5. Kết cấu của luận văn
4.2.2. Tiếp tục hoàn thiện kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, tài liệu
ngân sách nhà nước theo mô hình kho bạc nhà nước điện tử
Để hoàn thiện việc kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, tài liệu chi NSNN theo mô hình KBNN điện tử, KBNN cần nhanh chóng triển khai việc khai báo và giao nhận hồ sơ KSC trên cổng thông tin điện tử KBNN thay cho việc giao nhận hồ sơ giấy tại quầy giao dịch như hiện nay.
Đơn vị sử dụng NS có thể thực hiện khai báo phiếu giao nhận hồ sơ giao dịch kiểm soát chi qua mạng và giao dịch một cửa; kê khai yêu cầu thanh toán trực tuyến, sau đó có thể theo dõi tiến độ, trạng thái giao nhận hồ sơ, xử lý yêu cầu thanh toán và nhận thông báo trả kết quả xử lý trực tuyến thông qua cổng thông tin điện tử của KBNN.
Trên cổng thông tin điện tử KBNN, hồ sơ và chứng từ chi NSNN được thiết kế mẫu theo đúng mẫu quy định với đầy đủ các tiêu chí thông tin trên hồ sơ, chứng từ, các đơn vị sử dụng NS có thể truy cập vào cổng thông tin điện tử của KBNN để lập và nộp hồ sơ trực tuyến.
Các tiêu chí trên hồ sơ điện tử được lập trình sẵn trong phần mềm lập hồ sơ trực tuyến theo những ràng buộc đúng với luật pháp, chính sách quy định. Khi đơn vị lập hồ sơ trực tuyến, phần mềm sẽ kiểm soát bước đầu tính hợp lệ của hồ sơ ngay tại khâu lập hồ sơ trực tuyến. Nếu đơn vị lập hồ sơ theo đúng các quy định với đầy đủ thông tin đã được đưa vào phần mềm thì đơn vị có thể gửi hồ sơ đã lập đến KBNN qua cổng thông tin điện tử, ngược lại, nếu đơn vị lập hồ sơ không tuân theo các bước quy định hoặc không điền đầy đủ các thông tin quy định trong hồ sơ, phần mềm sẽ không cho phép đơn vị gửi hồ sơ chưa hoàn thiện đến KBNN đồng thời hiển thị cảnh báo cho đơn vị biết những nguyên nhân sai sót làm cho hồ sơ của đơn vị không được chấp nhận.
Như vậy, nếu đơn vị sử dụng NS muốn lập và nộp được hồ sơ KSC đến KBNN để thực hiện tạm ứng hoặc thanh toán thì bắt buộc đơn vị phải lập hồ sơ tuân theo đúng các quy định và các tiêu chí trong hồ sơ đã được lập trình sẵn trong phần mềm giao nhận hồ sơ trực tuyến.
Nói một cách khác, khi KBNN triển khai thực hiện việc giao nhận hồ sơ KSC NSNN qua cổng thông tin điện tử của hệ thống KBNN thì bắt buộc đơn vị sử dụng NS phải lập hồ sơ, chứng từ hợp pháp, hợp lệ mới có thể tiến hành giao dịch các bước tiếp theo. Việc này đảm bảo cho tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, chứng từ KSC NSNN qua KBNN.