3.2.1. Phương pháp thu thập số liệu
Về thu thấp số liệu, thông tin sơ cấp: Đề tài thu thập số liệu, thông tin sơ cấp từ quá trình phỏng vấn các cán bộ viên chức và bệnh nhân khám và điều trị tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh Thái Bình
Cán bộ viên chức: Điều tra lấy mẫu 5 cán bộ quản lý, 129 cán bộ ở các khoa phòng
Căn cứ chọn mẫu: đề tài khảo sát 43 khoa phòng trong toàn viện, mỗi khoa phòng lấy 3 cán bộ thuộc các vị trí khác nhau bao gồm 1 trưởng khoa/phòng, 1 bác sĩ và 1 điều dưỡng. Ở mỗi vị trí khác nhau có trách nhiệm quản lý và mức thụ hưởng chi thường xuyên khác nhau và giữa các khoa phòng trong viện cũng khác nhau về trách nhiệm trong quản lý chi thường xuyên.
Bảng 3.4. Thu thập số liệu điều tra
STT Vị trí Số cán bộ tham gia
khảo sát Nội dung khảo sát
1 Quản lý 5 cán bộ - Khâu lập dự toán - Tổ chức thực hiện
2
Phòng chức năng (Phòng TCKT, TCHC, VTKT, CNTT, KHTH, quản trị, dược)
7 trưởng phòng - Khâu lập dự toán - Tổ chức thực hiện 14 cán bộ khác - Tổ chức thực hiện
3 32 khoa lâm sàng và cận lâm sàng, 4 phòng ban khác
36 trưởng phòng - Khâu lập dự toán - Tổ chức thực hiện 36 bác sĩ - Tổ chức thực hiện 36 điều dưỡng - Tổ chức thực hiện
Khảo sát bệnh nhân và người nhà bệnh nhân: đề tài khảo sát sự hài lòng khi sử dụng dịch vụ bệnh viện cung cấp của một nhóm bệnh nhân và người nhà ở tất cả các khoa lâm sàng,thỏa mãn có ít nhất là 3 ngày điều trị tại Bệnh viện và có thể tham gia phỏng vấn.
Về thu thập số liệu, thông tin thứ cấp: Đề tài thu thập số liệu thông tin thứ cấp từ các báo cáo tài chính, sổ sách kế toán, internet, sách báo, các chuyên đề, hội thảo,...
3.2.2. Phương pháp xử lý số liệu
Số liệu, thông tin thu thập được xử lý bằng phần mềm exel. Đối với dữ liệu định tính thì được chuyển đổi thành các con số. Số liệu được nhập và lưu trữ trên các file dữ liệu. Các file dữ liệu được thiết kế để thuận tiện cho việc nhập liệu và xử lý thông tin.
3.2.3. Phương pháp thống kê mô tả
Thống kê mô tả là các phương pháp liên quan đến việc thu thập số liệu, tóm tắt, trình bày, tính toán và mô tả các đặc trưng khác nhau để phản ánh một cách tổng quát đối tượng nghiên cứu.
Đề tài vận dụng phương pháp thống kê mô tả trong việc chọn mẫu nghiên cứu: loại hình đơn vị, cán bộ tham gia phỏng vấn theo độ tuổi, vị trí việc làm, trình độ chuyên môn và lựa chọn các tiêu thức để so sánh phân tích như quy chế chi tiêu nội bộ có hợp lý không, định mức và dự toán có thỏa đáng không,...
3.2.4. Phương pháp thống kê so sánh
Đề tài áp dụng phương pháp thống kê so sánh tình hình chi thường xuyên qua các năm nghiên cứu nhằm chỉ ra sự biến động và hiệu quả quản lý tài chính của Bệnh viện Đa khoa tỉnh. Từ đó đưa ra các kết luận có căn cứ khoa học cho các giải pháp đồng thời đưa ra các kiến nghị nhằm tăng cường và hoàn thiện quy chế quản lý tài chính nói chung và quy chế quản lý chi thường xuyên nói riêng.
PHẦN 4. KẾT QUẢ VÀ THẢO LUẬN
4.1. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA TỈNH THÁI BÌNH ĐA KHOA TỈNH THÁI BÌNH
4.1.1. Lập dự toán chi thường xuyên
Bệnh viện Đa khoa tỉnh Thái Bình là đơn vị sự nghiệp công lập tự đảm bảo một phần kinh phí hoạt động. Do vậy, bên cạnh việc quản lý tốt các nguồn thu, nâng cao chất lượng phục vụ thì bệnh viện luôn quan tâm đến công tác xây dựng dự toán nhằm đảm bảo cân đối tình hình tài chính hàng năm. Trên cơ sở xây dựng dự toán, định mức, việc cân đối các khoản chi được thực hiện theo ưu tiên trước hết chi cho con người luôn đảm bảo nguyên tắc chi đúng, đầy đủ, kịp thời, cũng như đảm bảo các yêu cầu chi cho nghiệp vụ chuyên môn của ngành. Ngoài các khoản chi thường xuyên, bệnh viện luôn đảm bảo kế hoạch để thực hiện các hoạt động mang tính cấp bách và cần giải quyết như: đầu tư sửa chữa, xây mới cơ sở hạ tầng, mua sắm trang thiết bị y tế hiện đại đáp ứng nhu cầu khám chữa bệnh của nhân dân.
