3.3.1 .Môi trường pháp lý
3.3.5. Tổ chức công tác quản lý dự án
Do công tác tổ chức quản lý dự án cũng là một nội dung quan trọng ảnh hưởng đến công tác quản lý dự án của Công ty TNHH MTV Điện cơ Hóa chất 15 nên tác giả phân tích nội dung này dựa trên bảng kết quả đánh giá sau đây:
Bảng 3.16. Đánh giá công tác tổ chức quản lý dự án
Chỉ tiêu Điểm
trung bình
Ý nghĩa
Cơ cấu tổ chức có sự phù hợp về số lượng và chất
lượng cán bộ QLDA 2,21
Trung bình Quy trình dự án đang được áp dụng hiện nay là khoa
học, hợp lý 2,13
Trung bình Sự sắp xếp công việc cho từng cán bộ QLDA hiện nay
là phù hợp với năng lực và kỹ năng của cán bộ 3,27 Tốt Có sự gắn kết và phối hợp tốt giữa các cán bộ quản lý
dự án với nhau trong công việc 2,89 Khá
Sự phân công, công việc là rõ ràng chi tiết về nhiệm
vụ, quyền hạn và trách nhiệm của từng cán bộ 2,77 Khá Công tác kiểm tra, giám sát công việc của cán bộ quản
lý được thực hiện liên tục và hiệu quả 2,17
Trung bình
(Nguồn: Tổng hợp số liệu điều tra của tác giả)
Qua bảng số liệu nhận thấy công tác quản lý dự án tại Công ty TNHH MTV Điện cơ Hóa chất 15 chỉ được đánh giá ở mức trung bình với 50% các
chỉ tiêu đạt số điểm rất thấp, phân tích từng chỉ tiêu cụ thể như sau:
Chỉ tiêu “Sự sắp xếp công việc cho từng cán bộ QLDA hiện nay là phù hợp với năng lực và kỹ năng của cán bộ” đạt số điểm cao nhất là 3,27 với số điểm này thể hiện chỉ tiêu đang được đánh giá ở mức tốt. Với việc phân công, công việc hợp lý sẽ tạo điều kiện vô cùng thuận lợi giúp công tác quản lý dự án đạt hiệu quả và chất lượng cao.
Chỉ tiêu “Có sự gắn kết và phối hợp tốt giữa các cán bộ quản lý dự án với nhau trong công việc” đạt số điểm là 2,89 đạt mức khá thể hiện sự nhiệt tình và tinh thần trách nhiệm của đội ngũ cán bộ trong việc hoàn thành nhiệm vụ được giao. Thực tế cho thấy công tác quản lý dự án tại Công ty TNHH MTV Điện cơ Hóa chất 15 có sự liên kết chặt chẽ trong việc hoàn thành công tác quản lý dự án.
Chỉ tiêu “Sự phân công, công việc là rõ ràng chi tiết về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của từng cán bộ” đạt 2,77 đạt mức khá. Chỉ tiêu này cũng liên quan đến công tác chuyên môn hóa công việc giữa các phòng ban trong công tác quản lý dự án tại Công ty TNHH MTV Điện cơ Hóa chất 15, việc phân công, công việc cho cán bộ QLDA dựa trên nguyên tắc phù hợp với năng lực và quyền hạn trách nhiệm của từng cá nhân để công việc hoàn thành với hiệu quả cao nhất. Chính việc chú trọng đến nguyên tắc này là nguyên nhân dẫn đến chỉ tiêu này đạt điểm số cao.
Bên cạnh các chỉ tiêu được đánh giá cao thì cũng có các chỉ tiêu chưa được quan tâm, chú trọng nên số điểm đánh giá đạt rất thấp, đặc biệt là chỉ tiêu “Quy trình dự án đang được áp dụng hiện nay là khoa học, hợp lý” chỉ đánh giá ở mức trung bình với số điểm là 2,13. Thực tế công tác này đang thực hiện có sự chồng chéo giữa các phòng ban, các quy trình không được thống nhất theo một khuôn mẫu nhất định mà được thực hiện tùy theo từng công trình, từng nhà thầu thi công nên không đảm bảo được độ chính xác và công bằng trong công tác.
Chỉ tiêu “Công tác kiểm tra, giám sát công việc của cán bộ quản lý được thực hiện liên tục và hiệu quả” chỉ đạt 2,17 điểm đây là số điểm ở mức trung bình. Công tác kiểm tra, giám sát công việc là công việc hết sức quan trọng và vô cùng cần thiết trong bất kỳ hoạt động nào của công ty khi tiến hành sản xuất, kinh doanh. Và đối với công tác quản lý dựa án tại Công ty TNHH MTV Điện cơ Hóa chất 15 thì quá trình kiểm tra, giám sát công việc lại cần thiết hơn cả vì quá trình này ảnh hưởng phần lớn đến hiệu quả công tác quản lý dự án. Việc giám sát phải được thực hiện thường xuyên, liên tục thì công tác quản lý dự án mới đạt chất lượng, hiệu quả. Tuy nhiên theo kết quả đánh giá thì công tác này tại Công ty thực hiện chưa thường xuyên nên kết quả đánh giá chỉ đạt mức trung bình.
