3.3.1 .Môi trường pháp lý
3.3.3.Về thông tin, tài liệu thu thập phục vụ trong quá trình quản lý dự
Để công tác quản lý dự án hiệu quả và chất lượng thì thông tin và tài liệu thu thập phải đảm bảo tính khách quan và độ tin cậy cao nhất.
Bảng 3.14. Đánh giá về thông tin, tài liệu thu thập phục vụ trong quá trình quản lý dự án
Chỉ tiêu Điểm TB Ý
nghĩa
Nguồn thông tin sử dụng trong quá trình quản lý dự án có độ
tin cậy cao 2,26
Trung bình Cán bộ quản lý thể hiện sự chủ động trong việc thu thập, xử
lý thông tin của dự án 2,93 Khá
Cán bộ quản lý thực hiện đầy đủ quy trình, thủ tục thu nhận, lưu trữ hồ sơ, chứng từ liên quan đến dự án từ các nhà thầu, tư vấn giám sát và nhà cung cấp
2,01 Trung
bình Khả năng sắp xếp, lưu trữ thông tin của cán bộ quản lý dự án
là khoa học, gọn gàng 3,05 Khá
(Nguồn: Tổng hợp số liệu điều tra của tác giả)
Qua bảng số liệu cho thấy kết quả đánh giá về công tác thu thập thông tin phục vụ cho quá trình quản lý dự án không mấy khả quan với những chỉ
tiêu đánh giá có số điểm thấp chiếm 50% tổng số chỉ tiêu đánh giá thể hiện kết quả đánh giá của nội dung này chỉ đạt ở mức trung bình.
Chỉ tiêu “Khả năng sắp xếp, lưu trữ thông tin của cán bộ quản lý dự án là khoa học, gọn gàng” đạt 3,05 điểm là số điểm đạt cao nhất trong tất cả các chỉ tiêu đánh giá thể hiện khả năng sắp xếp tài liệu thông tin của cán bộ dự án rất khoa học và gọn gàng. Đây là một trong những tiền đề giúp công tác QLDA đạt hiệu quả cao. Chỉ tiêu “Cán bộ quản lý thể hiện sự chủ động trong việc thu thập, xử lý thông tin của dự án” được đánh giá ở mức khá với số điểm là 2,93. Việc chủ động thu thập, xử lý thông tin cũng nhằm mục đích cuối cùng là hoàn thành công việc được giao yếu tố này được thể hiện như sau: đối với cán bộ được giao nhiệm vụ quản lý lựa chọn nhà thầu thi công, thì đội ngũ cán bộ sẽ chủ động thu thập thông tin về nhà thầu tham gia dự thầy để lựa chọn nhà thầu có chất lượng tốt nhất. Công tác thu thập thông tin về nhà thầu có thể được thực hiện qua việc đánh giá hồ sơ dự thầu của nhà thầu, tìm hiểu trực tiếp hay cán bộ làm công tác QLDA tra cứu thông tin nhà thầu trên mạng lưới đấu thầu Quốc gia chỉ có những nhà thầu có chất lượng mới có tên trong danh sách này. Với các nguồn thông tin đa dạng, cán bộ làm công tác QLDA đã rất chủ động trong việc tra cứu những thông tin chính vì vậy những chỉ tiêu nay đạt số điểm khá cao.
Ngoài hai chỉ tiêu được đánh giá tương đối tốt như phân tích ở trên thì cũng có những chỉ tiêu đánh giá chưa tốt, một trong những chỉ tiêu đó là “Cán bộ quản lý thực hiện đầy đủ quy trình, thủ tục thu nhận, lưu trữ hồ sơ, chứng từ liên quan đến dự án từ các nhà thầu, tư vấn giám sát và nhà cung cấp” đạt điểm số đánh giá thấp nhất với 2,01 điểm cho thấy công tác thu thập, lưu trữ hồ sơ chưa thực hiện đúng theo quy định. Một trong những nguyên nhân của tồn tại này do cán bộ làm công tác quản lý dự án có rất nhiều công việc cần giải quyết nên đôi khi họ cố tình rút ngắn, bỏ qua một vài công đoạn của quy trình thu thập, lưu trữ hồ sơ để thực hiện công việc khác. Từ đó đã tác động tiêu cực đến
công tác thu thập thông tin trong quá trình quản lý dự án tại Công ty TNHH MTV Điện cơ Hóa chất 15.
Cuối cùng là chỉ tiêu “ Nguồn thông tin sử dụng trong quá trình quản lý dự án có độ tin cậy cao” đạt 2,26 điểm ở mức trung bình. Trong công tác thu thập thông tin sử dụng trong quá trình QLDA mặc dù có rất nhiều cách thức thu thập và nguồn thu thập thông tin song đội ngũ cán bộ vẫn sử dụng nguồn thông tin do nhà thầu cung cấp nên độ tin cậy không cao.
Tóm lại việc phân tích nội dung này rút ra những hạn chế về quy trình thu thập thông tin và nguồn thông tin từ các nhà thầu. Do đó ban quản lý dự án của Công ty TNHH MTV Điện cơ Hóa chất 15 cần khắc phục hai vấn đề này để nâng cao hiệu quả công tác quản lý dự án tại công ty.