Nhìn chung, công tác lập dự toán đầu năm của bệnh viện đúng theo chế độ Nhà nước quy định. Căn cứ chức năng nhiệm vụ và kế hoạch chuyên môn được giao ngay từ đầu năm, căn cứ quy định tài chính hiện hành, căn cứ quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị, kết quả thu sự nghiệp của năm trước và nguồn NSNN được cấp trong năm để lập dự toán, đơn vị phải bố trí cả các khoản chi tiền lương và các khoản chi dịch vụ công cộng, chi nghiệp vụ chuyên môn ở các nguồn. Sau khi lập được dự toán chi tiết đơn vị gửi về cơ quan chủ quản và Kho bạc nơi giao dịch để theo dõi và thực hiện dự toán trong năm.
Như chúng ta đã biết, có hai phương pháp lập dự toán thường được sử dụng là phương pháp lập dự toán trên cơ sở quá khứ và phương pháp lập dự toán cấp không. Mỗi một phương pháp đều có những ưu, nhược điểm riêng. Chính vì vậy, Bệnh viện Đa khoa tỉnh thái Bình đã áp dụng một cách linh hoạt cả hai phương pháp này cho từng khoản mục chi phí. Ví dụ: đối với khoản chi cho con người, chi nghiệp vụ chuyên môn (thuốc, hóa chất, vật tư,..) bệnh viện áp dụng phương pháp lập dự toán cấp không, khoản chi dịch vụ công cộng như điện nước nguyên vật liệu, chi hành chính áp dụng phương pháp lập dự toán trên cơ sở quá khứ,…
4.1.1.1. Quy trình lập dự toán tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh Thái Bình
a, Các căn cứ để lập dự toán tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh Thái Bình
+ Căn cứ vào số giường bệnh kế hoạch được Ủy ban nhân dân Tỉnh giao hằng năm
+ Căn cứ vào số giường bệnh thực tế trong năm
+ Căn cứ vào kết quả thực hiện chi thường xuyên năm trước
+ Căn cứ vào định mức phân bổ ngân sách nhà nước cấp cho năm kế hoạch + Căn cứ nhiệm vụ, mục tiêu và kế hoạch hoạt động của bệnh viện
+ Căn cứ vào dự toán thu của năm kế hoạch đã được xây dựng
b, Quy trình lập dự toán
Bảng 4.1. Quy trình lập dự toán Giai
đoạn Công việc thực hiện Bộ phận thực hiện
Thời gian
Chuẩn bị
Thiết lập mục tiêu, kế hoạch hoạt động, dự toán nguồn thu cho năm dự toán. Dựa trên thông tin thực hiện trong 9 tháng đầu năm và kế hoạch hoạt động để tiến hành thiết lập mục tiêu cho năm sau. Ban lãnh đạo Từ ngày 5/10 đến 20/10 Phòng kế hoạch tổng hợp Phòng tài chính kế toán Soạn thảo
Dựa trên mục tiêu, kế hoạch hoạt động cho năm dự toán trong giai đoạn chuẩn bị, các bộ phận và đơn vị phối hợp với nhau để soạn thảo các báo cáo dự toán bên dưới. Sau đó, phòng chức năng và các bộ phận, đơn vị tiến hành họp với ban lãnh đạo để xem xét và phê duyệt các báo cáo dự toán của đơn vị, bộ phận cũng như toàn bệnh viện
Hạn cuối đến 31/10 Lập kế hoạch hoạt động chuyên môn
của bệnh viện Phòng kế hoạch tổng hợp
Lập dự toán mua sắm vật tư quản trị, vật tư trang thiết bị y tế, vật tư tin học, thuê khoán dịch vụ công cộng
Phòng kế toán, phòng kỹ thuật, phòng quản trị, tin học, kế hoạch tổng hợp, khoa kiểm soát nhiễm khuẩn Lập kế hoạch nhân sự Phòng tổ chức hành chính
Lập kế hoạch sử dụng thuốc hóa chất
vật tư sử dụng cho bệnh nhân Khoa dược
Soạn thảo
Lập dự toán chi cho con người, chi cho hoạt động chuyên môn, chi phí hành chính, tạm tính trích lập các quỹ và phân phối chênh lệch thu chi
Phòng kế toán và các phòng chức năng
Theo
dõi Phòng kế toán là bộ phận sẽ kiểm tra
Các khoa phòng trong
viện
Nguồn: Phòng TCKT, Bệnh viện Đa khoa tỉnh Thái Bình (2017)
* Trình tự lập
Chỉ tiêu của bản dự toán ban đầu được xây dựng từ cấp cơ sở thực hiện cụ thể là các khoa phòng trong bệnh viện, căn cứ vào các điều kiện thực tế phát sinh chi phí, khả năng của cơ sở mình, các khoa phòng gửi yêu cầu về các phòng chức năng bao gồm phòng vật tư kỹ thuật, phòng quản trị, phòng tổ chức, khoa dược, phòng kế hoạch tổng hợp. Các phòng chức năng tổng hợp dự toán từ các bộ phận cơ sở, tiến hành điều chỉnh lại các chỉ tiêu dự toán cho phù hợp với mục tiêu chung, rồi tiến hành bảo vệ dự toán trước phòng tài chính kế toán trước khi trình Ban Giám đốc.
