và phần mềm hỗ trợ.
* Tổ chức công tác quản lý dự án
Là việc bố trí quy định trách nhiệm, quyền hạn của các các nhân, bộ phận tham gia quản lý dự án, trình tự tiến hành cũng như mối quan hệ giữa các cá nhân, bộ phận đó trong việc thực hiện, cần có sự phận công nhiệm vụ cụ thể, khoa học và tạo ra được cơ chế kiểm tra, giám sát chặt chẽ trong các khâu của quản lý dự án để công trình xây dựng đảm bảo đúng tiến độ và chất lượng khi tiến hành nghiệm thu.
Công tác tổ chức quản lý không được cứng nhắc, nhằm đạt được tính khách quan và việc quản lý dự án được tiến hành thuận tiện mà vẫn đảm bảo
chính xác. Sự phối hợp các bộ phận trong quá trình quản lý dự án sẽ tránh được sự chồng chéo, phát huy được những mặt mạnh, hạn chế những mặt yếu của mỗi tác nhân và trên cơ sở đó giảm bớt chi phí quản lý dự án. Như vậy, việc tổ chức điều hành, hoạt động quản lý nếu xây dựng được một hệ thống mạnh, phát huy, tận dụng được tối đa năng lực sáng tạo của cá nhân và sức mạnh của tập thể sẽ nâng cao được chất lượng quản lý.
* Thời gian và chi phí của dự án ảnh hưởng đến công tác quản lý dự án
Việc tuân thủ theo các quy định và các thủ tục của công tác quản lý dự án là rất cần thiết tuy nhiên đối với những dự án phức tạp đôi khi đó là rào cản. Việc thi công và tiến độ thi công không đúng thời gian sẽ dẫn đến những khó khăn cho quản lý dự án. Trên thực tế cho thấy, nếu thời gian thi công của dự án kéo dài sẽ gây ảnh hưởng đến công tác nghiệm thu bàn giao mặt bằng cho các nhà thầu khác, hơn nữa thời gian thi công kéo dài cũng dẫn đến việc cán bộ quản lý dự án lơ là không chú tâm hoàn thành công việc. Đồng thời kiểm tra giám sát không gắt gao khiến cho công trình thi công không đạt hiệu quả và chất lượng không cao.
Chi phí dự án cũng là nhân tố giúp công tác quản lý dự án được hoàn thiện và cũng là một phần không thể thiếu trong bất kỳ hoạt động nào. Tuy nhiên trong chi phí quản lý cũng cần quản lý rõ, minh bạch, tránh thất thoát, lãng phí nhưng cũng tránh tình trạng tiết kiệm chi phí ít để hiệu quả quản lý không cao.