Cuối cùng là chỉ tiêu “ Cơ cấu tổ chức có sự phù hợp về số lượng và chất lượng cán bộ QLDA” đạt số điểm là 2,21 chỉ đạt mức trung bình thể hiện cơ cấu tổ chức trong công tác quản lý dự án tại công ty chưa thực sự tốt. Nó thể hiện sự thiếu hụt cán bộ tại các phòng ban do một số cán bộ nghỉ việc đột xuất không có kế hoạch chưa khiến cho công ty chưa kịp tuyển thêm nhân sự mới.
Như vậy sau khi đánh giá công tác tổ chức quản lý dự án tại Công ty TNHH MTV Điện cơ Hóa chất 15 nhận thấy công tác này còn khá bất cập với nhiều hạn chế cần khắc phục như cần thống nhất về quy trình QLDA, cần triển khai thường xuyên công tác, kiểm tra, giám sát công tác QLDA hay cần tổ chức cơ cấu quản lý phù hợp với nhiệm vụ được giao cả về số lượng và chất lượng của đội ngũ cán bộ làm công tác quản lý dự án.
3.3.6. Về thời gian và chi phí của dự án ảnh hưởng đến công tác quản lý dự án
Thời gian và chi phí là hai yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến công tác quản lý dự án tại Công ty. Và sau khi phỏng vấn đội ngũ cán bộ nhân viên thì tác giả đã thu về đánh giá về nội dung như sau:
Bảng 3.17. Đánh giá về thời gian và chi phí của dự án ảnh hưởng đến công tác QLDA
Chỉ tiêu Điểm TB Ý nghĩa
Đối với các dự án chậm tiến độ là do nguyên nhân từ các nhà thầu. Cán bộ quản lý có những biện pháp hợp lý để nhắc nhở, xử lý các nhà thầu vi phạm.
3,28 Tốt
Nguồn kinh phí thực hiện dự án được chuẩn bị tốt, không để xảy ra tình trạng thiếu vốn cho hoạt động triển khai dự án.
2,22 Trung bình Trường hợp các dự án chậm tiến độ do các nguyên nhân
khách quan, cán bộ quản lý có những giải pháp hữu ích nhằm cải thiện tình hình
2,79 Khá
Cán bộ quản lý có khả năng lập kế hoạch về nguồn vốn
cho các dự án trong từng giai đoạn một cách hợp lý 2,07
Trung bình
(Nguồn: Tổng hợp số liệu điều tra của tác giả)
Qua bảng đánh giá nhận thấy nội dung công tác này đội ngũ cán bộ của công ty thực hiện chưa thực sự tốt cụ thể:
Chỉ tiêu “Cán bộ quản lý có khả năng lập kế hoạch về nguồn vốn cho các dự án trong từng giai đoạn một cách hợp lý” có số điểm là 2,07 chỉ ở mức trung bình. Tại Công ty TNHH MTV Điện cơ Hóa chất 15 nguồn vốn thực hiện là nguồn vốn của Tổng cục công nghiệp quốc phòng nên việc lập kế hoạch và bố trí nguồn vốn là do ban lãnh đạo của công ty quyết định sau đó cán bộ quản lý theo quyết định của cấp trên để thực hiện và họ không được phép bố trí các nguồn vốn này chính vì vậy chỉ tiêu này được đánh giá có số điểm thấp nhất trong 4 chỉ tiêu trên.
Chỉ tiêu “Nguồn kinh phí thực hiện dự án được chuẩn bị tốt, không để xảy ra tình trạng thiếu vốn cho hoạt động triển khai dự án” đạt 2,22 điểm. Với nguồn vốn của công ty chủ yếu của Tổng cục Công nghiệp quốc phòng nên mức độ ổn định cũng tương đối cao, song do cũng là nguồn vốn ngân sách nhà
nược nên khi ngân sách nhà nước bội chi thì việc thiếu vốn dành cho các dự án là điều tất yếu xảy ra vì nguồn kinh phí còn sử dụng cho những nhiệm vụ khác cần thiết hơn. Từ nguyên nhân này khiến cho việc chủ động nguồn vốn tại công ty còn gặp nhiều khó khăn nên vẫn còn xảy ra tình trạng thiếu vốn đối với các dự án.
Bên cạnh có những chỉ tiêu đánh giá tương đối thấp còn có các chỉ tiêu đánh giá tương đối cao cụ thể chỉ tiêu “Đối với các dự án chậm tiến độ là do nguyên nhân từ các nhà thầu. Cán bộ quản lý có những biện pháp hợp lý để nhắc nhở, xử lý các nhà thầu vi phạm” đạt số điểm là 3,28 thể hiện cán bộ quản lý đã hoàn thành tốt nhiệm vụ được phân công. Tại Công ty TNHH MTV Điện