Phòng Tài chính kế toán tổng hợp dự toán từ các bộ phận trung gian kết hợp mục tiêu chung của toàn bệnh viện, xem xét tình hình tài chính tiến hành điều chỉnh chỉ tiêu của dự toán. Dự toán được hoàn thiện và trình ban giám đốc phê duyệt và sở chủ quản để kiểm tra theo dõi thực hiện.
Bản dự toán xây dựng theo phương pháp này có ưu điểm là phát huy được kinh nghiệm của nhà quản trị các cấp mà vẫn nắm bắt được tình hình thực tế phát sinh tại cơ sở thực hiện nên tính khả thi cao.
Tuy nhiên, trình tự lập dự toán này xuất phát từ cấp cơ sở thực hiện nên nhu cầu thường được xây dựng cao hơn khả năng bệnh viện có thể thực hiện được. Các phòng chức năng, phòng Tài chính kế toán phải nắm bắt được tâm lý này để điều chỉnh các chỉ tiêu cho phù hợp và tận dụng tối đa năng lực bệnh viện, tăng thu tiết kiệm chi.
*Quy trình lập
Thông thường tại bệnh viện, công tác lập dự toán được thực hiện vào cuối quý 3 và đầu quý 4, các bộ phận liên quan căn cứ vào tình hình thực tế tại bệnh viện và số liệu thực tế năm trước tiến hành lập các dự toán liên quan. Sau khi hoàn thành phòng Tài chính kế toán sẽ tổng hợp trình Ban Giám đốc bệnh viện phê duyệt và sở chủ quản theo dõi.
Quy trình lập dự toán tại bệnh viện được thực hiện chủ yếu qua ba bước đó là thu nhập thông tin, lập các báo cáo dự toán và xét duyệt dự toán.
Bước 1: Thu thập thông tin.
Các bộ phận có trách nhiệm lập dự toán tiến hành thu thập, phân tích và xử lý các thông tin cần thiết cho việc lập dự toán tại bộ phận mình. Tuy nhiên tại bệnh viện việc thu nhập thông tin để lập dự toán chủ yếu dựa vào các số liệu thực tế năm trước, các nguồn thông tin từ bên ngoài ít được chú trọng.
Bước 2: Lập các báo cáo dự toán.
Sau khi tiến hành thu thập các thông tin cần thiết, trên cơ sở mục tiêu, kế hoạch hoạt động, các chỉ tiêu cơ bản về số lượng, chi phí tạm tính đã được ấn định, các bộ phận tiến hành lập dự toán (cụ thể các phòng chức năng như VTKT, CNTT, Quản trị, khoa Dược,..).
Như đã nêu ở phần trên, Phòng Tài chính kế toán sẽ là bộ phận chịu trách nhiệm chính trong việc tổng hợp thông tin, điều chỉnh và lập báo cáo dự toán tổng thể cho bệnh viện.
Bước 3: Xét duyệt dự toán.
Sau khi hoàn thành tất cả các báo cáo dự toán liên quan, phòng Kế toán tổng hợp gửi Ban lãnh đạo bệnh viện xem xét đánh giá tính hợp lý của dự toán. Ban lãnh đạo và trưởng các bộ phận liên quan tiến hành các cuộc họp để điều chỉnh dự toán, đưa ra bản dự toán hoàn chỉnh. Sau khi được điều chỉnh và xét duyệt, bản dự toán chính thức được giám đôc bệnh viện thông qua, gửi các sở chủ quản theo dõi. Các phòng ban chức năng và các bộ phận căn cứ vào đó để tiến hành thực hiện.
Với các khoản chi từ nguồn Ngân sách nhà nước, bệnh viện phải lập dự toán theo mẫu biểu quy định của Bộ Tài chính, gửi Sở Y tế, Sở Tài chính phê duyệt. Còn đối với các khoản chi từ nguồn thu dịch vụ kỹ thuật và nguồn thu khác, bệnh viện lập dự toán theo mẫu biểu của bệnh viện, do Giám đốc bệnh viện phê duyệt, gửi các cơ quan chức năng và kho bạc nhà nước để theo dõi, kiểm tra, kiểm soát.
Trong nội dung tự chủ về tài chính có một vấn đề quan trọng là các đơn vị được tự chủ xây dựng nội dung và mức chi phù hợp với điều kiện của mình và vừa phải tuân thủ các quy định theo hướng dẫn của nhà nước. Chính vì vậy dựa vào dự toán thu, bệnh viện cân đối và lập dự toán chi thường xuyên, bao gồm các khoản mục sau:
Bảng 4.2. Dự toán chi thường xuyên giai đoạn 2014 - 2016
STT Nội dung (triệu 2014 đồng) 2015 (triệu đồng) 2016 (triệu đồng) So sánh (%) 2015/ 2014 2016/ 2015 Bình quân
1 Chi thanh toán cá
nhân 64.000 83.000 85.300 129,7 102,8 115,4 2 Chi hành chính, dịch vụ công cộng 9.000 11.000 15.000 122,2 136,4 129,1
3 Chi nghiệp vụ chuyên
môn 130.000 150.000 183.000 115,4 122,0 118,6 4 Trích lập các quỹ 17.000 25.000 25.000 147,1 100,0 121,3
5 Chi tăng thu nhập 25.000 30.000 40.000 120,0 133,3 126,5
Tổng cộng 245.000 299.000 348.300 122,0 116,5 119,2
Nguồn: Dự toán thu chi giai đoạn 2014 - 2016 BVĐK tỉnh Thái Bình
4.1.1.2. Lập dự toán chi thanh toán cá nhân
Dự toán chi thanh toán cá nhân của bệnh viện xây dựng gồm có tiền lương, các khoản phụ cấp có tính chất lương, tiền công, các khoản đóng góp.
Đối với khoản chi thanh toán cho cá nhân, Bệnh viện Đa khoa tỉnh Thái Bình áp dụng phương pháp lập dự toán không. Bệnh viện phân loại cán bộ viên chức thành ba nhóm đối tượng để chi trả bao gồm: Cán bộ viên chức trong biên chế, cán bộ ký hợp đồng lao động với Sở nội vụ và Sở Y tế, cán bộ ký hợp đồng lao động trực tiếp với viện. Nhóm cán bộ viên chức trong biên chế được ngân sách nhà nước đảm bảo một phần tiền lương, hai nhóm cán bộ còn lại do bệnh
viện tự chi trả bằng nguồn thu dịch vụ kỹ thuật. Cán bộ viên chức trong biên chế và hợp đồng dài hạn chi trả theo hệ số lương và mức lương tối thiểu do Nhà nước quy định được bệnh viện đảm bảo chi hàng tháng gồm lương cơ bản theo hệ số ngạch bậc và các khoản phụ cấp. Vào đầu quý 4 hằng năm phòng Tổ chức hành chính gửi kế hoạch nhân sự của năm tiếp theo để kế toán theo dõi thanh toán chế độ lập dự toán các khoản chi cho con người bao gồm tiền lương, phụ cấp, các khoản đóng góp theo lương.
Bảng 4.3. Dự toán chi thanh toán cá nhân giai đoạn 2014 - 2016
STT Nội dung 2014 (triệu đồng) 2015 (triệu đồng) 2016 (triệu đồng) So sánh 2015/ 2014 2016/ 2015 Bình quân 1 Tiền lương 28.000 36.100 34.200 128,9 94,7 110,5 2 Tiền công 2.000 400 400 20,0 100,0 44,7 3 Phụ cấp lương 21.000 24.700 26.000 117,6 105,3 111,3 4 Phúc lợi tập thể 200 200 300 100,0 150,0 122,5 5 Các khoản đóng góp 7.000 9.000 8.400 128,6 93,3 109,5 6 Các khoản khác (tiền ăn, phụ cấp PTTT) 5.800 12.600 16.000 217,2 127,0 166,1
Tổng 64.000 83.000 85.300 129,7 102,8 115,4
Nguồn: Phòng TCKT, bệnh viện Đa khoa tỉnh Thái Bình
Dự toán chi thanh toán cá nhân tăng trung bình 15,4%/năm do hàng năm bệnh viện đều có kế hoạch tuyển dụng thêm lao động, mức lương cơ bản tăng lên. Trong chi thanh toán cá nhân, khoản chi khác (tiền ăn và phụ cấp phẫu thuật thủ thuật) tăng trung bình 66,1% một năm, đây là khoản mục có dự toán tăng cao nhất do thay đổi trong chính sách của nhà nước, cơ cấu chi phí này trong giá thu